La circulaire CO 1217 du 25 juillet 1989 décrit le déroulement des étapes prévues au cours de la réforme du Répertoire national des attributaires.
Chaque Caisse a bien transmis à l'Office une bande magnétique ou une disquette d'actualisation reprenant l'effectif de leurs attributaires actifs au
1er octobre 1989.
Depuis lors, chaque semaine, la mise à jour de cet effectif est enregistrée au Répertoire.
La période probatoire étant terminée, la deuxième phase du projet peut débuter par la reprise massive du numéro d'identification national des attributaires, sur base de leur nom, prénom et date de naissance repris au Répertoire national des Attributaires.
Cependant, plusieurs Caisses ont demandé à l'Office de procéder au rechargement de leur effectif avant d'entamer la deuxième phase du projet.
Compte tenu, d'une part, que cette recherche phonétique aura un enjeu considérable sur les étapes suivantes du projet (à savoir la reprise du numéro national de l'enfant et de l'allocataire) et de là sur la consultation future du Registre National des Personnes Physiques, et que, d'autre part, la procédure de mise à jour est aujourd'hui au point, l'Office a décidé de procéder au rechargement complet du Répertoire National des Attributaires.
Cette opération sera la réplique de ce qui a été réalisé en octobre 1989.
Ainsi, les Caisses sont invitées à adresser à l'Office - Direction du Contrôle - avant le 1er mars 1990 une bande magnétique ou une disquette (au choix) test qui reprendra tout ou partie (au moins 10 % de l'effectif total de la Caisse) du fichier attributaire réel de la Caisse et qui portera explicitement la mention "Caisse no... - test R.N.A. - nombre d'ouvertures...".
La bande magnétique ou la disquette (au choix) utilisée pour le rechargement devra parvenir à l'Office- Direction du Contrôle - avant le lundi 12 mars 1990. Elle reprendra l'effectif des attributaires actifs de la Caisse au jeudi 8 mars 1990 et portera explicitement la mention "Caisse no...- R.N.A. - Mise à jour n° 22 - Effectif au 8 mars 1990 - nombre d'ouvertures...".
Il est impératif que cette date du 12 mars 1990 soit respectée car toutes les dispositions ont été prises, y compris 1'occupation du personnel durant le week-end des 17 et 18 mars 1990, afin que le rechargement se déroule selon le plan prévu.
Toute consultation du Répertoire National des Attributaires devra donc être interrompue entre le jeudi 15 mars et le mercredi 21 mars 1990.
La mise à jour suivante (mise à jour n° 23) devra reprendre les modifications intervenues au Répertoire durant la période du 9 au 22 mars 1990. Ensuite, les informations seront transmises comme auparavant, chaque semaine, le vendredi, sur un support magnétique reprenant les informations arrêtées la veille (la mise à jour no 24 étant la semaine du 23 au 29 mars 1990).
De plus, au vu de l'expérience acquise durant ces semaines écoulées, des adaptations aux différents programmes, tant chez les Caisses, qu'à l'Office, ont été apportées.
Certains points sont donc précisés à nouveau ci-dessous.
La date d'ouverture ou de fermeture
Les dates à communiquer au Répertoire doivent correspondre aux dates qui figurent dans les fichiers de paiements : une date d'ouverture est en réalité une date de début de paiement et une date de fermeture, une date de fin de paiement.
Exemple : un attributaire travaille pour l'employeur A affilié auprès de la Caisse X jusqu'au 15 janvier 1990. Le 16 janvier 1990, il débute son activité chez l'employeur B affilié auprès de la Caisse Y. Dans l'hypothèse où
- il n'y a pas de paiement provisionnel assuré par la Caisse X, la Caisse Y pouvant assurer le paiement des allocations familiales relatives au mois de février dans le délai prévu, la Caisse X communiquera un avis d'extinction au 31 janvier 1990, la Caisse Y une ouverture au 1er février 1990.
- le paiement provisionnel est assuré par la Caisse X, et la Caisse Y assure les paiements des allocations familiales dues à partir du mois d'avril 1990, la Caisse X communiquera un avis d'extincti0n au 31 mars 1990 et la Caisse Y un avis d'ouverture au 1er avril 1990.
Il faut souligner cependant le cas particulier des travailleurs occupés au service de plusieurs employeurs.
Dans la mesure où le forfait est atteint, l'attributaire sera déclaré actif pour un mois donné par la Caisse qui assure le paiement des allocations familiales relatives à ce même mois. Si cette compétence change le mois suivant, la première Caisse communiquera bien entendu un avis d'extinction à la date de fin du mois de compétence et la Caisse reprenant la compétence au niveau du paiement, un avis d'ouverture au 1er mois pour lequel elle est compétente.
Dans le cas où le forfait n'est pas atteint, chacune des Caisses payant des allocations familiales journalières déclarera l'attributaire actif. Ce cas fera automatiquement l'objet d'une enquête (présomption de cumul) et chacune des Caisses concernées signalera le cas à l'Office.
Les attributaires repris au Répertoire
Les seuls attributaires repris au Répertoire sont les attributaires actifs (c'est-à-dire faisant l'objet d'un paiement) auprès d'une Caisse.
Ne doivent pas être repris au Répertoire
- l'attributaire orphelin tel qu'il est énoncé à l'art. 56bis, L.C. ;
- les attributaires dont le dossier est en suspens. Etant donné que le Répertoire national des attributaires est un fichier correspondant aux paiements, les attributaires dont le dossier est toujours à l'examen auprès d'une Caisse qui n'a pas encore débuté les paiements, ne sont pas considérés comme actifs auprès de cette Caisse.
Il faut cependant distinguer les suspens, évoqués ci-dessus, de ceux dont le paiement est suspendu momentanément (par exemple parce qu'un formulaire périodique n'est pas rentré) ces attributaires ne doivent bien entendu pas faire l'objet d'un avis d'extinction lors de la suspension des paiements ;
- les attributaires pour lesquels la Caisse n'est plus compétente, même si le dossier n'est pas encore administrativement clôturé.
Exemple : Un attributaire quitte la Caisse A pour la Caisse B. Dès que la Caisse A a transmis le brevet définitif à la Caisse B, elle devra communiquer une fin de paiement au Répertoire, même si des arriérés doivent encore être payés.
- les cas pour lesquels, seule, une prime de naissance (anticipative ou non) a été payée.
Nous insistons, enfin, pour que chaque attributaire ne soit repris que sous une seule référence, même s'il fait l'objet de plusieurs immatriculations au sein de la Caisse (par exemple parce que les paiements sont effectués en faveur de plusieurs allocataires).
Les enregistrements repris sur les bandes magnétiques ou disquettes
Les enregistrements repris sur les bandes magnétiques ou disquettes doivent faire l'objet d'un contrôle rigoureux par la Caisse.
Nous rappelons, en effet, que les bandes ou disquettes de mise à jour ne doivent pas reprendre des enregistrements inutiles et intermédiaires, mais bien contenir les modifications à apporter aux données enregistrées au Répertoire national des attributaires.
Divers
- la liste des indices utilisés par les Bureaux de paiements de l'Office est communiquée en annexe I. Elle permettra de situer un dossier qui fait l'objet d'une enquête cumul ;
- une synthèse des instructions techniques concernant l'utilisation des supports magnétiques est présentée en annexe II avec
exemples type de listing d'accompagnement. Elle annule et remplace tout ce qui a été dit ou écrit précédemment. Les adaptations apportées aux instructions précédentes sont indiquées en caractère gras dans le texte.
Nous insistons pour que ces instructions soient suivies scrupuleusement car il y va de la fiabilité du Répertoire national des attributaires, support logistique pour l'application de la nouvelle réglementation relative aux paiements provisionnels, telle qu'elle a été fixée par l'arrêté royal du 12 juin 1989 portant exécution de l'article 71, § 2 des lois coordonnées relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés.
