En date du 23 septembre 2002, l'Office diffusait la première actualisation des modules de motivation, accompagnée d'exemples de lettres-types composées au départ de ces modules. L'Office répondait ainsi à l'engagement pris dans le cadre du contrat d'administration d'actualiser chaque année les modules de motivation qui aident les organismes de paiement à fournir aux familles une motivation adéquate des décisions prises, conformément aux directives de la Charte de l'assuré social.
Cette première étape s'était principalement attachée à un travail de fond. Il s'agissait de dresser l'inventaire des décisions et informations à communiquer aux assurés sociaux au regard de la Charte, et de prévoir les modules correspondants.
Au cours de l'année 2003, des adaptations ponctuelles ont été opérées compte tenu notamment de la modification des délais de prescription et de la nouvelle législation relative à l'octroi d'allocations familiales pour enfants handicapes. Une attention toute particulière a été portée à la forme dans l'actualisation des modules.
Dans un premier temps, une évaluation de l'accessibilité des modules a été réalisée. Elle tient compte des observations des acteurs de terrain et des critères quantitatifs et qualitatifs de la lisibilité. L'accent a été mis, du point de vue quantitatif, sur la longueur des paragraphes, des phrases et la longueur des mots, et du point de vue qualitatif, sur la simplification du langage utilisé.
Dans un second temps, les modules ainsi modifiés ont été soumis au Bureau de lisibilité de l'administration fédérale pour y être analysés. Des réunions de mise en commun entre des représentants du Bureau de lisibilité, des Caisses d'allocations familiales, du service Communication, du département du Contrôle et du département des Familles de l'ONAFTS ont alors permis de réaliser la synthèse entre les exigences formelles et fonctionnelles.
Vous trouverez en annexe (pages 1 à 21) les 62 modules de motivation qui récapitulent les informations-clés à donner aux familles.
Des lettres-types, composées de diverses combinaisons des modules, sont jointes à titre d'exemple (annexe pages 22 à 79). Elles proposent une application pratique de l'utilisation des modules dans un large éventail de situations susceptibles d'être rencontrées dans le cadre de la gestion d'un dossier d'allocations familiales.
Les modifications substantielles apportées à la législation et aux procédures intervenues dans l'octroi de l'allocation supplémentaire pour enfants handicapés, ainsi que la création de l'allocation forfaitaire pour enfants placés en famille d'accueil ont nécessité, en plus de l'adaptation des modules existants, la rédaction de nouvelles formules et lettres-types adaptées aux situations visées. Ces formulaires (voir annexe, page 80 et suivantes) sont le fruit de la collaboration entre les caisses d'allocations familiales et les départements Contrôle et Familles de l'ONAFTS.
Les modules élaborés sont contraignants quant à leur contenu, mais pas quant à leur forme. L'apport d'éléments de convivialité est toujours laissé à l'initiative de chaque caisse.
Attention : Les annexes ne sont pas disponibles.