1. Collecte d'informations au moyen de formulaires et de supports électroniques
Depuis quelques années, l'Office tient en permanence un inventaire de toutes les données requises pour payer les allocations familiales. En vertu du contrat d'administration, les directives concernant les méthodes et les modalités de collecte de ces données sont évaluées et actualisées chaque année.
Les caisses d'allocations familiales et les autres organismes de paiement des allocations familiales trouveront dès lors ci-après les nouvelles règles applicables à partir du 1er janvier 2009.
2. Principe général
Les contacts avec l'assuré social se situent sous le signe de la collecte des données et de la communication d'informations correctes et complètes. L'objectif général de la collecte de données consiste à payer les allocations familiales rapidement et correctement, en conformité avec la Charte, et ce, en interrogeant le moins possible l'assuré social, grâce à l'adaptation et au remplacement de formulaires par des données électroniques et par la consultation des banques de données. Les caisses d'allocations familiales doivent tout mettre en oeuvre pour mettre les paiements " en temps réel " en concordance avec les flux de données électroniques concernant les données personnelles légales et professionnelles qu'elles reçoivent.
2.1 Collecte unique d'informations : ne demander qu'une seule fois les données indispensables
1. On ne pourra demander que les données personnelles qui sont indispensables en vue du traitement correct et ponctuel du dossier. La collecte des données par la voie électronique ou par consultation de banques de données doit être justifiée et correspondre aux attentes du citoyen. Seules les données personnelles utiles pour l'établissement du droit et le paiement des allocations familiales (par ex. la composition du ménage) peuvent être consultées. La collecte d'informations ne peut être excessive : on ne peut pas demander trop de données ni trop souvent.
2. Les données (collecte unique) sont demandées, de préférence par les canaux électroniques, le plus possible directement à la " source authentique " ; elles ne seront demandées à l'assuré social au moyen d'un formulaire que si elles ne peuvent être demandées par des canaux électroniques. Une source authentique est une base données qui est légalement ou réglementairement tenue de rassembler des données fiables, de les gérer et de les mettre à la disposition de tiers, qui doivent obligatoirement utiliser ces données.
Exemple
|
Type de données |
Source authentique |
| Données d'identification des entreprises |
Banque-carrefour des entreprises
(Répertoire des employeurs) |
| Données d'identification des citoyens |
Registre national des personnes physiques
Registre de la Banque-carrefour de la sécurité sociale |
| Données sociales |
Bases de données gérées par les institutions de la sécurité sociale (dont l'ONSS) |
Exceptions
Certaines informations sur lesquelles le paiement des allocations familiales est basé et pour lesquelles il n'existe pas encore de source électronique " authentique " doivent encore être confirmées au moyen d'un formulaire, d'une attestation ou d'une déclaration.
Aperçu des données
| |
Nature de l'information |
Mode de preuve |
| 1 |
Mise à la retraite de l'attributaire/pension de survie |
Attestation du service de pension |
| 2 |
Détention |
Attestation du SPF Justice |
| 3 |
Placement dans une institution/famille |
Attestation/formulaire P3/P3b/ disposition du juge
(voir thème 8) |
| 4 |
Conséquences positives
Former/ne pas former un " ménage de fait " Conséquences négatives
Former/ne pas former un " ménage de fait" |
Registre national ou document officiel
+ déclaration des partenaires sur le formulaire J
Registre national ou document officiel
+ déclaration des partenaires sur le formulaire J/enquête sociale |
| 5 |
Abandon de l'orphelin par le parent survivant |
Formulaire P16com |
| 6 |
Disparition, enlèvement de l'enfant ; l'attributaire a " abandonné " sa famille |
Déclaration des services judiciaires, administratifs ou de police |
| 7 |
Règles concernant l'autorité parentale (garde alternée, coparenté) |
Jugement/arrêt/décision (voir thème 9) |
| 8 |
Hébergement alterné pour les majeurs |
Déclaration des deux parents |
| 9 |
Aide du CPAS (revenu d'intégration + autre aide) |
CPAS non reliés à la Banque-carrefour : attestation/déclaration |
| 10 |
Demande de versement sur un compte |
Formulaire mod. W |
| 11 |
Dans laCommunauté flamande:
L'enseignement pour adultes, les cours du soir, l'enseignement de promotion sociale, l'enseignement privé, le contrat d'apprentissage, les stages (formation de chef d'entreprise ou pour être nommé à une charge), date de remise du mémoire de fin d'études, stage pour être nommé à une charge (notaire, huissier...)
Dans la Communauté française/germanophone : L'enseignement suivi, le contrat d'apprentissage, les stages (formation de chef d'entreprise ou pour être nommé à une charge), date de remise du mémoire de fin d'études, stage pour être nommé à une charge (notaire, huissier...) |
Attestation/formulaire |
| 12 |
Preuve d'un handicap ou d'une affection |
Attestation/Handichild |
| 13 |
Faits juridiques à l'étranger (naissance, décès, adoption...) |
Attestations/déclarations |
| 14 |
Cohabitation légale |
Déclaration |
| 15 |
Revenus (notamment comme travailleur indépendant - voir thème 4) |
Déclaration sur le formulaire |
| 16 |
Chômeur sanctionné |
Décision de sanction (ONEM)
/déclaration |
| 17 |
Allocation de naissance |
Attestation de naissance/inscription dans les registres de la population |
| 18 |
Allocataire illégal |
Déclaration |
Collecte unique et réutilisation de l'information
Réutilisation des données : gestion et échange d'informations sécurisées
- Les données (personnelles sociales) ne sont demandées qu' une fois ; dès qu'elles sont en possession d'un organisme d'allocations familiales, elles sont stockées, gérées et actualisées et sont mises à la disposition des autres utilisateurs dans le secteur, par le biais du Cadastre ou du brevet d'attributaire. Elles ne doivent pas être disponibles de façon active plus longtemps que nécessaire pour l'application de la législation des allocations familiales, compte tenu des délais de prescription en vigueur.
2.2. Conséquences
Examiner d'office ou attendre une demande ?
L'Office pose en principe général que les droits aux allocations familiales sont examinés et établis au maximum de la propre initiative de la caisse d'allocations familiales dans le cadre de l'examen automatique du droit. Lors de l'établissement de droits pour lesquels on fait encore appel à l'assuré social, l'information électronique disponible doit néanmoins être utilisée au maximum.
La caisse d'allocations familiales doit faire le nécessaire pour obtenir automatiquement l'information sur les droits potentiels qui ne peuvent pas être exercés automatiquement. Pour y parvenir, les acteurs corrects doivent être intégrés dans le Cadastre des allocations familiales avec le code de rôle adéquat, et les flux d'informations qui en résultent doivent être traités de manière effective et efficiente. Pour ce qui est de l'intégration des conjoints, on se référera à la CO 1377 du 8 décembre 2008.
Conformément aux dispositions de la Charte, lorsque l'assuré social n'a pas donné suite dans le mois à la demande de renseignements (par ex. en ne renvoyant pas le formulaire), les caisses d'allocations familiales peuvent recueillir d'office des renseignements et prendre des décisions sur la base de ceux-ci, lesquelles décisions sont valables en droit jusqu'à preuve du contraire (voir thème 9 : Formulaires manquants ou incomplets - Décision d'office).
Force probante générale des données électroniques et priorité sur les formulaires
Les données sur lesquelles le paiement des allocations familiales est basé sont attestées par des moyens électroniques (flux de données ou consultation de banques de données par l'intermédiaire de TRIVIA).
Une preuve obtenue de la sorte engendre toutes les conséquences juridiques connues : le paiement des allocations familiales de base et éventuellement d'un supplément (voir thème 9 : Formulaires manquants ou incomplets - Décision d'office), le paiement provisionnel, le refus du droit ou la récupération éventuelle. Ceci vaut tant dans le cadre de la demande que pour la poursuite des paiements.
Collecte unique des informations sur la base du numéro unique (par ex. le numéro d'entreprise ou le NISS)
S'il apparaît que toutes les données peuvent être obtenues à la source authentique, les mêmes données ne peuvent être demandées une seconde fois au moyen de formulaires.
Tout organisme doit utiliser au maximum les données qui sont déjà disponibles auprès d'autres services (art. 12 de la Charte pour une administration à l'écoute des usagers).
2.3. Force probante des données d'information électroniques
Les données d'information électroniques (par ex. celles du Registre national) font foi jusqu'à preuve du contraire et peuvent être utilisées valablement en remplacement des données des registres de la population et des étrangers.
Différences entre les données du Registre national et les autres documents officiels ?
Un arrêté royal stipule que quiconque constate des différences entre les données du Registre national et les autres documents officiels est tenu de les signaler immédiatement au Registre national. Les caisses d'allocations familiales sont dès lors priées de signaler le cas au Helpdesk du Registre national (tél. 02-518 21 31, courriel: callcenter.rrn@ rr n.fgov.be).
2.4. Suppression de la légalisation des copies
Une copie bien lisible du document/formulaire suffit
Rappelons que depuis le 31 mars 2004 (art. 508 de la loi-programme du 22 décembre 2003), les services publics fédéraux ne peuvent plus réclamer de documents certifiés conformes.
Toutes les obligations légales ou réglementaires sont remplies par la remise d'une copie du document original.
Que faire en cas de doute concernant l'authenticité ?
S'il existe un doute au sujet de l'authenticité d'un document, il y a lieu de prendre contact avec l'autorité qui peut fournir l'information. Si cela ne suffit pas, le service peut s'adresser au citoyen ou à l'entreprise. Une lettre recommandée avec accusé de réception doit être adressée à la personne qui a fourni la copie lisible. Dans la lettre, on lui demandera de fournir le document original, en mentionnant également le motif de cette demande.
La suppression de la légalisation concerne uniquement les copies que les citoyens ou les entreprises doivent fournir. Cette mesure ne s'applique pas aux documents que les organismes échangent en cas de nécessité (par ex. le brevet d'attributaire).
2.5. L'autre communication (électronique) avec le citoyen
Conformément à la Charte pour une administration à l'écoute des usagers, approuvée par le Conseil des ministres du 23 juin 2006, tout service public autorise que la communication avec les citoyens ou les entreprises se fasse par le biais de différents canaux, tels que le courrier électronique, le courrier, le téléphone et le télécopieur (art. 6).
Les données obtenues par d'autres canaux que le courrier (courrier électronique, téléphone ou télécopieur) doivent être acceptées pour établir le droit si l'expéditeur est suffisamment identifié ou si les mesures techniques n é cessaires ont été prises concernant l'authenticité de la signature (signature électronique sur l'eID).
Vous trouverez davantage d'informations à ce sujet et au sujet des formulaires électroniques dans le guide de simplification sur le site web de l'Agence pour la simplification administrative (ASA) : www.simplification.be.
Tout service public répond aux lettres et aux courriers électroniques par les mêmes voies, à moins que les données soient de nature à déconseiller toute communication électronique (par ex. la motivation d'une décision dans le cadre de la Charte ou la notification d'un indu). Les envois recommandés ne sont utilisés que s'ils sont réellement nécessaires ou lorsque la loi le prévoit (article 9 de la Charte). Pour le secteur des allocations familiales, cela signifie concrètement que les envois recommandés ne sont utilisés que :
- pour interrompre le délai de prescription de 1, 3 ou 5 ans;
- pour demander des retenues intersectorielles.
3. Collecte des données par thème
Thème 1 - Virement sur un compte à vue en Belgique et à l'étranger
1.1. Protection légale des avoirs se trouvant sur le compte
Conformément à l'article 1410, § 2, 1°, du Code judiciaire, les prestations familiales sont protégées contre la cession et la saisie. Les prestations perdent toutefois cette protection après avoir été portées sur un compte à vue, parce qu'elles ne sont plus identifiables comme telles.
La loi du 27 décembre 2005 portant des dispositions diverses complète le Code judiciaire et prévoit l'attribution d'un code spécial à certaines prestations lors du versement sur un compte. L'arrêté royal du 4 juillet 2006 rend ces dispositions applicables à partir du 1er janvier 2007 (cf. circulaire de l'Office CO 1361 du 6 novembre 2006).
La partie " info " du Mod. W a été adaptée en fonction de cette innovation.
1.2. Le virement SEPA
Le formulaire a également été adapté à la directive européenne relative à l 'exécution des virements européens. Par conséquent, le numéro de compte actuel du bénéficiaire sera remplacé par le code IBAN composé de 16 caractères alphanumériques. Le code BIC destiné à identifier la banque du bénéficiaire est également demandé sur le modèle W.
Pour les virements vers l'étranger, un formulaire W-int a été créé.
1.3. Le service bancaire de base
Conformément à l'article 3 de la loi instaurant un service bancaire de base (MB, 24 mars 2003), toute institution de crédit doit pouvoir ouvrir un compte à vue pour 12 EUR (indexés) par an au maximum pour tout consommateur qui a sa résidence principale en Belgique et réaliser certaines opérations (service bancaire de base). La feuille d'information du formulaire W contient une brève référence à cette loi.
Le nouveau formulaire vous a été communiqué avec la lettre circulaire de l'ONAFTS 999/c.150 du 18 décembre 2008.
Thème 2 - Preuve de la naissance et de la vie
2.1. Avant la naissance
Lors du paiement anticipé de l'allocation de naissance, on demande à l'allocataire l'" attestation spéciale de naissance ".
Examen : voir point 2.3.
2.2. Après la naissance
La naissance de l'enfant est prouvée par l' " attestation spéciale de naissance " ou par un message électronique provenant du Registre national. Dès qu'il a été établi d'une des deux façons que l'enfant est né et est en vie, on dispose d'une base suffisante pour :
- payer l'allocation de naissance ou justifier son paiement anticipé ;
- payer les allocations familiales.
Examen : voir point 2.3.
Exemple : Une demande d'allocation de naissance est introduite au cours du huitième mois de la grossesse. L'allocation de naissance est payée de façon anticipée et il s'agit du premier enfant des parents. Lors d e la notification du paiement anticipé de l'allocation de naissance, on demande l' " attestation spéciale de naissance ". Après la naissance, on reçoit comme première information un message mail-box du Registre national. Le fait de la naissance est suffisamment prouvé pour payer les allocations familiales.
2.3. Mesures destinées à éviter que l'allocation de naissance soit payée plus d'une fois
2.3.1. Consultation
Pour prévenir le cumul de paiements de l'allocation de naissance, les caisses d'allocations familiales sont priées d' intégrer immédiatement à partir du paiement (anticipé) de l'allocation de naissance le paiement et les données sur l'allocataire, l'attributaire et d'autres attributaires potentiels dans le Cadastre des allocations familiales (voir annexes).
2.3.2. Intégration
Compte tenu des possibilités accrues de collecte des données via TRIVIA, la caisse d'allocations familiales effectue d'office une enquête au sujet d'un cumul de paiements possible en consultant les répertoires de données. S'il apparaît qu'aucun cumul n'est possible, l'allocation de naissance est payée (de façon anticipée).
2.3.3. " L' attestation spéciale de naissance " manque
Si la naissance est prouvée par un message électronique du Registre national, il n'est plus nécessaire de demander l'attestation spéciale de naissance. Le rang de la naissance est déterminé sur la base des indications figurant dans le dossier ou, à défaut, sur la base d'une demande individuelle. S'il existe un doute au sujet du rang de la naissance, on interroge les parents dans une lettre séparée. Il suffit qu'il s'agisse du premier enfant d'un des deux parents pour accorder le premier rang. Etant donné que l'information concernant le rang de la naissance ou la filiation ne peut être obtenue au moyen de l'attestation E, celle-ci est supprimée. La CO 1318 du 15 janvier 1999 n'a plus aucune raison d'être et est par conséquent abrogée.
Si un cumul s'avère possible après une consultation de TRIVIA (par ex. si un des parents est connu dans le RGTI ou comme fonctionnaire dans la DMFA(PPL) durant cette période), la caisse d'allocations familiales prend contact avec l'administration ou le service concerné. Si, après enquête, on ne dispose pas de suffisamment de données, on achève, le cas échéant, au moyen d'une visite de contrôle chez la personne qui a reçu l'allocation de naissance.
Thème 3 - Octroi d'un supplément aux chômeurs, malades et pensionnés - Majoration des allocations familiales pour les familles monoparentales
Octroi sur la base d'un formulaire de demande
Calendrier d'envoi des formulaires
Principe : Les formulaires de contrôle sont envoyés à des moments fixes déterminés au préalable.
Dans de nombreux cas, le Département Contrôle de l'Office observe des retards dans l'examen du droit aux suppléments sociaux. Les caisses d'allocations familiales sont informées de ces constatations par le biais du rapportage annuel.
La question est de savoir quand le formulaire doit être envoyé pour payer à temps le supplément ou ne pas interrompre le paiement d'un supplément. Les instructions ont été adaptées dans la circulaire de l'Office CO 1377 du 8 décembre 2008.
Envoi groupé de janvier 2009
Pour l'envoi groupé de janvier 2009, il est superflu d'envoyer un P19 et un P19 ter pour les cas qui ont droit à un supplément pour famille monoparentale ou qui entrent en ligne de compte pour celui-ci lorsqu'ils ont déjà reçu le formul aire (abrégé) à l'occasion des nouvelles mesures en octobre 2008. Pour ces cas, le P19 sera envoyé en juillet 2009.
Thème 4 - Octroi des allocations familiales ou d'un supplément - Preuve des revenus
Aucune source authentique n'est encore actuellement disponible pour fournir la preuve des revenus du travail en tant que travailleur salarié ou indépendant. Les données provenant d'une source authentique sont par définition validées par une autorité compétente pour les informations (par ex. l'ONSS), alors que les déclarations sur les formulaires ne le sont pas. Rappelons que les " déclarations sur l'honneur " des revenus sur les formulaires P19 doivent néanmoins être acceptées et servent de base à l'établissement du droit à un supplément jusqu'à preuve du contraire. Sont également des déclarations sur l'honneur les écrits, notes, fiches de salaire, etc. joints au formulaire, par lesquels l'assuré social fait preuve de la volonté de déclarer un certain revenu. Ce qui compte comme déclaration est l'intention ou l'expression de la volonté, et non la forme extérieure.
Pour les étudiants visés à l'article 3 de l'arrêté royal du 10 août 2005 qui sont soumis à la norme des revenus et les jeunes ayant quitté l'école et inscrits comme demandeurs d'emploi durant la période d'attente, les mêmes principes sont applicables. Les déclarations sur l'honneur (notamment sur les formulaires P7 et P20) doivent être acceptées jusqu'à preuve du contraire.
Thème 5 - Contrôle de l'octroi du droit aux allocations d'orphelins
1. Contrôle au moyen d'un formulaire
Les circulaires de l'Office CO 1340 du 24 juillet 2002 et 1355 du 16 janvier 2006 ont communiqué aux caisses d'allocations familiales la nouvelle procédure d'établissement du droit aux allocations d'orphelins. L'envoi du formulaire P16 a été supprimé et remplacé par un suivi, par le biais du Registre national, de la cohabitation (ménage de fait) ou du remariage du conjoint survivant pour les ménages en Belgique.
En exécution de la loi-programme du 27 décembre 2004, le droit aux allocations majorées d'orphelins est rétabli (50 bis) au moment de la séparation après un mariage ou la formation d'un ménage de fait. Ces faits sont prouvés au moyen d'un document officiel. Le modèle J (déclaration de non-formation d'un ménage de fait) ou la déclaration de témoins ne peuvent servir dans cette situation.
Pour établir l' abandon de l'orphelin (formulaire P16 com), qui donne lieu à l'octroi des allocations majorées d'orphelins, les instructions restent inchangées (voir annexes).
Il en va de même pour l'établissement du droit aux allocations d'orphelins pour les enfants à l'étranger (demande avec mod. B et contrôle périodique avec le formulaire P16).
Rappelons que tous les parents (adoptants) des enfants bénéficiaires doivent être intégrés dans le Cadastre au moins avec le code 105 en fonction de l' examen automatique du droit aux allocations d'orphelins en Belgique. Le parent (connu) résidant à l'étranger sans NISS ne doit pas être intégré avec un numéro bis.
Pour établir la filiation entre le parent décédé et l'orphelin, on demandait toujours dans le passé l'acte de naissance à la commune où l'enfant était né. Signalons que cette procédure est superflue et que les données figurant dans la " composition du ménage " que l'on obtient par l'intermédiaire du Registre national ou la preuve que l'enfant est né pendant le mariage de son (ses) parent(s) (décédés) peuvent être utilisées comme preuve de la filiation du par ent décédé.
Extension du droit aux allocations d'orphelins - établissement du droit aux allocations d'orphelins du chef d'un attributaire qui n'est pas un des parents de l'enfant
La circulaire ministérielle CM 602 du 12 mars 2008 a communiqué les instructions pratiques pour l'application des nouvelles dispositions en matière d'établissement du droit aux allocations d'orphelins (majorées) lorsque le(s) parent(s) décédé(s) ne peut (peuvent) ouvrir un droit en raison de l'absence de toute qualité d'attributaire durant ladernière année avant le décès.
Ces nouvelles dispositions sont entrées en vigueur le 1er octobre 2007. Le droit aux allocations d'orphelins (majorées) ne peut dès lors s'ouvrir qu'à partir de cette date.
Effet dans le temps
Le droit aux allocations d'orphelins conformément aux nouvelles dispositions doit être examiné d'office par les organismes d'allocations familiales à partir du 1er octobre 2007 dès qu'un des parents décède.
Lorsque le décès est survenu avant cette date, les caisses d'allocations familiales doivent, pour les cas où le droit aux allocations d'orphelins a été refusé, attendre une nouvelle demande de l'assuré social ou réagir elles-mêmes lorsqu'elles ont connaissance d'éléments dans le dossier pouvant éventuellement faire naître le droit.
Il n'est pas possible de procéder à une recherche systématique pour ces cas.
Afin de donner une diffusion la plus large possible à cette nouvelle mesure, les initiatives suivantes sont demandées aux caisses d'allocations familiales :
- Placer un message sur le site web. On peut trouver un exemple sur le site web de l'Office : www.allocationfamiliale.be ou www.onafts.be.
- Intégrer une communication dans les publications de la caisse.
- Etant donné que les enfants placés constituent selon toute vrais emblance un groupe cible important pour cette nouvelle mesure, il est demandé de joindre le message suivant lors de l'envoi des formulaires P3-a et P3-b (placement dans une famille/dans une institution) en septembre 2009 :
Attention !
Auparavant, l'orphelin ne pouvait obtenir les allocations au taux majoré que si son père ou sa mère avait droit aux allocations familiales avant le décès (d'un) des parents.
Depuis le 1er octobre 2007, quiconque a droit aux allocations familiales pour l'enfant (un frère, une soeur, un des grands-parents, un oncle ou une tante, un parent d'accueil, un beau-parent...) peut avoir droit aux allocations majorées d'orphelin.
Si l'enfant est devenu orphelin avant le 1er octobre 2007, la personne qui a droit aux allocations familiales doit introduire elle-même une demande d'allocations d'orphelins au taux majoré.
Adressez-vous à votre caisse d'allocations familiales si un orphelin ne reçoit pas encore les allocations d'orphelins au taux majoré.
Le formulaire Mod. B
L'Office a également adapté le formulaire Mod. B au fait que la caisse d'allocations familiales ne connaît pas tous les acteurs qui peuvent entrer en ligne de compte en tant qu'attributaires pour le droit aux allocations d'orphelins dans le cadre de la nouvelle réglementation.
Comme dans d'autres cas, le formulaire de demande est superflu lorsque tous les acteurs sont connus et que le droit peut être établi sur la base des données dont la caisse dispose par l'intermédiaire des banques de données (Trivia, Cimire).
Thème 6 - Contrôle des enfants bénéficiaires au moyen de formulaires
1. Adaptation du formulaire P7 (étudiants) à la nouvelle structure de l'enseignement
A partir de l'année académique 2004-2005, à la suite de la Déclaration de Bologne, une nouvelle structure de l'enseignement, appelée réforme BaMa, est entrée en vigueur dans les universités et les écoles supér ieures. Pour les étudiants en première année, le titre de bachelier est attribué après 3 ans et celui de master après au moins 1 an, et ce, au lieu des grades de candidat et de licencié. Des crédits remplacent les heures de cours.
Depuis l'année académique 2005-2006, il est possible d'étudier aux universités et écoles supérieures sur une base flexible dans un système de semestres pour toutes les années.
L'arrêté royal du 10 août 2005 a adapté la réglementation relative aux allocations familiales aux nouveaux développements sur le plan de l'enseignement.
En collaboration avec les caisses, l'Office a entièrement adapté le formulaire P7 (droit aux allocations familiales en faveur des étudiants) destiné aux écoles supérieures et aux universités à l'échange de données électroniques avec le flux D062 (CO 1370 du 21 novembre 2007 et CO 1374 du 25 septembre 2008) pour l'année académique 2008-2009.
Pour l'étudiant à l'étranger, le formulaire P7a reste nécessaire (cf. CO 1374 du 25 septembre 2008, p. 6).
Paiement fractionné des frais d'inscription
Des problèmes peuvent se présenter pour le paiement régulier des allocations familiales, lorsque les établissements d'enseignement refusent de délivrer une attestation d'études tant que la totalité des frais d'inscription n'a pas été payée. Ce problème a déjà été évoqué dans la circulaire CO 1340 du 24 juillet 2002 (p. 13).
L'Office prendra prochainement l'initiative de demander à nouveau aux établissements d'enseignement de délivrer l'attestation d'études destinée aux allocations familiales immédiatement après l'inscription.
2. Occupation de l'étudiant
Lors de la rédaction du formulaire P7, on a tenu compte du fait que pour certaines catégories d'étudiants qui exercent une activité professionnelle, ce n'est pas la norme des heures qui doit être prise en cons idération, mais la norme des revenus (stagiaires et étudiants à temps partiel visés aux articles 3, 14 et 15 de l'AR du 10 août 2005), ou du fait qu'aucun suivi ne peut être opéré au moyen de la DMFA (occupation à l'étranger). Les caisses d'allocations familiales sont priées de tenir compte de ces catégories spéciales lors de l'encodage des cas.
Pour l'étudiant travailleur indépendant en ordre principal, la déclaration sur l'honneur fait office de preuve pour la norme des 240 heures. La disposition consacrée à ce sujet dans la CO 1354 du 8 juillet 2007 (p. 16) est abrogée.
3. Contrôle au moyen d'autres formulaires pour les enfants handicapés - Suppression des formulaires P2 et P5
Jusqu'à présent, on vérifiait au moyen de formulaires si les enfants atteints d'un handicap continuaient de remplir les conditions pour avoir droit à l'allocation spéciale jusqu'à 21 ans, ainsi que le droit des handicapés plus âgés (+ 25 ans). Etant donné que l'activité lucrative peut être contrôlée au moyen des flux (RIP/DMFA/flux d'indemnités) par le biais de la Banque-carrefour, le formulaire P2 a été supprimé à partir de l'année 2008 pour les enfants atteints d'une affection, par la circulaire de l'Office CO 1371 du 15 janvier 2008. Pour les handicapés plus âgés, le formulaire P5 avait déjà été supprimé à partir de l'année 2007 (voir CO 1366 du 16 février 2007).
- La suppression du formulaire P2 implique l'utilisation de codes électroniques, pour lesquels des informations ont été données dans le cadre de l'actualisation du guide de l'utilisateur de la DMFA (voir circulaire de l'Office CO 1373 du 5 août 2008).
- Formulaire P5 - allocations familiales pour handicapés plus âgés
Les handicapés plus âgés (art. 47 des lois coordonnées) peuvent seulement être occupés dans un atelier protégé ou bénéficier d'une prestation limitée (cf. article 63 des lois coordonnées)
Les caisses d'allocations familiales sont priées de ne plus utiliser les formulaires P5 à partir de 2007 et de recueillir les informations nécessaires dans le traitement des flux socioprofessionnels correspondants relatifs à l'occupation, à la maladie, au chômage, aux maladies professionnelles et aux accidents du travail.
Les données concernant le revenu d'une pension (de survie) ne peuvent pas encore être communiquées électroniquement et sont demandées par lettre à l'Office national des pensions (ONP) ou à l' Institut national d'assurances sociales pour travailleurs indépendants (INASTI) :
- à partir de l'âge de 60 ans, sauf lorsqu'ils sont pensionnés à la suite d'une occupation dans un atelier protégé ou après avoir été malades ou chômeurs après une période d'occupation dans un atelier protégé (la dernière occupation) ;
- les handicapés plus âgés à partir de l'âge de 45 ans qui sont veufs/veuves, à moins qu'ils soient occupés dans un atelier protégé ou soient devenus malades, chômeurs ou pensionnés suite à une occupation dans un atelier protégé (dernière occupation).
La pension ne peut pas être plus élevée que le revenu garanti aux personnes âgées, sauf lorsqu'elle découle d'une occupation pour handicapés dans un atelier protégé. La preuve ne doit être fournie qu'une seule fois.
L'enfant handicapé atteint l'âge de 21 ans
Les caisses sont priées d'examiner le statut de l'enfant handicapé au moyen d'une consultation de Trivia (étudiant, contrat d'apprentissage, formation en entreprise, inscrit comme demandeur d'emploi, occupation...) trois mois avant son vingt-et-unième anniversaire.
Le formulaire qui est envoyé avec la lettre d'info doit être adapté en ce sens. Il est seulement recommandé de joindre encore le formulaire P7 lorsque le statut de l'enfant handicapé n'est pas connu.
Le module de motivation 20 communiqué avec la lettre circulaire II/C/999/146 du 15 mai 2008 sera adapté.
Le régime particulier pour le volontariat (loi du 27 décembre 2005 portant des dispositions diverses)
Les formulaires mentionnent une formule générale : " Pour les volontaires, on applique un régime spécial. Vous pouvez obtenir de plus amples informations à ce sujet auprès de votre caisse d'allocations familiales. "
Rappelons que la CO 1357 du 7 juin 2006, p. 7, a communiqué les règles spécifiques pour le suivi des revenus issus du volontariat.
Thème 7 - Occupation du jeune demandeur d'emploi au cours de la période d'attente
Les données concernant le revenu du jeune ayant quitté l'école et inscrit comme demandeur d'emploi continuent d'être recueillies au moyen du formulaire P20 durant la période d'attente. En outre, on fait appel aux déclarations DIMONA/RIP pour l'examen du droit aux allocations familiales pour les jeunes demandeurs d'emploi en période d'attente. Ceci signifie que si la caisse d'allocations familiales reçoit des données RIP, un nouvel examen du droit aux allocations familiales est effectué (pour la procédure : voir la CO 1371 du 15 janvier 2008). Pour le montant du revenu, le formulaire reste à l'heure actuelle la seule source d'information. Il n'est pas possible de valider systématiquement les données indiquées sur le formulaire P20 au moyen d'une consultation de TRIVIA.
L'Office annonce pour le premier semestre 2009 une lettre circulaire contenant des instructions actualisées, des exemples et une adaptation du formulaire P20 pour la période de stage 2008-2009.
3. Contrôle au moyen d'autres formulaires - Règles pour 2009
Le formulaire P20 (jeunes demandeurs d'emploi) a été actualisé en dernier lieu par la CO 1369 du 2 octobre 2007.
En ce qui concerne l'envoi des autres formulaires P3, P9, et P9 bis, vous trouverez les procédures applicables en annexe.
Thème 8 - Les enfants placés - Preuve du placement dans une institution
Signalons que pour le placement chez un particulier et le paiement à un particulier, une attestation/déclaration/disposition du juge ou le formulaire P3 font office de début de preuve et suffisent pour entamer le paiement provisionnel. La réception du formulaire D227 doit faire l'objet d'un suivi.
Pour ce qui est de la preuve du paiement du supplément spécial visé à l'article 70 ter, on se référera à la circulaire CO 1344 du 10 juillet 2003 et à la lettre circulaire II/A/996/45 du 24 décembre 2003, qui restent inchangées.
Pour les enfants placés dans une institution, le formulaire D227 a comme finalité spécifique de signaler les enfants pour lesquels on applique une modalité de paiement particulière (collective) à l'égard de l'autorité responsable du placement. Le formulaire reste dès lors indispensable.
Thème 9 - Formulaires manquants ou incomplets - Décision d'office
Le formulaire est seulement un outil pour recueillir les données indispensables. On fait surtout appel à l'assuré social pour obtenir les données concernant sa situation en matière de revenus.
La Charte précise que si l'assuré social ne répond pas à un premier rappel de renseignements, l'organisme effectue lui-même un examen après un mois et prend d'office une décision sur la base des données connues. En fonction de cette disposition, on utilise au maximum les données en matière de situation socioprofessionnelle et de conditions de vie auxquelles le secteur des allocations familiales a accès.
Malgré le manque de collaboration de la famille, la caisse d'allocations familiales prend d'office une décision sur la base d' indications :
- par le biais d'une consultation de toutes les banques de données (internes) ou des flux (TRIVIA), suffisamment d'éléments peuvent être obtenus pour prendre une décision dans des cas individuels ;
- si la demande d'information doit être considérée comme non pertinente, compte tenu de la situation socioprofessionnelle ou familiale telle qu'elle ressort des flux de données électroniques.
Le droit ne peut pas être refusé parce que le formulaire n'a pas été renvoyé, si toutes les données indispensables peuvent être obtenues par des preuves électroniques (cf. Force probante générale des données électroniques, point 2.2).
Si l'information ne peut être obtenue par un canal électronique, un formulaire reste nécessaire. Cette règle est surtout applicable dans les situations où le revenu est déterminant et où les flux de données n'apportent pas de réponse.
A. Rappel de formulaires non renvoyés
Procédure pour l'année 2009 : situations dans lesquelles la collaboration de l'assuré social est encore demandée
En attendant une collecte générale des données par flux de données électroniques, pour les formulaires ayant trait à l'année 2008-2009, chaque document manquant doit être rappelé une fois. La pratique qui consiste à envoyer un rappel en cas de non-renvoi du formulaire de contrôle tout en mettant déjà en garde contre une éventuelle récupération est maintenue.
Il faut anticiper un deuxième rappel et d'éventuels rappels suivants en consultant TRIVIA de façon interactive et en exploitant les messages RIP et DMFA et les autres flux reçus.
Si les données manquantes peuvent être obtenues par le biais de ces consult ations/intégrations, il ne faut plus envoyer aucun rappel automatique, conformément à la Charte. Cette procédure remplace le formulaire manquant et valide les paiements pour la période couverte par le formulaire (y compris le s paiements provisionnels).
Exemple : Le 15 novembre 2008, suite à la réception d'un message de radiation du D043, le formulaire P20 a été envoyé. Le formulaire est rappelé le 15 décembre 2008 et n'est pas renvoyé. Suite au message RIP (ou à la consultation du registre du personnel électronique), confirmé par un message DMFA en février 2009, il apparaît que le jeune travaille depuis le 1er octobre 2008. Les allocations familiales payées pour octobre 2008 sont réclamées. Il ne faut plus envoyer d'autres rappels du formulaire.
Continuation du paiement du supplément
Pour la validation du supplément contrôlé au moyen du formulaire P19, on applique le principe exposé ci-dessus. Pour les paiements futurs du supplément, les formulaires P19 et P19 ter sont toutefois à nouveau nécessaires. Si ces formulaires ne sont pas reçus, les paiements se poursuivent au taux ordinaire.
B. Données incomplètes ou manquantes en rapport avec la coparenté
Conformément à la CM 555 du 26 février 1998, les caisses d'allocations familiales doivent examiner quel régime de parenté est applicable lorsque les parents sont séparés et que les caisses d'allocations familiales ont vent d'un jugement de divorce. A défaut de transcription du jugement de divorce et de preuve contraire fournie par les intéressés, les caisses d'allocations familiales peuvent supposer que les parents séparés élèvent les enfants en coparenté.
Concrètement, cela signifie qu'à l'occasion de la réception d'un courrier mailbox contenant un message de divorce, les caisses d'allocations familiales s'adressent à l'allocataire pour connaître le régime de parenté. Un mois après le premier envoi, on insiste à nouveau dans une seconde lettre pour obtenir le jugement ou l'acte (passages relatifs au régime d'éducation).
Lorsque l'intéressé ne réagit pas, contrairement aux dispositions de la CO 1345, point 6, du 10 juillet 2003, le paiement n'est plus suspendu, mais la caisse d'allocations familiales prend une décision d'office sur la base des données communiquées précédemment au sujet du régime de parenté dans le dossier ou de la coparenté présumée conformément à la CM 555.
C. Procédure à suivre avant de procéder au recouvrement d'allocations familiales payées indûment
Le simple fait de ne pas renvoyer un formulaire ne constitue en aucun cas une base juridique suffisante pour entamer une procédure de recouvrement des allocations familiales payées. De telles actions risquent presque toujours d'être déclarées non fondées par les tribunaux. Les caisses d'allocations familiales doivent donc utiliser tous les moyens qui sont mis à leur disposition pour éviter que des procédures de récupération des allocations familiales basées sur des formulaires manquants ne soient intentées devant les juridictions du travail (par les assurés sociaux ou par elles-mêmes).
D. Instructions pratiques pour l'établissement des indus
Il est exclu de notifier un indu sans avoir consulté les banques de données disponibles (TRIVIA) ou sans utiliser les messages de flux reçus pour examiner le montant indu. Les caisses d'allocations familiales peuvent prendre le volume de travail comme paramètre pour évaluer la norme des revenus.
On donne connaissance du paiement indu au débiteur par une simple lettre ou par un contrôle à domicile. Conformément à la Charte, l'indu est notifié par recommandé ou rappelé ainsi chaque fois que la prescription menace (CO 1360 du 1er août 2006). La lettre circulaire II/C/996/83/BH du 19 mars 2008 a fourni des instructions supplémentaires pour l'établissement des indus.
Une occupation à temps plein indique que la norme des revenus est dépassée.
Exemple : L'inscription comme demandeur d'emploi a été reçue le 5 septembre 2008.
Le formulaire P20 n'est pas renvoyé, pas même après un rappel. Il apparaît dans TRIVIA que l'enfant a exercé une activité. Les données de TRIVIA prouvent suffisamment que le plafond des revenus est dépassé. Par conséquent, la caisse prend une décision à ce sujet concernant les paiements d'allocations familiales qui ont été effectués. On tient compte du fait que la DMFA doit être traitée pour le troisième trimestre (au maximum 240 heures). Les données relatives à la remise au travail des chômeurs (par ex. les contrats de formation professionnelle individuelle) peuvent être demandées aux services régionaux de l'emploi.
Exemple : Le formulaire P19 a été envoyé en janvier 2008 (période du 1er janvier 2007 au 31 décembre 2007). Un premier rappel n'a donné aucun résultat. Le partenaire de l'attributaire chômeur travaille à temps plein depuis le 1er juillet 2007. Il existe suffisamment de preuves que la limite des revenus est dépassée, par conséquent la caisse prend une décision à ce sujet concernant les paiements du supplément qui ont été effectués.
Lorsque les données qui sont mises à disposition via les différentes banques de données ne permettent pas malgré tout de prendre une décision et qu'il manque néanmoins des informations (par ex. concernant les revenus à l'occasion d'une occupation au cours d'un mois civil) ou qu'il existe un doute à ce sujet, les caisses sont priées, lorsque le formulaire n'est pas renvoyé malgré la menace d'une récupération, de demander les données manquantes au moyen d'un contrôle à domicile. Naturellement, la procédure décrite est également valable pour engager une procédure de récupération devant le tribunal du travail.
Présentation schématique de la procédure en cas de formulaires manquants - procédure à suivre avant d'établir un indu
| Etape |
Action |
Moment/délai |
Teneur de la décision |
| 1 |
Envoi du formulaire P19, P20,... |
Selon les directives |
|
| 2 |
Formulaire non reçu |
Rappel après un mois. Interruption des paiements provisionnels le mois qui suit l'envoi du formulaire |
|
| 3 |
Si possible, décision (finale) sur la base d'une consultation des banques de données
Contrôle sur place + décision finale o régularisation |
Dans le mois suivant le rappel
Dans les 4 mois |
o régularisation
o récupération
o aucune action
o autre action
o régularisation
o récupération
o aucune action |
E. Le formulaire de demande d'un supplément (P19) n'est pas renvoyé
Pour éviter que certaines familles ne demandent ni la majoration pour familles monoparentales, ni le supplément, les mesures actuelles en matière de contrôle sur place restent maintenues en attendant leur remplacement par les nouvelles directives en vue de concrétiser la réorientation du contrôle social (doc. CG 11033 du 4 décembre 2007).
Lorsque le formulaire de demande d'un supplément n'est pas renvoyé, le suivi se limite encore provisoirement à l'envoi annuel d'une feuille d'information et à la question de savoir si l'examen doit être rouvert (P19 ter).
Chaque année, une sélection arbitraire de 10 % des cas qui ne reçoivent pas de supplément parce que le droit a été refusé ou parce que le formulaire n'a pas été renvoyé font l'objet d'une visite à domicile.
Dans le cadre du remplacement progressif des contrôles récurrents par des visites plus " ciblées ", les caisses d'allocations familiales sont priées de procéder à une visite au domicile des familles et de les informer en détail des conditions pour percevoir un supplément, et de leur faire compléter le cas échéant le formulaire P19 correspondant. Les cas dans lesquels un contrôle à domicile ciblé doit avoir lieu sont énumérés dans la CO 1366 du 16 février 2007, p. 10.
Vous recevrez ultérieurement de nouvelles directives concernant les contrôles par visites à domicile dans une circulaire distincte.
Divers
Force probante des documents scannés
La force probante de l'information enregistrée de cette manière est réglée par l'article 8 de l'AR du 22 mars 1993. La caisse d'allocations familiales qui a accompli toutes les procédures juridiques pour l'agrément de l'archivage électronique des pièces reçues satisfait à toutes les conditions légales en la matière.
Les informations enregistrées, conservées ou reproduites sur la base des ces procédures agréées ainsi que les copies ont force probante en matière de sécurité sociale, jusqu'à preuve du contraire.
Par conséquent, il faut conclure que, par exemple, une copie de l'attestation de naissance qui est archivée par la caisse d'allocations familiales a une force probante légale et peut donc servir de base pour la régularisation de paiements.
Déclaration aux organismes assureurs pour les orphelins de père et mère
Il est rappelé aux caisses d'allocations familiales que la déc laration destinée aux mutualités doit être envoyée à temps (cf. circulaire du ministre CM 605 du 9 octobre 2008). Les caisses sont priées de conserver un duplicata de l'envoi du document dans le dossier ou de le stocker sous forme électronique.
Révision de l'incapacité - Nouvel élément
La CO 1373 du 5 août 2008 a rappelé qu'un contrat dans le cadre d'une occupation d'étudiants (code " STU " sur le message RIP) ne fait plus partie des éléments qui peuvent indiquer que les conditions réglementaires ne seraient plus remplies pour avoir droit au supplément d'allocations (art. 47/63 des lois coordonnées) et que, par conséquent, cet élément ne doit plus être communiqué automatiquement au médecin compétent.
Vous trouverez en annexe les tableaux adaptés concernant les procédures de contrôle et d'utilisation des formulaires pour 2009.
Les procédures d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires se trouvent en annexe.
