1. Achtergrond
Tijdens de vergadering van 7 september 2004 heeft het Beheerscomité het boekhoudplan van de vrije kinderbijslagfondsen goedgekeurd met uitwerking op 1 januari 2005 (doc. BC 10448).
Verder keurde het Beheerscomité in de vergadering van 4 januari 2005 de handleiding voor de boekhouding en de jaarrekening van de vrije kinderbijslagfondsen goed (doc. BC 10517). De handleiding wordt permanent actueel gehouden door middel van de onderrichtingen 'FAQ' (Frequently asked questions) welke toelaten om op regelmatige basis toelichting te geven over specifieke vragen of problemen en in te spelen op recente evoluties op technisch en reglementair gebied. Op die manier wordt voldaan aan een belangrijke doelstelling die bij de ontwikkeling van het nieuw boekhoudplan vooropgesteld was, namelijk het komen tot een uniforme boekingswijze teneinde nadien op een zinvolle wijze te kunnen komen tot een consolidatie en exploitatie van de financiële gegevens van de kinderbijslagfondsen.
2. Financiële rapportering op jaarbasis - Jaarrekening
Teneinde te komen tot deze consolidatie en exploitatie van de financiële gegevens werd in overleg met de fondsen een nieuw model van jaarrapportering voor de vrije kinderbijslagfondsen opgemaakt. Dit model van jaarrapportering volgt in bijlage.
Deze jaarrapportering beoogt een maximale informatie te verkrijgen met zo weinig mogelijk administratieve lasten voor de kinderbijslagfondsen. Hierna worden de krachtlijnen van de nieuwe jaarrapportering weergegeven.
- De jaarrapportering exploiteert de gegevens van de fondsen tot op het detail van het nieuw boekhoudplan, d.w.z.:
- de aangifte van alle balansrekeningen die een saldi vertonen;
- alle saldi van de kostenrekeningen met opsplitsing tussen directe en gemeenschappelijke kosten en alle saldi van de opbrengstenrekeningen;
- verrichtingen van de reserves (reservefonds en administratieve reserve).
- Elektronische aangifte
De jaarrapportering zal onder de vorm van een elektronische aangifte ingediend worden. Voor het boekjaar 2005 werd de aangifte opgemaakt in een Excel-bestand, die per e-mail dient teruggezonden te worden naar de Rijksdienst. De kinderbijslagfondsen dienen voornoemde gegevens in het invulformulier op te geven. Deze gegevens worden automatisch - zonder bijkomende administratieve last voor de fondsen - overgenomen op de op klassieke manier gepresenteerde balans en resultatenrekening (beheersrekening).
Deze balans en resultatenrekening vervangt de rapportering die nu in toepassing van de omzendbrief van de Rijksdienst nr. 602 overgemaakt moet worden aan de Rijksdienst. Er is dan ook niet langer een aparte aangifte nodig inzake de beheerskosten, de beheersrekening, het reservefonds en de administratieve reserve. De nieuwe aangifte biedt dus naast de normalisatie van de gegevens als voordeel dat door het samenvoegen van verschillende aangiften wordt vermeden dat dezelfde gegevens meerdere keren aangegeven moeten worden.
De jaarrapporteringen dienen de Rijksdienst te bereiken uiterlijk op 31 mei van het jaar volgend op het boekjaar.
- De bijzondere kinderbijslagfondsen
De bijzondere kinderbijslagfondsen zijn ingevolge hun afzonderlijk wettelijk statuut verplicht een ander boekhoudplan dan dit van de vrije kinderbijslagfondsen te volgen. Teneinde ook hun gegevens te consolideren, zal met deze bijzondere fondsen overleg gepleegd worden om er voor te zorgen dat door middel van een conversie van hun rekeningen dezelfde jaarrapportering kan ingevuld worden.
3. Neerlegging van de jaarrekening bij de Nationale Bank
Met het nieuwe boekhoudplan heeft de Rijksdienst geen wijzigingen aangebracht aan de in de vzw-wet voorziene verplichting tot neerlegging bij de Nationale Bank van België van de jaarrekeningen, behalve dat ook de kinderbijslagfondsen die kleine vzw's zijn hun jaarrekening moeten neerleggen.
Met andere woorden, de jaarrapportering bij de Rijksdienst vervangt niet de neerlegging van de jaarrekening bij de Nationale Bank van België waarmee de financiële gegevens van de fondsen openbaar gemaakt worden naar de buitenwereld.
De jaarrekening moet volgens de vzw-wetgeving binnen 6 maanden na de afsluiting van het boekjaar aan de algemene vergadering worden voorgelegd en binnen dertig dagen na goedkeuring door de algemene vergadering bij de balanscentrale worden neergelegd.
4. Jaarrapportering aan de Minister
Nieuwe instructies zullen aan de kinderbijslagfondsen gegeven worden inzake de aangepaste rapportering die aan de Minister van Sociale Zaken overeenkomstig artikel 140, alinea 1, KBW, vóór 1 oktober van ieder jaar moet worden overgezonden.
Deze omzendbrief wordt onmiddellijk van kracht. De omzendbrief CO 602 van 20 februari 1961 wordt opgeheven.
