Het Beheerscomité heeft vastgesteld dat de afschrijvings-percentages en -termijnen vervat in de omzendbrief CO 1119 van 18 januari 1984 niet meer afgestemd zijn op de vluggere vervanging van sommige activa ingevolge de steeds voortschrijdende evolutie op technologisch vlak. Tevens heeft het Beheerscomité, gelet op de geringe bedrijfsecono-mische waarde op het einde van de afschrijvingstermijn, het opportuun geacht de vaste activa andere dan gebouwen niet langer op de balans te laten voorkomen met een veeleer theoretische restwaarde. Tenslotte worden in deze omzendbrief regels vooropgesteld voor de waardering en de afschrijving van de kapitaalgoederen waarover de kinderbij-slagfondsen beschikken in het kader van een leasing of een gelijkaardige overeenkomst.
1. Algemene principes
De vaste activa eigendom van de vrije kinderbijslagfondsen worden op het actief van de balans gewaardeerd voor hun historische waarde nl. hun aanschaffingswaarde eventueel verhoogd met de annexe kosten (bv. installatiekosten, niet terugbetaalbare belastingen,...). Gezien deze activa ingevolge de technische en economische veroudering aan waarde inboeten, worden er periodisch waardeverminderingen, hierna afschrijvingen genoemd, op toegepast.
Hierna vindt u de regels die terzake moeten worden nageleefd.
Welke activa moeten afgeschreven worden ?
De aankopen van duurzame bedrijfsactiva moeten geactiveerd worden vanaf een bedrag van 15.000 BEF. De geactiveerde items worden op individuele wijze opgenomen in de inventaris van materiële vaste activa. Bij buitengebruik-stelling of verkoop worden de activa verwijderd uit de inventaris.
Welke afschrijvingsmethode moet worden toegepast ?
De door de kinderbijslagfondsen uitgevoerde investeringen worden binnen de hierna vermelde termijnen lineair afgeschreven. De opgegeven periodes kunnen, bijvoorbeeld voor tweedehands materieel, worden ingekort mits uitdrukkelijk akkoord van de Rijksdienst. Het fonds kan evenwel, in het kader van haar investeringspolitiek, de activa over een langere periode afschrijven.
De kinderbijslagfondsen mogen in het licht van een zo nauwkeurig mogelijke budgettering de afschrijvingen per kwartaal uitvoeren.
Vanaf wanneer moet een activa worden afgeschreven ?
De vaste activa kunnen pas afgeschreven worden vanaf het moment waarop ze ter beschikking staan van het fonds. Dit betekent concreet dat de goederen en/of diensten werkelijk aan het fonds moeten zijn geleverd. In eigen beheer geproduceerde activa (bv. software) mogen slechts afgeschreven worden vanaf het ogenblik waarop zij bedrijfsklaar zijn.
De hiervoor vermelde principes moeten op een consistente wijze worden toegepast. Dit betekent dat eenmaal het beheersorgaan van het fonds de hoogte van de afschrijvingen voor een bepaalde rubriek heeft vastgelegd, dit systeem, ongeacht de financiële toestand, moet worden toegepast.
2. Regels voor de waardering en de afschrijving van de vaste activa
2.1. Terreinen en gebouwen
2.1.1. Terreinen
Gronden worden geboekt aan de aanschaffingsprijs. De kosten die gepaard gaan met deze aankoop (b.v. notariskosten,...) worden afzonderlijk op het activa geboekt.
Op de waarde van de bebouwde en onbebouwde terreinen worden geen afschrijvingen toegepast.
De aankoopkosten worden in de loop van het jaar volledig afgeschreven.
2.1.2. Gebouwen
De initiële aankoop en de eventuele aanpassings- of uitbreidingswerken worden gewaardeerd aan hun aanschaffingsprijs. De aankoopkosten worden apart op de balans vermeld.
De gebouwen en eventuele aanpassings- of uitbreidingswerken worden gedurende 38 jaar afgeschreven naar rato van 2 % per jaar. Na het verstrijken van deze termijn zullen geen afschrijvingen meer geboekt worden. De aktekosten worden onmiddellijk afgeschreven.
Inrichtings- en verbeteringswerken ter verhoging van het werkcomfort worden geactiveerd en over een periode van 10 jaar gespreid.
Onderhoudswerken voor de instandhouding van het gebouw worden rechtstreeks opgenomen in de administratiekosten van het jaar dat ze werden gedaan.
2.2. Meubilair, Machines en Materieel
2.2.1. Meubilair
Het meubilair wordt gewaardeerd aan de aanschaffingsprijs. De afschrijvingen worden gespreid over een periode van tien jaar.
2.2.2. Machines en Materieel
Machines en materieel worden in de balans opgenomen voor de aankoopprijs. Ze worden afgeschreven over een periode van 5 jaar.
2.2.3. Informaticamaterieel
In deze rubriek worden de hardware en de systeemsoftware opgenomen. Ze worden afgeschreven over een periode van 5 jaar.
2.3. Software
Bedoeld worden de programma's nodig voor de toepassing van de kinderbijslagreglementering, bureauticatoepassingen, boekhoudingspakketten, enz.
Software aangekocht van derden wordt gewaardeerd aan aanschaffingsprijs. Intern ontwikkelde software wordt voor de vervaardigingsprijs, dit is de werkelijke kostprijs, geactiveerd.
De kostprijs van later aan de software aangebrachte aanpassingen moet, indien de toekomstige gebruiksmoge-lijkheden van de software verhogen, eveneens geactiveerd worden.
De onder deze rubriek geboekte programma's worden, zoals het informaticamaterieel, afgeschreven over een periode van drie jaar.
Onderhoud van de software om deze aan te passen aan gewijzigde omgevingsfactoren en die geen verhoogd rendement voor gevolg heeft, wordt rechtstreeks in de administratiekosten van het boekjaar opgenomen.
De systeemsoftware wordt samen met de hardware als één geheel beschouwd en derhalve op dezelfde wijze gewaardeerd en afgeschreven (cfr. Supra rubriek 2.2.3.).
2.4. Rollend materieel
Rollend materieel wordt geboekt aan aanschaffingsprijs. Het wordt afgeschreven over een periode van 5 jaar.
2.5. Leasing en soortgelijke rechten
Uitsluitend de gebruiksrechten op roerende of onroerende goederen waarover de onderneming beschikt ingevolge niet opzegbare overeenkomsten van erfpacht, opstal en leasing komen voor activering en afschrijving in aanmerking op voorwaarde dat :
- de termijnen, verhoogd met de prijs van de eventuele koopoptie, naast de renten en lasten, de waarde dekken van het kapitaal dat door de eigenaar is belegd in het goed dat het voorwerp van de overeenkomst uitmaakt ;
- de eigendom van het goed bij het einde van de overeenkomst van rechtswege op de gebruiker overgaat of de overeenkomst een aankoopoptie bevat.
De afschrijfbare waarde van de krachtens een leasing of soortgelijke overeenkomst verworven gebruiksrechten op roerende goederen of bebouwde onroerende goederen stemt overeen met het gecumuleerd bedrag van het gedeelte van de in de overeenkomst bepaalde stortingen dat dient tot het weer samenstellen van de kapitaalwaarde van het goed.
De geactiveerde waarde wordt over de looptijd van het contract afgeschreven.
3. Inwerkingtreding
De voormelde regels zijn van toepassing op alle investeringen die de vrije kinderbijslagfondsen vanaf het dienstjaar 1997 hebben gerealiseerd.
