I.Convention
L'O.N.A.F.T.S. et l'O.N.Em. ont convenu d'actualiser le système en usage de communication des données au moyen des cartes "C 3.4".
Les renseignements dont les caisses d'allocations familiales doivent disposer peuvent désormais être transmis mensuellement par les organismes de paiement des allocations de chômage (0.P.) au moyen des listes mécanographiques ou de supports magnétiques, à condition que:
- la liste mécanographique ou le support magnétique mentionne toutes les données figurant actuellement sur la carte "C 3.4", de sorte que les allocations familiales puissent continuer à être octroyées conformément à la réglementation;
- la liste mécanographique ou le support magnétique soit accompagné d'un document permettant d'identifier cette liste ou ce support, et daté et signé de la même manière que la carte "C 3.4", après la déclaration usuelle sur l'honneur;
- les données sur support magnétique puissent toujours être reconstituées, aux fins de consultation et de contrôle, par un responsable de la caisse d'allocations familiales qui confirme par écrit la concordance avec les données sur le support magnétique.
Il faut cependant tenir compte du fait que, dans la situation actuelle, il existe encore des cas qui, en raison de leur spécificité, requièrent toujours l'utilisation des cartes "C 3.4" et que l'introduction de méthodes actualisées de communication de données ne peut avoir pour conséquence de compromettre le traitement et le suivi de ces cas.
Enfin, cette méthode de travail ne peut entraver la mission de contrôle de l'Office, ni compromettre le fonctionnement de certaines caisses d'allocations familiales qui ne sont pas encore automatisées ou qui ne le sont pas encore suffisamment.
II. Méthode de travail
Deux listes sont prévues pour permettre l'échange des données nécessaires au bon fonctionnement de ce nouveau système:
1) la liste mécanographique, en remplacement des cartes "C 3.4" (voir infra sous A);
2) le duplicata de la liste mécanographique ou la liste complémentaire sur lequel les caisses d'allocations familiales peuvent apporter les corrections ou les indications éventuelles concernant les numéros de dossiers, la fin du droit, etc. (voir infra sous B).
En cas d'utilisation de supports magnétiques, ceux-ci doivent prévoir un espace pour les corrections précitées.
A. La liste mécanographique en remplacement des cartes "C 3.4"
Cette liste contient les éléments suivants:
1. Une feuille de garde
Elle mentionne :
- la dénomination et l'adresse de l'O.P.;
- la dénomination et l'adresse de la caisse d'allocations familiales ou de son bureau régional auquel la liste est adressée;
- la déclaration sur l'honneur selon laquelle les données sont certifiées exactes par le responsable de l'O.P.
2. Les renseignements concernant le chômeur et son chômage
à savoir:
1° Le numéro du dossier auprès de la caisse d'allocations familiales;
- En établissant la liste mécanographique, on tiendra compte des différents systèmes de classement des caisses d'allocations familiales.
- Les caisses d'allocations familiales informeront l'O.P. de la structure des numéros d'identification qu'elles utilisent.
- Les cas pour lesquels on connaît soit uniquement la caisse d'allocations familiales soit la caisse d'allocations familiales et un numéro de dossier erroné ou incomplet seront également indiqués immédiatement sur la liste de la caisse d'allocations familiales concernée, et ce, pour éviter un retard dans le paiement des allocations familiales.
Ces cas peuvent être ajoutés dans l'ordre alphabétique à la fin de la liste, avec indication des données figurant aux points 2° à 6° ci-dessous.
L'espace prévu pour le numéro du dossier reste inutilisé ou indique les renseignements connus de l'O.P.
Si le cas pour lequel le numéro de dossier fait défaut, est erroné ou est incomplet peut être identifié, la caisse d'allocations familiales communique le numéro de dossier correct le plus rapidement possible à l'O.P. sur la liste complémentaire (cfr. point II.B.).
Si l'identification se révèle impossible, la caisse d'allocations familiales l'indiquera également sur la liste complémentaire ; dans ce cas, l'O.P. devra interroger son affilié.
- Les cas pour lesquels la caisse d'allocations familiales n'est pas connue, seront envoyés à l'O.N.A.F.T.S., service du contrôle, au moyen de la carte "C 3.4" ou d'une liste mécanographique établie individuellement par chômeur. Le cas échéant, les données de chaque liste séparément devront être certifiées exactes par l'O.P.
Après que la caisse d'allocations familiales aura été déterminée, l'O.P. en sera informé.
2° Le numéro du compte de retraite du chômeur.
3° Le nom et l'adresse du chômeur.
4° Le mois et l'année de référence.
5° Si possible, le nom et l'adresse du dernier employeur belge avant le chômage.
S'il s'agit d'un chômeur qui n'a jamais travaillé ou qui n'a jamais travaillé en Belgique avant son chômage, l'intéressé sera mentionné sur la liste qui est envoyée à l'O.N.A.F.T.S. avec l'indication "jeune ayant terminé ses études" ou "étranger".
6° Le nombre de journées de chômage.
L'O.P. peut communiquer le nombre de journées de chômage indemnisées et /ou non indemnisées, soit sous forme de total, soit sous forme d'énumération jour par jour.
3. Période à laquelle les données se rapportent
La liste ou le support magnétique est établi par mois civil et ne peut comporter que des données concernant le paiement des allocations de chômage pour ce mois.
Si un paiement d'allocations familiales doit être effectué à titre de régularisation de prestations familiales arriérées, les données concernant ce paiement doivent être transmises au moyen d'une carte "C. 3.4" pour chaque mois concerné ou d'une liste mécano-graphique séparée, établie par mois de référence.
4. Périodicité de la communication des données.
5. (...)
B. Un duplicata de la liste mécanographique pour les adaptations, les modifications et les corrections éventuelles
L'O.P. envoie cette deuxième liste à la caisse d'allocations familiales, en même temps que la liste dont il est question au point II. A. La caisse d'allocations familiales peut apporter des corrections ou des indications complémentaires ou procéder à des radiations sur cette liste.
Après traitement par la caisse d'allocations familiales, la liste est envoyée le plus rapidement possible, et en tout cas avant la fin du mois, à l'O.P. qui prend note des modifications éventuelles.
S'il n'est pas fait usage d'un duplicata de la liste même, les renseignements suivants concernant l'attributaire chômeur doivent figurer sur la liste complémentaire :
- le numéro du dossier auprès de la caisse d'allocations familiales ;
- le numéro du compte de retraite ;
- le nom et l'adresse de l'attributaire.
III. Entrée en vigueur
Ce nouveau système entre en vigueur immédiatement ; il sera progressivement généralisé à mesure que les O.P. s'y seront adaptés.
A défaut de listes mécanographiques ou de supports magnétiques, il faut continuer à employer la carte "C 3.4".
