La Circulaire C.O. 1217 du 25 juillet 1989 décrit le déroulement des étapes prévues lors de la reprise massive du numéro d'identification national des attributaires, des allocataires et des enfants bénéficiaires, en vue de la création du Répertoire National des Allocations familiales (R.N.A.F).
Reprise du numéro national de l'attributaire
La première étape de ce projet a débuté par l'envoi, au Registre National des Personnes Physiques (R.N), et via la Banque-carrefour de la Sécurité Sociale, des bandes magnétiques contenant les interrogations phonétiques des attributaires repris au Répertoire National des Attributaires (R.N.A.) et pour lesquels le numéro d'identification national est inconnu.
Une interrogation phonétique est une interrogation sur base des zones NOM, PRENOMS et DATE DE NAISSANCE.
Les réponses du R.N. peuvent être de 3 types :
- Une réponse reprenant un numéro national unique : le numéro national unique a donc été trouvé ;
- Une réponse reprenant une liste de numéros nationaux, chaque numéro national étant suivi d'une adresse, du code I.N.S. (Institut National de Statistiques) de la commune et du nom de la commune le R.N. a donc trouvé des synonymes. Une comparaison avec l'adresse et le code postal repris dans le dossier permettra de déterminer le bon numéro national repris sur la liste des synonymes.
- Une réponse spécifiant que le nom n'a pas été retrouvé au R.N.
Lorsque toutes les bandes réponses seront parvenues du Registre National. chaque Caisse recevra :
- Un fichier contenant toutes les réponses uniques concernant ses propres attributaires. Il sera envoyé sur un des supports magnétiques utilisés par la Caisse pour communiquer les mises à jour du R.N.A. Ce fichier aura des enregistrements de 32 caractères :
- 21 caractères reprenant le matricule complet de l'attributaire
Caisse (3); affilié (7), attributaire (11);
- 11 caractères reprenant le numéro national communiqué par le R.N.
Des informations plus précises seront transmises ultérieurement (nom du fichier, blocksize pour les bandes, etc).
- Une liste papier reprenant les cas ayant donné lieu à des synonymes.
Cette liste reprendra les noms, prénoms et adresses complètes de tous les synonymes pour permettre, par la confrontation avec le dossier d'allocations familiales, de retrouver le bon numéro national.
Un spécimen de cette liste sera prochainement envoyé aux Caisses afin de leur permettre de préparer le traitement de leur propre liste.
Les cas non trouvés au R.N. feront l'objet d'un deuxième train d'interrogations avec tolérance sur la date de naissance.
Vu le rythme de travail imposé par le Registre National, quatre mois à dater d'aujourd'hui, seront nécessaires pour traiter toutes les interrogations phonétiques. Toutefois, chaque Caisse sera avertie individuellement, lorsque la totalité des réponses la concernant sera parvenue du R.N., traitée par l'Office et prête à lui être envoyée.
Reprise du numéro national de l'enfant et de l'allocataire
La deuxième étape prévue pour la reprise des numéros nationaux des enfants bénéficiaires et des allocataires, va débuter prochainement.
Considérant que l'interrogation phonétique sur base d'un nom, prénom et date de naissance, en la comparant à une demande de composition de ménage sur base d'un numéro national d'un membre de ce ménage, est beaucoup plus rapidement exécutée au R.N. (50.000 cas/semaine pour une recherche phonétique contre 20.000 cas/semaine pour une demande de composition de ménage), et de plus, produit des réponses plus faciles à traiter , l'Office a décidé de remplacer les demandes de composition de ménage par les interrogations phonétiques lorsque les données contenues dans les fichiers le permettaient.
Un travail similaire à celui exécuté pour réformer le R.N.A. sera donc réalisé afin de créer le R.N.A.F, comprenant les attributaires, les allocataires et les enfants bénéficiaires il s'agira de rechercher les numéros nationaux des enfants et des allocataires sur base de leurs nom, prénom et date de naissance.
Le problème posé par les caisses qui ne connaissent pas la date de naissance de leurs allocataires sera résolu de la manière suivante : une demande de composition de ménage sera demandée sur base du numéro national d'un des enfants de ce ménage (numéro obtenu après l'interrogation phonétique).
Ainsi, tous les individus pour lesquels le numéro national est déjà connu ne devront plus être traités; ceux dont la date de naissance est connue seront traités par la recherche phonétique: et les autres feront l'objet d'une demande de composition de ménage sur base du numéro national d'un enfant de ce ménage.
Dans le but d'estimer la charge de travail concernant cette reprise massive des numéros nationaux des enfants et des allocataires, chaque caisse est invitée à remplir soigneusement, les tableaux repris en annexe 1 (chaque question impliquera nécessairement une réponse). Les réponses doivent parvenir à l'Office, Direction du Contrôle pour le lundi 14 mai 1990 au plus tard.
Enfin, les Caisses qui rencontreront des difficultés particulières à suivre les différentes phases prévues dans ce projet doivent se faire connaître à l'Office, Direction du contrôle, afin que des dispositions particulières soient prises.
