La CO 1383 du 11 mai 2010 relative aux règlements 883/2004 et 987/2009 vous informait (point 7.3.) de l'instauration d'un échange électronique de données entre les institutions compétentes, via le réseau EESSI (Electronic Exchange of Social Security Information). Par ce système de messaging, les formulaires " papier " seront remplacés, entre institutions, par des formulaires électroniques SED's (structured electronic document). Le but est d'ainsi assurer un traitement des droits des citoyens, meilleur, plus sécurisé et plus rapide que ne le permettait le règlement (CEE) n° 1408/71 avec des documents papier.
Les échanges transiteront d'un Etat membre à l'autre via l'Access Point du pays émetteur vers l'Access point du pays récepteur du message et ce, via l'espace central européen.
Le délai initial d'implémentation de ce réseau était fixé au 01/05/2012, soit 2 ans de transition pour y parvenir après l'entrée en vigueur des nouveaux règlements européens (article 95 du règlement d'application 987/2009). Il est rapidement apparu que cela ne serait pas réalisable: le projet a subi un important retard aux différentes étapes de l'implémentation du système au niveau européen, càd au niveau des liaisons entre la Commission européenne et les divers Access Points des Etats (Banque-Carrefour de la Sécurité sociale (BCSS) pour la Belgique). Un consensus entre les Etats a été trouvé pour réorienter le projet qui subsiste mais qui fait l'objet d'une redéfinition en fonctions des besoins.
Dans une note commune, les Etats ont sollicité un report de la date d'échéance de la période transitoire, laquelle a été postposée d'abord au 1er mai 2014, puis, cette date ayant été reconnue irréalisable, à nouveau reportée à une date ultérieure non précisée, vu l'impossibilité actuelle de fixer une date raisonnable.
Le projet a donc peu avancé au niveau international et aucun développement n'a été effectué au niveau national. Cependant, les formulaires destinés à être échangés par ce système existent bel et bien et peuvent être utilisés en version papier. Comme certains Etats utilisent ces formulaires, nous vous communiquons les informations utiles pour leur échange.
Pour le secteur des allocations familiales, il y a 27 SED's qui s'inscrivent dans 9 flux (un flux reprend plusieurs SED's se rapportant à une même situation). Chaque formulaire (SED's) reprend les articles des règlements européens concernés par ce formulaire sous son titre. Au sein d'un même flux, 1 SED sert de question et un autre est envoyé en réponse. Par exemple, le F004 requiert un complément d'informations sur la détermination de compétence et le F005 sera utilisé pour y répondre.
Vous trouverez ci-joint un inventaire des 27 SED's, répartis dans les 9 flux. Ces SED's sont disponibles via le site de l'UE dans toutes les langues (cf ci-dessous).
Les SED's vont bien au-delà des formulaires Exxx et ne les recouvrent donc pas. Ils ont le mérite de reprendre les informations nécessaires aux 27 législations concernées, suivant strictement le contenu des règlements européens.
Vu l'incertitude actuelle qui entoure le projet, l'utilisation des formulaires Exxx est toujours acceptée. Mais, en toute hypothèse, à la réception d'un SED " papier ", il doit y être donné suite par un ou des SED's " papier ", même si ces formulaires prévus pour être échangés électroniquement, ne sont pas conviviaux sur papier (longs et répétitifs).
Les organismes belges peuvent donc envoyer, comme par le passé des formulaires Exx. Certains Etats utilisent très fréquemment les SED's (Pologne, Irlande, pays scandinaves) et bien souvent n'acceptent que des SED's. Si un pays demande l'utilisation d'un SED, l'organisme y répond positivement et le lui envoie.
Les organismes belges doivent répondre par un SED " papier " lorsqu'ils reçoivent une demande d'information par le bais d'un formulaire SED.
Vous trouverez les SED's traduits dans toutes les langues via le site officiel d'EESSI http://ec.europa.eu/social/main.jsp?catId=868 &langId=en en suivant le lien vers CircaBC pour les SED'S Allocations Familiales (Family Benefits - F series). A chaque SED correspond un document " Explanatory notes", des notes explicatives et définitions, permettant de remplir les champs du SED plus aisément.
Afin de bénéficier d'une version toujours actualisée et validée de ceux-ci, l'Office vous demande de veiller à utiliser systématiquement les SED's disponibles à partir du lien ci-dessus.
La présente lettre circulaire constitue un complément à la CO 1386/2014, annexe 1, point 4.
Vous pouvez prendre contact avec l'Office (tatienne.lefebvre@onafts.be) pour toute question concernant l'échange de SED's.
