996/113 du 27 février 2015 - Précisions sur la nouvelle procédure pour la gestion et le traitement des contrôles domiciliaires via l'application FAMICONTROL

1. INTRODUCTION

Depuis le 1^er octobre 2013, la nouvelle procédure qui fait suite à la réorganisation et réorientation du contrôle domiciliaire est en place. La circulaire de l'Office CO 1393 du 19 septembre 2013 en son chapitre 1. point 1.4. vous informait sur cette restructuration du contrôle social et la reprise par FAMIFED, pour l'ensemble du régime, des missions de contrôle domiciliaire. La lettre circulaire 996/106 du 12 novembre 2013 vous donnait toutes les précisions permettant d'appliquer de manière uniforme la nouvelle procédure fixée.

Depuis la mise en pratique de cette procédure, des difficultés ont été rencontrées dans l'utilisation de l'application développée afin de transmettre les demandes de contrôle et les enquêtes entre les caisses d'allocations familiales et FAMIFED. Afin de simplifier cette procédure, une nouvelle application est en cours d'élaboration. Il s'agit de Famicontrol. La première phase de développement de cette application qui a déjà été présentée aux caisses d'allocations familiales, est terminée et sera d'application à partir du 1^er mars 2015.

De plus, suite à la réforme des suppléments sociaux, de nouvelles règles ont été édictées pour déterminer dans quels cas des contrôles urgents doivent encore être demandés dans les cas de l'octroi et des contrôles des familles bénéficiant de suppléments sociaux. Ces règles ont été reprises dans la circulaire 1400 du 11 décembre 2014 en son point 6.2.

La présente lettre circulaire a donc pour but de vous donner toutes les précisions permettant d'appliquer de manière uniforme la nouvelle procédure pour la gestion et le traitement des demandes de contrôles via l'application Famicontrol. Elle remplace à partir du 1^er mars 2015 la procédure décrite dans la lettre circulaire 996/106 du 12 novembre 2013.

Objectifs de l'application Famicontrol:

a) limiter les délais de traitement des dossiers de contrôle

b) enregistrer la demande en ligne

c) permettre la consultation par les caisses d'allocations familiales des résultats de l'enquête dès que ceux-ci sont disponibles

d) rester informé de l'évolution du dossier

e) alimenter automatiquement via le Cadastre les données officielles lors d'une demande de contrôle

f) utiliser une procédure uniforme et sécurisée.

2. ENVOI, TRAITEMENT ET RETOUR DES CONTROLES SUR DEMANDE - DITS URGENTS - A PARTIR DU 1^er MARS 2015

Ce chapitre concerne l'envoi, le traitement et le retour dans le cadre de toutes les demandes de contrôles à l'exception des contrôles aléatoires.

2.1. Pour rappel

Les contrôles immédiats ou urgents sont effectués à la demande d'un gestionnaire de dossier en cas de doute quant à l'exactitude de la déclaration faite ou de la situation décrite par l'assuré social ou lorsque la situation réelle de la famille ne paraît pas correspondre à la situation officielle donnée par les messages électroniques en provenance de la source authentique (CO 1393).

Les contrôles automatiques (liste non limitative)

a) si les familles ne sont pas inscrites au RNPP, sont inscrites à une adresse de référence ou à une adresse différente de l'adresse de correspondance du dossier ;

b) après une nouvelle naissance dans une famille monoparentale bénéficiant des allocations familiales à un taux préférentiel ;

c) lorsque les allocations familiales d'un allocataire qui bénéficie du taux préférentiel accordé aux familles monoparentales sont versées sur un compte commun uniquement pour les nouvelles demandes (donc après le 1^er octobre 2013) ;

d) lorsqu'un ou plusieurs enfants d'une famille suivent des cours dans un Etat autre qu'un Etat de l'UE et autre qu'un Etat avec lequel la Belgique a conclu une convention bilatérale. Ce qui n'exclut pas le recours à la visite domiciliaire lorsque l'organisme de paiement a des doutes sur la situation de familles dont les enfants suivent les cours dans un Etat de l'UE ou dans un Etat avec lequel la Belgique a conclu une convention bilatérale ;

e) si le versement d'allocations familiales doit être effectué sur un compte hors zone SEPA alors que les acteurs du dossier sont domiciliés sur le territoire. (CO 1393).

2.2. Envoi d'une demande de contrôle au service de contrôle de FAMIFED

1. A partir du 1^er mars 2015, toutes les demandes de contrôles urgents doivent être introduites via l'application Famicontrol. Les demandes de contrôles urgents ne peuvent plus être introduites via mail, aucune suite ne sera désormais réservée à celles qui le seraient encore via cette procédure.

2. Chaque caisse d'allocations familiales désigne pour son service un SPOC ainsi que les personnes qui peuvent avoir accès à l'application Famicontrol. Chaque caisse décide du nombre de personnes qu'elle souhaite voir accéder à l'application. Pour ce faire, le SPOC doit compléter et tenir à jour la liste des personnes autorisées via le formulaire type (voir annexe 2) qui sera envoyé au Servicedesk de FAMIFED, à l'adresse suivante: Servicedesk@famifed.be

3. Le Servicedesk de FAMIFED prend en charge l'attribution des identifiants et des mots de passe sur base des listes reçues des caisses d'allocations familiales.

4. Chaque SPOC ainsi que les personnes autorisées accèdent à l'application Famicontrol via cet identifiant et ce mot de passe.

   Le SPOC de la caisse et les personnes autorisées ne peuvent intervenir que pour les dossiers d'allocations familiales desservis par leur caisse d'allocations familiales. Ainsi le SPOC et les personnes autorisées d'une caisse d'allocations familiales ne pourront introduire une demande de contrôle si aucun dossier d'allocations familiales n'est ou n'a été intégré dans le Cadastre au sein dudit organisme.

   Par contre une demande de contrôle peut être introduite dans Famicontrol par la caisse d'allocations familiales pour un de ses dossiers clôturés intégrés dans le Cadastre.

5. Le SPOC et les personnes autorisées par les caisses d'allocations familiales introduisent les demandes de contrôles suivant les consignes précisées dans le guide de l'utilisateur (voir annexe 1) sur base du numéro de dossier et du numéro NISS de la personne à contrôler.

6. Lorsqu'une caisse d'allocations familiales a introduit une demande de contrôle, aucune nouvelle demande de contrôle ne pourra être introduite par cette caisse d'allocations familiales pour ce même numéro de dossier et ce même numéro NISS aussi longtemps que le contrôle qui a fait l'objet de la première demande n'a pas été clôturé. La caisse d'allocations familiales sait que le dossier est clôturé lorsque le dossier a le statut "terminé" (voir liste des statuts au point 2.3).

7. La caisse d'allocations familiales ne peut en principe pas introduire plusieurs demandes de contrôles pour un même dossier sauf si:

   a) le dossier comporte plusieurs allocataires auprès desquels un contrôle doit être effectué

   b) le contrôle a été clôturé (voir point 6) et une nouvelle demande d'enquête est nécessaire.

8. Une demande de contrôle ne peut être introduite que pour des personnes qui sont ou ont été intégrées dans le Cadastre comme acteurs d'un dossier.

9. Lorsque le contrôle doit être effectué auprès d'une personne qui n'est pas intégrée au Cadastre comme acteur d'un dossier, la caisse d'allocations familiales peut à cette fin, intégrer la personne avec le rôle 105 ou 106 selon le cas. Par la suite cette intégration devra impérativement être clôturée, s'il s'avère que cette personne n'est pas un acteur dans le dossier. Exemple: le contrôle doit être effectué chez le grand-père de l'enfant bénéficiaire ou chez un tiers qui n'est pas intégré dans le Cadastre.

10. Une demande de contrôle ne pourra être introduite que si elle est assortie d'une demande de contrôle motivée et complète (le D42). La caisse d'allocations familiales peut également joindre toutes les pièces utiles au contrôle (formulaires, courriers, PV, etc.,) à l'emplacement prévu "annexes".

11. Lors de l'introduction d'une demande de contrôle par la caisse d'allocations familiales, Famicontrol importe de Trivia les données officielles relatives au NISS repris dans la demande (données personnelles, adresse, état civil). Certains champs sont cependant obligatoires pour que la demande de contrôle soit valide et envoyée au contrôleur.

    Ainsi, les données suivantes devront être complétées par la caisse d'allocations familiales:

    a) le rôle linguistique de la personne à contrôler,

    b) les coordonnées (nom, prénom, téléphone et éventuellement l'adresse courriel) du gestionnaire de dossier, qui doit en principe recevoir le résultat du contrôle.

    c) le motif qui génère le contrôle (présence sur le territoire, ménage de fait, naissance famille mono, etc.)

    d) la période à contrôler

    e) le taux

    f) le paiement des AF: oui/non

    Remarque: L'adresse fonctionnelle ou officieuse n'est pas un champ obligatoire. Elle sera complétée par le demandeur de contrôle lorsque l'adresse effective de la personne à contrôler n'est pas l'adresse officielle.

12. Une demande de contrôle doit se faire dans la langue de la région où le contrôle doit être effectué:

    • Un contrôle qui doit être effectué à Namur doit être demandé en français.

    • Un contrôle qui doit être effectué à Gand doit être demandé en néerlandais.

    • Un contrôle qui doit être effectué dans une commune à facilités ou dans la région bruxelloise sera demandé suivant le rôle linguistique de la personne à contrôler.

13. La caisse d'allocations familiales peut demander l'annulation d'un contrôle lorsque par exemple l'information manquante pour la gestion du dossier a pu être obtenue via un autre canal. Cependant l'annulation n'est pas possible pour les contrôles qui ont un statut "terminé" ou "demande de feedback". De même, la demande d'annulation qui interviendrait après que le contrôleur ait déjà réalisé l'enquête, mais que celle-ci n'a pas encore été retournée au service de paiement, ne sera pas prise en compte et le contrôle réalisé sera retourné à la caisse d'allocations familiales.

2.3. Consultation d'une demande de contrôle en cours

La caisse d'allocations familiales peut dans l'application Famicontrol visualiser la situation d'une demande d'enquête via le statut du contrôle et connaître ainsi l'état d'avancement d'un contrôle (le contrôle est-il planifié, terminé, etc.,). Elle n'a cependant la possibilité de prendre connaissance du rapport d'enquête et de toutes les informations relatives au dossier que lorsque le statut du dossier apparait comme "terminé" ou "feedback", les autres statuts n'ayant qu'une valeur informative sur l'état d'avancement d'un contrôle.

Chaque demande de contrôle possède un des statuts suivants:

a) Nouveau: la demande de contrôle n'est pas encore envoyée au contrôleur

b) Envoyé au contrôleur: la demande de contrôle a été envoyée au contrôleur

c) Planifié: le contrôleur a programmé une visite pour le dossier

d) Feedback: la caisse d'allocations familiales a reçu le contrôle en retour qui demande un feedback

e) Terminé: le contrôle est terminé

f) Annulé: le contrôle a fait l'objet d'une annulation

Ces statuts sont importants car de ceux-ci dépendent les actions à entreprendre.

2.4. Traitement et suite à réserver aux contrôles retournés par le contrôle social

1. Lorsque toutes les démarches utiles ont été effectuées par le contrôle social ensuite d'un contrôle, le résultat du contrôle est mis à disposition des caisses d'allocations familiales dans l'application Famicontrol.

2. Comme précisé supra, la caisse d'allocations familiales sait que le résultat d'un contrôle est disponible dès que le statut de contrôle apparait comme " terminé" ou "demande de feedback".

   Le release II de Famicontrol prévu pour fin mai 2015, prévoit que lorsqu'un dossier passe en statut "terminé" ou "demande de feedback" la caisse d'allocations familiales soit informée de ce changement via mail de manière à identifier les contrôles désormais disponibles pour traitement.

3. Les contrôles qui apparaissent avec le statut "terminé" sont considérés comme clôturés au niveau du contrôle social et ne demandent donc aucune démarche complémentaire de la caisse d'allocations familiales.

4. Pour les contrôles qui apparaissent avec le statut "demande de feedback", la caisse d'allocations familiales doit obligatoirement retourner l'action qu'elle a entreprise (récupération, régularisation, suppression du taux, etc.,) pour le dit contrôle dans les 90 jours suivant la mise à disposition du contrôle (soit à la date à laquelle le contrôle est passé sous le statut "demande de feedback").

   Si aucune action n'est entreprise, la caisse doit motiver la raison pour laquelle elle n'a pas suivi les conclusions du contrôleur reprises dans le rapport d'enquête. Sans motivation valable, elle est tenue de respecter la conclusion établie par le contrôleur dans le rapport d'enquête.

5. Lorsque le feedback est complété par la caisse d'allocations familiales, le contrôle passe sous le statut "terminé" et est à ce moment-là clôturé dans Famicontrol.

3. ENVOI, TRAITEMENT ET RETOUR DES CONTROLES ALEATOIRES A PARTIR DU 1^er MARS 2015

3.1 Envoi d'une demande de contrôle aléatoire au service de contrôle de FAMIFED

Dans l'attente de futurs développements prévus dans Famicontrol pour les contrôles aléatoires, les caisses d'allocations familiales procèdent pour l'envoi des listes de contrôles aléatoires à effectuer suivant la procédure actuelle en tenant compte cependant des modifications qu'engendre la CO 1400 dans son point 6.1 pour leur sélection, à savoir:

Pour les contrôles aléatoires relatifs aux suppléments sociaux 41, 42bis/50ter après le 31 décembre 2014: contrôler uniquement les familles monoparentales.

Pour les contrôles aléatoires relatifs au supplément 50bis, la situation reste inchangée, ces contrôles continuent donc d'être organisés suivant les consignes de la CO 1393.

Tableau récapitulatif

Contrôles	Droit au supplément uniquement jusqu'au 31 décembre 2014	Droit au supplément uniquement après le 31 décembre 2014	Droit au supplément avant et après le 31 décembre 2014
Aléatoire mono	contrôle	contrôle	contrôle
Aléatoire duo	contrôle	Plus de contrôle	Pas de contrôle

3.2. Traitement et suite à réserver aux contrôles aléatoires retournés par le contrôle social

La procédure à suivre est la même que pour les demandes de contrôles urgents (voir point 2.3. ci-dessus).

4. Prochains développements dans Famicontrol

Les informations reprises dans la présente décrivent les fonctionnalités de l'application Famicontrol dans sa première phase de développement. De nouvelles fonctionnalités seront disponibles à l'avenir. Nous vous informerons de leur mise à disposition dans l'application Famicontrol.