In het kader van de bestuursovereenkomst heeft de Rijksdienst zich ertoe verbonden jaarlijks in overleg met de kinderbijslaginstellingen de motiveringsmodules te actualiseren waarmee de betalingsinstellingen, conform de richtlijnen van het Handvest van de sociaal verzekerde, de gezinnen passend kunnen informeren over de genomen beslissingen.
I. Wettelijke en reglementaire bepalingen
De laatste tien jaar werden gekenmerkt door een toenemende zorg voor transparantie en verbetering van de communicatie tussen de sociaal verzekerden en de openbare instellingen.
Die tendens was voor het eerst merkbaar met de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid. Artikel 20, §1, 1 ° van die wet regelde de mededeling aan de sociaal verzekerden van de sociale gegevens van persoonlijke aard waarop de instellingen steunden om de rechten te bepalen of te beoordelen. Hetzelfde artikel bepaalde ook dat de genomen beslissing m.b.t. het recht en gebaseerd op die persoonlijke gegevens, meegedeeld moest worden. De gezinnen moesten bovendien op de hoogte worden gebracht van eike wijziging in de beoordeling van het recht.
Een tweede stap werd genomen met de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.
De wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur vormde de beslissende stap. Globaal gezien wil die wet elk bestuursdocument, d.w.z. alle informatie over een persoon, onder welke vorm ook, toegankelijk maken voor die persoon. Die wet verplicht met name op alle brieven de naam, de functie, het adres en het telefoonnummer van de contactpersoon te vermelden, zodat de geadresseerde verdere inlichtingen kan inwinnen.
Vanaf 1996 voegt het begrip van de mededeling van sociale gegevens van persoonlijke aard zich bij dat van de motivering van bestuurshandelingen. De wet van 29 april 1996 houdende sociale bepalingen wijzigde artikel20 van de wet van 15 januari 1990 (houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid). Dat artikel beroept zich voortaan op de begrippen uit de wet van 29 juli 1991 (betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen).
Twee wetten van 25 juni 1997 en 22 februari 1998 wijzigden tenslotte de wet van 11 april 1995 tot invoering van het Handvest van de sociaal verzekerde, een synthese van bovengenoemde bepalingen. Het Handvest omvat de verplichtingen over de motivering van beslissingen, de mededeling van sociale gegevens van persoonlijke aard, de transparantie van het bestuur en het informeren van de sociaal verzekerden.
II. Progressieve invoering in de kinderbijs1agsector
Om zo vlug mogelijk aan de wettelijke voorschriften te beantwoorden en een coherente, eenduidige visie te ontwikkelen, richtte de Rijksdienst reeds begin 1995 een werkgroep op met vertegenwoordigers van de Rijksdienst en de kinderbijslaginstellingen. De werkgroep plaatste de motivering van bestuurshandelingen in de globale communicatieproblematiek om de sociaal verzekerden op een uniforme wijze te kunnen informeren. Van het opstellen van standaardbrieven voor alle situaties werd snel overgegaan tot de uitwerking van 'soepelere' modules die gecombineerd konden worden naargelang de situatie. Een eerste geheel van modules werd ter beschikking gesteld van het betalingscircuit op het einde van het eerste trimester van 1996. Er waren passende modules voor de meeste sociale situaties die een recht op kinderbijslag doen ontstaan of vervallen of geen recht geven op kinderbijslag.
Vervolgens heeft de Rijksdienst de werkgroep verschillende malen samengeroepen om de modules aan te passen aan de wijzigingen in de samengeordende wetten betreffende de kinderbijslag voor werknemers en in andere wetten die een invloed hebben op het recht op kinderbijslag.
III. De actualisering in 2002
Om te beantwoorden aan de verbintenissen in het kader van de bestuursovereenkomst, maar natuurlijk ook om de dienstverleningaan de gezinnen verder te verbeteren, heeft de Rijksdienst de werkgroep opnieuw samengeroepen eind 2001. Sommige modules werden volledig herschreven, andere werden " bijgeschaafd". Ze werden aangepast aan de vernieuwende stromingen die de laatste jaren hun stempel op de K.inderbijslagwet hebben gedrukt, met name de toepassing van het begrip "ouderlijk gezag" en de opheffing van eike discriminatie op basis van het geslacht die het nieuwe begrip "feitelijk gezin" karakteriseert.
Een eerste stap bestond uit het opmaken van een complete inventaris van alle beslissingen en informatie die volgens het Handvest meegedeeld moeten worden aan de sociaal verzekerden en het opstellen van de overeenstemmende modules.
Dat kon gerealiseerd worden dankzij de pro-actieve medewerking en de steun van de kinderbijslagfondsen, de RSZPPO en het Departement Gezinnen van de Rijksdienst, die deelnamen aan de werkgroep.
Tijdens de hele oefening werd duidelijk gesteld dat de uitgewerkte modules bindend waren qua inhoud, maar niet qua vorm. De fondsen zijn vrij zelf elementen toe te voegen om een persoonlijke toets aan hun briefwisseling te geven.
De 63 motiveringsmodules en de modelbrieven op basis van die modules zijn bijgevoegd (respectievelijk bijlage I en bijlage ll).
Mag ik u vragen uw werkwijzen aan te passen, zodat vanaf 1 januari 2003 de inlichtingen en motiveringen zoals voorgeschreven door het Handvest van de sociaal verzekerde en vertaald in de motiveringsmodules, naar de gezinnen gestuurd kunnen worden. De Rijksdienst zal tegen die datum zijn controlemechanisme aanpassen, zodat daarin de kwaliteit van de motiveringshandelingen geleidelijk geïntegreerd kan worden.
