Tenant compte des modifications qui ont été apportées à la réglementation des allocations familiales par la loi-programme du 22 décembre 1989, il s'impose de revoir la mission de contrôle des caisses d'allocations familiales.
Les caisses d'allocations familiales ont, en dehors de la mission de payer les allocations familiales, une obligation de surveillance de leurs membres et des assurés sociaux (attributaires et allocataires).
La mission de paiement des allocations familiales, conformément aux dispositions légales et réglementaires qui étayent le droit, est de nature à donner lieu à un examen sur place qui ne consiste pas en une simple fonction de surveillance dans le sens étroit du terme, c'est-à-dire contrôler la validité des allocations accordées, mais qui peut aussi représenter une tâche sociale en vue d'assister les ayants droit pour établir leurs droits à des allocations plus élevées.
L'obligation qui est faite aux caisses de surveiller les employeurs et les attributaires doit donc être comprise en ce sens et les caisses doivent, pour ce faire, disposer d'un service de contrôle suffisant pour leur permettre de s'acquitter dans des conditions pleinement satisfaisantes de la mission de surveillance qui leur incombe (art. 152 L.C.).
L'attention est particulièrement attirée sur le fait qu'une caisse d'allocations familiales - et plus particulièrement l'organe de gestion - en tant qu'organisme de paiement des allocations familiales "est responsable des actes de ses agents pendant l'exercice de leurs tâches ainsi que des conséquences pécuniaires" (cfr. le 139ème cahier d'observations de la Cour des Comptes - p. 58).
PREMIERE PARTIE
EXAMEN ET VERIFICATION DU DROIT AUX PRESTATIONS FAMILIALES
LE PAIEMENT
A. EXAMEN DU DROIT
1. Demande et formules types
Pour procéder à l'examen d'une demande d'allocations familiales ou de naissance, il sera fait usage des formules types établies par l'Office ; le tableau ci-joint (annexe 1) mentionne ces formules qui ont été établies en collaboration avec la commission désignée à cet effet.
Toute modification apportée à ces formules sera communiquée au moyen d'une lettre circulaire.
La forme des formules à utiliser n'est pas obligatoire, la teneur l'est par contre. Les caisses désireuses d'utiliser des formules adaptées aux besoins de l'informatique doivent donc respecter la teneur des formules types établies par l'Office.
Les dérogations à la teneur ne sont admises qu'avec l'autorisation expresse de l'Office (ex. : certificat scolaire délivré pour les enfants qui suivent des études universitaires).
Les formules périmées seront définitivement retirées de la circulation dès que les caisses en auront été avisées.
2. Personnes concernées
La circulaire C.O. n° 1134 du 12 juillet 1984 souligne le rôle du protuteur dans la communication des renseignements nécessaires à l'établissement du droit aux prestations familiales lorsque les parents déchus de l'autorité parentale y font obstruction.
Dans le prolongement de cette circulaire, nous attirons votre attention sur le fait qu'une demande de prestations familiales ne doit pas nécessairement émaner de l'attributaire ; quiconque a intérêt ou peut faire valoir un intérêt à faire établir le droit aux prestations familiales peut valablement introduire une demande à cette fin.
Si l'attributaire présumé ne coopère pas, les renseignements nécessaires peuvent être fournis par le demandeur ou, au besoin, par la(les) personne(s) désignée(s) à cet effet. Les caisses peuvent apporter leur concours en chargeant un délégué de recueillir les renseignements utiles sur place et en constituant ou en aidant à constituer le dossier.
L'exactitude des renseignements fournis sera dans ce cas confirmée par l'intéressé ou, en l'occurrence, l'allocataire, la personne qui défend les intérêts de l'enfant, le protuteur. Il incombe aussi à cette personne de s ignaler toute modification en ce qui concerne le droit.
3. Formules incomplètement remplies
Les formules incomplètes ne sont en principe pas valables; elles doivent être complétées, à moins que:
- la question laissée sans réponse ou la rubrique manquante ne présente pas d'intérêt pour l'examen et l'établissement du droit;
- les renseignements demandés ne soient déjà en possession de la caisse.
Si on demande expressément d'inscrire la réponse à une question, une biffure n'est en principe pas valable ; de même, la biffure d'une rubrique ne constitue pas une réponse satisfaisante.
Une formule contenant des biffures ne peut toutefois être refusée a priori. La biffure doit être appréciée d'après les autres éléments ou d'après les renseignements fournis précédemment et compte tenu de l'importance que les renseignements à fournir revêtent pour l'examen et l'établissement du droit.
Au besoin, la caisse fera procéder à une enquête sur place.
4. Formules non signées
Une formule qui n'est pas signée n'a aucune valeur.
En signant, le demandeur non seulement confirme sur l'honneur que les renseignements fournis sont exacts, mais reconnaît en outre l'obligation qui lui incombe de signaler immédiatement toute modification au sujet des renseignements fournis, de même que tout élément susceptible de modifier l'octroi ou le paiement des prestations familiales.
Il y a lieu de considérer également que les formules qui ne sont pas datées ne peuvent être prises en considération car elles n'ont pas un caractère probant.
Par la datation le demandeur confirme le moment auquel sa déclaration est déposée.
5. Déclarations et preuves
En principe, le droit est établi sur la base des déclarations des intéressés.
Certaines déclarations concernant des faits ou des dates devront toutefois être étayées par des preuves matérielles.
Exemples:
- le certificat scolaire pour l'étudiant;
- pour le travailleur atteint d'une incapacité de travail : la preuve de son incapacité de 66 % (certificat de la mutualité, de la compagnie d'assurances, du Fonds des maladies professionnelles, etc.);
- pour l'attributaire qui remplit un mandat d'administrateur ou d'administrateur délégué dans l'entreprise (...): l'attestation de l'Office national de sécurité sociale d'où il ressort que l'ensemble du régime de la sécurité sociale lui est applicable à bon escient;
- l'extrait des registres de la population ou des registres des étrangers pour la composition du ménage (sauf instructions contraires, ces extraits sont demandés par les caisses mêmes).
En ce qui concerne les apprentis, les caisses d'allocations familiales ne doivent pas exiger à la fois le contrat d'apprentissage ou l'engagement d'apprentissage contrôlé ainsi que la formule périodique 9P9, mais exclusivement cette dernière pour établir les droits aux allocations familiales à l'origine et périodiquement.
La preuve relative à la qualité de pensionné au sens de l'article 57, L.C. peut être administrée non pas exclusivement sur la base du brevet de pension, mais également par d'autres moyens de preuve.
En ce qui concerne l'attributaire qui est le conjoint de l'employeur ou un membre de sa famille, il n'y a plus lieu de demander systématiquement une attestation de l'Office national de sécurité sociale d'où il ressort que l'ensemble du régime de la sécurité sociale lui est applicable à bon escient.
Si un certain fait ou une certaine date, confirmé ou non par un certificat officiel, est contesté par une personne concernée, celle-ci peut fournir la preuve du contraire par tous les moyens dont elle dispose, témoins compris. Un contrôle sur place peut au besoin également permettre de régler une question.
Exemple:
D'après l'extrait des registres de la population, un enfant est inscrit dans le ménage d'un attributaire à partir d'une certaine date; l'attributaire prétend qu'en réalité l'enfant réside dans son ménage depuis plus longtemps.
Le commissaire de police, les autorités communales ou deux témoins dont la signature est légalisée confirment la déclaration et la date à partir de laquelle l'enfant réside effectivement dans le ménage de l'intéressé.
Un contrôle sur place peut également apporter confirmation.
Conformément aux instructions qui ont été communiquées par le Ministère de la Prévoyance sociale, les caisses s'abstiendront de recourir directement au service de la Police communale pour établir une situation de fait et elles s'adresseront au Bourgmestre, chef de la commune, à qui il appartiendra de décider s'il chargera ses services de police ou un autre service communal d'une enquête déterminée.
Les photocopies d'attestations ne sont valables que si elles sont certifiées conformes par les personnes ou les instances compétentes.
La caisse peut également certifier qu'une photocopie d'une attestation est conforme; le cas échéant, ceci sera fait par un membre du personnel que la caisse a déclaré compétent à cet effet.
6. Dossier individuel
Par attributaire, on constituera un dossier individuel dans lequel seront classés toutes les formules types et tous les documents justifiant le droit; la correspondance échangée sera également classée dans ce dossier.
Le dossier de l'attributaire est conservé dans le classement actif aussi longtemps qu'il est desservi par la même caisse, en quelque qualité que ce soit.
Les caisses qui n'ont pas encore constitué un dossier par attributaire ainsi qu'il est indiqué ci-dessus le feront dans un délai raisonnable compte tenu de leurs possibilités administratives. Un dossier individuel doit toutefois être constitué pour tout nouvel attributaire.
7. Brevet
La circulaire C.O. n° 1153 du 20 novembre 1985 contient les instructions concernant l'utilisation du brevet d'attributaire imposé par arrêté ministériel du 1er août 1985 et entrant en vigueur le 1er septembre 1985.
Le modèle imposé par le Ministre prévoit que l'organisme qui doit délivrer le brevet y appose son cachet et que le directeur ou son délégué le signe. Sans le cachet ou sans la signature, le brevet délivré n'a en fait aucune valeur.
Conformément à l'arrêté ministériel précité, l'organisme d'allocations familiales qui a reçu une demande valable de prestations familiales sollicitera le brevet et utilisera les données fournies à l'aide de ce document pour établir le droit aux prestations familiales.
Si un employeur démissionne de la caisse d'allocations familiales dont il est membre ou si cette caisse cesse d'exister par suite de fusion, de dissolution ou de suppression, la caisse dont il devient membre doit constituer pour chaque attributaire de cet employeur, un dossier contenant au moins le brevet d'attributaire de même que la déclaration de l'employeur concernant le contrat de travail et l'application du régime de la sécurité sociale (Mod. AB).
Si la caisse qui cesse d'exister doit délivrer un brevet d'attributaire, le brevet délivré sera signé par le liquidateur désigné.
Les instructions relatives à la tenue des brevets sont, bien entendu, également applicables aux brevets provisoires, conformément aux instructions relatives aux paiements provisionnels contenues dans la circulaire C.O. 1216.
8. Réouverture d'un dossier
Lorsque le dossier d'un attributaire doit être rouvert et le paiement repris sans qu'on soit en possession d'un brevet d'une caisse précédente, le droit aux prestations devra ressortir des éléments figurant au dossier au moment de la reprise des paiements.
9. Modification de la situation
Toute modification communiquée au sujet de la situation de l'attributaire, des enfants bénéficiaires et de l'allocataire, doit être examinée immédiatement pour déterminer si le droit persiste ou est modifié.
B. VERIFICATION DU DROIT
Lorsque le dossier est constitué et que le droit est établi, on procédera sans délai à la vérification interne telle qu'elle est prescrite dans la circulaire C.O. n° 1067 du 27 mars 1979.
Rappelons que cette vérification doit avoir lieu chaque fois que l'un ou l'autre fait signalé pourrait entraîner une modification du droit antérieur.
C. PAIEMENT DES PRESTATIONS
Les opérations de paiement seront entamées dès que le droit est établi et approuvé.
Tout ordre de paiement doit être justifié.
La circulaire C.O. n° 1067 du 27 mars 1979 prescrit également une vérification interne des opérations de paiement.
DEUXIEME PARTIE
CONTROLE DES EMPLOYEURS, DES ATTRIBUTAIRES ET
DES ALLOCATAIRES
Le droit aux allocations familiales est principalement établi sur la base de déclarations - certifiées sur l'honneur, sincères et complètes et au besoin étayées par des attestations - faites par les personnes qui font valoir des droits pour les enfants ou qui défendent ces droits.
Les prestations dues sont payées à l'allocataire désigné, sur la base des éléments fournis que contient le dossier constitué, et ce, aussi longtemps que la communication ou la constatation d'un fait nouveau n'influence ni ne modifie le droit.
En dépit de la confiance qui est faite aux personnes qui ont fait la déclaration sur l'honneur et en dépit de l'obligation qui leur incombe de signaler toute modification concernant la déclaration ou le droit, la caisse doit toutefois vérifier les déclarations faites, conformément aux obligations en matière de contrôle.
Il n'est pas possible ni nécessaire de contrôler toutes les déclarations sur place.
Il faudra contrôler certaines situations eu égard à leur caractère particulier, leurs contradictions, leur aspect douteux ainsi que dans l'éventualité où un droit plus avantageux pourrait être reconnu.
Pour certains cas, un contrôle effectué par écrit suffira, à savoir la communication de renseignements ou de données et la production d'attestations à des moments bien déterminés.
Par contre, pour d'autres cas, un contrôle sur place s'imposera.
Sur le plan du contrôle, il y a donc lieu de faire une distinction entre:
a) le contrôle par documents et
b) le contrôle sur place.
I. CONTROLE PAR DOCUMENTS
1. Pour le contrôle par documents, il y a lieu d'utiliser les formules types établies par l'Office.
Ici aussi, il faut respecter le principe selon lequel la forme n'est pas obligatoire, mais que la teneur, par contre l'est, lorsqu'une caisse d'allocations familiales souhaite utiliser des formules en fonction de ses besoins en matière d'informatique.
2. Le tableau ci-joint (annexe 1) énumère les situations pour lesquelles la persistance du droit aux allocations familiales doit être contrôlée, aux dates fixées, à l'aide des formules-types indiquées.
Une distinction est faite selon qu'il faut vérifier la situation de l'attributaire, de l'allocataire ou de l'enfant bénéficiaire. Des modalités de contrôle spécifiques s'appliquent à l'attributaire, à l'allocataire ainsi qu'aux enfants bénéficiaires résidant à l'étranger.
Par rapport à la circulaire C.O. 1157 il faut retenir essentiellement les modifications suivantes:
1°) désormais, les formules sont envoyées séparément pour les attributaires et les enfants bénéficiaires;
2°) certaines formules semestrielles deviennent annuelles (9P9, 2P2, 1P1...), tandis que la formule annuelle P16 devient semestrielle;
3°) certaines formules trimestrielles deviennent semestrielles (3P3 et 3P3bis);
4°) la formule P12 reste semestrielle. Elle est étendue à de nouvelles catégories d'attributaires parmi lesquelles les familles monoparentales, les attributaires assujettis aux dispositions des articles 59, 60, 56octies, 56decies,... ;
5°) les échéances semestrielles se situent le 5 juin et le 5 décembre afin d'éviter la réception des documents pendant le mois de référence et les mois de vacances.
Remarque : les caisses qui ont délivré un brevet définitif sont tenues d'envoyer les formules prévues aux dates concernées aussi longtemps qu'elles pou rsuivent leurs paiements. S'il échet, elles communiqueront les éléments influençant le droit ou le paiement à la nouvelle caisse.
L'obligation d'envoyer les formules et d'aviser la caisse suivante est impérative car cette dernière en l'absence d'information contraire présumera que la situation a été contrôlée et est inchangée si bien qu'à bon droit elle poursuivra les paiements.
La négligence entraînant un paiement indu engagera la responsabilité de la caisse en cause.
3. Avec chaque formule type, on vérifie la situation et le droit au cours de la période écoulée, en veillant à ce qu'aucune période ne reste incontrôlée depuis l'établissement du droit.
Si le droit s'est éteint définitivement avant le contrôle à la date prévue, le droit devra malgré tout être vérifié jusqu'à la date à laquelle il a pris fin, et ce, en utilisant également les formules types prescrites.
4. Pour ce qui concerne l'examen et l'appréciation des formules complétées, il y a également lieu d'appliquer les instructions données pour l'examen du droit (cf. Première partie, rubriques n° 3, 4, 5 et 9).
5. Sans préjudice des dispositions de l'arrêté royal du 12 juin 1989 en matière de paiements provisionnels, si en dépit des rappels, l'attributaire ou l'allocataire néglige de renvoyer la formule-type demandée, il sera mis en demeure par lettre recommandée et sera invité à rembourser les allocations familiales octroyées pour la période au cours de laquelle les paiements ne sont pas justifiés.
Son attention sera par ailleurs attirée sur le fait qu'on procédera à la récupération s'il n'émet pas d'objections dans les 10 jours.
Si l'intéressé ne répond pas à la lettre recommandée ou ne renvoie pas la formule type manquante, il faut considérer qu'il reconnaît avoir perçu indûment les prestations. Les prestations octroyées indûment doivent être comptabilisées, déclarées comme telles et devront être réclamées.
Si l'intéressé reconnaît sa dette ou si la formule renvoyée fait apparaître que les prestations n'étaient pas dues pour toute la période pour laquelle elles ont été payées, les prestations perçues indûment doivent être comptabilisées, déclarées comme telles et doivent être réclamées.
6. Si l'attributaire ne prête pas son concours pour communiquer périodiquement les données requises pour le contrôle, ces renseignements seront demandés à l'allocataire ou à la (aux) personne(s) qui défend(ent) les intérêts des enfants bénéficiaires.
La caisse peut, au besoin, charger un de ses contrôleurs d'effectuer le contrôle périodique sur place.
II. CONTROLE SUR PLACE
Ainsi qu'il ressort de l'arrêté ministériel déterminant le modèle des états de contrôle à dresser par l'Office et par les caisses d'allocations familiales en exécution de l'article 141, alinéas 1 à 3, L.C., le contrôle chez l'employeur s'impose d'un double point de vue, à savoir, le contrôle sur le plan des cotisations et le contrôle quant aux allocations. Le contrôle chez les attributaires et chez les allocataires se divise en contrôle lors de la constitution du dossier et en contrôle périodique.
Compte tenu de la complexité et de diverses modifications qui ont été apportées à la législation sur les allocations familiales, le contrôle ne doit pas seulement revêtir un caractère administratif, mais doit aussi constituer un service rendu, tant aux employeurs qu'aux attributaires et aux allocataires ; le contrôle doit en outre être efficace à la fois sur le plan financier et sur le plan social et tout double emploi doit être évité.
Compte tenu de ce qui précède, il y a lieu de respecter les instructions suivantes :
A. Contrôle chez les employeurs affiliés.
1. Contrôle à effectuer immédiatement
Un contrôle est immédiatement effectué chez l'employeur lorsque des déclarations ou renseignements créent ou risquent de créer une situation frauduleuse ou simplement préjudiciable pour lui-même, pour les attributaires qu'il occupe ou pour le régime ou à l'inverse pour des raisons sociales.
Plusieurs contrôles peuvent être effectués pour un même cas, sans qu'ils soient prévus périodiquement. Chaque fois que la caisse l'estime nécessaire, compte tenu des données du dossier et/ou des constatations, elle décidera un contrôle sur place.
Vous trouverez, ci-dessous, à titre d'exemples, quelques cas qui peuvent donner lieu à une telle mission de contrôle:
- l'affiliation de l'employeur connu à l'O.N.S.S. comme relevant de la Commission paritaire de l'industrie hôtelière (catégorie n° 17) : une enquête sur place permettra d'établir la validité de l'affiliation à une caisse libre;
- la constitution et /ou le traitement rapide du dossier d'un ou de plusieurs attributaires implique(nt) une enquête dans un but social ou pour établir les faits contestés;
- il faut régler une situation particulière, sans quoi, il n'est pas possible de traiter le dossier, soit d'un employeur, soit d'un attributaire;
- il y a doute ou contestation quant à la nature ou à la durée des prestations fournies par un ou par plusieurs attributaires.
L'attributaire qui est également travailleur indépendant au sens de l'article 59 L.C. ou encore le conjoint ou un attributaire cohabitant avec l'employeur (article 60 L.C.) peuvent donner lieu à un contrôle immédiat.
2.Contrôle périodique
1°) Contrôle à effectuer tous les deux ans
Y sont soumis les employeurs qui doivent payer directement des cotisations à la caisse pour l'ensemble ou pour une partie de leur personnel.
Pour les employeurs qui sont affiliés à un secrétariat agréé, le contrôle peut avoir lieu au siège de ce secrétariat.
Le contrôle se fait par sondages et se rapporte aux déclarations (modèles F et états de prestations) pour chacune des deux années précédentes.
L'importance des sondages est déterminée en fonction des caractéristiques de l'entreprise.
2°) Les autres cas
Les employeurs qui occupent du personnel attributaire et qui ne sont pas affiliés à un secrétariat social agréé constituent l'effectif des employeurs à contrôler.
Les employeurs intéressés ne doivent plus être contrôlés systématiquement tous les trois ans.
Le contrôle visera chaque année 10 % de cet effectif, étant entendu que les caisses d'allocations doivent, d'une part, opérer une rotation des cas à contrôler afin d'éviter une répétition des contrôles et, d'autre part, empêcher une concentration systématique des enquêtes entre autres sur les nouveaux cas ou dans une même région.
Le contrôle se fait par sondage à effectuer sur les déclarations du personnel attributaire (Modèle G) pour chacune des trois années précédentes.
Quand un comptable ou un secrétariat social non agréé complète les déclarations, le contrôle doit avoir lieu chez le mandataire, mais il y aura lieu de vérifier de surcroît la concordance des déclarations de prestations communiquées par l'employeur même.
L'importance des sondages est également fixée en fonction des caractéristiques de l'entreprise.
Le tableau ci-joint (annexe 2) donne un aperçu des contrôles à effectuer.
B. Contrôle chez les attributaires et chez les allocataires
1. Contrôle à effectuer immédiatement:
Il s'agit en principe d'un contrôle qui ne doit être effectué qu'une seule fois. Compte tenu des constatations ou des données du dossier, il peut toutefois s'avérer qu'une situation doit être contrôlée à plusieurs reprises, sans que le contrôle soit prévu périodiquement; il appartient à la caisse de prendre ses responsabilités dans ce domaine.
Doivent faire l'objet d'un contrôle immédiat:
a) certaines situations ou circonstances de telle nature qu'un contrôle s'impose sans délai;
Le tableau ci-joint (annexe 2) énumère ces cas;
b) les cas dans lesquels il existe un doute quant à l'exactitude de la déclaration faite ou de la situation décrite ; ceci vaut tant pour l'établissement du droit que pour le contrôle administratif. Il en est de même lorsqu'un nouveau fait douteux est signalé.
Bien qu'il ne faille pas considérer tous les cas d'espèce comme douteux, il y a lieu de choisir parmi les cas à contrôler ceux relevant de l'article 51, § 3, 4° à 8° L.C. en donnant priorité à ceux qui sont ou pourraient être bénéficiaires de suppléments prévus aux articles 42bis et 50ter L.C.
Ces catégories sont bien entendu citées à titre exemplatif et il appartient à la caisse d'élargir au besoin son contrôle à d'autres catégories de cas ainsi que, par exemple, les cas relevant de l'article 56quater ou 56octies L.C.
La caisse doit donc décider si un cas doit être ou non considéré comme " douteux", mais il est requis de contrôler de surcroît un certain nombre des cas précités, fut-il limité, tout en respectant les instructions de la circulaire C.O. 1216 en matière de paiements provisionnels.
2. Contrôle périodique
a) Contrôle à effectuer tous les trois ans
Ce contrôle porte exclusivement sur la catégorie des orphelins bénéficiaires des taux prévus à l'article 50bis L.C. en prenant comme base la deuxième année après le décès.
b) Contrôle périodique par sondages
L'éventail des cas d'attributaires à contrôler a été élargi à toutes les catégories soumises à des conditions de droit restrictives afin que le contrôle équilibre davantage le dépistage des droits méconnus et la suppression des abus.
C'est ainsi que seront désormais contrôlées:
- les familles monoparentales et les familles bénéficiaires des taux de base mais susceptibles de percevoir les suppléments (chômeurs, invalides, pensionnés, orphelins);
- les familles bénéficiaires de suppléments, sous certaines conditions en matière de cohabitation, de revenus...
Une norme générale des contrôles périodiques est fixée à l'égal de 10 % par an. Il va de soi que si l'effectif d'une catégorie est très limité, le pourcentage de 10 % doit être augmenté, sans toutefois que le pourcentage global de 10 % sur l'ensemble des catégories soumises à ce contrôle soit dépassé.
c) Les enfants bénéficiaires
Bien qu'aucune mesure générale de contrôle ne doive être prise vis-à-vis des bénéficiaires, il y aura lieu lors du contrôle chez les attributaires et allocataires de contrôler les droits des bénéficiaires âgés de plus de 16 ans soumis aux conditions particulières des articles 47, 62, 63, L.C.
C. Le rapport
Il importe que l'enquête porte sur toutes les particularités devant faire l'objet d'un contrôle.
Le préposé qui a procédé à l'enquête doit établir un rapport sur chaque enquête. Ce rapport sera clair et concis et mentionnera les personnes interrogées, les documents contrôlés et les faits constatés.
Les personnes interrogées, l'employeur ou son préposé, l'attributaire, l'allocataire, éventuellement l'enfant bénéficiaire, doivent signer le rapport, accompagné de la mention : "Lu et approuvé". En cas de refus, il y a lieu d'en faire mention.
En cas de refus de la part des employeurs, des attributaires et des allocataires de se soumettre au contrôle, les caisses appliqueront les sanctions prévues par leur règlement.
D. Les états relatifs aux opérations de contrôle (Annexes 3 et 4)
Les états ont été adaptés aux présentes instructions, tout en respectant les mesures prescrites par l'arrêté ministériel du 27 juin 1956, pris en exécution de l'article 141, L.C. (C.O. n° 499 du 14 août 1956).
Les modèles I et II correspondent aux nouveaux objectifs de contrôle. Pour garantir l'uniformité et l'exactitude de la déclaration, il y a lieu de tenir compte des principes suivants.
1. Modèle I (D163)
Au 1er janvier de chaque année calendrier, il y a lieu d'indiquer le nombre d'employeurs avec personnel attributaire qui ne doivent pas être contrôlés, ceci à des fins statistiques (rubrique 1).
Le nombre d'employeurs qui sont assujettis au contrôle et qui constituent l'effectif à contrôler sera déclaré sous la rubrique 2.
Ce nombre de cas à contrôler au 1er janvier reste inchangé pour toute l'année.
Il va de soi qu'en cas de diminution de l'effectif dans le courant de l'année calendrier, il y a toutefois lieu d'atteindre la norme des 10 % fixée en fonction de l'effectif initial.
Cette rubrique 2 doit contenir le nombre total d'employeurs soumis au contrôle périodique, soit qu'ils sont redevables de cotisations capitatives (1ère sous-rubrique), soit qu'ils occupent du personnel attributaire tout en n'étant pas affiliés à un secrétariat social agréé (2ème sous-rubrique).
2. Modèle II (D164)
Au 1er janvier de chaque année, il y a lieu d'indiquer le nombre de dossiers d'attributaire soumis au contrôle, soit tous les trois ans, soit par sondages à l'égal de 10 % de l'effectif soumis au contrôle.
Comme pour le contrôle des employeurs, la norme de 10 % doit être calculée sur le nombre initial de l'année, indépendamment des mouvements qui se produisent dans l'effectif (entrées et sorties).
3. Employeurs, attributaires et allocataires pour lesquels un contrôle est exigé
Quand différentes situations doivent être contrôlées chez un employeur, chez un attributaire ou chez un allocataire, il y aura lieu de n'indiquer qu'une seule unité sous la rubrique des cas à contrôler.
Ainsi, si une famille monoparentale est bénéficiaire des suppléments prévus à l'article 42bis, une seule enquête devra être programmée et déclarée après exécution.
4. Rubriques des cas contrôlés
Dans la rubrique "nombre de contrôles effectués immédiatement", il ne faut indiquer que les contrôles tout à fait terminés. S'il a fallu plusieurs visites pour un seul et même cas, toutes ces visites ne constituent qu'un seul contrôle effectué.
Si plusieurs situations ont été contrôlées pour un seul et même employeur ou pour un seul et même attributaire, elles ne constituent également qu'un seul et même contrôle.
Quand différentes situations pour un même employeur ou un même attributaire sont à contrôler, elles doivent, après enquête, figurer comme une seule unité dans la rubrique des contrôles exécutés.
5. Rubriques des "cas régularisés"
Le résultat financier des opérations de contrôle doit être indiqué dans ces rubriques.
Il s'agit des résultats financiers dus à la découverte de faits nouveaux lors de l'enquête et non de ceux résultant d'une assistance sur place pour établir les droits ou d'une enquête pour éclaircir des éléments douteux figurant au dossier.
Dans un document annexe, les caisses sont invitées à commenter le déroulement des opérations de contrôle, le résultat financier des enquêtes en indiquant notamment le motif de la régularisation, soit au bénéfice des familles, soit en récupération et d'y ajouter toutes indications appropriées qui permettent de dégager des évaluations sur l'intérêt et l'opportunité des contrôles effectués et la répétition des anomalies.
E. Entrée en vigueur
Les programmes de contrôle, tant par voie de documents administratifs que sur place, entrent en vigueur au 1er janvier 1991.
Le contrôle initial par voie de document couvrira la période prenant cours à la date ultime de la dernière période visée par la circulaire C.O. 1157.
Les enquêtes prévues par la circulaire C.O. 1157 qui sont en cours d'exécution et pour lesquelles un doute existe quant à la réalité des droits doivent être poursuivies et classées dans la catégorie des contrôles à effectuer immédiatement dans le nouveau programme de contrôle.
