Overeenkomstig de dienstbrief van 7 april 2003 (referentie II/B/997/52/BI) dienen alle gegevens stipt en nauwkeurig aan het Kadaster doorgegeven te worden. Alle dossiers waarin het recht op kinderbijslag, kraamgeld of adoptiepremie wordt onderzocht, moeten in het Kadaster geïntegreerd zijn. Als gevolg hiervan geeft het Kadaster een exacte weergave van het aantal dossiers in onderzoek, geweigerd, in betaling of in debet.
Een controleprocedure op het niveau van de kinderbijslagfondsen moet nagaan of het systeem van de betaling van kinderbijslag sluitend gemaakt is. Het systeem kan als "waterdicht" worden beschouwd indien enerzijds elke invoer van een nieuw dossier in de eigen gegevensbank en anderzijds elke relevante wijziging of beweging in een bestaand dossier in de eigen gegevensbank, automatisch weerspiegeld worden in het Kadaster.
De bedrijfsrevisor dient:
- de controleprocedure te valideren;
- de controleprocedure te beschrijven in zijn basisverslag;
- het systeem van de betaling van de kinderbijslag te certificeren.
Aan de hand van een adequate steekproef dient de revisor elk kwartaal te bevestigen dat de gegevens van alle dossiers in de databank van het fonds stipt en nauwkeurig aan het Kadaster doorgegeven zijn. De uitgevoerde steekproef dient minimaal 50 volledig willekeurige dossiers te bevatten. Deze dossiernummers dienen te worden vermeld in het kwartaalverslag. Indien de revisor vaststelt dat één of meerdere dossiers niet zijn geïntegreerd in het Kadaster, dient er een bijkomende steekproef over 50 volledig willekeurige dossiers te worden uitgevoerd. Tevens dient er te worden onderzocht waar het probleem zich bevindt en dit te ondervangen.
Gezien het Kadaster van de kinderbijslag volledig operationeel werd op 1 juli 2004, moet de revisor de integriteit van de databanken garanderen. Dit betekent dat de revisor in zijn verslag vanaf het eerste kwartaal 2005 deze garantie moet geven. In het kader van de responsabilisering zal hiermee rekening worden gehouden in het vierde criterium, "de kwaliteit van de organisatie", vanaf het jaar 2005 (dienstjaar 2006 voor de responsabiliseringstoelage).
