De Rijksdienst heeft er zich, in het kader van zijn bestuursovereenkomst, toe verbonden "jaarlijks in overleg met de kinderbijslagfondsen de motiveringsmodules te actualiseren die de betaalinstellingen ondersteuning bieden bij het verstrekken van een passende motivering van de genomen beslissingen aan de gezinnen, conform de voorschriften van het Handvest van de Sociaal Verzekerde".
Op 23 september 2002 verspreidde de Rijksdienst de eerste actualisering van de motiveringsmodules, samen met voorbeelden van modelbrieven samengesteld aan de hand van die modules.
In die eerste fase werd voornamelijk inhoudelijk gewerkt. Er werd een inventaris opgemaakt van alle beslissingen en informatie die volgens het Handvest meegedeeld moeten worden aan de sociaal verzekerden, en de overeenstemmende modules werden opgesteld.
In 2003 ging de aandacht vooral uit naar de vorm en, meer bepaald, naar de leesbaarheid van de modules. Enerzijds werd de lengte van de paragrafen, zinnen en woorden aangepast, anderzijds werd het taalgebruik vereenvoudigd.
De recente wijzigingen aan de regelgeving hebben geen impact op de formulering van de huidige motiveringsmodules. In 2004 betrof de actualisering dus enkel de aanvulling en verbetering van de bestaande modules. Daarbij werd rekening gehouden met de vraag van het Beheerscomité van de Rijksdienst om toe te voegen dat de persoon die een beroep indient, vertegenwoordigd mag worden door de afgevaardigde van een vakorganisatie die een schriftelijke volmacht heeft (art. 728, § 3 Gerechtelijk Wetboek). Ook werd in twee modules een verwijzing toegevoegd naar het koninklijk besluit van 26 oktober 2004 (van toepassing vanaf 1 januari 2005) voor de toekenning of de weigering van de sociale toeslagen uit de artikelen 42bis en 50ter KBW.
U vindt een gedetailleerd overzicht van alle aanpassingen in bijlage. De aangebrachte wijzigingen houden rekening met de suggesties en opmerkingen van de kinderbijslaginstellingen, de actoren op het terrein en voornaamste gebruikers van dit instrument.
Er is dit jaar voor geopteerd geen gebonden versie, maar een geperforeerde versie van het document te verspreiden, zodat later enkel de pagina's met aanpassingen verstuurd kunnen worden. De lay-out werd daartoe aangepast: tussen de verschillende modules werd meer witruimte gelaten en elke modelbrief begint op een nieuwe pagina.
Ik herinner u eraan dat de opgestelde modules bindend zijn qua inhoud maar niet qua vorm. Elk fonds is vrij klantvriendelijke elementen toe te voegen en wordt zelfs aangemoedigd dat te doen: een betere communicatie blijkt vaak efficiënter in het dossierbeheer en spaart tijd uit.
Voor meer informatie of eventuele opmerkingen kunt u steeds bij mijn diensten terecht.
Bijlage
