Met de omzendbrief 996/25 van 4 juni 2002 werden de kinderbijslaginstellingen verzocht een nieuw brevet van rechthebbende te gebruiken opgesteld in het raam van een protocol afgesloten in het betalingscircuit uitgebreid tot de sector van de zelfstandigen en de RSZPPO. Een gebruikersgids van het brevet leverde de nodige verduidelijkingen om de overdracht te waarborgen van de gegevens noodzakelijk voor de voortzetting van de betalingen.
Met de omzendbrief 996/32 van 14 maart 2003 werden verduidelijkingen aangebracht om uiteenlopende toepassingen te vermijden, vastgesteld na afloop van een eerste periode van gebruik van dit nieuwe brevet van rechthebbende.
Met de omzendbrief van de Rijksdienst 1348 van 11 februari 2004, die de procedure van het automatisch onderzoek van het recht invoerde, werd de gebruikersgids van het brevet aangepast. Zo werden de modaliteiten voor het verzenden van het brevet in de oude en in de nieuwe procedure er gedefinieerd. Bovendien werd het brevet zelf geactualiseerd volgens de evolutie van de reglementering, namelijk: de forfaitaire bijslag gekoppeld aan het recht van het geplaatst kind in een onthaalgezin (artikel 70ter, KBW) en de kinderbijslag voor kinderen getroffen door een aandoening en geboren na 1 januari 1996 (artikelen 63 en 47, KBW).
Met de omzendbrieven 996/50 van 6 juli 2004 en 997/61 van 16 december 2004 werden bijkomende verduidelijkingen verstrekt over de administratieve invoering van de RIP en de DMFA, het automatisch onderzoek van het recht en het gebruik van het brevet.
De omzendbrief 996/58 van 12 januari 2006 herinnerde aan de essentiële principes bij het versturen van het brevet, reeds uiteengezet in de hierboven vermelde omzendbrieven. De gebruikersgids voor het brevet van rechthebbende werd ook geactualiseerd rekening houdend met de ervaring opgedaan sinds de verspreiding van het brevet en met de toepassing van het automatisch onderzoek van het recht.
Deze nieuwe omzendbrief brengt wijzigingen aan de omzendbrief 996/58, rekening houdend met de verschillende opmerkingen en vragen om verduidelijking van de betalingsinstellingen.
De wijzigingen ten opzichte van de vorige omzendbrief staan cursief.
1. AANDACHTSPUNTEN
1.1. Concept van het automatisch onderzoek van het recht.
Het automatisch onderzoek van het recht heeft als doelstelling het kinderbijslagfonds dat de kinderbijslag betaalt het recht te laten onderzoeken in de plaats van het daaropvolgend bevoegd kinderbijslagfonds.
De filosofie van het automatisch onderzoek van het recht steunt op het feit dat alle socio-professionele en familiale gegevens toegankelijk zijn voor het kinderbijslagfonds dat het recht onderzoekt. Bijgevolg wanneer het recht voor een kind met betrekking tot een vorige periode moet worden onderzocht, is het de laatst bevoegde kas die belast is met het onderzoek van het recht van de rechthebbende voor de gehele verlopen periode, zelfs als er verschillende rechthebbenden of kinderbijslagfondsen bij betrokken zijn .
1.2. Termijn voor het verzenden van de ontvangstmelding per e-mail
De termijn voor het verzenden van de ontvangstmelding per e-mail bedraagt 20 dagen.
1.3. Regulariseren van kinderbijslag wegens een buiten de termijn verstuurd brevet
De termijn voor het verzenden van het brevet is een maand, te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de socioprofessionele gegevens (DMFA, werkloosheid, ziekte...) (zie gids van de gebruiker als bijlage bij de CO 1348). Men gaat er van uit dat de datum van ontvangst van de gegevens door het fonds valt op zeven kalenderdagen na de datum waarop het bericht is verwerkt door de KSZ; concreet bedraagt de termijn voor het verzenden van het brevet dan ook een maand en zeven dagen, te rekenen vanaf deze datum van verwerking.
....
Het laattijdig versturen van het brevet door het oorspronkelijke fonds binnen de nationale verdeling wordt gesanctioneerd met een regularisatie tussen inste llingen. (....)
Het volgende fonds, dat "slachtoffer" is, kan een regularisatie van de betalingen vragen als de termijn overschreden is.
1.4. Toepassing van de oude procedure tussen de RSZPPO en de uitbetalingsinstellingen
Hoewel de RSZPPO momenteel DMFA's eigen aan zijn sector verstuurt, blijft de procedure van het onderzoek door het bevoegde fonds (de vroegere procedure) tussen deze instelling en de kinderbijslagfondsen en de RKW behouden.
De kinderbijslaginstellingen zullen in het bijzonder verwittigd worden van de toepassing van het automatisch onderzoek van het recht door en ten opzichte van deze instelling.
1.5. Redelijke termijn voor het afsluiten van de periode van integratie van alle betrokkenen
Zodra het brevet verstuurd is naar het volgende fonds, moet het oorspronkelijke fonds de integratie van alle betrokken actoren afsluiten.
1.6. Redelijke termijn voor het afsluiten van de geldige betalingsperiode in het Kadaster.
Volgens de omzendbrief II/B/997/52/BI van 7 april 2003 moet de oorspronkelijke betalingsinstelling (Fonds A) de einddatum van geldige betaling ten laatste de dag van de verzending van het brevet integreren in het Kadaster. Om geschillen te vermijden moeten alle kinderbijslaginstellingen die regel strikt naleven.
1.7. Versturen van de ontvangen gegevens na de verzending van het brevet
De socioprofessionele gegevens die nog ontvangen worden na het versturen van het brevet door het oorspronkelijke fonds via de fluxen zoals de D042 (werkloosheidsprestaties), moeten niet via het bijkomend brevet verstuurd worden naar het volgende fonds. De gegevens die via de socioprofessionele fluxen worden doorgestuurd worden namelijk ook gestuurd aan het volgende fonds voor de periode van integratie bij dit fonds.
De mutaties afkomstig van het RNP ontvangen na de verzending van het brevet moeten niet doorgegeven worden via een bijkomend brevet aangezien het volgende fonds de gezinssamenstelling moet controleren bij ontvangst van het brevet (CO 1355).
Alle andere informatie buiten het circuit van de elektronische fluxen die het oorspronkelijke fonds of het volgende fonds ontvangt na de verzending van het brevet (controleformulieren, model X,...), moet daarentegen doorgegeven worden aan het betrokken fonds via het bijkomend brevet.
1.8. Vermelding op het brevet van een van (een) eventuele bankrekening(en) op naam van het kind
Om een rechtgevend kind dat geplaatst werd en voor wie de kinderbijslag gestort werd op een spaarboekje, bij zijn meerderjarigheid te kunnen informeren over het bestaan van (een) spaarboekje(s) worden voortaan op het brevet het rekeningnummer en de financiële instelling vermeld, zelfs als het kind niet langer geplaatst is of het derde opnieuw betaald wordt aan een natuurlijke persoon. De module "brevet" werd in die zin aangepast.
Deze nieuwe gegevens moeten zo snel mogelijk opgenomen worden vanaf 1 januari 2007 en ten laatste vanaf 1 april 2007 voor alle gevallen waarin tenminste 1 betaling plaatsvond op een spaarboekje na 1 januari 2007.
2. HERINNERING VAN ENKELE ESSENTIELE REGELS
2.1. De procedure van het automatisch onderzoek van het recht (....)
Wanneer de gebeurtenis die leidt tot het verzenden van het brevet een elektronische flux is, bedraagt de termijn voor het verzenden een maand + zeven dagen vanaf de datum van verwerking door de KSZ (opgenomen in de prefix van elk bericht).
Als het oorspronkelijke kinderbijslagfonds meer dan één DMFA-bericht ontvangt, begint de termijn van een maand te lopen vanaf de ontvangstdatum van de DMFA die bepalend is voor de bevoegdheidswijziging.
Opmerkingen
- DMFA die leidt tot de verzending van het brevet
De procedure van het automatisch onderzoek van het recht is zowel van toepassing bij een wijziging in de socio-professionele situatie van de rechthe bbende als bij een verandering van de voorrangsgerechtigde rechthebbende.
In geval van verandering van de voorrangsgerechtigde rechthebbende is de vraag evenwel welke DMFA leidt tot de verzending van het brevet als men een RIP- of DMFA-gegeven ontvangt voor een actor 103 of 106 (bijslagtrekkende of derde die voorrangsgerechtigde kan worden) die voordien zonder beroep of daarmee gelijkgesteld was.
Moet men rekening houden met de DMFA van de maand waarin de gebeurtenis zich voordeed die de verandering van rechthebbende rechtvaardigt, of met de DMFA met betrekking tot de eerste dag van het kwartaal na dat waarin de gebeurtenis plaatsvond, wetende dat de verandering van voorrangsgerechtigde rechthebbende ingaat op de eerste dag van het kwartaal volgend op de gebeurtenis, voor zover de voorrangsgerechtigde rechthebbende nog altijd de hoedanigheid van rechthebbende heeft op die datum.
Als men geen RIP-out ontvangen heeft, is de DMFA over de maand van de gebeurtenis die de verandering rechtvaardigt, beslissend voor de verzending van het brevet.
Als men een RIP-in (= gebeurtenis) ontvangt voor een bijslagtrekkende die mogelijk voorrangsgerechtigd is en die zich voordien niet in een beroeps- of gelijkgestelde situatie bevond, moet men de bevestiging van de verandering van bevoegdheid afwachten, dat wil zeggen de DMFA van het kwartaal van de RIP-in (= gebeurtenis). Als de DMFA van het betrokken kwartaal geen datum van uitdiensttreding vermeldt, betekent dat immers dat de persoon nog altijd in dienst is, in iedere geval de 1ste dag van het volgende kwartaal.
Het fonds moet dan het brevet van ambtswege naar het nieuw bevoegde fonds sturen binnen de gestelde termijn, dus ten laatste 1 maand en 7 dagen te rekenen vanaf de datum van verwerking van de DMFA bij de KSZ.
Dezelfde vraag stelt zich in geval van verandering van rechthebbende als de bijslagtrekkende of de derde die rechthebbende wordt zich in een toekenning s situatie bevindt. Ook in dat geval moet het brevet verstuurd worden binnen 1 maand en 7 dagen na ontvangst van de flux D042 of D046 met betrekking tot de gebeurtenis die de verandering van rechthebbende rechtvaardigt.
NB. Wat voorafgaat, geldt in het kader van de nieuwe procedure van het automatisch onderzoek van het recht. Als de bevoegdheid overgaat op een instelling waarmee de fondsen volgens de oude procedure werken, is het de RIP of de ontvangst van de flux D042 of D046 die leidt tot de verzending van het brevet van ambtswege (met eventueel provisionele betaling in afwachting van de kwitantie).
Het automatisch onderzoek van het recht impliceert dat de oorspronkelijke kinderbijslaginstelling het dossier opvolgt in al zijn aspecten, tot en met de vaststelling en de betaling van een verhoogde schaal of een sociale toeslag (42bis of 50ter). Pas op het moment dat het oorspronkelijke kinderbijslagfonds alle gekwalificeerde gegevens bezit die de bevoegdheidswijziging bevestigen, wordt het dossier doorgegeven aan de volgende kinderbijslaginstelling met een brevet.
Zodra het volgende fonds het brevet ontvangen heeft, moet het evenwel nagaan of er geen onderbreking geweest is in de werkloosheid (ook in de maand van de overdracht).
Bijvoorbeeld: Een meerderjarig kind verlaat het gezin van zijn werkende moeder om bij zijn werkloze vader te gaan wonen in januari. De verandering van rechthebbende gaat in op 1 april. Het oorspronkelijke fonds moet dus het recht van de werkloze rechthebbende onderzoeken. Het onderzoek bevestigt het recht " langdurige werkloze". Het oorspronkelijke fonds stuurt het brevet in maart naar het volgende fonds en betaalt de kinderbijslag en de toeslag 42bis voor de maanden februari en maart. Het oorspronkelijke fonds kan zijn integraties afsluiten, aangezien zijn betalingen geldig waren volgens de fluxen in zijn bezit. Hoewel de maand maart nog betaald werd door het oorspronkelijke fonds, moet het volgende fonds nagaan of de rechthebbende nog altijd de hoedanigheid van werkloze had in de maand maart.
- Procedure in geval van ontslag van de werkgever
Als de werkgever verandert van kinderbijslagfonds, moet het dossier onmiddellijk doorgestuurd worden naar het nieuwe fonds van de werkgever. Men moet niet wachten op het DMFA-bericht. Op basis van de RIP-gegevens bepaalt men welke rechthebbenden (nog) in dienst zijn van de werkgever en zich niet in een geneutraliseerde situatie bevinden op de begindatum van de nieuwe aansluiting. De Rijksdienst bevestigt het principe uit CO 1309 van 20 juni 1997. De brevetten worden gestuurd in de loop van de eerste maand van de nieuwe bevoegdheid. Het oorspronkelijke fonds betaalt de kinderbijslag voor de maand van de overdracht (via "raadpleging ontvangen attesten").
2.2. Invullen van het brevet
Het doel van het brevet is het doorsturen van alle gegevens die relevant zijn voor het recht op kinderbijslag bij een kinderbijslaginstelling die ze bezit (fonds A) naar een andere kinderbijslag¬instelling die ze nodig heeft om de betaling van de kinderbijslag voort te zetten (fonds B).
2.2.1. Invullen van het brevet in geval van automatisch onderzoek van het recht
Wat betreft het automatisch onderzoek van het recht, moeten de relevante gegevens om aan deze doelstelling te beantwoorden, verplicht betrekking hebben op de rechthebbende van het volgende fonds. De gegevens betreffende de rechthebbende van het oorspronkelijke fonds zijn niet relevant voor het volgende fonds.
Rubriek B moet echter in alle gevallen worden ingevuld.
2.2.2. Exhaustieve invulling van de rubrieken nodig voor het automatisch onderzoek van het recht
Om te beantwoorden aan het vastgestelde doel werd het brevet ontworpen rekening houdend met de meerderheid van de socioprofessionele en de gezinssituaties van de betrokkenen. Het is dan ook niet noodzakelijk dat alle rubrieken of vakken worden ingevuld . De gids van de gebruiker preciseert welke rubrieken of vakken altijd moeten ingevuld worden, maar in alle gevallen waar rubrieken en/of vakken verplicht in te vullen zijn, moeten ze exhaustief ingevuld worden. Vaak werd namelijk vastgesteld dat sommige rubrieken niet of niet correct waren ingevuld, met name:
- De rubriek "rechthebbende"
Zone: "Samenstelling en behoud van het statuut van langdurig werkloze"
Wanneer een werkloze wordt aangeworven door een nieuwe werkgever, moet het oorspronkelijke fonds deze rubriek invullen om de reeds samengestelde periode van werkloosheid te waarborgen in geval van samenstelling van het statuut van langdurig werkloze, om de toepassing van de wet d'Hondt te verzekeren.
Maar al te vaak laten de fondsen na deze rubriek in te vullen, hoewel de rechthebbende werkloos was, of vullen ze het punt in betreffende het verwerven van het statuut van werkloze in plaats van het punt betreffende het behoud van het statuut van werkloze.
Zone: "Controles ter plaatse of controles via formulieren"
Moet slechts ingevuld worden als de bevoegdheidswijziging het gevolg is van een verandering van rechthebbende en die nieuwe rechthebbende het statuut heeft van werkloze, invalide of gepensioneerde.
- De rubriek "vierde actor": deze rubriek moet ingevuld worden in alle gevallen waar er een of meer vierde actoren zijn .
- De rubriek "diversen": deze rubriek is bedoeld voor alle gegevens die niet zijn opgenomen in de diverse andere rubrieken en die van belang kunnen zijn voor de volgende instelling. In deze rubriek dient men ook de gegevens te vermelden betreffende een wijziging van de reglementering of nieuwe reglementering die nog niet is opgenomen in het brevet, in afwachting van een aangepaste versie van het brevet.
- De controleformulieren die het oorspronkelijke fonds ontving, moeten vermeld worden op het brevet.
Als het oorspronkelijke fonds deze controleformulieren ontvangt na het verzenden van het brevet, dan moet het dit melden via het bijkomend brevet aan het volgende fonds.
Het controleformulier moet verstuurd worden door het fonds dat zijn betalingen moet rechtvaardigen. Als het brevet verstuurd werd in september, moet het fonds A de P7 versturen naar de bijslagtrekkende. Ook als het brevet verstuurd werd in de loop van de laatste maand van de wachttijd, bijvoorbeeld in de maand april, moet het fonds A de P20 versturen.
Opmerking
Als het volgende
kinderbijslagfonds (fonds B) een brevet van ambtswege ontvangt, moet het onmiddellijk het dossier overnemen. Als het brevet van ambtswege onvoldoende gegevens bevat om de betalingen over te nemen moet het volgende
kinderbijslagfonds (fonds B) het oorspronkelijke
kinderbijslagfonds (fonds A) hiervan onmiddellijk op de hoogte brengen, zodat fonds A het dossier kan aanvullen en de (provisionele) betaling eventueel kan aanvatten of voortzetten. Het brevet wordt niet teruggestuurd voor een detail.
2.3. Herinnering van het brevet
In geval van herinnering van een brevet moet een duplicaat verstuurd worden, en niet zomaar een gewone herinnering.
2.4. Verzenden van het brevet van ambtswege in de procedure van het onderzoek van het recht door het bevoegde fonds (oude procedure)
Wanneer een instelling een brevet van ambtswege verzendt, moet een datum van einde van betaling worden vermeld als het fonds zijn betalingen stopzet. Dit is het geval als het oorspronkelijke fonds de kinderbijslag niet provisioneel kan betalen. In dat geval moet de instelling geen enkele kwitantie versturen.
Als het oorspronkelijke fonds de betaling van de kinderbijslag echter provisioneel voortzet, moet geen datum van einde van betaling vermeld worden. In dat geval moet de volgende instelling een kwitantie versturen voor die zijn betalingen kan aanvatten.
Instelling A verzekert nog de betaling van de maand waarin de kwitantie is verstuurd.
Instelling B begint zijn betalingen vanaf de maand volgend op die waarin de kwitantie is verstuurd.
Om een onderbreking van de betalingen te vermijden, moet het oorspronkelijke kinderbijslagfonds rekening houden met de datum vermeld op de kwitantie om te bepalen op welke datum het volgende kinderbijslagfonds de betalingen overneemt.
3. Gids van de gebruiker van het brevet
De hierbij gevoegde gids van de gebruiker werd aangepast, rekening houdend met alle aandachtspunten, de herinnerde regels, de wets- en reglementaire wijzigingen en andere opmerkingen geformuleerd door de kinderbijslaginstellingen naar aanleiding van de toepassing van de nieuwe procedure en het verzenden van het nieuwe brevet.
In het brevet zelf werden vier vakken bij de rubriek "rechtgevende kinderen" gewijzigd, ofwel conform de reglementaire wijzigingen ofwel omwille van de duidelijkheid van de gevraagde informatie. Een rubriek is opgeheven.
De gewijzigde vakken zijn de volgende:
- het statuut van het kind: een vraag over de nieuwe BaMa-structuur werd toegevoegd;
- het gehandicapte kind: bijkomende informatie wordt gevraagd: genoot het kind in juli 2002 een toeslag voor gehandicapten?
- het stelsel van ouderlijk gezag: het vak werd volledig herzien omwille van een betere leesbaarheid van de informatie;
- de grond van de voorrang: voortaan moet dit vak enkel maar ingevuld worden als de grond van de voorrang afwijkt van artikel 64, KBW. Bovendien werd een punt betreffende de Europese of bilaterale overeenkomsten toegevoegd.
Nieuwe rubriek:Potentiële rechtgevende kinderen.
Die rubriek moet ingevuld worden voor alle potentiële rechtgevende kinderen die, hoewel ze het statuut van rechtgevend kind hebben, geen kinderbijslag meer ontvangen wegens een winstgevende activiteit.
Opgeheven rubriek: DMFA- en RIP-gegevens.
Ter wille van de efficiëntie en vanuit de logica van het automatisch onderzoek van het recht, dringt de Rijksdienst erop aan dat die gegevens niet meer opnieuw gecontroleerd worden door het volgende fonds.
Ik verzoek u de in deze gebruikersgids vermelde richtlijnen na te leven en voortaan het aldus aangepaste brevet te gebruiken.
Ik vestig uw aandacht erop dat deze dienstbrief de dienstbrief 996/61/BH van 29/03/2006 niet in vraag stelt en geen afbreuk doet aan het lopende onderzoek naar een eventuele nieuwe procedure voor de gewaarborgde gezinsbijslag.
Deze omzendbrief, die de omzendbrief 996/58 van 12 januari vernietigt, wordt van kracht op 1 januari 2007.
