1. Collecte d'informations au moyen de formulaires et de supports électroniques
Depuis quelques années, l'Office tient en permanence un inventaire de toutes les données requises pour payer les allocations familiales. En vertu du contrat d'administration, les directives concernant les méthodes et les modalités de collecte de ces données sont évaluées et actualisées chaque année.
Les caisses d'allocations familiales et les autres organismes de paiement des allocations familiales trouveront dès lors ci-après les nouvelles règles applicables à partir du 1er janvier 2006.
2. Principe général
L'objectif général de la collecte de données consiste à payer les allocations familiales rapidement et correctement, en conformité avec la Charte, et ce, en interrogeant le moins possible l'assuré social, grâce à l'adaptation et au remplacement de formulaires par des données électroniques et par la consultation des banques de données. Les caisses d'allocations familiales doivent veiller à mettre les paiements " en temps réel " en concordance avec les flux de données électroniques reçus concernant les données personnelles légales et professionnelles.
2.1. Collecte d'informations: principes généraux
Les principes suivants sont à la base de la méthode de collecte de données dans le secteur:
- il ne faut demander que les données qui sont indispensables en vue du traitement correct et ponctuel du dossier;
- les données ne sont demandées qu'une fois; dès qu'elles sont en possession d'un organisme dans le secteur, elles sont mises à la disposition des autres participants dans le circuit, par le biais du Cadastre ou du brevet d'attributaire ;
- les données sont demandées le plus possible directement à la " source authentique ";
- les données ne peuvent être demandées à l'assuré social au moyen d'un formulaire que si elles ne peuvent être obtenues par des canaux électroniques;
- un groupe de travail au sein de l'Office met les formulaires qui sont encore nécessaires en concordance avec les nouveaux flux de données. Ces formulaires doivent en outre répondre à des critères rigoureux en matière d'intelligibilité, de convivialité et de facilité de complètement.
2.2. Conséquences
Force probante générale des données électroniques et priorité sur les formulaires - Situation actuelle
Les données sur lesquelles le paiement des allocations familiales est basé sont prouvées en premier lieu par des moyens électroniques (flux de données ou consultation de banques de données par le biais de TRIVIA). Une preuve obtenue de la sorte engendre toutes les conséquences juridiques connues: le paiement des allocations familiales de base ou éventuellement d'un supplément, le paiement provisionnel ou le paiement du droit. Ceci vaut tant dans le cadre de la demande que dans le cadre de la continuation des paiements.
Il peut apparaître dans certaines situations que toutes les données provenant de la source authentique sont connues. Il est désormais superflu de demander les données au moyen de formulaires pour ces cas.
Exceptions
Certaines informations sur lesquelles le paiement des allocations familiales est basé et pour lesquelles il n'existe pas encore de message électronique doivent encore être prouvées au moyen d'un formulaire, d'une attestation ou d'une déclaration.
Nature de l'information ; Mode de preuve
1 Mise à la retraite de l'attributaire; Attestation/déclaration du service de pension
2 Détention; Attestation/déclaration
3 Placement dans une institution/famille; Attestation/formulaire P3/P3b
4 Former/ne pas former un ménage de fait; Déclaration sur l'honneur/formulaire J
5 Abandon de l'orphelin par le parent survivant; Formulaire P16com
6 Disparition, enlèvement de l'enfant; l'attributaire a " abandonné " sa famille; Déclaration des services judiciaires ou de police
7 Règles concernant l'autorité parentale; Jugement/arrêt/décision
8 Aide du CPAS; CPAS non raccordés à la Banque-carrefour: attestation/déclaration
9 Demande de versement sur un compte; Formulaire mod. W
10 Enseignement suivi, contrat d'apprentissage, stages (formation de chef d'entreprise ou pour être nommé à une charge); Attestation/formulaire
11 Preuve du handicap ou d'une affection; Attestation/formulaire
12 Faits juridiques à l'étranger (naissance, décès, adoption...); Attestations/déclarations
13 Cohabitation légale ; Déclaration
14 Maladie professionnelle ; Attestation
15 Revenus; Déclaration sur le formulaire
16 Allocation de naissance " Attestation spéciale de naissance "
3. Contrôle de l'octroi d'un supplément - Formulaires P19/P19bism
3.1. Calendrier pour l'envoi du premier formulaire P19/P19bis
Dans de nombreux cas, le Département Contrôle de l'Office constate des retards dans l'examen du droit aux suppléments. La question se pose de savoir quand le formulaire doit être envoyé pour payer à temps le premier supplément, à savoir au plus tard le 10 du mois suivant celui au cours duquel le droit au supplément prend naissance. Pour éviter les retards, les processus de travail doivent être réglés de telle sorte que les formulaires P19/P19bis soient envoyés à partir de la réception normale du flux du " mois 6 " (20e jour du mois) et avant la fin de ce mois.
Un envoi plus tardif ne garantit plus le paiement ponctuel du supplément.
Exemple 1: début du chômage le 1er janvier. Le chômeur atteint le 7e mois de chômage le 1er juillet. Le droit au supplément s'ouvre pour août (nouvel article 48, L.C.) - Paiement du supplément le 10 septembre. Le formulaire P19 doit être envoyé à la suite de la réception du flux du " mois 6 " vers le 20 juillet et au plus tard le 31 juillet.
Schéma d'envoi (PAS REPRIS)
Exemple 2: début de la maladie le 15 février. Le 7e mois est atteint le 15 août. Le droit au supplément s'ouvre pour le mois de septembre - paiement du supplément le 10 octobre. Le formulaire P19 doit être envoyé à la suite de la réception du flux du " mois 6 " vers le 20 août et au plus tard le 31 août.
Schéma d'envoi (PAS REPRIS)
3.2. Envoi annuel des formulaires pour demander un supplément
Les formulaires P19/P19bis doivent être envoyés le 15 janvier 2006. Il s'agit de la version du formulaire annexée à la CO 1351 du 10 décembre 2004 (et non du formulaire transitoire).
Les familles avec un attributaire chômeur, pensionné, invalide ou handicapé qui n'ont pas droit à un supplément reçoivent, dans le courant de l'année 2006 ou au plus tard à l'occasion de la délivrance du brevet, le formulaire P19ter, avec lequel elles peuvent demander une révision de la décision de ne pas payer de supplément.
3.3. Nouvel envoi du formulaire en cas de changement de la situation
L'arrêté royal du 26 octobre 2004 portant exécution des articles 42bis et 56, § 2, L.C., a instauré de nouvelles règles pour l'octroi du supplément. Les modifications qui se produisent peuvent avoir une incidence sur l'octroi du supplément. Afin de mettre le paiement du supplément le plus possible et sans délai en concordance avec la situation modifiée, il est rappelé aux caisses d'allocations familiales qu'un formulaire P19/P19bis doit être envoyé à nouveau à la fin du mois de référence, lorsque:
- la situation familiale a changé (exemple: mail-box selon lequel un attributaire isolé va cohabiter);
- la situation professionnelle de l' attributaire a été modifiée (exemple: le chômeur commence une activité).
3.4. Droit aux allocations familiales d'orphelins - Contrôle au moyen du formulaire P16
Par la CO 1340 du 24 juillet 2002 (pages 4 et 5), les caisses d' allocations familiales ont été informées des procédures modifiées pour l'établissement du droit aux allocations familiales d' orphelins. L'envoi annuel du formulaire P16 a été supprimé et remplacé par le suivi, par le biais du Registre national, de la cohabitation (ménage de fait) ou du remariage du conjoint survivant. Il a été précisé à cet égard qu'un formulaire P16 (contrôle du droit aux allocations familiales d'orphelins) ne devait être envoyé qu'au moment de l'établissement du droit aux allocations familiales d'orphelins (début du dossier). Le contrôle au moyen de visites au domicile du parent survivant a été maintenu.
La pratique a fait apparaître que cet envoi unique du formulaire P16 à l'occasion de l'examen initial du droit aux allocations familiales d'orphelins ne fournit pas d'informations supplémentaires, vu la consultation du Registre national concernant la situation familiale, les messages mail-box ultérieurs et les visites de contrôle prévues. Le droit aux allocations familiales d'orphelins est établi sur la base des données obtenues en consultant le Registre national.
Les caisses d'allocations familiales ne doivent désormais plus envoyer de formulaire P16 pour l'examen du droit aux allocations familiales d'orphelins.
Les instructions demeurent inchangées pour la constatation de l' abandon de l'orphelin, qui donne lieu à l'octroi des allocations familiales majorées d'orphelins (cf. annexes). Il en va de même pour l'établissement du droit aux allocations familiales d'orphelins pour les enfants à l'étranger. Il convient de rappeler que tous les parents (adoptants) des enfants bénéficiaires doivent être intégrés dans le Cadastre en fonction de l' examen automatique du droit aux allocations familiales d'orphelins en Belgique.
4. Contrôle de l'octroi des allocations familiales en faveur dd'étudiants
4.1. Innovations dans la structure de l'enseignement - Adaptation du formulaire P7
A partir de l'année académique 2004-2005, à la suite de la déclaration de Bologne, une nouvelle structure de l'enseignement, appelée réforme BaMa, est entrée en vigueur en vertu des décrets en matière de structure des Communautés française et flamande. Pour les étudiants en première année, le titre de bachelier est attribué après 3 ans et celui de master après au moins 1 an, et ce, au lieu du titre de candidat et de licencié. Des crédits se substituent aux heures de cours.
A partir de l'année académique 2005-2006, il est possible d'étudier aux universités et écoles supérieures sur une base flexible dans un système de semestres pour toutes les années.
Les arrêtés royaux du 10 août 2005 ont adapté la réglementation relative aux allocations familiales aux nouveaux développements sur le plan de l'enseignement.
L'Office a actualisé le formulaire P7 (droit aux allocations familiales en faveur des étudiants) pour les écoles supérieures et universités. Le formulaire a été transmis en annexe à la circulaire de l'Office CO 1354 du 7 juillet 2005. Des instructions complémentaires ont été données dans la lettre circulaire II/C/996/c.57/sn du 19 décembre 2005.
Le formulaire et la procédure seront entièrement revus pour l'année scolaire ou académique 2006-2007. Des informations supplémentaires seront fournies par lettre circulaire.
Pour certaines catégories d'étudiants, il ne faut pas appliquer la norme des heures, mais la norme des revenus (articles 3, 14 et 15 de l'arrêté royal du 10 août 2005), ou le suivi ne peut pas être opéré au moyen de la DMFA (occupation à l'étranger), ou la fréquentation régulière des cours doit encore être contrôlée (enseignement non supérieur et enseignement supérieur hors BaMa). Les formulaires existants resteront applicables pour ces catégories (année 2006-2007). Les caisses d'allocations familiales seront invitées à en tenir compte pour la codification des cas.
A partir du 1er janvier 2006, les données DMFA concernant le 4e trimestre 2005 seront exploitées pour déterminer si la norme de 240 heures de travail par trimestre n'est pas dépassée. Les instructions requises (guide de l'utilisateur de la DMFA pour les étudiants) ont été fournies aux organismes de paiement (lettre circulaire II/A/997/63/agy du 30 novembre 2005.
5. Contrôle au moyen d'autres formulaires - Règles pour l'année académique 2005-2006
En ce qui concerne l'envoi des formulaires P2, P3, P5, P9, P9bis et P20, la procédure existante reste applicable pour l'année scolaire ou académique en cours (cf. annexes).
6. Rappel des formulaires non renvoyés
6.1. Généralités
Le formulaire constitue un outil pour obtenir des données et est encore trop souvent considéré comme la seule base pour l'établissement du droit aux allocations familiales ou à un supplément.
Ceci ne signifie toutefois pas que le formulaire soit toujours indispensable, notamment (a) lorsque la caisse peut obtenir la donnée par le biais d'une banque de données ou d'un flux (TRIVIA) ou (b) lorsque la demande de la donnée doit être considérée comme non pertinente, compte tenu de la situation socioprofessionnelle ou familiale telle qu'elle ressort des flux de données électroniques.
Le droit ne peut dès lors pas être refusé parce que le formulaire n'a pas été renvoyé, et ce, si toutes les données indispensables peuvent être obtenues par des moyens électroniques (cf. force probante générale de la preuve électronique, 2.2.). Si la donnée ne peut être obtenue par un canal électronique, un formulaire reste requis. Cette règle est applicable dans les situations pour lesquelles le revenu est déterminant et pour lesquelles les flux de données n'apportent pas de réponse.
6.2. Procédure pour l'année 2006
En attendant le traitement général de tous les flux de données électroniques, pour les formulaires ayant trait à l'année 2005-2006, tout document manquant doit être rappelé une fois. La pratique qui consiste à envoyer un rappel en cas de non-renvoi du formulaire de contrôle tout en mettant déjà en garde contre une éventuelle récupération est maintenue.
Il faut anticiper sur un deuxième rappel et sur d'autres rappels éventuels de formulaires en consultant TRIVIA et en exploitant les messages RIP et DMFA et les autres flux reçus.
Si les données manquantes peuvent être obtenues en procédant à ces consultations, il ne faut plus envoyer de rappel.
Exemple: le formulaire P7 a été envoyé le 5 septembre 2005. Le formulaire est rappelé le 5 novembre 2005. A la suite de ce rappel, la famille envoie une déclaration de l'école supérieure selon laquelle le jeune s'est inscrit pour 27 crédits le 25 novembre 2005 (2e licence). La consultation de TRIVIA fait apparaître qu'il n'y a pas eu d'obstacle (occupation ou prestation sociale) pour l'année 2004-2005. Les paiements sont poursuivis avec suivi de la DMFA en 2006 (prestations à partir du dernier trimestre 2005).
Si les données disponibles par le biais des différentes banques de données n'apportent pas de réponse et si des informations (concernant les revenus par exemple) font malgré tout défaut ou sont douteux, si le formulaire n'est p as renvoyé en dépit de la menace de recouvrement, les caisses d'allocations famil iales envisageront 'occasion d'un c ontrôle par visite à domicile.
6.3. Procédure en cas de non-renvoi du formulaire pour demander un supplément (P19/P19bis)
En cas de non-renvoi du formulaire pour demander un supplément, le suivi se limite à l'envoi annuel d'une feuille d'information et à la question de savoir si l'examen doit être rouvert (P19ter). Chaque année, une sélection arbitraire de 10 % des cas qui ne reçoivent pas de supplément parce que le droit a été refusé ou parce que le formulaire n'a pas été renvoyé font l'objet d'une visite à domicile.
Dans le cadre du remplacement progressif des contrôles récurrents par des contrôles plus " ciblés ", les caisses d'allocations familiales sont priées de procéder à une visite à domicile de toutes les familles ayant uniquement un (des) revenu(s) de remplacement, de les informer en détail des conditions pour percevoir un supplément et de leur faire compléter le cas échéant le formulaire P19 ou P19bis correspondant.
7. Procédure à suivre avant de procéder au recouvrement d'allocations familiales payées indûment
Le simple fait de ne pas renvoyer un formulaire de contrôle ne constitue en aucun cas une base juridique pour entamer une procédure de recouvrement des allocations familiales payées. De telles actions risquent presque toujours d'être déclarées non fondées par le tribunal. Les caisses d'allocations familiales doivent donc utiliser tous les moyens qui sont mis à leur disposition pour éviter que des procédures de récupération des allocations familiales basées sur des formulaires manquants soient intentées devant les juridictions du travail (par les assurés sociaux ou par elles-mêmes).
Instructions pratiques pour l'établissement des indus
Dans le prolongement de ce qui est indiqué au point 6.2. " Rappel de formulaires non renvoyés ", il est donc exclu de notifier un indu (par lettre recommandée) sans avoir consulté les banques de données disponibles (TRIVIA) ou sans consulter les flux reçus pour examiner le montant indu. Ceci vaut bien entendu également pour l'introduction d'une procédure de recouvrement de l'indu devant la juridiction du travail.
8. Divers
8.1. Enfants placés dans une famille - Allocation forfaitaire au dernier allocataire (article 70, L.C.) - Formulaire P3b
L'attention des caisses d'allocations familiales est attirée sur le fait que les interventions dans les placements en famille des instances communautaires chargées de l'aide à la jeunesse ne sont pas les seules à donner lieu à l'octroi d'un montant forfaitaire (CO 1344 du 10 juillet 2003 et lettre circulaire II/A/996/45/agy).
L'allocation forfaitaire est en effet également due à la famille d'origine lorsque l'enfant est placé par une instance communautaire chargée des soins aux handicapés (le Vlaams Fonds par exemple), même si ces placements sont encadrés par une 3e instance intervenante (les " services "). Une déclaration de l'autorité publique à la caisse d'allocations familiales suffit comme preuve. Les caisses d'allocations familiales sont priées d'y veiller lors du traitement des formulaires P3b.
8.2. " Déclaration à la mutualité " pour l'enfant atteint d'une affection et l'orphelin de père et de mère
Il est rappelé aux caisses d'allocations familiales que la déclaration prévue dans la CM 587 du 28 octobre 2004, laquelle est destinée aux mutualités en fonction de l'intervention majorée de l'assurance doit être envoyée immédiatement. Il s'agit des nouveaux cas d'enfants bénéficiant du supplément d'allocations familiales et satisfaisant aux conditions médicales pour pouvoir bénéficier du supplément d'allocations familiales ou d'orphelins de père et de mère. Dans la pratique, cette dé claration doit donc être envoyée à l'occasion de la notification du modèle X1 ou de la lettre de motivation pour le paiement des allocations familiales majorées d'orphelins en faveur d'un enfant dont tant le père que la mère sont décédés.
Vous trouverez en annexe les schémas actualisés concernant la collecte d'informations au moyen de formulaires. (PAS REPRIS)
