La présente circulaire a pour objet d'actualiser certains commentaires donnés par les C.O. 1292 du 16 janvier 1996 et 1302 du 24 décembre 1996, suite aux modifications apportées le 12 mai 1998 par le Comité de surveillance près la B.C.S.S. à ses délibérations n° 95/58 et n° 96/65.
Pour mémoire, les délibérations n° 95/58 et n° 96/65 concernent toutes deux les conditions dans lesquelles des données sociales à caractère personnel peuvent être transmises par les institutions de sécurité sociale, hors du réseau de la B.C.S.S.
Bien que les modifications commentées ci-après soient d'un impact marginal au niveau de la pratique du régime, il a paru opportun d'informer les caisses de la teneur des changements intervenus, ceci dans un souci de mise à jour des directives applicables.
Les délibérations modifiées n° 95/58 et n° 96/65 du Comité de surveillance figurent en annexe, avec indication, en marge de celles-ci, des textes nouveaux.
1. Précision à la C.O. 1292 traitant de la communication par les institutions de sécurité sociale, de données sociales à caractère personnel, hors du réseau de la sécurité sociale, à des personnes ou des associations agissant en qualité de mandataires d'assurés sociaux.
Pour rappel, les syndicats, les mutualités, les organisations de travailleurs indépendants, les associations de handicapés ou de pensionnés, sont vis-à-vis de leurs membres, censés disposer d 'un mandat tacite, leur permettant d'obtenir la communication de données sociales à caractère personnel concernant lesdits membres. En d'autres termes, les organisations précitées sont dispensées de l'obligation de produire un mandat exprès émanant de l'affilié/ assuré social.
La C.O. 1292, point 2.2., précise cependant que les organisations en cause doivent communiquer à la caisse le numéro d'affiliation de l'assuré social pour le compte duquel elles interviennent, préalablement à la communication des données.
Sur ce dernier point, le Comité de surveillance, par sa décision du 12 mai 1998, considère que l'organisation intervenante doit établir au moyen de faits objectifs que l'intéressé est affilié auprès d'elle, par exemple en indiquant le numéro d'affiliation du mandant, ou le numéro de section de la caisse de l'organisme de paiement ou encore d'autres éléments.
La nouvelle position adoptée par le Comité de surveillance est, semble-t-il, motivée par le fait que l'O.N.E.M. qui fournit aux différents syndicats les moyens financiers permettant le paiement des allocations de chômage, peut, via l'indication du " numéro de section " par le syndicat intervenant, opérer un réel contrôle sur l'appartenance syndicale de l'assuré social.
Pour le régime des allocations familiales, le numéro d'affiliation reste en principe le moyen de preuve le plus adéquat de l'appartenance de l'assuré social à une organisation intervenant en son nom. Les caisses ne pourraient cependant refuser de donner suite à une demande d'un syndicat fournissant un autre identifiant de l'affilié/assuré social, identifiant utilisé notamment par celui-ci vis-à-vis de l'O.N.E.M.
Le point 2.2. de la C.O. 1292 doit donc se lire compte tenu de cette précision.
2. Modification à la C.O. 1302 portant sur la communication des données sociales à caractère personnel à certains mandataires privés et autorités publiques extérieurs au réseau de la sécurité sociale, qui en ont besoin dans le cadre de leurs missions légales.
Pour mémoire, la C.O. 1302 fixe les conditions dans lesquelles diverses personnes et institutions peuvent recevoir communication de données sociales à caractère personnel lorsque ces dernières sont en rapport avec leur mission légale.
Le point 1.4. de la C.O. 1302 précise que le Ministère des Finances doit recevoir, lorsqu'il agit dans le cadre de l'article 327, § 1er du C.I.R., les données nécessaires à l'établissement ou au recouvrement des impôts (fédéraux).
Par sa décision du 12 mai 1998, le Comité de surveillance considère que les receveurs des taxes provinciales et communales peuvent recevoir les mêmes données lorsqu'ils agissent en vertu de la loi du 23 décembre 1986 relative au recouvrement et au contentieux en matière des taxes provinciales et locales (article 10) et de la loi du 24 octobre 1996 relative à l'établissement et au recouvrement des taxes provinciales et communales (article 12).
Le point 1.4. de la C.O. 1302 doit donc se lire moyennant cette extension.
