Par notre Circulaire 997/22 du 27 décembre 1993, nous vous annoncions que des instructions détaillées pour la mise à jour batch du Répertoire national des allocations familiales allaient vous parvenir prochainement. Vous les trouverez dans l'annexe jointe à la présente lettre.
Les modalités d'exécution
Les supports magnétiques portant la première mise à jour de la situation de votre Caisse au R.N.A.F., après l'actualisation par le rechargement de février, devront parvenir au secrétariat du Contrôle le 15 mars prochain au plus tard. Ils reproduiront les données générées sur la base de la situation de votre fichier après le train de paiements du 10 mars. A la réception, on leur appliquera le test de validité syntaxique.
Tout support comportant plus de 5 % d'anomalies sera refusé et retourné à la Caisse sans aucun traitement au R.N.A.F. Avant le 31 mars, il devra être renvoyé, au complet et avec les corrections voulues.
Tout support comportant, au plus, 5% d'anomalies sera accepté et traité pour tous ses enregistrements corrects. Cependant les erreurs syntaxiques ainsi que les incohérences éventuelles à l'égard des données figurant au R.N.A.F. seront expédiées à la Caisse pour analyse. Les enregistrements corrigés sont à communiquer par la suite, avec la mise à jour d'avril1994.
La même procédure sera exécutée chaque mois. Il n'y a donc plus de calendrier spécial à consulter, puisque la mise à jour numéro 03 est celle qui doit être transmise pour le 15 mars, la mise à jour numéro 04 sera celle attendue au plus tard le 15 avriet ainsi de suite.
En ce qui concerne les listes d'anomalies, dans un premier temps, elles ne seront diffusées que sur papier, dans la même présentation que celle utilisée lors du chargement initial du R.N.A.F. Plus tard et à la demande, il sera possible de les obtenir sur vos supports magnétiques. Ces deux procédés pourront d'ailleurs coexister un certain temps pour vous permettre de mettre au point votre application. Une circulaire 997/24 est d'ores et déjà en chantier à ce sujet.
Les enregistrements
Dans l'annexe technique vous trouverez décrites en détail les contraintes syntaxiques des mises à jour, ainsi qu'une formule de bordereau d'accompagnement adaptée. Nous voudrions cependant présenter ici quelques commentaires explicatifs.
On observera que les instructions techniques de mise a JOur diffèrent de celles d'un rechargement seulement par l'indication du type de mouvement à effectuer. Ainsi à chaque enregistrement, toutes les informations connues seront reprises, ce qui.devrait grandement faciliter le traitement des anomalies.
ZONE 1 CODE MOUVEMENT
On y indique le type de mouvement à réaliser au R.N.A.F.
Valeur 1 : Ouverture d'un droit
Quand vous débutez les paiements pour un acteur d'un dossier, vous devez fournir au R.N.A.F. par le code mouvement de valeur 1 toutes les indications concernant ce droit.
Valeur 2 : Effacement d'un droit
Si vous aviez enregistré au R.N.A.F. un acteur ou un droit qui n'avait aucune raison de s'y trouver, vous devez effacer l'erreur commise, en employant le code mouvement de valeur 2. Aucune trace de l'enregistrement concerné n'est gardée au répertoire.
Valeur 3 : Archivage d'un droit
Juste avant qu'un dossier ou une partie de dossier ne soit plus accessible on-line dans votre Caisse, vous devez en avertir le R.N.A.F. au moyen du code mouvement de valeur 3.
Il s'avère indispensable d'introduire cette notion d'archivage au R.N.A.F. du fait que le répertoire doit conserver un historique correct des enregistrements pendant trois ans après la fin du dernier paiement. Or, une enquête a montré que le délai de mise en archives est très variable selon la Caisse. Cela permettra, lors d'un rechargement par exemple, de ne pas perdre ces cas, que la Caisse n'est plus à même de nous fournir (par la procédure normale du moins). L'autre aspect justifiant la présence de cette notion au R.N.A.F. est lié à la B.C.S.S. et sera développé dans de prochaines instructions techniques concernant le traitement des mailboxes envoyés par le R.N.P.P. En résumé, les informations contenues dans les mailboxes ne seront répercutées directement dans le répertoire par le C.T.I. de l'Office que pour les cas archivés. L'initiative reste aux Caisses pour les enregistrements non archivés, qu'ils soient actifs ou éteints.
Valeurs 4 et 5 : Modifications d'un droit
Pour mettre en concordance les données présentes au R.N.A.F. et celles, plus actuelles, de votre fichier, vous devez envoyer deux enregistrements:
1° avec le code mouvement de valeur 4 "IL Y A", on reprend l'enregistrement existant au
R.N.A.F., qu'on désire modifier;
2° avec le code mouvement de valeur 5 "IL FAUT", on communique la nouvelle situation, correspondant à celle de votre fichier.
Ces deux enregistrements doivent se suivre directement et dans cet ordre sur le support magnétique.
C'est cette procédure qui doit être utilisée notamment pour communiquer une clôture de paiement
ou le rétablissement d'un droit clôturé à tort (respectivement en complétant ou en laissant à blanc la zone 12 DATE FIN DE PAIEMENT).
Il est important de noter qu'un seul enregistrement avec le code mouvement de valeur 5 pourra
reprendre plusieurs modifications si nécessaire.
ZONE 4 NUMERO NATIONAL
Les numéros fictifs étant appelés à disparaître bientôt, il convient de procéder à leur remplacement par des numéros NISS le plus rapidement possible.
La date limite d'utilisation des numéros fictifs est fonction de la mise en production d'une application de gestion des numéros NISS attribués, qui dépend elle-même de l'intégration du R.N.A.F. à la B.C.S.S.
ZONE 5 NOM ET ZONE 6 PRENOM
Il y a intérêt à adapter progressivement les longueurs de ces zones à celles pratiquées par la B.C.S.S., ceci afin d'éviter d'éventuels problèmes lors de l'intégration.
ZONE 10 REFERENCE DU BUREAU
De même que pour le numéro désignant la Caisse, la référence du bureau doit reprendre exactement celle de la liste régulièrement publiée en annexe à la Circulaire 997/22 (et non 997/20, comme il avait encore été indiqué par mégarde dans l'annexe technique y jointe).
ZONE 11 DATE DEBUT DE PAIEMENT
Il va de soi qu'il s'agit de la date à laquelle la Caisse commence le paiement au taux de base des allocations familiales; celle qui n'octroierait qu'un supplément ou un complément de prestations ne peut transmettre cette information au R.N.A.F où elle engendrerait à tort un cumul avec la Caisse qui a payé au taux de base.
ZONE 12 DATE FIN DE PAIEMENT
Elle est mentionnée à la clôture du dossier et non en cas de suspens. Elle doit nécessairement figurer pour tout dossier à archiver.
ZONE 14 DROIT ARCHIVE
Elle est uniquement utilisée dans le cas d'un rechargement; dans le cas d'une mise à jour elle sera toujours laissée à blanc. C'est uniquement en introduisant dans la ZONE 1 CODE MOUVEMENT, la valeur 3 (archivage d'un droit) que l'information sera prise en considération au R.N.A.F.
