L'Office s'est engagé, dans le cadre de son contrat d'administration," à actualiser chaque année, de concert avec les caisses d'allocations familiales, les modules de motivation qui aident les organismes de paiement à fournir aux familles une motivation adéquate des décisions prises, conformément aux directives de la Charte de l'assuré social".
I. Contexte légal et réglementaire
Ces dix dernières années ont été marquées par un souci croissant de transparence et d'amélioration de la communication entre les assurés sociaux et les organismes publics.
La tendance s'est exprimée pour la première fois dans la loi du 15 janvier 1990 relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-carrefour de la sécurité sociale. L'art 20 §1er, 1° de ladite loi prévoyait la communication d'office aux assurés sociaux des données sociales à caractère personnel sur lesquelles les organismes s'étaient basés pour déterminer ou apprécier leurs droits. Cette disposition prévoyait également de notifier la décision prise au sujet du droit fondé sur ces données ainsi que toute modification dans 1'appréciation de ce droit.
Un deuxième pas a été franchi par la loi du 29 juillet 1991 relative à l'obligation de motivation formelle des actes administratifs.
Une étape décisive a été marquée par la loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de
l'administration. Cette loi vise, d'un point de vue général, à rendre accessible à la personne concernée, tout document administratif, c'est-à-dire toute information dont elle est l'objet, sous quelque forme qu'elle soit. C'est notamment dans cette loi que figure l'obligation de mentionner dans toute correspondance, le nom, la qualité, 1'adresse et le numéro de téléphone de la personne en mesure de fournir de plus amples informations.
A compter de 1996, la notion de communication de données sociales à caractère personnel se confond avec celle de motivation des actes administratifs. En effet, une loi du 29 avril 1996 portant des dispositions sociales a modifié la loi du 15 janvier 1990 (relative à 1'institution et à l'organisation d'une Banque-carrefour de la sécurité sociale) en son article 20, lequel se réfère désormais aux concepts de la loi du 29 juillet 1991 (relative à l'obligation de motivation formelle des actes administratifs).
Enfin, deux lois des 25 juin 1997 et 22 février 1998, ont modifié la loi du 11 avril 1995 visant à instituer la Charte de l'assuré social, qui consigne la synthèse des dispositions déjà citées. La Charte récapitule les obligations de motivation des décisions, de communication de données sociales à caractère personnel, de transparence de l'administration et d'information des assurés sociaux.
ll. Application progressive dans le secteur des allocations familiales
Afin d'une part de répondre au plus tôt au prescrit légal, et d'autre part, de garantir l'unité de traitement au travers d'une vision cohérente, l'Office a, dès le début de l'année 1995, mis sur pied un groupe de travail composé de représentants de l'Office et des caisses d'allocations familiales: le groupe a placé la motivation des actes administratifs dans l'ensemble de la problématique de la communication en vue d'arriver à des processus homogènes d'information de l'assuré social. Il a très rapidement évolué de 1'élaboration de lettres-types figées pour chaque situation vers celle, plus souple, de modules dont la combinaison permet la composition de lettres adaptées à chaque situation. Un premier ensemble de modules a été mis à disposition du circuit de paiement à la fin
du premier trimestre 1996. Il consignait l'essentiel des situations sociales à la base d'un droit, d'une perte de droit ou même d'une absence de droit aux allocations familiales.
L'Office a par la suite convoqué à plusieurs reprises le groupe de travail en vue d'adapter les modules aux modifications apportées dans 1'intervalle aux lois coordonnées relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés et aux autres législations qui ont un impact sur le droit aux allocations familiales.
III. L'actualisation de l'année 2002
Pour répondre aux engagements pris dans le cadre du contrat d'administration mais évidemment aussi pour persévérer dans les efforts d'amélioration de la qualité du service aux familles, l'Office a réuni le groupe de travail dès la fin de l'année 2001. Ce dernier a procédé à une révision fondamentale de certains modules et au peaufinage des autres. Il les a adaptés aux grands courants novateurs qui, ces dernières années, ont marqué les lois coordonnées de leur empreinte. Il s'agit notamment de l'utilisation du concept d'autorité parentale et de la suppression de toute discrimination basée sur la sexualité qui caractérise la nouvelle notion de " ménage de fait ".
La première étape de la révision s'est principalement attachée à un travail de fond. Il s'agissait de dresser l'inventaire des décisions et informations à communiquer aux assurés sociaux au regard de la Charte, et de prévoir les modules correspondants.
Ce travail a pu être réalisé grâce à la collaboration pro- active et à l'approche positive des caisses d'allocations familiales, de l'ONSSAPL et du Département Familles de l'ONAFTS qui ont participé au groupe de travail.
Tout au long de l'exercice, il a été bien précisé que les modules élaborés seraient contraignants quant à leur contenu, mais pas quant à leur forme. L'apport d'éléments de convivialité est laissé à l'initiative de chaque caisse, qui reste libre d'imprimer une touche personnelle dans ses courriers.
Les 63 modules de motivation et les lettres-types qui résultent de leur combinaison se trouvent respectivement en annexes 1 et ll.
Je vous remercie de mettre tout en oeuvre pour adapter vos processus et être à même, dès le 1er janvier 2003, de diffuser aux familles, les informations et motivations telles que prescrites par la Charte de l'assuré social et traduites dans les modules de motivations. Pour cette date, l'Office adaptera son architecture de contrôle de manière à y intégrer progressivement la qualité des actes de motivation.
