Afin de faciliter en 2018 le contrôle des opérations financières et de préparer le passage du niveau fédéral au niveau régional pour les caisses d’allocations familiales, ces dernières trouveront ci-après un certain nombre d’instructions complémentaires relatives aux rapportages financiers.
1. La déclaration financière mensuelle
Par la circulaire CO 1398 du 8 septembre 2014, les caisses d'allocations familiales ont reçu des instructions concernant le rapportage financier et le traitement comptable des opérations relatives aux allocations familiales effectuées pour le compte des entités fédérées. Conformément à cette circulaire, les caisses d’allocations familiales doivent indiquer, mensuellement, les allocations familiales dues et indues par entité fédérée séparément sur la déclaration financière. Afin de garantir la transparence des prestations familiales imputées aux entités fédérées, les caisses d'allocations familiales devront créer, pour chaque paiement collectif effectué, un fichier ou une liste reprenant le détail complet des prestations familiales imputées par entité fédérée, sur la base du code régional unique attribué à chaque enfant.
En sa séance du 7 novembre 2017, le Comité de gestion a décidé, dans le cadre de l’organisation du contrôle financier à effectuer en 2018, de demander aux caisses d’allocations familiales de joindre, à partir du 1er janvier 2018, à leur déclaration financière, un fichier ou une liste reprenant le détail des opérations par flux financier.
Il est ainsi demandé aux caisses d'allocations familiales de joindre à la déclaration financière, par entité fédérée et par flux financier, un fichier ou une liste détaillant au niveau de l'enfant:
- les allocations familiales octroyées dans le mois
- retenues effectuées dans le mois à titre d'apurement des allocations familiales indûment payées
- les allocations familiales indues, constatées (= nouveaux débiteurs) dans le mois
- les annulations des allocations familiales indues (anciennement) constatées
- les ordres de paiement retournés qui ne doivent plus être remis en paiement
- les régularisations des prestations familiales entre entités fédérées et/ou entre barèmes d'allocations familiales
Cette méthode doit aussi permettre à FAMIFED de réaliser immédiatement une série de contrôles essentiels et de limiter les contrôles par échantillonnage au siège des caisses d'allocations familiales en les axant sur les problèmes constatés.
2. La déclaration financière trimestrielle
Il est en outre demandé aux caisses d’allocations familiales d’ajouter à la déclaration trimestrielle une liste détaillée attestant de l’état des indus ouverts à ce moment-là. De cette manière, un contrôle peut déjà avoir lieu chez FAMIFED et on espère ainsi pouvoir limiter les contrôles au siège des caisses d’allocations familiales. Ces listes seront en outre utiles aux caisses d’allocations familiales afin de préparer le transfert des indus encore ouverts vers leur successeur régional ou leurs successeurs régionaux.
Signalons que les caisses d’allocations familiales doivent disposer d'une procédure de contrôle concluante qui garantit la correspondance des montants totaux des listes détaillées avec les montants figurant sur les déclarations financières mensuelles et trimestrielles. Si elles ne disposent pas encore d’une telle procédure de contrôle, les caisses d’allocations familiales doivent immédiatement en élaborer une et la mettre en œuvre. Signalons à cet égard que si les fichiers ou listes fournis ne correspondent pas aux montants indiqués sur les déclarations financières, cela peut entraîner le refus de ces déclarations financières.
3. Le rapportage annuel
Enfin, FAMIFED a reçu ces derniers temps à plusieurs reprises la question de savoir si, en raison de la scission imminente, une provision pour le passif social devait être constituée. Signalons à cet égard que conformément à l’avis 107/4 (voir annexe 1) de la Commission des Normes Comptables (CNC), une caisse d’allocations familiales ne peut pas constituer librement une provision pour le passif social tant que l’organe compétent n’a pas pris de décision quant à la fermeture de la caisse d’allocations familiales ou d’une grande partie de celle-ci ou tant qu’une telle décision ne semble pas vraisemblable. Si, par contre, une décision est prise quant à la fermeture ou que cette décision est imminente, la caisse d’allocations familiales est alors obligée de constituer une provision pour le passif social.
Le conseil d’administration/l’assemblée générale de la caisse d’allocations familiales est chargé d’estimer, sur la base des informations objectives disponibles, si la caisse d’allocations familiales se trouve toujours dans une situation de continuité. Si l’on devait estimer que la caisse d’allocations familiales ne se trouvait plus dans une situation de continuité, cela aurait alors de lourdes conséquences sur le plan comptable. Conformément à l’avis 107/4 de la CNC, une provision pour le passif social devra alors être constituée et les règles d’évaluation concernant l’actif et le passif devront en outre être adaptées en se basant sur une liquidation plutôt que sur une approche « going concern ». Dans cette éventualité, il est demandé aux caisses d’allocations familiales d’informer immédiatement et en détail le réviseur d’entreprises désigné et FAMIFED quant à la décision ou aux décisions prises par la caisse d’allocations familiales. Signalons en outre qu’en cas de licenciement collectif décidé suite à une fermeture de l’entreprise, la caisse d’allocations familiales doit respecter une série de procédures d’information et de consultation et doit entre autres tenir le SPF ETCS informé sans délai de cette décision au moyen du formulaire ci-joint (voir annexe 2).
