Par la lettre circulaire 996/25 du 4 juin 2002, les organismes d'allocations familiales ont été invités à utiliser un nouveau brevet d'attributaire rédigé dans le cadre d'un protocole passé dans le circuit de paiement élargi au secteur des travailleurs indépendants et de l'ONSSAPL. Un guide d'utilisateur avait fourni les précisions nécessaires pour que soit garantie la transmission des données indispensables à la continuité des paiements.
Par la lettre circulaire 996/32 du 14 mars 2003, des précisions ont été apportées afin de supprimer les divergences d'application qui avaient été constatées au terme d'une première période d'utilisation de ce nouveau brevet d'attributaire.
Par la circulaire de l'Office 1348 du 11 février 2004, qui a introduit la procédure relative à l'examen automatique du droit, le guide de l'utilisateur du brevet a été adapté. Ainsi les modalités de transmission du brevet dans l'ancienne procédure et dans la nouvelle procédure y ont été définies De plus, le brevet lui-même a été actualisé en fonction des évolutions réglementataires, à savoir: l'allocation forfaitaire liée au droit de l'enfant placé en famille d'accueil (article 70 ter, LC) et les allocations familiales en faveur des enfants atteints d'une affection et nés après le 1er janvier 1996
(articles 63 et 47, LC).
Par les lettres circulaires 996/50 du 6 juillet 2004 et 997/61 du 16 décembre 2004 des précisions complémentaires relatives à l'implémentation administratives RIP, DMFA, à l'examen automatique du droit et à l'utilisation du brevet ont été apportées.
L'objectif de cette nouvelle circulaire est de rappeler les principes essentiels de la transmission du brevet, principes déjà exposés dans les circulaires évoquées ci-dessus ainsi que de réactualiser le guide de l'utilisateur du brevet d'attributaire en tenant compte de l'expérience acquise depuis la diffusion du nouveau brevet et de l'application de l'examen automatique du droit.
1. POINTS D'A TTENTION
1.1. Délai envoi de l'accusé de réception par e-mail
Le délai envoi de l'accusé de réception par e-mail, initialement de 10 jours, a été porté à 20 jours.
1.2. Régularisation des allocations familiales suite au brevet envoyé hors délai
Le délai de transmission du brevet est d'un mois à compter de la date de réception des données socioprofessionnelles (DMFA, chômage, maladie,...) (voir guide d'utilisateur joint à la CO 1348). On considère que la date de réception des données par la caisse se situe 7 jours civils après la date de traitement du message par la BCSS ; concrètement le délai de transmission du brevet est donc de 1 mois et 7 jours à compter de cette date de traitement.
La période transitoire dite " de souplesse et de loyauté " établie en son temps afin de permettre aux caisses d'allocations familiales de s'adapter aux nouvelles mesures prend fin au 31 décembre 2005.
A partir du 1er janvier 2006, la transmission tardive du brevet par la caisse d'origine sera, au sein de la répartition nationale, sanctionnée par une régularisation entre, organismes, peu importe la période à laquelle se rapportent les données qui en sont à l'origine.
1.3. Application de l'ancienne procédure entre l'ONSSAPL et les organismes de paiements.
Bien que l'ONSSAPL envoie à présent des DMFA propres à son secteur, la procédure de l'examen par la caisse compétente (ancienne procédure) est toujours maintenue entre cet organisme et les caisses d'allocations familiales et l'ONAFTS.
Les organismes d'allocations familiales seront spécialement avertis de la mise en application de l'examen automatique du droit par et vis-à-vis de cet organisme.
1.4. Délai raisonnable pour clôturer la période d'intégration de tous les intéressés.
Dès que le brevet est envoyé à la caisse subséquente, la caisse d'origine peut clôturer l'intégration de tous les acteurs concernés.
Les organismes de paiements doivent toutefois être attentifs au fait que la clôture de l'intégration dès l'envoi du brevet peut dans un nombre de cas (très restreint toutefois) entraîner une perte de l'information relative au changement de situation familiale. Afin d'éviter cette perte d'information, il est demandé à l'organisme subséquent d'intégrer le plus rapidement possible les acteurs concernés.
1.5. Envoi des informations reçues après l'envoi du brevet
Les données socioprofessionnelles encore reçues après l'envoi du brevet par la caisse d'origine via les flux comme les D042 (prestations de chômage) ne doivent pas être envoyées via le brevet complémentaire à la caisse subséquente. En effet, les informations qui transitent par les flux socioprofessionnels sont également transmises à la caisse subséquente pour la période d'intégration qui la concerne.
Par contre, les mutations en provenance du RNPP, ainsi que toute autre information réceptionnée en dehors du circuit des flux électroniques par la caisse d'origine ou subséquente (comme les formulaires de contrôle, modèle X,...) après l'envoi du brevet, doivent être portées à la connnaisance de la caisse concernée, via le brevet complémentaire.
2. RAPPEL DE QUELQUES RÈGLES ESSENTIELLES
2.1. En ce qui concerne la procédure de l'examen automatique du droit
2.1.1. Détermination de la date de début du délai:
Lorsque l'événement qui déclenche l'envoi du brevet est un flux électronique, le délai de transmission est d'1 mois + 7 jours à compter de la date de traitement par la BCSS (reprise dans le préfixe de chaque message).
2.1.2. Détermination de l'information probante qui déclenche l'envoi du brevet en cas de changement d'attributaire :
La question est de savoir quelle est la DMFA qui déclenche l'envoi du brevet en cas de changement d'attributaire prioritaire si l'on reçoit une donnée RIP ou DMFA pour un acteur 103 ou 106 (allocataire ou tiers qui peut devenir prioritaire), auparavant sans activité salariée ou assimilée?
Le changement d'attributaire prioritaire produit ses effets le premier jour du trimestre qui suit celui dans lequel l'évènement s'est produit, pour autant que la qualité d'attributaire puisse toujours être revendiquée par l'attributaire prioritaire le premier jour du trimestre qui suit.
Si on reçoit une RIP-in (= évènement) pour un allocataire potentiellement prioritaire, auparavant sans activité salariée ou assimilée, il faut attendre la confirmation du changement de compétence, c'est-à-dire la DMFA du trimestre couvrant la RIP-in (= évènement). En effet, si la DMFA couvrant le trimestre en question ne reprend pas de date de fin d'occupation, cela signifie que la personne est toujours occupée au travail au moins le 1er jour du trimestre suivant.
La caisse doit alors transmettre le brevet d'office à la nouvelle caisse compétente dans les délais impartis, soit au plus tard 1 mois et 7 jours à compter de la date de traitement de l'attestation à la BCSS.
NB : Ce qui précède est valable dans le cadre de la nouvelle procédure d'examen automatique du droit. Si la compétence est transférée vers un organisme envers lequel les caisses appliquent l'ancienne procédure, c'est la RIP qui déclenche l'envoi du brevet d'office (avec éventuel paiement provisionnel en attendant la quittance).
2.2. En ce qui concerne le complètement du brevet
L'objectif du brevet est de garantir la transmission de toutes les données pertinentes pour le droit aux allocations familiales au départ d'un organisme d'allocations familiales qui les possède (caisse " A ") vers un autre organisme d'allocations familiales qui en a besoin pour reprendre les paiements d'allocations familiales (caisse " B ").
2.2.1 Complètement du brevet en cas d'examen automatique du droit .
Afin de répondre à cet objectif en ce qui concerne l'examen automique du droit, les données pertinentes doivent impérativement concerner l'attributaire de la caisse subséquente.
Les données relatives à l'attributaire de la caisse d'origine ne sont pas pertinentes pour la caisse subséquente.
La rubrique B doit cependant dans tous les cas être complétée.
2.2.2 Complètement exhaustif des rubriques nécessaires à l'examen automatique du droit
Toujours pour répondre à l'objectif fixé, le brevet a été conçu en tenant compte de la majorité des situations socioprofessionnelles et familiales des intéressés. Par conséquent, toutes les rubriques ou cadres ne doivent pas nécessairement être complétés . Le guide de l'utilisateur précise les rubriques ou cadres qui doivent toujours être complétées. Mais dans tous les cas où il est nécessaire de compléter la rubrique et/ou les cadres, il est indispensable de les compléter exhaustivement.
Souvent, en effet, il a été constaté que certaines rubriques n'étaient pas ou pas correctement remplies, notamment :
La rubrique " Constitution et maintien du statut de chômeur de longue durée ".
Quand un chômeur est engagé chez un nouvel employeur, la caisse d'origine doit compléter cette rubrique, soit afin de garantir la période de chômage déjà constituée en cas de constitution du statut de chômeur de longue durée, soit afin d'assurer l'application de la loi d'Hondt.
Les caisses, dans de trop nombreux cas,omettent de répondre à cette rubrique bien que l'attributaire ait été chômeur ou complètent le point relatif à l'acquisition du statut de chômeur en lieu et place du point relatif au maintien du statut de chômeur.
La rubrique " quatrième acteur " : Cette rubrique doit être complétée dans tous les cas ou il existe un (ou des) quatrième acteur(s).
La rubrique " divers " : Cette rubrique est prévue pour consigner toutes les informations non reprises sous les différentes rubriques et qui sont susceptibles d'intérêt pour l'organisme subséquent. Dans cette rubrique, il y a lieu également de mentionner les données relatives à une modification de la réglementation ou nouvelle réglementation qui n'est pas encore reprise sur le brevet en attendant une adaptation de celui-ci.
Les formulaires de contrôle réceptionnés par la caisse d'origine doivent être mentionnés sur le brevet.
Si ces formulaires de contrôle sont réceptionnés après l'envoi du brevet, la caisse d'origine doit en faire part à la caisse subséquente via le brevet complémentaire.
2.3. Rappel du brevet
En cas de rappel d'un brevet, un duplicata doit être renvoyé et non un simple rappel.
2.4. Envoi du brevet d'office
Lorsqu'un organisme envoie un brevet d'office, une date de fin de paiement doit être indiquée si la caisse met fin à ses paiements. Cette hypothèse est celle où la caisse d'origine ne peut payer provisionnellement les allocations familiales. Dans ce cas, aucune quittance ne doit être envoyée par l'organisme.
Si par contre l'organisme d'origine poursuit le paiement provisionnel des allocations familiales, aucune date de fin de paiement ne doit être mentionnée. Dans ce cas, une quittance doit être envoyée par l'organisme subséquent avant que celui-ci ne puisse entamer ses paiements.
L'organisme " A " assure encore le paiement du mois relatif à l'envoi de la quittance.
L'organisme " B " commence ses paiements dès le mois qui suit celui de l'envoi de la quittance.
Aucune quittance ne doit être envoyée par la caisse subséquente lorsque le brevet a été envoyé d'office suite à la démission de l'employeur pour autant qu'une fin de paiement soit indiquée.
3. Guide de l'utilisateur
Le guide de l'utilisateur, en annexe, a été adapté en tenant compte de tous les points d'attention, les rappels des règles, les modifications législatives et réglementaires et autres remarques faites par les organismes d'allocations familiales suite à l'application de la nouvelle procédure et la transmission du nouveau brevet.
Dans le brevet lui-même quatre cadres relatifs à la rubrique " enfants bénéficiaires " ont été modifiés, soit pour être en conformité avec des modifications réglementaires, soit pour la clarté de l'information demandée. Une rubrique a été supprimée.
Les quatre cadres modifiés sont les suivants :
- le statut de l'enfant : une question relative à la nouvelle structure BaMa a été ajoutée.
- l'enfant handicapé : une information supplémentaire est demandée : l'enfant bénéficiait-il en juillet 2002 du supplément handicapé ?
- le régime de l'autorité parentale : le cadre a complètement été remanié pour une meilleure lisibilité de l'information ;
- le fondement de la priorité : désormais ce cadre ne doit être complété que si le fondement de la priorité déroge à l'article 64, LC. De plus, un point concernant les conventions européennes ou bilatérales a été ajouté.
La rubrique supprimée est la rubrique I relative aux données DMFA et aux données RIP. Ces données sont à vérifier par la caisse subséquente.
Je vous prie de vous conformer aux directives reprises dans ce guide et d'utiliser désormais le brevet ainsi adapté.
