Met de omzendbrief 996/25 van 4 juni 2002 werden de kinderbijslaginstellingen verzocht een nieuw brevet van rechthebbende te gebruiken opgesteld in het raam van een protocol afgesloten in het betalingscircuit uitgebreid tot de sector van de zelfstandigen en de RSZPPO. Een gebruikersgids leverde de nodige verduidelijkingen om de overdracht te waarborgen van de gegevens noodzakelijk voor de voortzetting van de betalingen.
Met de omzendbrief 996/32 van 14 maart 2003 werden verduidelijkingen aangebracht om uiteenlopende toepassingen te vermijden, vastgesteld na afloop van een eerste periode van gebruik van dit nieuwe brevet van rechthebbende.
Met de omzendbrief van de Rijksdienst 1348 van 11 februari 2004, die de procedure van het automatisch onderzoek van het recht invoerde, werd de gebruikersgids van het brevet aangepast. Zo werden de modaliteiten voor het verzenden van het brevet in de oude en in de nieuwe procedure er gedefinieerd. Bovendien werd het brevet zelf geactualiseerd volgens de evolutie van de reglementering, namelijk: de forfaitaire bijslag gekoppeld aan het recht van het geplaatst kind in een onthaalgezin (artikel 70ter, KBW) en de kinderbijslag voor kinderen getroffen door een aandoening en geboren na 1 januari 1996 (artikelen 63 en 47, KBW).
Met de omzendbrieven 996/50 van 6 juli 2004 en 997/61 van 16 december 2004 werden bijkomende verduidelijkingen verstrekt over de administratieve invoering van de RIP en de DMFA, het automatisch onderzoek van het recht en het gebruik van het brevet.
Deze nieuwe omzendbrief wil de essentiële principes bij het versturen van het brevet, reeds uiteengezet in de hierboven vermelde omzendbrieven, herinneren en de gids voor de gebruiker van het brevet van rechthebbende actualiseren, rekening houdend met de ervaring verkregen sinds de verspreiding van het nieuwe brevet en de toepassing van het automatisch onderzoek van het recht.
1. AANDACHTSPUNTEN
1.1. Termijn voor het verzenden van de ontvangstmelding per e-mail
De termijn voor het verzenden van de ontvangstmelding per e-mail, aanvankelijk tien dagen, wordt gebracht op twintig dagen.
1.2. Regulariseren van kinderbijslag wegens een buiten de termijn verstuurd brevet
De termijn voor het verzenden van het brevet is een maand, te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de socioprofessionele gegevens (DMFA, werkloosheid, ziekte...) (zie gids van de gebruiker als bijlage bij de CO 1348). Men gaat er van uit dat de datum van ontvangst van de gegevens door het fonds valt op zeven kalenderdagen na de datum waarop het bericht is verwerkt door de KSZ; concreet bedraagt de termijn voor het verzenden van het brevet dan ook een maand en zeven dagen, te rekenen vanaf deze datum van verwerking.
De overgangsperiode van soepelheid en loyaliteit, indertijd ingesteld om de kinderbijslagfondsen toe te laten zich aan te passen aan de nieuwe maatregelen, neemt een einde op 31 december 2005.
Vanaf 1 januari 2006 wordt het laattijdig versturen van het brevet door het oorspronkelijke fonds binnen de nationale verdeling gesanctioneerd met een regularisatie tussen instellingen, ongeacht de periode waarop de gegevens aan de basis ervan betrekking hebben.
1.3. Toepassing van de oude procedure tussen de RSZPPO en de uitbetalingsinstellingen
Hoewel de RSZPPO momenteel DMFA's eigen aan zijn sector verstuurt, blijft de procedure van het onderzoek door het bevoegde fonds (de vroegere procedure) tussen deze instelling en de kinderbijslagfondsen en de RKW behouden.
De kinderbijslaginstellingen zullen in het bijzonder verwittigd worden van de toepassing van het automatisch onderzoek van het recht door en ten opzichte van deze instelling.
1.4. Redelijke termijn voor het afsluiten van de periode van integratie van alle betrokkenen
Zodra het brevet is verstuurd naar het volgende fonds, mag het oorspronkelijke fonds de integratie van alle betrokken actoren afsluiten.
De uitbetalingsinstellingen moeten er echter op letten dat het afsluiten van de integratie na het verzenden van het brevet in een (weliswaar zeer beperkt) aantal gevallen kan leiden tot een verlies van informatie over de verandering van gezinstoestand. Om dit verlies aan informatie te vermijden wordt aan de volgende instelling gevraagd om de betrokken actoren zo snel mogelijk te integreren.
1.5. Versturen van de ontvangen gegevens na de verzending van het brevet
De socioprofessionele gegevens die nog ontvangen worden na het versturen van het brevet door het oorspronkelijke fonds via de fluxen zoals de D042 (werkloosheids¬prestaties), moeten niet via het bijkomend brevet verstuurd worden naar het volgende fonds. De gegevens die via de socioprofessionele fluxen worden doorgestuurd worden namelijk ook gestuurd aan het volgende fonds voor de periode van integratie bij dit fonds.
De mutaties afkomstig van het RNP en alle andere informatie ontvangen buiten de elektronische fluxen door het oorspronkelijke of het volgend fonds (zoals controleformulieren, model X,...) na het verzenden van het brevet, moeten daarentegen via het bijkomend brevet gesignaleerd worden aan het fonds waarvoor deze gegevens bedoeld zijn.
2. HERINNERING VAN ENKELE ESSENTIELE REGELS
2.1. De procedure van het automatisch onderzoek van het recht
2.1.1. Bepaling van de datum waarop de termijn begint:
Wanneer de gebeurtenis die leidt tot het verzenden van het brevet een elektronische flux is, dan bedraagt de termijn voor het verzenden een maand + zeven dagen, te rekenen vanaf de datum van verwerking door de KSZ (opgenomen in de prefix van elk bericht).
2.1.2. Bepalen van de bewijskrachtige informatie die tot de verzending van het brevet leidt in geval van verandering van rechthebbende:
De vraag is welke DMFA leidt tot de verzending van het brevet bij verandering van voorrangsgerechtigde rechthebbende als men een RIP- of DMFA-gegeven ontvangt voor een actor 103 of 106 (bijslagtrekkende of derde die voorrangsgerechtigde kan worden) die voordien zonder beroep of daarmee gelijkgesteld was?
De verandering van voorrangsgerechtigd rechthebbende heeft uitwerking vanaf de eerste dag van het kwartaal na dat waarin de gebeurtenis plaatsvond, voor zover de voorrangsgerechtigde rechthebbende nog altijd de hoedanigheid van rechthebbende heeft op de eerste dag van dat volgende kwartaal.
Als men een RIP in (= gebeurtenis) ontvangt voor een bijslagtrekkende die mogelijk voorrangsgerechtigd is en voordien zonder beroep was of daarmee gelijkgesteld, moet men de bevestiging van de verandering van bevoegdheid afwachten, anders gezegd de DMFA van het kwartaal dat de RIP in (= gebeurtenis) dekt. Als de DMFA die het betrokken kwartaal dekt geen datum van uitdiensttreding vermeldt, betekent dat namelijk dat de persoon nog altijd in dienst is, tenminste de 1e dag van het volgende kwartaal.
Het fonds moet dan het ambtshalve brevet naar het nieuw bevoegde fonds sturen binnen de gestelde termijn, dus ten laatste en 7 dagen te rekenen vanaf de datum van verwerking van het attest bij de KSZ.
NB. Wat voorafgaat geldt voor het automatisch onderzoek naar het recht volgens de nieuwe procedure. Gaat de bevoegdheid over op een instelling waarmee de fondsen volgens de oude procedure werken, dan is het de RIP die leidt tot de verzending van het ambtshalve brevet (met eventueel provisionele betaling in afwachting van de kwitantie).
2.2. Invullen van het brevet
Het doel van het brevet is het doorsturen van alle gegevens die relevant zijn voor het recht op kinderbijslag bij een kinderbijslaginstelling die ze bezit (fonds A) naar een andere kinderbijslag¬instelling die ze nodig heeft om de betaling van de kinderbijslag voort te zetten (fonds B).
2.2.1. Invullen van het brevet in geval van automatisch onderzoek van het recht
Wat betreft het automatisch onderzoek van het recht, moeten de relevante gegevens om aan deze doelstelling te beantwoorden, verplicht betrekking hebben op de rechthebbende van het volgende fonds. De gegevens betreffende de rechthebbende van het oorspronkelijke fonds zijn niet relevant voor het volgende fonds.
Rubriek B moet echter in alle gevallen worden ingevuld.
2.2.2. Exhaustieve invulling van de rubrieken nodig voor het automatisch onderzoek van het recht
Om te beantwoorden aan het vastgestelde doel werd het brevet ontworpen rekening houdend met de meerderheid van de socioprofessionele en de gezinssituaties van de betrokkenen. Het is dan ook niet noodzakelijk dat alle rubrieken of vakken worden ingevuld . De gids van de gebruiker preciseert welke rubrieken of vakken altijd moeten ingevuld worden, maar in alle gevallen waar rubrieken en/of vakken verplicht in te vullen zijn, moeten ze exhaustief ingevuld worden. Vaak werd namelijk vastgesteld dat sommige rubrieken niet of niet correct waren ingevuld, met name:
De rubriek "Samenstelling en behoud van het statuut van langdurig uitkeringsgerechtigd werkloze"
Wanneer een werkloze wordt aangeworven door een nieuwe werkgever, moet het oorspronkelijke fonds deze rubriek invullen om de reeds samengestelde periode van werkloosheid te waarborgen in geval van samenstelling van het statuut van langdurig werkloze, om de toepassing van de wet d'Hondt te verzekeren.
Maar al te vaak laten de fondsen na deze rubriek in te vullen hoewel de rechthebbende werkloze was, of vullen ze het punt in betreffende het verwerven van het statuut van werkloze in plaats van het punt betreffende het behoud van het statuut van werkloze.
De rubriek "vierde actor": deze rubriek moet ingevuld worden in alle gevallen waar er een of meer vierde actoren zijn .
De rubriek "diversen": deze rubriek is bedoeld voor alle gegevens die niet zijn opgenomen in de diverse andere rubrieken en die van belang kunnen zijn voor de volgende instelling. In deze rubriek dient men ook de gegevens te vermelden betreffende een wijziging van de reglementering of nieuwe reglementering die nog niet is opgenomen in het brevet, in afwachting van een aangepaste versie van het brevet.
De controleformulieren die het oorspronkelijke fonds ontving moeten vermeld worden op het brevet.
Als het oorspronkelijke fonds deze controleformulieren ontvangt na het verzenden van het brevet, dan moet het dit melden via het bijkomend brevet aan het volgende fonds.
2.3. Herinnering van het brevet
In geval van herinnering van een brevet moet een duplicaat verstuurd worden, en niet zomaar een gewone herinnering.
2.4. Verzenden van het brevet van ambtswege
Wanneer een instelling een brevet van ambtswege verzendt, moet een datum van einde van betaling worden vermeld als het fonds zijn betalingen stopzet. Dit is het geval als het oorspronkelijke fonds de kinderbijslag niet provisioneel kan betalen. In dat geval moet de instelling geen enkele kwitantie versturen.
Als het oorspronkelijke fonds de betaling van de kinderbijslag echter provisioneel voortzet, moet geen datum van einde van betaling vermeld worden. In dat geval moet de volgende instelling een kwitantie versturen voor die zijn betalingen kan aanvatten.
Instelling A verzekert nog de betaling van de maand waarin de kwitantie is verstuurd.
Instelling B begint zijn betalingen vanaf de maand volgend op die waarin de kwitantie is verstuurd.
Het volgend fonds moet geen kwitantie versturen als het brevet van ambtswege is verstuurd wegens het ontslag van de werkgever, voor zover een einde van betaling is vermeld.
3. Gids van de gebruiker
De hierbij gevoegde gids van de gebruiker werd aangepast, rekening houdend met alle aandachtspunten, de herinnerde regels, de wets- en reglementaire wijzigingen en andere opmerkingen geformuleerd door de kinderbijslaginstel lingen naar aanleiding van de toepassing van de nieuwe procedure en het verzenden van het nieuwe brevet.
In het brevet zelf werden vier vakken bij de rubriek "rechtgevende kinderen" gewijzigd, ofwel conform de reglementaire wijzigingen ofwel omwille van de duidelijkheid van de gevraagde informatie. Een rubriek is opgeheven.
De gewijzigde vakken zijn de volgende:
- het statuut van het kind: een vraag over de nieuwe BaMa-structuur werd toegevoegd;
- het gehandicapte kind: bijkomende informatie wordt gevraagd: genoot het kind in juli 2002 een toeslag voor gehandicapten?
- het stelsel van ouderlijk gezag: het vak werd volledig herzien omwille van een betere leesbaarheid van de informatie;
- de grond van de voorrang: voortaan moet dit vak enkel maar ingevuld worden als de grond van de voorrang afwijkt van artikel 64, KBW. Bovendien werd een punt betreffende de Europese of bilaterale overeenkomsten toegevoegd.
De opgeheven rubriek is rubriek I betreffende de DMFA- en RIP-gegevens. Deze gegevens moeten gecontroleerd worden door het volgende fonds.
Ik verzoek u de in deze gebruikersgids vermelde richtlijnen na te leven en voortaan het aldus aangepaste brevet te gebruiken.
