Er zijn twee verschillende procedures: het onderzoek van het recht door de bevoegde instelling en het automatisch onderzoek van het recht.
Onderzoek van het recht door de bevoegde instelling
Begrip
De bevoegde instelling onderzoekt het recht bij specifieke materies.
Betrokken instellingen: de gewaarborgde gezinsbijslag en de residuaire rechten als FAMIFED fonds B is.
Versturen van het brevet van rechthebbende bij onderzoek van het recht door de bevoegde instelling (= instelling die de gezinsbijslag moet betalen)
Het brevet kan na een aanvraag of ambtshalve worden verstuurd.
Brevet verstuurd na een aanvraag
● Brevetaanvraag
De brevetaanvraag wordt gebruikt om instelling A een brevet te vragen en geeft die instelling al relevante gegevens om het dossier af te sluiten.
● Versturen van het brevet van rechthebbende
Na een aanvraag van instelling B moet het brevet door de instelling die de kinderbijslag betaalt (instelling A) worden ingevuld en naar instelling B worden verstuurd. Daardoor moet instelling A, zonder andere formaliteiten niet langer provisioneel betalen (geïntegreerde kwitantie).
Ambtshalve verstuurd brevet
● Versturen van het ambtshalve brevet
De instelling die de kinderbijslag betaalt moet het ingevulde brevet spontaan naar de volgende instelling versturen als die over elementen beschikt die erop wijzen dat de volgende instelling bevoegd is. De oorspronkelijke instelling moet wel nog de eventuele provisionele betalingen blijven uitvoeren. Dat moet enkel niet langer als er een recht bestaat voor de rechthebbende van fonds A.
Als een provisionele betaling mogelijk is, kan geen datum van einde betaling vermeld worden. Fonds A moet immers op de kwitantie wachten om de betalingen stop te zetten. Als een provisionele betaling daarentegen niet mogelijk is, moet fonds A een datum van einde betaling op het brevet vermelden en moet het volgende fonds geen kwitantie versturen.
● Kwitantie
Na ontvangst van het brevet en als fonds A geen datum van einde betaling vermeld heeft, verstuurt het nieuwe bevoegde fonds B een kwitantie naar instelling A.
Met die kwitantie brengt instelling B, instelling A ervan op de hoogte dat ze de betalingen vanaf een bepaalde datum overneemt. Door de kwitantie moet instelling A definitief niet langer provisioneel betalen.
Aanvullend brevet
Het aanvullend brevet is een document dat gebruikt wordt wanneer een instelling in het bezit komt van een element dat instelling A of B kan interesseren. Het gaat hier niet om de via de fluxen ontvangen gegevens want die worden aan alle betrokken instellingen bezorgd. Het gaat hier ook niet om de mutaties van het RNP die worden ontvangen na het verzenden van het brevet.
Termijnen
De termijn voor het versturen van de brevetaanvraag, het brevet, de kwitantie en het aanvullend brevet is een maand vanaf de brevetaanvraag of de ontvangst van de informatie die het versturen van het brevet met zich brengt.
Als de informatie die het versturen van het brevet met zich brengt een elektronische flux is, is de verzendtermijn een maand + zeven dagen vanaf de behandeldatum door de KSZ.
Datum waarop de termijn voor het versturen van de aanvraag ingaat
Na ontvangst van een geldige aanvraag van de sociaal bijslagtrekkende begint de termijn voor het versturen van de brevetaanvraag te lopen op de dag waarop instelling B in het bezit is van de elementen die nodig zijn om instelling A te bepalen.
Aanvraag om kinderbijslag voor een rechtgevend kind dat in België verblijft
Datum waarop de termijn voor het versturen van het brevet ingaat
De termijn voor het versturen van het brevet gaat in:
- op de dag dat instelling A de brevetaanvraag van instelling B ontvangt (verzending op aanvraag),
- op de dag dat instelling A informatie ontvangt die erop wijst dat een andere instelling met zekerheid bevoegd is.
Datum waarop de verzendtermijn van de kwitantie en de eventuele herinnering begint te lopen
Voor het verzenden van de kwitantie begint de termijn van een maand te lopen vanaf de verzenddatum van het ambtshalve brevet.
Als instelling A binnen die termijn geen kwitantie ontvangt, moet ze een herinnering naar instelling B sturen.
Die procedure dient om cumulaties te vermijden mocht de kwitantie verloren raken. Instelling A is in dat opzicht verantwoordelijk voor de cumulatie als die het gevolg is van de vertraagde verzending van de herinnering.
Datum waarop de termijn voor het versturen van het aanvullend brevet ingaat
De verzendtermijn van het aanvullend brevet is een maand vanaf de dag waarop het nieuwe element wordt ontvangen. Als de laatste dag van een maand in een weekend valt of een feestdag is, moet het brevet de dag voor de feestdag of het weekend bezorgd worden.
Instelling die de kinderbijslag na de verzending van het brevet moet betalen
Brevet verstuurd na een aanvraag
Instelling A, die het brevet aan instelling B bezorgt, betaalt de kinderbijslag nog voor de maand waarin het brevet verstuurd is en vermeldt op het brevet de datum van einde betaling. Dat heeft geen invloed op de trimestrialiseringsregels.
Instelling B moet de kinderbijslagbetalingen overnemen vanaf de maand na de maand waarin het brevet verstuurd is.
Ambtshalve verstuurd brevet
Instelling A blijft de kinderbijslag betalen tot ze een kwitantie van instelling B ontvangt. Enkel door die kwijtschelding moet instelling A niet langer provisioneel betalen.
Als die instelling de kwitantie niet ontvangt in de kalendermaand na de verzenddatum van het brevet, moet een herinnering naar instelling B gestuurd worden.
NB: Instelling A betaalt nog voor de maand waar de verzending van de kwitantie betrekking op heeft en instelling B begint te betalen vanaf de maand na de verzending van de kwitantie.
Automatisch onderzoek van het recht
Verzending van het brevet van rechthebbende bij automatisch onderzoek van het recht
Het brevet kan na een aanvraag (uitzonderlijk) of ambtshalve (algemene regel) worden verstuurd.
Brevet verstuurd na een aanvraag
● Brevetaanvraag
In deze procedure wordt het brevet uitzonderlijk aangevraagd en enkel bij een wijziging van rechthebbende.
Bij ontvangst van een aanvraag raadpleegt fonds B het Kadaster om te weten welke instelling instelling A is, de instelling die de bevoegdheid voor dezelfde kinderen al uitoefent, en stuurt het een brevetaanvraag naar die instelling A. Fonds B verstuurt tezelfdertijd gegevens die relevant zijn om het dossier af te sluiten naar instelling A (geplande datum voor het overnemen van de betalingen, reden voor de bevoegdheidswijziging en reglementaire datum waarop de wijziging ingaat in het kader van de trimestrialisering).
Fonds A moet het recht niet onderzoeken voor fonds B maar moet het brevet rechtstreeks naar fonds B sturen.
● Verzending van het brevet
Op verzoek van fonds B moet het brevet door fonds A worden ingevuld en naar fonds B worden verstuurd. Door dat verzoek moet instelling A niet langer provisioneel betalen.
Ambtshalve verstuurd brevet
Zodra een instelling die de kinderbijslag betaalt voor een gezin (instelling A) informatie ontvangt waardoor een andere instelling (instelling B) bevoegd wordt, onderzoekt ze het recht van de rechthebbende van die instelling B en, nadat ze dat recht heeft vastgesteld, stuurt ze het ingevulde brevet met alle inlichtingen over dat nieuwe recht naar instelling B. De relevante gegevens moeten de rechthebbende van het volgende fonds betreffen en de gegevens over de rechthebbende van het oorspronkelijke fonds zijn niet relevant voor het volgende fonds.
Als de voorrangsgerechtigde rechthebbende wijzigt, wijkt instelling A af van het principe van het automatisch onderzoek van het recht als blijkt dat een dossier op naam van die nieuwe rechthebbende bij instelling B al geopend is. Fonds A verstuurt dan onmiddellijk een ambtshalve brevet zonder bijkomend onderzoek van het recht van die rechthebbende.
Ontvangstbevestiging via e-mail
Fonds B moet met een specifiek daarvoor opgestelde e-mail bevestigen dat het het brevet ontvangen heeft.
Een lijst met de e-mailadressen van de verschillende fondsen en kinderbijslagbureaus wordt door de dienst Monitoring van FAMIFED beheerd en bijgewerkt.
Aanvullend brevet
Het aanvullend brevet is een document dat gebruikt wordt wanneer een instelling in het bezit komt van een element dat instelling A of B kan interesseren. Het gaat hier niet om de via de fluxen ontvangen gegevens want die worden aan alle betrokken instellingen bezorgd. Het gaat hier ook niet om de mutaties van het RNP die na verzending van het brevet worden ontvangen.
Termijnen
Verzendingstermijn van het aanvullend brevet
De termijn voor het versturen van het brevet is een maand vanaf de brevetaanvraag of de ontvangst van de informatie die het versturen van het brevet met zich brengt (bv. DmfA).
Als de informatie die het versturen van het brevet met zich brengt een elektronische flux is, is de verzendtermijn een maand + zeven dagen vanaf de behandeldatum door de KSZ.
Verzendtermijn van de ontvangstbevestiging via e-mail
De ontvangstbevestiging waarmee het oorspronkelijke fonds (fonds A) op de hoogte wordt gebracht van het ontvangen van het brevet moet binnen twintig kalenderdagen vanaf de dag waarop het brevet verstuurd is naar het volgende fonds (fonds B) worden gemaild. Als fonds A geen e-mail ontvangt binnen die termijn, moet een duplicaat van het brevet verstuurd worden.
Verzendtermijn van het aanvullend brevet
De verzendtermijn voor het aanvullend brevet is een maand vanaf de dag waarop het nieuwe element wordt ontvangen.
Instelling die de kinderbijslag na de verzending van het brevet moet betalen
Na de verzending van het brevet betaalt fonds A nog de kinderbijslag voor de maand van de verzending en vermeldt het de datum van einde betaling op het brevet. Fonds B neemt de betalingen over vanaf de volgende maand.
In omzendbrief 997/52 staat dat zodra het brevet naar het volgende fonds verstuurd is, het oorspronkelijke fonds de invoering van alle betrokken actoren in het Kadaster moet afronden. Het volgende fonds moet dus wachten tot is afgerond voor het betaalt om dubbele betalingen te vermijden.
Wat betreft een redelijke termijn om de geldige betaalperiode in het Kadaster af te sluiten, wordt er in omzendbrief 996/67 op gewezen dat de oorspronkelijke betaalinstelling (fonds A) uiterlijk de dag waarop het brevet verstuurd wordt de einddatum van de geldige betaling in het Kadaster moet ingegeven. Om misverstanden te vermijden moeten alle kinderbijslaginstellingen die regel strikt naleven.
Verantwoordelijkheid van de instellingen
Als een instelling A via het brevet van rechthebbende gegevens bezorgt die onjuist of onvolledig blijken te zijn en in tegenspraak met de elementen van het dossier, is die instelling verantwoordelijk voor de fout. Als dat een onverschuldigde betaling met zich meebrengt, moeten de volgende richtlijnen worden gevolgd:
- Als de onjuiste gegevens van het brevet van rechthebbende het gevolg van onjuiste verklaringen van de sociaal bijslagtrekkende zijn en de fout niet bij het fonds ligt, vordert het fonds dat de onverschuldigde betaling heeft uitgevoerd die via alle rechtswegen terug. Bij een betwisting over de oorsprong van het debet moet het geval aan FAMIFED worden voorgelegd.
- Als de onjuiste gegevens van het brevet aan instelling A te wijten zijn, staat het oorspronkelijke fonds in voor het debet volgens een proces in vijf fases. Als instelling A niet erkent dat ze verantwoordelijk is, moet het geval aan het departement Controle van FAMIFED worden voorgelegd.