Il y a lieu de distinguer deux procédures : l'examen du droit par l'organisme compétent et l'examen automatique du droit.
Examen du droit par l'organisme compétent
Notion
L'examen du droit par l'organisme compétent est appliqué lorsque l'on est dans des matières spécifiques.
Organismes concernés : les prestations familiales garanties et les droits résiduaires lorsque FAMIFED est la caisse "B".
La transmission du brevet d'attributaire en cas d'examen du droit par l'organisme compétent (= organisme qui doit payer les prestations familiales)
La transmission du brevet peut, soit s'effectuer à la suite d'une demande, soit s'effectuer d'office.
Brevet envoyé à la suite d'une demande
● La demande de brevet
La demande de brevet est un instrument qui invite l'organisme "A" à fournir un brevet et donne déjà à cet organisme des informations pertinentes pour la clôture du dossier.
● Envoi du brevet d'attributaire
A la suite d'une demande de l'organisme "B", le brevet doit être complété par l'organisme qui est actif sur le plan du paiement des allocations familiales (organisme "A") et envoyé à l'organisme "B". Cet envoi a pour conséquence de libérer, sans autre formalité, l'organisme "A" de son obligation de paiement provisionnel (quittance intégrée)
Brevet envoyé d'office
● Envoi du brevet d'office
L'organisme actif sur le plan du paiement des allocations familiales est tenu d'envoyer spontanément le brevet dûment complété à l'organisme subséquent lorsqu'il est en possession d'éléments justifiant la compétence de ce dernier. Cet envoi ne libère pas le premier organisme de l'obligation éventuelle de paiement provisionnel, lequel n'est possible que s'il existe un droit dans le chef de l'attributaire de la caisse "A".
Quand le paiement provisionnel est possible, aucune date de fin de paiement ne peut être mentionnée, la caisse "A" devant attendre la quittance pour mettre fin à ses paiements. A contrario, si le paiement provisionnel n'est pas possible, la caisse "A" mentionne sur le brevet une fin de paiement et aucune quittance ne doit être envoyée par la caisse subséquente.
● Quittance
Après réception du brevet et dans la mesure où la caisse "A" n'a pas mentionné de fin de paiement, l'organisme nouvellement compétent "B" transmet une quittance à l'organisme "A".
Par cette quittance, l'organisme "B" avertit l'organisme "A" qu'il reprend les paiements à partir d'une date déterminée. La quittance libère définitivement l'organisme "A" de tout paiement provisionnel.
Brevet complémentaire
Le brevet complémentaire est un document utilisé lorsqu'un organisme a connaissance d'un élément quelconque susceptible d'intéresser l'organisme "A" ou "B". Les données réceptionnées via les flux ne sont pas visées car celles-ci sont transmises à tous les organismes concernés. Ne sont pas non plus visées, les mutations en provenance du RNPP réceptionnées après l'envoi du brevet.
Délais
Le délai de transmission de la demande de brevet, du brevet, de la quittance et du brevet complémentaire est d'un mois à compter de la demande du brevet ou de la réception de l'information de l'élément qui déclenche l'envoi du brevet.
Lorsque l'élément qui déclenche l'envoi du brevet est un flux électronique, le délai de transmission est d'un mois + 7 jours à compter de la date de traitement par la BCSS.
Date de prise de cours du délai de transmission de la demande
Après réception d'une demande valable de l'allocataire social, le délai de transmission de la demande de brevet commence à courir le jour où l'organisme " B" est en possession des éléments nécessaires à l'identification de l'organisme "A".
Demande d'allocations familiales en faveur d'un enfant bénéficiaire résidant en Belgique.
Date de prise de cours du délai de transmission du brevet
Le délai de transmission du brevet prend cours :
- soit à partir du jour où l'organisme "A" reçoit la demande de brevet envoyée par l'organisme "B" (transmission sur demande);
- soit à partir du jour où l'organisme "A" reçoit des éléments justifiant la compétence certaine d'un autre organisme.
Date de prise de cours du délai de transmission de la quittance et du rappel éventuel
Pour l'envoi de la quittance, le délai d'un mois est prévu à compter de la date d'envoi du brevet d'office.
Si l'organisme "A" ne reçoit aucune quittance dans ce délai, elle est tenue d'envoyer à la fin de ce délai d'un mois, un rappel à l'organisme "B".
Cette procédure est prévue pour éviter les cumuls dans les cas où la quittance serait perdue. Dans cette optique, l'organisme "A" sera responsable du cumul si celui-ci est la conséquence du retard de l'envoi du rappel.
Date de prise de cours du délai de transmission du brevet complémentaire
Le délai de transmission du brevet complémentaire est d'un mois à compter du jour de réception de l'élément nouveau. Si le dernier jour du mois tombe un week-end ou un jour férié, le brevet doit parvenir le jour précédent le jour férié ou le week-end.
Organisme qui doit payer les allocations familiales après le transfert du brevet
Brevet envoyé à la suite d'une demande
L'organisme "A" qui transmet le brevet à l'organisme "B" assure encore le paiement des allocations familiales relatives au mois du transfert du brevet et indique la date de fin des paiements sur le brevet, ceci sans préjudice des règles de trimestrialisation.
L'organisme "B" doit, quant à lui, reprendre les paiements des allocations familiales dès le mois suivant celui de l'envoi du brevet.
Brevet envoyé d'office
L'organisme "A" continue à payer les allocations familiales aussi longtemps qu'il n'a pas reçu une quittance de l'organisme "B". Seule cette quittance permet à l'organisme "A" d'être libéré de ses obligations de paiement provisionnel.
Si cet organisme ne reçoit pas la quittance au terme du mois civil qui suit la date de transmission du brevet, un rappel doit être adressé à l'organisme "B ".
NB : L'organisme "A" assure encore le paiement du mois relatif à l'envoi de la quittance et l'organisme "B" commence ses paiement dès le mois qui suit celui de l'envoi de la quittance.
Examen automatique du droit
La transmission du brevet d'attributaire en cas d'examen automatique du droit
La transmission du brevet peut, soit s'effectuer à la suite d'une demande (exceptionnel), soit s'effectuer d'office (règle générale).
Brevet envoyé à la suite d'une demande
● La demande de brevet
La demande de brevet, dans cette procédure, sera exceptionnelle et utilisée uniquement en cas de changement d'attributaire.
A la réception d'une demande, la caisse "B" consulte le Cadastre pour connaître la caisse "A" qui exerce déjà sa compétence à l'égard des mêmes enfants et adresse une "demande de brevet" à cet organisme "A". La caisse "B" transmet en même temps à l'organisme "A" des informations pertinentes pour la clôture du dossier (date envisagée de reprise des paiements, circonstance du changement de compétence et date d'effet réglementaire du changement dans le cadre de la trimestrialisation).
La caisse "A" ne devra pas examiner le droit pour la caisse "B", mais devra envoyer directement le brevet à la caisse "B".
● Envoi du brevet
Sur demande de la caisse "B", le brevet doit être complété par la caisse "A" et envoyé à la caisse "B". Cette demande libère l'organisme "A" de son obligation de paiement provisionnel.
Brevet envoyé d'office
Dès qu'un organisme qui assure à une famille le paiement régulier des allocations familiales (organisme "A") reçoit une information quelconque en fonction de laquelle un autre organisme (organisme "B") devient compétent, il examine le droit de l'attributaire de cet organisme "B" et, après établissement de ce droit, envoie à l'organisme "B" le brevet dûment complété reprenant tous les renseignements relatifs à ce nouveau droit. Les données pertinentes doivent impérativement concerner l'attributaire de la caisse subséquente et les données relatives à l'attributaire de la caisse d'origine ne sont pas pertinentes pour la caisse subséquente.
En cas de changement d'attributaire prioritaire, il est dérogé au principe de l'examen automatique du droit par l'organisme "A" quand il s'avère qu'auprès de l'organisme "B", un dossier est déjà ouvert au nom de ce nouvel attributaire. Dans ce cas, la caisse "A" envoie immédiatement un brevet d'office sans examen complémentaire du droit de cet attributaire.
Accusé de réception via e-mail
La caisse "B" doit, quant à elle, accuser réception du brevet via un e-mail spécialement créé à cet effet.
Un répertoire reprenant les adresses e-mail des différentes caisses et bureaux d'allocations familiales est géré et mis à jour par le service " monitoring" de FAMIFED.
Brevet complémentaire
Ce document est utilisé lorsqu'un organisme a connaissance d'un élément quelconque susceptible d'intéresser l'organisme "A" ou "B". Les données réceptionnées via les flux ne sont pas visées car celles-ci sont transmises à tous les organismes concernés. Ne sont pas non plus visées, les mutations en provenance du RNPP réceptionnées après l'envoi du brevet.
Délais
Délai de transmission du brevet
Le délai de transmission du brevet est d'un mois à compter de la demande du brevet ou de la réception de l'information de l'élément qui déclenche l'envoi du brevet (ex. DmfA).
Lorsque l'élément qui déclenche l'envoi du brevet est un flux électronique, le délai de transmission est d'un mois + 7 jours à compter de la date de traitement par la BCSS.
Délai de transmission de l'accusé de réception via e-mail
L'accusé de réception avisant la caisse d'origine ("caisse "A") de la réception du brevet doit être envoyé via e-mail par la caisse subséquente (caisse "B") dans un délai de 20 jours civils à compter du jour de l'envoi du brevet. Si la caisse "A" ne reçoit pas d'e-mail dans ce délai, elle doit renvoyer un duplicata du brevet.
Délai de transmission du brevet complémentaire
Le délai de transmission du brevet complémentaire est d'un mois à compter du jour de réception de l'élément nouveau.
Organisme qui doit payer les allocations familiales après le transfert du brevet
La caisse "A", après l'envoi du brevet, paie encore les allocations familiales relatives au mois du transfert et indique la date de fin de paiement sur le brevet. La caisse "B" reprend les paiements dès le mois suivant.
La circulaire 997/52 prévoit que dès que le brevet est envoyé à la caisse subséquente, la caisse d'origine doit clôturer l'intégration de tous les acteurs concernés dans le cadastre. La caisse subséquente doit donc attendre la clôture avant de payer, et ce, afin d'éviter les doubles paiements.
Concernant le délai raisonnable pour clôturer la période de paiement valable au cadastre, la circulaire 996/67 rappelle que l'organisme de paiement d'orig ine (caisse "A") doit intégrer la date de fin du paiement valable dans le Cadastre, au plus tard le jour de l'envoi du brevet. Pour éviter tout différend, il est essentiel que tous les organismes d'allocations familiales respectent rigoureusement cette règle.
Responsabilité des organismes
Si un organisme "A" fournit, via le brevet d'attributaire, des données qui se révèlent être inexactes ou incomplètes et en contradiction avec les éléments de son dossier, cet organisme porte la responsabilité de l'erreur. S'il en résulte un paiement indu, les directives à suivre sont les suivantes :
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Si les données inexactes du brevet d'attributaire résultent de déclarations incorrectes de l'allocataire social sans qu'une faute ne puisse être reprochée à la caisse, la caisse qui a opéré le paiement indu se charge d'en assurer la récupération par toutes voies de droit. En cas de contestation quant à l'origine du débit, il convient de soumettre le cas à l'arbitrage de FAMIFED.
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Si les données inexactes du brevet sont le fait de l'organisme "A", le débit est endossé par la caisse d'origine selon un processus en cinq étapes. Si l'organisme "A" ne reconnaît pas sa responsabilité, le cas devra être soumis au département contrôle de FAMIFED.