Een aanvraag om archivering van een in het Kadaster afgesloten dossier wordt pas aanvaard als de bewaartermijn verstreken is.
De bewaringstermijn verschilt naargelang er al dan niet gezinsbijslag werd betaald in het afgesloten dossier.
Bewaringstermijn van afgesloten dossiers waarin GEEN gezinsbijslag betaald is
De afgesloten kinderbijslagdossiers waarin geen gezinsbijslag betaald is moeten 63 maanden bewaard worden vanaf de recentste wijzigingsdatum of einde integratiedatum (van eender welke status) in het Kadaster.
Een afgesloten dossier is een dossier waarin alle integratie- en/of betaalperiodes ingevuld en verstreken zijn.
In het Kadaster hebben alle integratie- en betaalperiodes een status. De verschillende statussen zijn A (Actief), H (Historiek) en D (Delete).
Door op het veld Bewegingen van het raadpleegscherm van een kinderbijslagdossier te klikken kan men die statussen zien.
Voorbeeld 1
Op 12 november 2012 geeft fonds A 30 oktober 2012 in het Kadaster in als datum van einde integratie voor alle actoren van een dossier waarin geen gezinsbijslag betaald is.
Het dossier moet 63 maanden bewaard worden vanaf de recentste datum tussen 12 november 2012 en 30 oktober 2012, dus tot 12 februari 2018.
Fonds A kan pas vanaf 13 februari 2018, de dag na het verstrijken van de bewaringstermijn, aanvragen om het dossier te archiveren.
Voorbeeld 2
Op 12 oktober 2012 geeft fonds A 31 oktober 2012 in het Kadaster in als datum van einde integratie voor alle actoren van een dossier waarin geen gezinsbijslag betaald is.
Het dossier moet 63 maanden bewaard worden vanaf de recentste datum tussen 12 oktober 2012 en 31 oktober 2012, dus tot 31 januari 2018.
Fonds A kan pas vanaf 1 februari 2018, de dag na het verstrijken van de bewaringstermijn, aanvragen om het dossier te archiveren.
Bewaringstermijn van afgesloten dossiers waarin gezinsbijslag betaald is
De afgesloten kinderbijslagdossiers waarin ten minste één keer gezinsbijslag betaald is en waarin geen betalingen meer gebeuren moeten 96 maanden bewaard worden vanaf de recentste wijzigingsdatum of einde integratiedatum (van eender welke status) in het Kadaster.
Door op het veld Bewegingen van het raadpleegscherm van een kinderbijslagdossier te klikken kan men die statussen zien.
Voorbeeld 1
In een dossier van fonds A wordt kraamgeld betaald op 4 februari 2010. Op 30 maart 2010 geeft fonds A 31 maart 2010 in het Kadaster in als datum van einde integratie voor alle actoren van het dossier.
Het dossier moet 96 maanden bewaard worden vanaf de recentste datum tussen 30 maart 2010 en 31 maart 2010, dus tot 31 maart 2018.
Fonds A kan pas vanaf 1 april 2018, de dag na het verstrijken van de bewaringstermijn, aanvragen om het dossier te archiveren.
Voorbeeld 2
Op 1 augustus 2013 geeft fonds A in een dossier 31 juli 2013 in het Kadaster in als datum van einde betaling en einde integratie.
Het dossier moet 96 maanden bewaard worden vanaf de recentste datum tussen 1 augustus 2013 en 31 juli 2013, dus tot 1 augustus 2021.
Fonds A kan pas vanaf 2 augustus 2021, de dag na het verstrijken van de bewaringstermijn, aanvragen om het dossier te archiveren.
Voorbeeld 3
Fonds A geeft aan dat het voor een dossier betaald heeft tot 30 september 2007. Aangezien er nog onverschuldigde bedragen teruggevorderd worden zijn de datums van einde integratie dus nog niet ingevuld.
Als gevolg van de terugbetaling op 10 januari 2011 van tussen 1 oktober 2004 en 30 september 2007 onverschuldigd betaalde kinderbijslag wijzigt fonds A op 15 januari 2011 de datum van einde betaling (van 30 september 2007 naar 30 september 2004) en geeft 30 september 2004 in als datum van einde integratie.
Het dossier moet 96 maanden bewaard worden vanaf de recentste datum tussen 30 september 2004 en 15 januari 2011, dus tot 15 januari 2019.
Fonds A kan pas vanaf 16 januari 2019, de dag na het verstrijken van de bewaringstermijn, aanvragen om het dossier te archiveren.