Une demande d'archivage d'un dossier clôturé au Cadastre n'est acceptable que si le délai de conservation est respecté.
Une demande d'archivage d'un dossier...
Le délai de conservation varie en fonction du fait qu'il y ait eu ou non paiement de prestations familiales dans le dossier clôturé.
Délais de conservation des dossiers clôturés et qui n'ont PAS donné lieu au paiement de prestations familiales
Les dossiers d'allocations familiales dôturés pour lesquels aucune prestation familiale (il s'agit des allocations familiales, de l'allocation de naissance ou de la prime d'adoption) n'a été payée doivent être conservés 63 mois à partir de la date la plus récente d'entre toutes les dates de modification et de fin d'intégration (quel qu'en soit le statut) au Cadastre.
Un dossier clôturé est un dossier dans lequel toutes les périodes d'intégration et/ou toutes les périodes de paiements sont remplies avec une date de fin venue à échéance.
Dans le Cadastre, chaque période d'intégration et de paiement a un statut. Les différents statuts sont A (actif), H (Historique) et D (Delete).
Ces statuts sont visibles lorsque l'on clique sur la zone " Mouvements " à l'écran de consultation d'un dossier d'allocations familiales.
Exemple 1
Le 12 novembre 2012, la caisse A introduit le 30 octobre 2012 comme date de fin d'intégration de tous les acteurs d'un dossier qui n'a pas fait l'objet de paiement de prestations familiales au Cadastre.
Le dossier doit être conservé 63 mois à partir de la date la plus récente entre le 12 novembre 2012 et le 30 octobre 2012 soit jusqu'au 12 février 2018.
La caisse A ne peut demander l'archivage de ce dossier qu'à partir du lendemain de l'expiration du délai de conservation, soit à partir du 13 février 2018.
Exemple 2
Le 12 octobre 2012, la caisse A introduit le 31 octobre 2012 comme date de fin d'intégration de tous les acteurs d'un dossier qui n'a pas fait l'objet de paiement au Cadastre.
Le dossier doit être conservé 63 mois à partir de la date la plus récente entre le 12 octobre 2012 et le 31 octobre 2012 soit jusqu'au 31 janvier 2018.
La caisse A ne peut demander l'archivage de ce dossier qu'à partir du lendemain de l'expiration du délai de conservation, soit à partir du 1er février 2018.
Délais de conservation des dossiers clôturés et qui ont donné lieu au paiement de prestations familiales
Les dossiers d'allocations familiales clôturés pour lesquels au moins un paiement a été effectué et pour lesquels il n'y au plus de paiement doivent être conservés 96 mois à partir de la date la plus récente d'entre toutes les dates de modification et de fin d'intégration (quel qu'en soit le statut ) au Cadastre.
Un dossier clôturé est un dossier dans lequel toutes les périodes d'intégration et/ou toutes les périodes de paiements sont complétées avec une date de fin venue à échéance.
Dans le Cadastre, chaque période d'intégration et de paiement a un statut. Les différents statuts sont A (actif), H (Historique) et D (Delete).
Ces statuts sont visibles lorsque l'on clique sur la zone " Mouvements " à l'écran de consultation d'un dossier d'allocations familiales.
Exemple 1
Dans un dossier de la caisse A une allocation de naissance est payée le 4 février 2010. Le 30 mars 2010, la caisse A introduit le 31 mars 2010 comme date de fin d'intégration de tous les acteurs du dossier au Cadastre.
Le dossier doit être conservé 96 mois à partir de la date la plus récente entre le 30 mars 2010 et le 31 mars 2010 soit jusqu'au 31 mars 2018.
La caisse A ne peut demander l'archivage de ce dossier qu'à partir du lendemain de l'expiration du délai de conservation, soit à partir du 1er avril 2018.
Exemple 2
Le 1er août 2013, la caisse A introduit le 31 juillet 2013 comme dates de fin de paiement et de fin d'intégration dans un dossier du Cadastre.
Le dossier doit être conservé 96 mois à partir de la date la plus récente entre le 1er août 2013 et le 31 juillet 2013 soit jusqu'au 1er août 2021.
La caisse A ne peut demander l'archivage de ce dossier qu'à partir du lendemain de l'expiration du délai de conservation, soit à partir du 2 août 2021.
Exemple 3
La caisse A indique avoir payé pour un dossier jusqu'au 30 septembre 2007. Comme le dossier est en récupération d'indus, les dates de fin d'intégration ne sont donc pas complétées.
Suite à la récupération au 10 janvier 2011 d'allocations familiales payées indûment entre le 1er octobre 2004 et le 30 septembre 2007, la caisse A modifie, le 15 janvier 2011, les dates de fin de paiement (du 30 septembre 2007 au 30 septembre 2004) et introduit les dates de fin d'intégration au 30 septembre 2004.
Le dossier doit être conservé 96 mois à partir de la date la plus récente entre le 30 septembre 2004 et le 15 janvier 2011 soit jusqu'au 15 janvier 2019.
La caisse A ne peut demander l'archivage de ce dossier qu'à partir du lendemain de l'expiration du délai de conservation, soit à partir du 16 janvier 2019.