Deze omzendbrief bevat bijkomende inlichtingen bij de richtlijnen bepaald in de C.O. 1275 van 12 januari 1994.
Het is de bedoeling om commentaar te verstrekken bij de nieuwe verplichtingen opgelegd aan de fondsen naar aanleiding van het recente van kracht worden van sommige bepalingen van de wet van 8 december 1992, en om bepaalde punten van de C.O. 1275 te heromschrijven.
1. Nieuwe verplichtingen betreffende het opmaken van een beschrijvende staat: artikel 16, §1, 1° van de wet van 8 december 1992
De Wet voorziet dat de "houder van het bestand", dus ieder fonds, via geautomatiseerde verwerking een beschrijvende staat moet opmaken en bewaren, met vermelding van:
- de aard van de verwerkte gegevens;
- het doel van de verwerking;
- de onderlinge verbanden en verbindingen;
- de raadplegingen (intern aspect);
- de personen of categorieën van personen aan wie de persoonsgegevens worden doorgegeven (extern aspect).
Deze beschrijvende staat, die voornamelijk berust op een functionele en technische analyse van de ingezette computertoepassingen, moet aangepast worden bij iedere wijziging die aan deze toepassingen wordt aangebracht.
Men vestigt de aandacht van de fondsen op het feit dat de werkzaamheden met betrekking tot het vaststellen van het recht op kinderbijslag en de betaling ervan beantwoorden aan één enkele doelstelling van de toepassing van de wet en bijgevolg een enkele verwerking vormen.
Het valt onder de verantwoordelijkheid van elk fonds afzonderlijk om de andere geautomatiseerde verwerkingen die ze uitvoeren te specificeren en er een beschrijvende staat van op te maken (met name het beheer van het personeel).
Te noteren valt tenslotte dat de diverse verwerkingen bij het van kracht worden van artikel 17 van de wet moeten verklaard worden bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Uiteraard mag er geen enkele afwijking voorkomen tussen deze staat en de af te leggen verklaring.
De verplichting om voor iedere geautomatiseerde verwerking een beschrijvende staat op te maken en te bewaren wordt gesanctioneerd met een strafmaatregel (art. 38 van de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer).
2. Verduidelijking betreffende alinea 3 van de mededeling opgemaakt krachtens artikel 4 van de wet van 8 december 1992 (punt 1.1. van de C.O. 1275).
2.1. Hoewel de Rijksdienst in dit verband ieder betrokken fonds afzonderlijk contacteerde, herinneren we eraan dat de fondsen die een beroep doen op een beheerder van de verwerkingen, een natuurlijke of rechtspersoon of feitelijke vereniging waaraan men de organisatie en het uitvoeren van de verwerking toevertrouwt, de gegevens van deze persoon of vereniging moeten vermelden in de bovengenoemde mededeling.
Zo zullen de sociaal verzekerden weten dat deze gegevens verwerkt worden door de beheerder van de verwerkingen, onder de verantwoordelijkheid van het fonds, de houder van het bestand.
2.2. Men dient ook het nieuwe adres te noteren van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer : Regentschapsstraat 61, 1000 BRUSSEL. Dit nieuwe adres moet vermeld worden op de mededelingen gericht aan de sociaal verzekerden nadat de voorraad huidige formulieren uitgeput is.
2.3. Voor de modellen AA en E werd een vereenvoudigde formulering van de mededeling aanvaard, aangezien het register van de verwerkingen nog niet operationeel is.
3. Voorwaarden tot ontvankelijkheid van de aanvragen om toegang tot de gegevens en de verbetering of verwijdering ervan of het verbod om ervan gebruik te maken
3.1. In verband met de aanvragen om toegang tot de gegevens moet aan de verduidelijkingen aangebracht door de C.O. 1275 toegevoegd worden dat de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer (art. 10, §2) een regulerend mechanisme voorzien heeft, in die zin dat aan een aanvraag geen gevolg moet worden gegeven dan na verloop van een jaar, te rekenen van de dagtekening van een vroegere aanvraag van dezelfde persoon waarop is geantwoord.
3.2. Zowel bij de aanvragen om toegang als bij de verzoeken om verbetering, verwijdering of het verbieden van het gebruik van de gegevens, spreekt het vanzelf dat een persoon maar gegevens kan verkrijgen of handelen op basis van bij het fonds berustende gegevens, indien hij de hoedanigheid daartoe bezit.
3.2.2. Wanneer een sociaal verzekerde de rechten wil uitoefenen die de wet hem toestaat met betrekking tot de gegevens die hemzelf betreffen, dan dient hij zich duidelijk te identificeren.
De wet vereist dat de aanvragen ondertekend zijn, maar voorziet geen legaliseringsmechanisme van deze handtekening (bijvoorbeeld legalisering door de burgemeester).
Hieruit vloeit voort dat de elementen die de aanvrager ter identificatie voorlegt moeten overeenstemmen met de gegevens waarover de fondsen beschikken. Deze elementen zijn vermeld in de door de Rijksdienst opgemaakte formulieren (als bijlage hierbij).
3.2.3. Wanneer iemand handelt als vertegenwoordiger van de sociaal verzekerde (rechthebbende/bijslagtrekkende/rechtgevend kind) omdat deze niet de vereiste juridische hoedanigheid bezit, dienen zowel voor de wettelijke vertegenwoordiger als voor de vertegenwoordigde persoon elementen ter identificatie te worden voorgelegd.
Behalve wanneer een ouder handelt voor rekening van het rechtgevend kind en de verwantschap blijkt uit de gezinssamenstelling, moet de hoedanigheid van vertegenwoordiger vastgesteld worden door het voorleggen van een officieel stuk.
3.3. Te noteren valt dat de termijnen waarover de fondsen beschikken om de aanvragen van de sociaal verzekerden te beantwoorden (45 dagen in het geval van een aanvraag om toegang/1 maand in het geval van een verbetering of een verwij dering) worden opgeheven wanneer de in het vorig punt voorziene elementen ter identificatie niet voorgelegd zijn.
Een gelijkaardige opheffing van het verstrijken van de termijn is van toepassing wanneer de betaling van de voorziene 100 BEF niet verricht is (aanvraag om toegang).
4. Meedelen aan derden van aangebrachte verbeteringen of verwijderingen van gegevens (art. 12 §3, wet van 8 december 1992)
Artikel 12, §3 van de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer voorziet dat de houder van het bestand, of het kinderbijslagfonds, de aangebrachte verbeteringen of verwijderingen van gegevens meedeelt binnen een maand te rekenen van het tijdstip van indiening door de sociaal verzekerde aan de personen aan wie de onjuiste, onvolledige of niet ter zake dienende gegevens zijn meegedeeld, voor zover hij nog kennis heeft van de bestemmelingen van de mededeling.
Het fonds bewaart de identiteit van de bestemmelingen van deze mededeling gedurende een periode van een jaar.
De fondsen dienen deze twee verplichtingen na te leven.
Als bijlage vinden de fondsen de formulieren waarmee de sociaal verzekerden de hen door de wet toegestane rechten kunnen uitoefenen, geïnspireerd door de formulieren opgemaakt door de Kruispuntbank van de sociale zekerheid.
Men vestigt er de aandacht van de fondsen op dat rubriek 3 van het formulier voor een aanvraag om toegang een betalingsmodaliteit van een bijdrage betreft die enkel geldt voor openbare diensten, en tevens dat de Rijksdienst een nieuwe vormgeving zal verlenen aan deze formulieren, naar analogie met die van de nieuwe modellen AA en E.
(FIGUUR NIET OPGENOMEN)
