Met C.O. 1292 van 16 januari 1996 zijn de fondsen ingelicht over de voorwaarden waarin de sociale zekerheidsinstellingen sociale gegevens van persoonlijke aard kunnen mededelen aan derden buiten het KSZ-netwerk die krachtens een uitdrukkelijk of stilzwijgend mandaat de belangen van de sociaal verzekerden behartigen.
Deze omzendbrief die toelichting gaf bij de beraadslaging nr. 85/58 van het Toezichtscomité bij de KSZ behandelde in het bijzonder het geval van personen of instellingen buiten het netwerk die bepaalde gegevens nodig hebben om wettelijke opdrachten te vervullen (cf. meer in het bijzonder zijn punt 3.4.).
Ter afsluiting van een aanvullende studie binnen de KSZ heeft het Toezichtscomité in zijn beraadslaging nr. 96/65 van 10 september 1996 de voorwaarden vastgelegd waarin mededeling van sociale gegevens van persoonlijke aard kan gebeuren ten gunste van bepaalde privémandatarissen en openbare besturen buiten het netwerk waarvan de aanvraag past in het raamwerk van hun wettelijke opdrachten.
Deze omzendbrief geeft toelichting bij deze laatste beraadslaging van het Toezichtscomité waarvan de structuur uitgaat van het onderscheid dat de KSZ maakt tussen:
- enerzijds de mededeling van gegevens aan een derde gemachtigd tot het vragen van gegevens krachtens een uitdrukkelijke wetsbepaling : in dit geval constateert het Toezichtscomité de verplichting van de instellingen van sociale zekerheid om de gevraagde overdracht van informatie tot stand te brengen wanneer de aanvraag past in het kader van de wetsbepaling die deze aanvraag ondersteunt (punt 1 hierna);
- anderzijds de mededeling aan een derde die deze gegevens nodig heeft voor de toepassing van de wetgeving waarmee hij is belast, zonder dat een wetsbepaling de voorwaarden inzake informatie-overdracht bepaalt: in dit geval wordt het Toezichtscomité ertoe gebracht mededeling van de gegevens te machtigen volgens de voorwaarden die hij raadzaam acht (punt 2 hierna).
De structuur van deze omzendbrief steunt in ruime mate op die van de beraadslaging van het Toezichtscomité. De toelichting blijft echter beperkt tot de toepassingsgevallen van de beslissing van het Toezichtscomité die men het meest zal aantreffen in de praktijk van de regeling, in het bijzonder rekening houdend met de onvatbaarheid voor afstand en beslag van de kinderbijslag bepaald in artikel 1410 van het Gerechtelijk Wetboek. Buiten deze gevallen worden de kinderbijslagfondsen verzocht de als bijlage bijgevoegde beslissing van het Toezichtscomité erop na te slaan en zonodig met de Rijksdienst in contact te treden in geval van interpretatie-moeilijkheden.
1. Overdracht van gegevens aan derden buiten het netwerk die verplicht moet worden tot stand gebracht krachtens een bijzondere wetsbepaling.
De overdracht van sociale gegevens van persoonlijke aard kunnen ten opzichte van de volgende overheden en instellingen overwogen worden:
1.1. Officieren van de gerechtelijke politie
De fondsen zijn ertoe gehouden de gegevens mee te delen die worden opgevraagd door de officieren van de gerechtelijke politie die handelen op bevelschrift van een onderzoeksrechter (artikel 89bis van het Wetboek van Strafvordering).
1.2. Hoven en rechtbanken
1.2.1. Het Arbeidsauditoraat moet de nodige administratieve inlichtingen ontvangen om geschillen die aan de arbeidsgerechten worden voorgelegd, te beslechten (artikel 138 van het Gerechtelijk Wetboek).
1.2.2. Een fonds dat al dan niet partij is in een geschil moet de rechter elk bewijs verschaffen dat deze vraagt (artikel 871 en 877 van het Gerechtelijk Wetboek).
1.2.3. De griffie van een hof of een rechtbank kan de mededeling vragen van gegevens ter uitvoering van een gerechtelijke beslissing.
1.3. Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten
De Voorzitter van de Commissie (cf. C.O. 1282 van 22 december 1994, punt 3.3.1. over de bevoegdheden van de Commissie) kan van elk fonds de voorlegging van documenten en inlichtingen eisen die hij nuttig acht (art. 12 - K.B. 27 juni 1994 genomen tot uitvoering van de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur).
1.4. Dienst Belastingen van het Ministerie van Financiën
Artikel 327, §1 van het Wetboek op de inkomstenbelastingen bepaalt dat " (...) de openbare instellingen gehouden zijn, wanneer zij daartoe worden aangezocht door een ambtenaar belast met de vestiging of de invordering van de belastingen, hem alle in hun bezit zijnde inlichtingen te verstrekken... en hem alle inlichtingen, afschriften of uittreksels te laten nemen, welke de bedoelde ambtenaar... nodig acht".
De overheden die handelen in het kader en overeenkomstig de voorwaarden van de hiervoren aangehaalde bepalingen moeten mededeling ontvangen van de sociale gegevens van persoonlijke aard die zij vragen.
2. Mededeling van sociale gegevens van persoonlijke aard aan derden buiten de regeling die erover moeten beschikken in het kader van de uitvoering van wettelijke opdrachten, bij gemis van een bijzondere bepaling waarbij in de overdracht van de betrokken informatie wordt voorzien.
Binnen dit bestek zijn de gegevensoverdrachten die hier te sprake moeten komen binnen de praktijk van de regeling, de volgende:
2.1. Advocaten
Krachtens artikel 440 van het Gerechtelijk Wetboek vertegenwoordigen advocaten van rechtswege hun cliënten voor de hoven en rechtbanken. Ditzelfde principe geldt in geval van administratieve procedures (o.a. geschillen voor de Raad van State).
Volgens de beslissing van het Toezichtscomité waarover hier commentaar, moet, wanneer een advocaat mededeling van sociale gegevens van persoonlijke aard vraagt met betrekking tot zijn cliënt, al dan niet binnen het kader van een gerechtelijke of administratieve procedure, de voorlegging van een mandaat dat beantwoordt aan de vereisten van C.O. 1292 (cf. meer in het bijzonder onder punt 2.1.) niet door de kinderbijslagfondsen worden gevorderd.
De mededeling kan gebeuren zonder een uitdrukkelijk mandaat op voorwaarde dat de advocaat een schriftelijk verzoek indient waarin hij verklaart dat de betrokken persoon zijn cliënt is van wie hij de identiteit zal aangeven door de vermelding van de naam, voornaam, adres en geboortedatum.
Daaruit volgt dat in het geval waarin de sociale gegevens van persoonlijke aard niet de cliënt van de verzoekende advocaat betreffen, een uitdrukkelijk mandaat dat beantwoordt aan de voorwaarden vastgelegd in de C.O. 1292 uitgaande van de persoon betrokken bij die gegevens, vooraf door de advocaat moet worden voorgelegd aan het kinderbijslagfonds alvorens enige gegevensoverdracht kan plaatsvinden.
2.2. Notarissen
De notaris is een openbaar ambtenaar waarvan het statuut wordt geregeld bij de wet van 16 maart 1803 op het notarisambt.
De notaris moet in een aantal gevallen wettelijk optreden maar kan eveneens handelen als notaris-zakenman.
3.2. De OCMW's kunnen de voogdij over minderjarige kinderen uitoefenen overeenkomstig artikel 57, §3 en de artikelen 63 tot 68 van de wet van 8 juli 1976 op de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. In dit geval moet een OCMW worden beschouwd als de wettelijke vertegenwoordiger van de minderjarige kinderen en als deze laatsten rechtgevend op kinderbijslag kunnen zijn, zijn de kinderbijslagfondsen verplicht hun de sociale gegevens van persoonlijke aard te verschaffen in verband met deze rechten op uitkeringen.
Deze eerste twee hypothesen vallen dus buiten de problematiek van de gegevensoverdracht buiten het KSZ-netwerk aan een andere persoon dan de sociaal verzekerde of diens wettelijke vertegenwoordiger.
3.3. De openbare besturen of de instellingen belast met een opdracht van openbaar nut zijn er krachtens artikel 68ter, §6 van dezelfde wet, ertoe gehouden alle nuttige inlichtingen te verschaffen betreffende de bestaansmiddelen en de verblijfplaats van de schuldenaar van het alimentatiegeld met het oog op de invordering van de voorschotten op alimentatiegelden die door de OCMW's zijn betaald.
De kinderbijslagfondsen zijn dus verplicht van op grond van een bijzondere wettelijke bepaling aan een OCMW dat erom verzoekt, de sociale gegevens van persoonlijke aard te verschaffen bestaande uit de bedragen van de gezinsbijslagen die aan de schuldenaar van het alimentatiegeld zijn gestort evenals de woonplaats van deze laatste. Het OCMW die deze informatie vraagt vormt in dit geval een instelling die moet ondergebracht worden in de categorieën bedoeld onder vorenstaand punt 1.
3.4. De OCMW's moeten in het kader van een opdracht van maatschappelijke bijstand eveneens bij de kinderbijslagfondsen tussenkomen op grond van artikel 60, §2 van de gemelde wet om de sociaal verzekerde bij te staan in de procedure tot het verkrijgen van gezinsuitkeringen waarop ze recht hebben. Bovendien beschikken de OCMW's wanneer ze voorschotten op gezinsuitkeringen verlenen over een subrogatierecht bepaald in artikel 99, §2 van dezelfde wet, hetgeen om dit recht te kunnen uitoefenen, inhoudt dat de sociale gegevens van persoonlijke aard worden medegedeeld.
Voor deze twee aspecten moeten de OCMW's gezien worden als instellingen die moeten worden ondergebracht in de categorieën van derden buiten het netwerk bedoeld onder vorenstaand punt 2.
Volgens de beslissing van het Toezichtscomité kan de mededeling van sociale gegevens van persoonlijke aard ten voordele van OCMW's gebeuren binnen het kader van hun opdrachten opgegeven onder de punten 3.3. en 3.4. hiervoren, op voorwaarde dat ze de aard van hun tussenkomsten nader aangeven door de wettelijke bepalingen die deze rechtvaardigen aan te halen.
4. Slotopmerkingen
4.1. De mededeling van medische gegevens in de strikte zin die door de kinderbijslagfondsen worden gehouden, blijven onderworpen aan een bijzondere beschermingsregeling vastgelegd in C.O. 1273 van 12 januari 1994, blz. 4, punt 2.2.
4.2. Het feit van de overdracht van sociale gegevens van persoonlijke aard aan derden buiten het netwerk die vorenstaand aan de orde was, vormt op zichzelf een gegeven dat niet rechtstreeks noodzakelijk is voor de toepassing van de gecoördineerde wetten inzake kinderbijslag voor werknemers of meer algemeen voor de toepassing van de sociale zekerheid. Het feit zelf van deze overdracht moet dus niet onderwerp uitmaken van een behandeling in de zin van de wet van 8 december 1992 betreffende de bescherming van de particuliere levenssfeer (cf. C.O. 1275 van 12 januari 1994).
Het bewijs van het feit van de overdracht moet dus in de individuele dossiers van de kinderbijslagfondsen voorkomen maar er is geen ernstig geldig motief om de kinderbijslagfondsen ertoe te verplichten dit op te nemen in hun manuele bestanden of in hun informatica-systemen.
4.3. Onder voorbehoud van de geldende controleprocedures moet het feit van de overdracht strict confidentieel blijven, hetgeen inhoudt dat de toegang tot dit gegeven beperkt moet worden tot de beheerders van het welbepaalde dossier waarin dit is opgenomen.
