Omdat een aantal kinderbijslagfondsen de Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers gevraagd hadden hoelang ze de gegevens van de gezinsbijslagdossiers moeten bewaren, heeft de Rijksdienst omzendbrief 399 van 18 mei 1951 over de bewaringstermijn van archieven verspreid.
Sindsdien zijn nieuwe technologieën ontwikkeld en nieuwe wettelijke bepalingen aangenomen, zodat de instructies op het gebied van de bewaring van gegevens herzien moeten worden.
Deze omzendbrief actualiseert de regels voor de archivering en vernietiging van oude gegevens en bepaalt de bewaringstermijn voor de gegevens van de kinderbijslagdossiers (op gelijk welke drager) die nog nuttig kunnen zijn voor de administratie en voor de gegevens die nog maar sporadisch nuttig kunnen zijn.
Die regels zijn van toepassing voor de Rijksdienst en zijn secundair netwerk.
Alvorens het te hebben over de bewaringstermijnen zelf zijn enkele verduidelijkingen nodig.
I. Verduidelijkingen vooraf
1. In het kader van deze omzendbrief blijft de kwestie van de manier waarop de gegevens bewaard moeten worden, onbesproken.
De kinderbijslagfondsen moeten zich op dat punt houden aan het koninklijk besluit van 22 maart 1993, verschenen in het Belgisch Staatsblad van 1 april 1993, betreffende de bewijskracht, ter zake van de sociale zekerheid, van de door instellingen van sociale zekerheid opgeslagen, bewaarde of weergegeven informatiegegevens.
Ze moeten erop toezien de gegevens systematisch te bewaren, zonder hiaten en met zorg, ze systematisch te rangschikken en ze tegen mogelijke beschadiging of verlies te beschermen. In verband met elektronische informatieverwerking moeten ze ook de identiteit bewaren van de verantwoordelijke en van de uitvoerder, de aard en het doel van de gegevens waarop de verwerking betrekking heeft, de datum en de plaats van de verrichting, en de mogelijke onregelmatigheden die bij de verwerking vastgesteld zijn.
2. Gegevens uit alle soorten elektronische berichten maken wezenlijk deel uit van een dossier en moeten bewaard worden zoals de papieren gegevens. De instelling die het dossier beheert en die de elektronische informatie kreeg, moet die in de originele versie bewaren vóór de interne elektronische verwerking ervan. De kinderbijslaginstellingen kunnen uiteraard kiezen op welke drager ze de elektronische gegevens bewaren.
II. Regels voor de bewaring van de gegevens van kinderbijslagdossiers
Hierna vindt u de geactualiseerde regels voor afgesloten dossiers, lopende dossiers en boekhoudkundige documenten.
1. Afgesloten dossiers
De dossiers van uiterlijk op 31 december 2008 geschrapte aangeslotenen moeten, als de verjaring door de betrokkenen niet gestuit is, bewaard worden gedurende vijf jaar vanaf de dag na de daadwerkelijke schrapping van de aangeslotene.
De dossiers van sinds 1 januari 2009 geschrapte aangeslotenen moeten, als de verjaring door de betrokkenen niet gestuit is, bewaard worden gedurende drie jaar vanaf de dag na de daadwerkelijke schrapping van de aangeslotene.
Dossiers van aanvragen om bijslag die niet geleid hebben tot betaling van gezinsbijslag moeten, als de verjaring door de betrokkenen niet gestuit is, bewaard worden gedurende:
- vijf jaar vanaf de laatste dag van het kwartaal waarin de adoptieakte ondertekend is
- vijf jaar vanaf de laatste dag van het kwartaal waarin de aanvraag om kinderbijslag ingediend is
- vijf jaar vanaf de laatste dag van het kwartaal waarin de geboorte plaatsvond
Afgesloten dossiers van aanvragen om gezinsbijslag die geleid hebben tot minstens één betaling en waarvoor niet meer betaald wordt, moeten, als de verjaring door de betrokkenen niet gestuit is, bewaard worden gedurende zeven jaar vanaf 31 december van het jaar waarin de rekeningen naar het Rekenhof gestuurd zijn, wetende dat de rekeningen ten laatste op 30 juni van het jaar na het dienstjaar naar het Rekenhof gestuurd moeten worden.
2. Lopende dossiers
Gegevens van lopende dossiers, dat zijn dossiers waarvoor betaald of teruggevorderd wordt, en dossiers in onderzoek waarvoor nog niet zeker is of er betaald zal worden, moeten worden bewaard gedurende zeven jaar vanaf 31 december van het jaar volgend op het jaar waarin de rekeningen naar het Rekenhof gestuurd zijn. De rekeningen moeten naar het Rekenhof worden verstuurd uiterlijk tegen 30 juni van het jaar volgend op het dienstjaar waarop de rekeningen betrekking hebben.
Deze bewaringsperiode van 7 jaar geldt voor dossiers waarin de verjaring door de betrokkenen niet is gestuit is.
3. Boekhoudkundige documenten
Boekhoudkundige en daarmee gelijksgestelde documenten moeten bewaard worden gedurende zeven jaar vanaf 31 december van het jaar waarin de rekeningen naar het Rekenhof gestuurd zijn, wetende dat de rekeningen ten laatste op 30 juni van het jaar na het dienstjaar naar het Rekenhof gestuurd moeten worden.
Voor afschrijvingen over een langere periode dan zeven jaar vanaf 31 december van het jaar waarin de rekeningen naar het Rekenhof gestuurd zijn, moeten de documenten bewaard worden tijdens de volledige duur van de afschrijving.
III. Archivering en vernietiging van oude gegevens
1. Overheidssector
Door overheidsinstellingen bewaarde documenten van meer dan dertig jaar oud moeten, behoudens vrijstelling, neergelegd worden in het Rijksarchief.
Documenten van minder dan dertig jaar oud die niet langer administratief van nut zijn, kunnen in het Rijksarchief neergelegd worden op vraag van de overheid die ze in haar bezit heeft.
In het Rijksarchief neergelegde documenten mogen niet vernietigd worden zonder de toestemming van de overheid waarvan ze afkomstig zijn, en evenmin zonder toestemming van de algemeen rijksarchivaris of zijn afgevaardigden.
2. Kinderbijslagfondsen
De kinderbijslagfondsen mogen oude gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel ervan in het kader van de sociale zekerheid. Dat betekent dat ze hun gegevens moeten vernietigen als er niet langer een reden is om ze te bewaren.
De kinderbijslaginstellingen wordt aangeraden voor de vernietiging van hun gegevens alleen een beroep te doen op een gespecialiseerde firma die alle garanties biedt op het vlak van discretie.
Bij wijze van overgangsmaatregel hebben de kinderbijslagfondsen tijd tot 30 juni 2010 om alle nodige maatregelen te nemen voor de toepassing van deze omzendbrief.
IV. Aanbevelingen
Als een dossier van een rechthebbende persoonlijke documenten bevat (militair zakboekje, loonboekje, enz....) die als bewijsstuk gediend hebben, wordt de kinderbijslaginstellingen aangeraden die originele persoonlijke documenten dadelijk terug te bezorgen aan de betrokkenen, als dat mogelijk is, en een kopie ervan zolang te bewaren als voor het dossier van toepassing is.
V. Inwerkingtreding van deze omzendbrief en opheffing van omzendbrief nr. 399 van de Rijksdienst van 18 mei 1951
Deze omzendbrief treedt in werking op 1 januari 2010.
Omzendbrief van de Rijksdient nr. 399 van 18 mei over de bewaringstermijn voor archieven wordt dus opgeheven vanaf de dag waarop deze nieuwe omzendbrief in werking treedt.
Bij wijze van overgangsmaatregel hebben de kinderbijslagfondsen echter tijd tot 30 juni 2010 om alle nodige maatregelen te nemen voor de toepassing van deze omzendbrief.
