Met de omzendbrief D997/25 van 15 juni 1995, werd u ingelicht over de invoering van het mailboxen-systeem, dat operationeel is sedert 1 september 1995.
De daarin vermelde basisprincipes blijven gelden, maar er werden bepaalde wijzigingen aangebracht, hoofdzakelijk om te beantwoorden aan vragen van de gebruikers, maar ook wegens technische aanpassingen van het programma bij de KSZ.
De wijzigingen, waarover in het eerste deel van deze omzendbrief commentaar wordt geleverd, zijn van tweeërlei aard. Enerzijds situeren ze zich op het vlak van de verspreiding door de Rijksdienst onder de fondsen, anderzijds hebben ze betrekking op de inhoud van de mededelingen.
De belangrijkste wijziging aangebracht aan de mededelingen situeert zich op het vlak van de invoering van de NIS-codes van de straten en de gemeentes/landen. Het tweede deel van dit document is dus gewijd aan het doorsturen van deze codes.
I. WIJZIGINGEN AANGEBRACHT AAN HET MAILBOXEN-SYSTEEM
A. Verspreiding van de mededelingen
Tot op heden werden de mededelingen aan de fondsen gericht volgens dit schema:
-
mutatie van een van de signaletiek-gegevens (00R en 010R):
verzending naar alle fondsen die de persoon kennen of gekend hebben als een betrokkene in een dossier, tenzij het dossier opgenomen is in het archief van het NRK; in dat geval gaat de Rijksdienst zelf over tot de bijwerking van de gegevens opgenomen in het NRK.
-
alle andere types van mutaties:
verzending naar het fonds dat bevoegd is op het moment waarop deze mutatie ingaat en de fondsen die daarna bevoegd zijn.
Voortaan worden de mutaties die geen betrekking hebben op de signaletiek-gegevens enkel verstuurd naar het laatste bevoegde fonds, ongeacht of het recht er actief is of beëindigd. Dit fonds zal verantwoordelijk zijn om de gegevens mee te delen aan het/de fonds(en) bevoegd voor de eigen tussenkomst, in de mate waarin deze gegevens voor dit/deze fonds(en) relevant is.
Voor mutaties aan een van de signaletiek-gegevens zullen we te werk gaan zoals vroeger, omdat het noodzakelijk is dat het NRK is bijgewerkt.
We stelden een gebrek aan regelmatigheid vast bij het doorsturen van de gegevens, evenals een verhoging van het aantal dragers (tot 3 bewerkingen in 2 dagen). Wij drongen nogmaals bij de KSZ aan op een naleven van de voorziene planning en een eventuele groepering van de gegevens voor de verwerking ervan, zodat de Rijksdienst maar een magnetische drager per week moet doorsturen naar de fondsen.
In dit verband benadrukken wij het feit dat een magnetische drager alle types mailboxen kan bevatten, zowel mededelingen afkomstig van het R.N.P. als de mededelingen waaraan deze omzendbrief is gewijd en mededelingen van instellingen die werkloosheidsvergoedingen uitkeren, zoals die bedoeld in de omzendbrieven 0997/27 en 28, of andere mededelingen voortvloeiend uit nieuwe fluxen via de KSZ.
B. Inhoud
Aan de inhoud van de mutatieberichten werden verschillende wijzigingen aangebracht. De technische bijlagen I en II bij dit document - de eerste met betrekking tot de verwerking van de mutatieberichten verstuurd per magnetische drager, de tweede in verband met het afdrukken ervan- bevatten het geheel van deze wijzigingen. Ze vernietigen en vervangen dus de vorige bijlagen bij de reeds vermelde omzendbrief D997/25.
Dit is de lijst met de aangebrachte wijzigingen:
- Integratie van de straat-NIS-code in de volgende mededelingen:
- 020R: Verandering van adres
- 140H: Wijziging van de gezinssamenstelling
- Integratie van de gemeente/land-NIS-code in de volgende mededelingen:
- 031R: Verandering van nationaliteit
- 140H: Wijziging van de gezinssamenstelling
- 150R: Overlijden
- 900M: Wijziging van het adres van de hoofdverblijfplaats
- Doorsturen van een mededeling van een lege mutatie:
Het betreft het vernietigen van een vorige mededeling over hetzelfde onderwerp. Het komt voor in de volgende mededelingen:
- 022R: Verandering van adres van de verblijfplaats in het buitenland
- 033R: Wijziging van het postadres in het buitenland
- 031R: Verandering van nationaliteit
- 120R: Wijziging van burgerlijke stand
- 140H: Wijziging van de gezinssamenstelling
- 150R : Overlijden
II. INVOERING VAN DE NIS-CODES VOOR STRATEN EN GEMEENTES/LANDEN
A. Basisbestand
In de loop van de volgende weken zal de Rijksdienst u op band of diskette, volgens het type van magnetische drager dat uw instelling doorgaans gebruikt, de bestanden bezorgen die het geheel omvatten van de NIS-codes voor straten en gemeentes/landen. Dit zal met twee afzonderlijke verzendingen gebeuren. De dragers zullen afgenomen worden van de voorraad aangelegd voorde mailbox-bestanden. We verzoeken u dan ook om twee lege dragers terug te sturen om deze voorraad weer aan te vullen.
Met behulp van de technische bijlagen II en III van dit document zult u de bestanden kunnen verwerken, aangezien ze de structuur van de registraties overnemen, respectievelijk voor de NIS-codes voor straten en gemeentes / landen.
B. Bijwerkingen
De bijwerkingen van de NIS-codes voor gemeentes/landen (weinig voorkomend) worden onmiddellijk meegedeeld door de KSZ. We zullen ze aan u doorsturen naarmate we ze ontvangen.
De NIS-codes voor straten worden ons echter nooit meegedeeld. We stellen dan ook een halfjaarlijkse bijwerking voor, waarvan we u dan per semester op de hoogte brengen.
Te noteren valt dat de bestanden van de bijwerkingen niet enkel de wijzigingen en de eventuele toevoegingen bevatten, maar dat het telkens een volledig bestand betreft dat het vorige vemietigt en vervangt. Het zal zo nodig vergezeld zijn van een lijst op papier die alle veranderingen die zich voordeden vermeldt.
III. DATUM VAN INWERKINGTREDING
De mededelingen van de mutaties zullen vanaf 1 april 1997 gestructureerd zijn volgens het hierboven becommentarieerde schema.
