Voorafgaand aan de overheveling van de kinderbijslag naar de gemeenschappen en de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie, in het kader van de zesde staatshervorming, dienen de huidige verschillen tussen de werknemers- en zelfstandigenregeling te worden weggewerkt, wat onder meer resulteert in een eenheidswet, van toepassing op de werknemers en de zelfstandigen, en in de administratieve overdracht van de kinderbijslagdossiers van de sociale verzekeringsfondsen naar de kinderbijslagfondsen en tussen de kinderbijslagfondsen onderling.
1. Motivering van de overname van dossiers bij de inwerkingtreding van de AKBW
Met betrekking tot de overdracht van dossiers zullen er twee bewegingen zijn, enerzijds de administratieve overgang, op 1 juli 2014, van het huidig bevoegde sociaal verzekeringsfonds, waarbij de rechthebbende zelfstandige is aangesloten, naar het kinderbijslagfonds dat deel uitmaakt van hetzelfde administratieve complex als dat waaraan dit sociaal verzekeringsfonds is verbonden en anderzijds de gefaseerde overgang van het huidig bevoegde kinderbijslagfonds naar het fonds van de nieuwe rechthebbende die de voorrang verkrijgt ten gevolge van de wijziging van de samenloopregels.
Om de gezinnen te informeren over de overname van hun dossier in het kader van deze herstructurering, werden twee specifieke motiveringsbrieven gecreëerd:
2. Motivering van de wijziging van bevoegdheid in algemene zin
Wij hebben van de gelegenheid gebruik gemaakt om de procedure met de module 15, wat betreft de motivering van het einde van de betalingen bij overdracht van de bevoegdheid, bij te stellen.
De beslissing tot het stopzetten of aanvatten van de betalingen bij wijziging van de bevoegdheid valt wel degelijk onder de toepassing van de motiveringsplicht van het Handvest van de sociaal verzekerde. De bijslagtrekkende dient immers steeds op de hoogte te zijn tot welk kinderbijslagfonds hij zich moet richten.
Om dubbel gebruik te vermijden in geval van overname met brevet is het echter voldoende dat het overnemend kinderbijslagfonds de overname van de betalingen motiveert aan de bijslagtrekkende. Het fonds dat de betalingen stopzet en het brevet aflevert hoeft deze beslissing dan niet meer te motiveren. Deze optie is ingegeven door het feit dat bij de opstart van een nieuw dossier het dossiernummer, het telefoonnummer en de naam van degene die meer inlichtingen kan verstrekken, moeten meegedeeld worden.
In de motiveringsbrief van de wijziging van bevoegdheid moeten de reden van de overname en de datum van het begin van de betalingen vermeld worden. Het recht op informatie dient natuurlijk te worden afgewogen tegen de bepalingen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, in geval de bijslagtrekkende en de rechthebbende niet dezelfde persoon zijn.
Wij verwijzen naar de modelbrief als bijlage, voor gebruik bij overnames.
3. Globale aanpassing van de motiveringsbrieven
De laatste globale herziening van deze brieven gebeurde met de dienstbrief 999/146 van 15 mei 2008. Nadien werden ad hoc nieuwe modelbrieven gecreëerd bij wijzigingen in de reglementering of de procedures.
De volledige verzameling motiveringsmodules zou nu aangepast moeten worden aan de nieuwe bepalingen en de nieuwe doelgroepen.
Bij conformering van de modules aan de AKBW zou uit de screening echter blijken dat een groot aantal brieven niet meer voldoende is afgestemd op de huidige processen. Gezien de actuele context en de vooropgestelde prioriteiten lijkt het echter niet opportuun nu te investeren in een algemene herziening van de motiveringsbrieven.
De bestaande brieven kunnen dus verder gebruikt worden, de kinderbijslagfondsen kunnen eventueel op eigen initiatief ad hoc aanpassingen uitvoeren. Op termijn zal nagegaan worden of en wanneer een volledige revisie pertinent lijkt.
Bij de administratieve controle zullen de nodige toleranties in de sanctienorm worden ingebouwd.
4. Bijwerking van twee specifieke motiveringsbrieven
Twee frequent gebruikte modelbrieven werden wel al aangepast aan de specifieke kenmerken van een zelfstandige beroepsactiviteit. Het betreft de motivering bij de vaststelling van het recht en bij de toekenning van een sociale toeslag.
