1. Collecte d'informations au moyen de formulaires et de supports électroniques
Depuis quelques années, l'Office tient en permanence un inventaire de toutes les données requises pour payer les allocations familiales. En vertu du contrat d'administration, les directives concernant les méthodes et les modalités de collecte de ces données sont évaluées et actualisées chaque année.
Les caisses d'allocations familiales et les autres organismes de paiement des allocations familiales trouveront dès lors ci-après les nouvelles règles applicables à partir du 1er janvier 2008.
2. Principe général
L'objectif général de la collecte de données consiste à payer les allocations familiales rapidement et correctement, en conformité avec la Charte de l'assuré social, et ce, en interrogeant le moins possible l'assuré social, grâce à l'adaptation et au remplacement de formulaires par des données électroniques et par la consultation des banques de données. Les caisses d'allocations familiales doivent tout mettre en ouvre pour faire concorder les paiements " en temps réel " avec les flux de données électroniques concernant les données personnelles légales et professionnelles qu'elles reçoivent.
2.1 Collecte d'informations: principes généraux
Collecte unique d'informations: seules les données nécessaires pour l'octroi des allocations familiales
- On ne pourra demander que les données qui sont indispensables en vue du traitement correct et ponctuel du dossier.
La collecte de données par la voie électronique ou par la consultation de banques de données doit être justifiée. La demande de données doit être proportionnelle à l'objectif pour lequel elles sont recueillies. Seules les données utiles pour l'établissement du droit et le paiement des allocations familiales (par exemple la composition du ménage) peu vent être consultées. On ne peut pas demander trop de données ni trop souvent.
- Les données sont demandées le plus possible directement à la " source authentique ".
- Seuls les faits qui sont ensuite qualifiés juridiquement par la caisse d'allocations familiales sont demandés aux familles.
- Les données ne peuvent être demandées à l'assuré social au moyen d' un formulaire que si elles ne peuvent être obtenues par des canaux électroniques.
- Un groupe de travail au sein de l'Office adapte les formulaires qui restent nécessaires en fonction des nouveaux flux de données. Ces formulaires doivent en outre répondre à des critères rigoureux en matière d'intelligibilité, de convivialité et de facilité de complètement.
Réutilisation des données: gestion et échange d'information qualifiée
- Les données (personnelles sociales) ne sont demandées qu'une fois; dès qu'elles sont en possession d'un organisme d'allocations familiales, elles sont gérées et actualisées de manière experte et au sein du secteur elles sont mises à la disposition des autres utilisateurs du réseau secondaire, par le biais du système TRIVIA ou du brevet d'attributaire. Elles ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire pour l'application de la législation des allocations familiales, compte tenu des délais de prescription en vigueur.
- L'Office établit un modèle d'information et des instructions pour la collecte de données (cf. annexes)
2.2. Conséquences
L'Office pose comme principe général que les droits aux allocations familiales soient examinés au maximum de la propre initiative de la caisse d'allocations familiales et établis dans le cadre de l'examen automatique du droit (par exemple le droit automatique au montant le plus élevé - CM 599). Lors de l'établissement de droits pour lesquels on fait encore appel à l'assuré social, l'information électronique disponible doit néanmoins être utilisée au maximum (par exemple concernant l'octroi des suppléments sociaux).
Les caisses d'allocations familiales sont invitées à faire pas à pas le nécessaire pour obtenir automatiquement l'information sur les droits potentiels qui ne peuvent pas être exercés automatiquement (par exemple le droit à un supplément). Pour y parvenir, les acteurs exacts doivent être intégrés dans le Cadastre des allocations familiales avec le code de rôle adéquat et les flux d'information qui en découlent doivent être traités de manière effective et efficiente.
Conformément aux dispositions de la Charte, lorsque l'assuré social n'a pas donné suite dans le mois au rappel d'une demande de renseignements (par exemple en ne renvoyant pas le formulaire, les caisses d'allocations familiales peuvent recueillir d'office des renseignements et prendre des décisions sur cette base, lesquelles sont valables en droit jusqu'à preuve du contraire (cf.thème 6: Formulaires manquants - Décision d'office).
Les données sur lesquelles le paiement des allocations familiales est basé sont attestées par des moyens électroniques (flux de données ou consultation de banques de données par l'intermédiaire de TRIVIA).
Une preuve obtenue de la sorte engendre toutes les conséquences juridiques connues: l'octroi et le paiement des allocations familiales de base ou éventuellement d'un supplément, la validation d'un paiement provisionnel effectué, le refus du droit ou la récupération éventuelle de celui-ci. Ceci vaut tant dans le cadre de la demande que pour la poursuite des paiements.
S'il apparaît que toutes les données peuvent être obtenues à la source authentique, aucune information ne peut être demandée aux familles au moyen de formulaires.
Exceptions
Certaines informations sur lesquelles le paiement des allocations familiales est basé et pour lesquelles il n'existe pas encore de source électronique doivent encore être confirmées au moyen d'un formulaire, d'une attestation ou d'une déclaration.
Aperçu des données
|
Nature de l'information |
Mode de preuve |
| 1 |
Mise à la retraite de l'attributaire/pension de survie |
Attestation/déclaration du service de pension |
| 2 |
Détention |
Attestation/déclaration |
| 3 |
Placement dans une institution/famille |
Attestation/formulaire P3/P3b |
| 4 |
Former/ne pas former un " ménage de fait " |
Déclaration sur l'honneur/formulaire J (cf. directives concernant l'examen social) |
| 5 |
Abandon de l'orphelin par le parent survivant |
Formulaire P16com |
| 6 |
Disparition, enlèvement de l'enfant; l'attributaire a " abandonné " sa famille |
Déclaration des services judiciaires ou de police |
| 7 |
Règles concernant l'autorité parentale (garde alternée, coparenté) |
Jugement/arrêt/décision |
| 8 |
Hébergement alterné pour les majeurs |
Déclaration des deux parents |
| 8 |
aide CPAS (revenu d'intégration+autre aide) |
CPAS non reliés à la Banque-carrefour: attestation/déclaration |
| 9 |
Demande de versement sur un compte |
Formulaire mod. W |
| 10 |
Dans la Communauté flamande:
L'enseignement pour adultes, les cours du soir, l'enseignement de promotion sociale, l'enseignement privé, le contrat d'apprentissage, les stages(formation de chef d'entreprise ou pour être nommé à une charge)
Dans la Communautéfrançaise/germanophone
L'enseignement suivi, le contrat d'apprentissage, les stages (formation de chef d'entreprise ou pour être nommé à une charge) |
Attestation/formulaire |
| 11 |
Preuve du handicap ou d'une affection |
Attestation/formulaire) |
| 12 |
Faits de droit à l'étranger (naissance, décès, adoption...) |
Attestations/déclarations |
| 13 |
Cohabitation légale |
Déclaration |
| 14 |
Revenus |
Déclaration sur le formulaire |
| 15 |
Chômeur sanctionné |
Décision de sanction (ONEM)/
Déclaration |
| 17 |
Allocation de naissance |
Attestation spéciale. de naissance/ Inscription dans les registres de la population |
3. Collecte de données (par thème)
Thème n° 1 - Naissance et Preuve de la vie
La naissance de l'enfant est prouvée par l'" attestation spéciale de naissance " ou par un message mail box provenant du Registre national. Il suffit que la naissance ait été établie d'une des deux façons pour pouvoir commencer à payer l'allocation de naissance et les allocations familiales.
Exemple: Une demande d'allocation de naissance est introduite au cours du huitième mois de la grossesse. L'allocation de naissance est payée de façon ant icipée et il s'agit du premier enfant des parents. Lors de la notification du paiement anticipé de l'allocation de naissance, on demande l'" attestation spéciale de naissance ". Après la naissance, on reçoit comme première information un message mail-box du Registre national. Le fait de la naissance est suffisamment prouvé pour payer les allocations familiales.
Pour prévenir le cumul de paiements de l'allocation de naissance, les caisses d'allocations familiales sont priées d'intégrer immédiatement à partir du paiement anticipé de l'allocation de naissance les données sur l'allocataire, l'attributaire et d' autres attributaires potentiels dans le Cadastre des allocations familiales (cf. les annexes).
Thème n° 2 - Octroi d'un supplément aux chômeurs, malades et pensionnés - Majoration des allocations familiales pour les familles monoparentales - Octroi automatique ou envoi d'office de formulaires de demande
Octroi sur la base d'un formulaire de demande
Calendrier d'envoi des formulaires
Dans de nombreux cas, le Département Contrôle de l'Office constate des retards dans l'examen du droit aux suppléments sociaux. Les caisses d'allocations familiales sont informées de ces constatations par le biais du rapportage annuel.
La question est de savoir quand le formulaire doit être envoyé pour payer à temps le supplément ou pour ne pas interrompre le paiement d'un supplément.
Principe: Les formulaires de contrôle sont envoyés à des moments fixes déterminés au préalable
La date d'envoi fixe est déterminée comme suit:
1. Premier envoi
Formulaire P18
En ce qui concerne le premier envoi, on se réfère aux dispositions de la circulaire CO 1365 du 14 mai 2007.
Les formulaires P19
Pour éviter les retards dans l'octroi du supplément, les procédures de travai l doivent être réglées de telle manière que les formulaires P19/P19 bis soient envoyés à partir de la réception normale du flux du sixième mois (le 20e jour du mois) et avant la fin de ce mois. En les envoyant plus tard, le paiement ponctuel du supplément n'est plus garanti (cf. CO 1355 du 16 janvier 2006).
Le formulaire P19quater est envoyé à la fin du trimestre dans lequel les données sur l'activité d'interruption qui conduit à l'assimilation sont reçues (CO 1362 du 16 février 2007).
Les formulaires P19quinquies et sexies visent à connaître les revenus à partir du premier mois de l'activité et sont envoyés dans les trente jours après la réception du brevet du service " Prestations familiales garanties " (CO 1362 du 16 février 2007).
2. Envoi annuel/semestriel des formulaires pour demander à nouveau un supplément
Calendrier pour la révision périodique des barèmes accordés à des dates fixes
Compte tenu des risques de changements intermédiaires des conditions de vie et de la situation des revenus des allocataires, les barèmes payés sont revus à une date fixe :
. le droit à un supplément/une majoration doit être revu avec le formulaire P19/P19bis/P10sexies le 15 janvier 2008 ;
. le droit à un supplément au cours de l'assimilation doit être revu avec le formulaire P19quater/ P19quinquies le 15 janvier 2008 et le 15 juillet 2008 ;
. le droit à un supplément monoparental doit être revu avec le formulaire P18 le 15 janvier 2008 et le 15 juillet 2008.
Les familles comprenant un attributaire chômeur, pensionné, malade, invalide ou handicapé qui n'ont pas droit à un supplément, y compris aussi durant la période de l'assimilation, reçoivent, dans le courant de l'année 2008 ou au plus tard à l'occasion de la délivrance du brevet, le formulaire P19ter au moyen duquel ils peuvent demander une révision de la décision de ne payer aucun supplément.
Le formulaire P19ter est envoyé le 15 janvier 2008, avec le dépliant.
Le formulaire P19quater/quinquies : le suivi périodique de la persistance du droit à un supplément social au cours de l'activité a lieu semestriellement lorsque l'enfant habite dans le ménage de l'attributaire: le 15 janvier et le 15 juillet (CO 1362 du 16 février 2007).
Pour les cas dans lesquels un formulaire a déjà été envoyé pour demander le supplément ou la majoration au cours du mois de juin (P19quater/P19quinquies/P18) et de décembre (P19quater+ autres formulaires), il est indiqué de prendre des mesures pour éviter qu'un mois plus tard, le même formulaire soit envoyé une deuxième fois à l'occasion de l'envoi en série en janvier ou juillet. Lorsqu'un formulaire est quand même envoyé et reçu, il produit uniquement un effet sur les paiements s'il fait apparaître de nouvelles données qui n'étaient pas mentionnées sur le formulaire précédent.
3. Nouvel envoi du formulaire en cas de modification des conditions de vie et de la situation professionnelle
Envoi (intermédiaire)
Des modifications qui se produisent dans la situation familiale ou professionnelle peuvent avoir un impact sur l'octroi du supplément.
Afin de faire concorder le paiement du supplément au maximum et sans retard avec la situation modifiée, les caisses d'allocations familiales sont priées d'envoyer immédiatement un formulaire P18/P19/P19bis en cas de modification de la situation familiale (par exemple lorsqu'un message indique qu'un attributaire isolé s'est établi en ménage).
Dans les autres cas, aucun nouveau formulaire ne doit être expédié avant le prochain envoi global du 15 janvier de l'année suivante ou du 15 juillet dans le cadre du régime de huit trimestres ou du supplément monoparental.
Un aperçu:
Règle générale, pas d'envois intermédiairessauf
- en cas de modification de la situation familiale
- au début /à la fin de la période d'assimilation (régime de huit trimestres)
- en cas de maladie et de chômage au cours de la période d'assimilation (pas lorsque le supplément est payé)
- au début/à la fin du supplément monoparental, sauf lorsque le supplément monoparental se transforme en l'octroi du supplément 42bis ou 50ter;
- en cas de message électronique d'accident de travail, de maladie professionnelle ou d'attestation de mise à la retraite.
Thème n° 3 - Octroi des allocations familiales ou d'un supplément - Preuve des revenus
Aucune donnée provenant d'une source authentique n'est disponible à l'heure actuelle pour fournir la preuve des revenus du travail en tant que salarié ou indépendant. Il est rappelé que les " déclarations sur l'honneur " des revenus sur les formulaires P19/P19 bis doivent être acceptées et servent de base à l'établissement du droit à un supplément jusqu'à preuve du contraire.
Pour les étudiants soumis à la norme des revenus et les jeunes ayant quitté l'école et inscrits comme demandeurs d'emploi, les mêmes principes sont applicables au cours du temps d'attente. Les déclarations (sur les formulaires P7et P20) doivent être acceptées jusqu' à preuve du contraire.
Interchangeabilité des formulaires - réutilisation maximale de l'information déjà reçue -limitation du nombre d'envois intermédiaires - pas de répétition de formulaires
Pour limiter au maximum l'envoi du nombre de formulaires et ne pas encombrer les familles de questions inutiles (surinterrogation de l'assuré social), l'accent doit être mis sur les caractéristiques communes des différents formulaires: dans la mesure où un formulaire reproduit la situation des revenus, il peut en principe être réutilisé dans un autre contexte, dans lequel la même norme de revenus joue un rôle.
La règle pour la réutilisation du formulaire est qu'on ne peut pas passer d'envoi à une date fixe (cf. calendrier ci-dessus)
Exemple: la mère est une attributaire isolée après le divorce. Le formulaire P18 prouve le droit à la majoration de 20 EUR. Elle atteint ultérieurement le septième mois du chômage: les données suffisent pour l'octroi automatique du supplément 42bis. Deux mois plus tard, elle forme un ménage de fait: elle reçoit un formulaire P19 qui prouve sa situation de revenus (ses revenus + ceux de son partenaire) Si sa situation socioprofessionnelle (toujours chômeuse) ne subit pas de changement, ce formulaire P19 peut être utilisé pour octroyer à nouveau la majoration pour isolés dès qu'elle vit séparée (fin du ménage de fait).
Thème n° 4 - Contrôle de l'octroi du droit aux allocations d'orphelins
1. Contrôle au moyen d'un formulaire
Les circulaires de l'Office CO 1340 du 24 juillet 2002 (pp. 4 et 5) et 1355 du 16 janvier 2006 ont communiqué aux caisses d'allocations familiales la nouvelle procédure d'établissement du droit aux allocations d'orphelins. L'envoi du formulaire P16 a été supprimé et remplacé par un suivi, par le biais du Registre national, de la cohabitation (ménage de fait) ou du remariage du conjoint survivant pour les ménages en Belgique.
En exécution de la loi-programme du 27 décembre 2004, le droit aux allocations majorées d'orphelins est rétabli (50bis) au moment de la séparation qui suit un mariage ou la formation d'un ménage de fait. Ces faits sont attestés par un document officiel. Le modèle J (déclaration de non-formation d'un ménage de fait) ou la déclaration de témoins ne peuvent servir dans cette situation.
Pour établir l' abandon de l'orphelin (formulaire P16 com), qui donne lieu à l'octroi des allocations majorées d'orphelins, les instructions restent inchangées (cf. annexes). Il en va de même pour l'établissement du droit aux allocations d'orphelins pour les enfants à l'étranger (demande avec mod. B et contrôle périodique avec le formulaire P16).
Rappelons que tous les parents (adoptants) des enfants bénéficiaires doivent être intégrés dans le Cadastre en fonction de l'examen automatique du droit aux allocations d'orphelins en Belgique.
Pour établir la filiation entre le parent décédé et l'orphelin, on demande jusqu'à présent l'acte de naissance à la commune où l'enfant est né. Rappelons que les données relatives à la filiation qui apparaissent sur la composition du ménage que l'on obtient par l'intermédiaire du Registre national ou la preuve que l'enfant est né pendant le mariage de ses parents peuvent être utilisées à cet effet.
Thème n° 5 - Contrôle des enfants bénéficiaires au moyen de formulaires
1. Adaptation du formulaire P7 (étudiants) à la nouvelle structure de l'enseignement
A partir de l'année académique 2004-2005, à la suite de la déclaration de Bologne, une nouvelle structure de l'enseignement, appelée réforme BaMa, est entrée en vigueur dans les universités et les écoles supérieures en vertu des décrets structurels des Communautés française et flamande. Pour les étudiants en première année, le titre de bachelier est attribué après 3 ans et celui de m aster après au moins 1 an, et ce, au lieu de ceux de candidat et de licencié. Des crédits remplacent les heures de cours.
Depuis l'année académique 2005-2006, il est possible d'étudier aux universités et écoles supérieures sur une base flexible selon un système de semestres pour toutes les années.
L'arrêté royal du 10 août 2005 a adapté la réglementation relative aux allocations familiales aux nouveaux développements sur le plan de l'enseignement.
En collaboration avec les caisses, l'Office a entièrement adapté le formulaire P7 (droit aux allocations familiales en faveur des étudiants) destiné aux écoles supérieures et aux universités à l'échange de données électroniques avec le flux D062 (CO 1367 du 7 juin 2007 et 1370 du 21 novembre 2007) pour l'année académique 2007-2008.
Lors de la rédaction du nouveau formulaire, on a tenu compte du fait que pour certaines catégories d'étudiants qui exercent une activité professionnelle, ce n'est pas la norme des heures qui doit être appliquée, mais la norme des revenus (articles 3, 14 et 15 de l'AR du 10 août 2005), ou du fait qu'aucun suivi ne peut être opéré au moyen de la DMFA (occupation à l'étranger).
Les caisses d'allocations familiales sont priées de tenir compte de ces catégories spéciales lors de la codification des cas.
2. Contrôle au moyen d'autres formulaires pour les enfants handicapés - Suppression des formulaires P2 et P5
Jusqu'à présent, le droit des enfants atteints d'un handicap jusqu'à 21 ans, ou des handicapés plus âgés (+ 25 ans) était contrôlé au moyen de formulaires. Pour les enfants atteints d'une affection, le formulaire P2 (16-21 ans) est utilisé jusqu'à présent, et pour les bénéficiaires handicapés plus âgés, le formulaire P5 a déjà été supprimé l'année passée (CO 1366).
Pour conserver le droit à un supplément pour handicapés (article 47 des lois coordonnées relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés), les enfants ne peuvent pas exercer d'activité assujettie, sauf une occupation dans un atelier protégé ou avec un contrat d'apprentissage reconnu s'ils gagnent au plus 452,76 EUR par mois.
Une prestation sociale ne fait obstacle que si elle découle d'une activité non autorisée c'est-à-dire qu'elle a normalement suivi une occupation qui faisait obstacle et si elle n'est par exemple pas la conséquence de l'accomplissement d'un temps d'attente pour être admis à une indemnité sociale.
Il n'est plus nécessaire d'envoyer le formulaire P2 parce que l'activité lucrative peut être suivie avec les flux (RIP/DMFA/flux d'indemnités) par le biais de la Banque-carrefour.
La suppression du formulaire P2 implique l'utilisation des données électroniques suivantes (codes):
- exploitation du code employeur de l'occupation dans un atelier protégé sur le message DMFA: pas d'obstacle pour l'octroi des allocations spéciales pour handicapés;
- utilisation de DIMONA/RIP;
- exploitation des flux en matière de prestations sociales, pas d'obstacle au cours d'une occupation ou après une occupation dans un atelier protégé -mais un obstacle au cours d'une autre occupation/après une autre occupation assujettie à la sécurité sociale que dans un atelier protégé;
- exploitation du (des) code(s) en ce qui concerne les contrats d'apprentissage spéciaux pour handicapés sur le message DMFA->l'envoi d'un formulaire P9;
- exploitation du code employeur de l'occupation en tant qu'étudiant avec cotisation de solidarité (max. 23 jours + 23 jours en dehors des mois de juillet, d'août et de septembre) n'entrave pas le droit au supplément d'allocations comme handicapé (article 47 des lois coordonnées relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés).
Le guide de l'utilisateur pour la DMFA sera adapté. Le formulaire P2 ne sera plus envoyé le 5 septembre 2008.
Les handicapés plus âgés (art. 47bis des lois coordonnées relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés) peuvent seulement être occupés dans un atelier protégé ou bénéficier d'une prestation limitée (cf. article 63 des lois coordonnées - texte de la feuille d'info du P5).
Les caisses d'allocations familiales sont priées de ne plus utiliser les formulaires P5 à partir de 2007, et de recueillir les informations nécessaires du traitement des flux socioprofessionnels correspondants relatifs à l'occupation, à la maladie, au chômage aux maladies professionnelles et aux accidents du travail.
Les données concernant le revenu d'une pension (de survie) ne peuvent pas encore être communiquées électroniquement et sont demandées par lettre à l'Office national des Pensions (ONP) ou à l'INASTI :
- à partir de l'âge de 60 ans, sauf lorsqu'ils sont pensionnés à la suite d' une occupation dans un atelier protégé ou après avoir été malades ou chômeurs après une période d'occupation dans un atelier protégé (la dernière occupation);
- les handicapés plus âgés à partir de 45 ans qui sont veuf/veuve, à moins qu'ils soient occupés dans un atelier protégé ou sont devenus malades, chômeurs ou pensionnés suite à une occupation dans un atelier protégé (dernière occupation).
La pension ne peut pas être plus élevée que le revenu garanti aux personnes âgées, sauf lorsqu'elle découle d'une occupation pour handicapés dans un atelier protégé.
Le régime particulier pour le volontariat (loi du 27 décembre 2005 portant des dispositions diverses)
Les formulaires mentionnent une formule générale: " Pour les volontaires on applique un régime spécial ". Rappelons que la CO 1357 du 7 juin 2006, page 7 a communiqué les règles spécifiques pour le suivi des revenus issus du volontariat.
Thème 6 -Occupation du jeune demandeur d'emploi au cours de la période d'attente
Jusqu' à présent les données concernant le revenu du jeune demandeur d'emploi étaient recueillies au cours de la période d'attente au moyen du formulaire P20.
En outre, les déclarations DIMONA/RIP reçues au cours des premier, deuxième, quatrième trimestres sont désormais intégrées dans l'examen du droit aux allocations familiales pour les jeunes demandeurs d'emploi en période d'attente. Ceci signifie que si la caisse d'allocations familiales reçoit des données RIP et DMFA, un nouvel examen du droit aux allocations familiales au cours de la période d'attente est effectué.
Lors de la réception du message RIP/in, la procédure suivante est suivie:
- suspension du paiement si à la fin du mois aucun RIP-out n'est reçu et si au moins 5 jours de travail ou jours assimilés (par exemple jour férié légal) sont mentionnés;
- motivation de la cessation du paiement + envoi du formulaire P20;
- continuation du paiement lorsqu'aucun obstacle n'est signalé par le biais du formulaire reçu;
- envoi du formulaire P20 à l'expiration du temps d'attente s'il s'agit d'occupations à durée déterminée qui ne dépassent pas la période d'attente (par exemple occupation intérimaire ou contrats à durée limitée);
3. Contrôle au moyen d'autres formulaires - Règles pour 2008
Le formulaire P20 (jeunes demandeurs d'emploi) a été actualisé (voir CO1369) dans le prolongement du formulaire P7 (droit en tant qu'étudiant).
En ce qui concerne l'envoi des autres formulaires P3, P9, et P9 bis, vous trouverez les procédures applicables en annexe.
Pour les jeunes qui sont occupés avec un contrat d'apprentissage, les données DMFA sont traitées (cf. schéma en annexe)
Le formulaire P20com a été supprimé à partir du 1er juillet 2007. Il est uniquement encore applicable pour des inscriptions en tant que demandeur d'emploi (droits en application de l'article 62, § 5 des lois coordonnées jusqu'au 30 juin 2007).
Thème n° 7 - Formulaires manquants- Décision d'office
Le formulaire est un outil pour recueillir les données indispensables. On fait surtout appel à l'assuré social pour recueillir les données concernant la situation en matière de revenus.
La Charte précise que si l'assuré social ne répond pas à un premier rappel de renseignements, l'organisme effectue lui-même un examen après un mois et prend d'office une décision sur la base des données connues. En fonction de cette disposition, on fait au maximum usage des données en matière de situation socioprofessionnelle et de conditions de vie auxquelles le secteur des allocations familiales a accès.
Malgré le manque de collaboration de la famille, la caisse d'allocations familiales prend d'office une décision sur la base d' indications :
- par le biais d'une consultation de toutes les banques de données (internes) ou de tous les flux (TRIVIA) suffisamment d'éléments peuvent être obtenus pour décider dans des cas individuels;
- si la demande de la donnée doit être considérée comme non pertinente, compte tenu de la situation socioprofessionnelle ou familiale, telle qu'elle ressort des flux de données électroniques.
Le droit ne peut dès lors pas être refusé parce que le formulaire n'a pas été renvoyé, si toutes les données indispensables peuvent être obtenues par des preuves électroniques (cf. Force probante générale de la preuve électronique, 2.2).
Si l'information ne peut être obtenue par un canal électronique, un formulaire reste nécessaire. Cette règle est surtout applicable dans les situations où le revenu est déterminant et où les flux de données n'apportent pas de réponse.
1. Rappel de formulaires non renvoyés
Procédure pour l'année 2008: situations dans lesquelles la collaboration de l'assuré social est encore demandée
En attendant une collecte générale des données par flux de données électroniques, pour les formulaires ayant trait à l'année 2007-2008, chaque document manquant doit être rappelé une fois. La pratique qui consiste à envoyer un rappel en cas de non-renvoi du formulaire de contrôle tout en mettant déjà en garde contre une éventuelle récupération est maintenue.
Il faut anticiper un deuxième rappel et d'éventuels rappels suivants en consultant TRIVIA et en exploitant les messages RIP et DMFA reçus et les autres flux.
Si les données manquantes peuvent être obtenues grâce à ces consultations/intégrations, il ne faut plus envoyer aucun rappel automatique conformément à la Charte.
Exemple : le 15 novembre 2007 suite à la réception d'un message de radiation du D043 le formulaire P20 a été envoyé. Le formulaire est rappelé le 15 décembre 2006 et n'est pas renvoyé. Suite au message RIP (ou la consultation du registre du personnel électronique) et confirmé par un message DMFA en février 2008, il apparaît que le jeune travaille depuis le 1er octobre 2007. Les allocations familiales payées pour octobre 2007 sont réclamées. Des rappels du formulaire ne doivent plus avoir lieu.
Mesures en vue de prévenir que l'allocation de naissance soit payée plus d'une fois (CO 1318 du 15 janvier 1999)
Lorsque la caisse d'allocations familiales n'entre pas en possession de l'attestation spéciale de naissance, un formulaire E-attestation est demandé, tel que décrit dans ladite circulaire. A défaut de réception, elle est rappelée une fois (cf. procédure formulaires manquants). Compte tenu des possibilités accrues de collecte de données par le biais de TRIVIA, la caisse d'allocations familiales effectue ensuite d'office un examen d'un paiement en cumul éventuel par consultation des fichiers de données. S'il en ressort qu'aucun cumul n'a été possible, l'examen est clôturé. Si la possibilité de cumul n'est pas exclue (par exemple un parent est connu au cours de la période dans l'RGTI ou la DMFA (APL) comme fonctionnaire) après consultation de TRIVIA, la procédure avec l'attestation E est poursuivie (rappel du formulaire) et le cas échéant terminée avec une visite de contrôle chez la personne qui a perçu l'allocation de naissance.
2. Procédure à suivre avant de procéder au recouvrement d'allocations familiales payées indûment
La simple absence d'un formulaire ne constitue en aucun cas une base juridique suffisante pour entamer une procédure de recouvrement des allocations familiales payées. De telles actions risquent presque toujours d'être déclarées non fondées par le tribunal. Les caisses d'allocations familiales doivent donc utiliser tous les moyens qui sont mis à leur disposition pour éviter que des procédures de récupération des allocations familiales basées sur l'absence de formulaires soient intentées devant les juridictions du travail (par les assurés sociaux ou par elles-mêmes).
3. Instructions pratiques pour l'établissement des indus
Il est exclu de notifier un indu sans avoir consulté les banques de données disponibles (TRIVIA) ou sans consulter les flux reçus pour examiner le montant indu. Les caisses d'allocations familiales peuvent prendre comme paramètre le volume de travail pour évaluer la norme des revenus.
On donne connaissance au débiteur du paiement indu par une simple lettre ou par un contrôle à domicile. L'indu est envoyé par recommandé ou rappelé, chaque fois que la prescription menace (CO 1360).
Une occupation à temps plein indique que la norme des revenus est dépassée.
Exemple : L'inscription comme demandeur d'emploi a été reçue le 5 septembre 2006.
Le formulaire P20 n'est pas renvoyé, pas même après un rappel. Il apparaît dans TRIVIA que l'enfant a exercé une activité à temps plein. Les données de TRIVIA prouvent suffisamment que le plafond des revenus est dépassé. Par conséquent, la caisse prend une décision correspondante concernant les paiements d'allocations familiales qui ont été effectués. On tient compte du fait que la DMFA doit être traitée pour le troisième trimestre (au maximum 240 heures). Les données relatives à la remise au travail des chômeurs (par ex. les contrats de formation professionnelle individuelle) peuvent être demandées aux services régionaux de l'emploi
Exemple : Le formulaire P19 a été envoyé en janvier 2006 (période du 1er janvier 2005 au 31 décembre 2005). Un premier rappel n'a donné aucun résultat. Le partenaire de l'attributaire chômeur travaille à temps plein depuis le 1er juillet 2005. Il existe suffisamment de preuves que la limite des revenus est dépassée, par conséquent, la caisse prend une décision correspondante concernant les paiements du supplément qui ont été effectués.
Lorsque les données qui sont mises à la disposition par l'intermédiaire des différentes banques de données ne permettent malgré tout pas de prendre une décision et qu'il manque néanmoins des informations (par ex. concernant les revenus résultant d'une occupation dans le courant d'un mois civil) ou qu'il e xiste un doute à ce sujet, les caisses sont priées, lorsque le formulaire n'est pas renvoyé malgré la menace d'une récupération, de recueillir les données manquantes au moyen d'un contrôle au domicile.
La procédure décrite est bien entendu également valable pour engager une procédure de récupération devant le tribunal du travail.
4. Le formulaire de demande d'un supplément (P19/P19 bis) n'est pas renvoyé
Pour éviter que certaines familles ne demandent ni la majoration pour familles monoparentales, ni le supplément, les mesures actuelles en matière de contrôle sur place restent maintenues en attendant leur remplacement par les nouvelles directives en vue de concrétiser la réorientation du contrôle social (Doc CG 11033 du 4 décembre 2007).
Lorsque le formulaire de demande d'un supplément n'est pas renvoyé, le suivi se limite provisoirement (cf. thème 2, 1°) à l'envoi annuel d'une feuille d'information et à la question de savoir si l'examen doit être rouvert (P19 ter).
Chaque année, une sélection arbitraire de 10 % des cas qui ne reçoivent pas de supplément parce que le droit a été refusé ou parce que le formulaire n'a pas été renvoyé font l'objet d'une visite à domicile.
Dans le cadre du remplacement progressif des contrôles récurrents par des contrôles plus " ciblés ", les caisses d'allocations familiales sont priées de procéder à une visite à domicile des familles et de les informer en détail des conditions requises pour percevoir un supplément et de leur faire compléter le cas échéant le formulaire P18/ P19/P19bis correspondant. Les cas dans lesquels un contrôle ciblé doit avoir lieu au domicile sont énumérés dans la CO 1366 du 16 janvier 2007, pag.10.
Dans une circulaire distincte, vous recevrez ultérieurement de nouvelles directives concernant les contrôles par visites à domicile.
Divers
Force probante des documents scannés
La force probante de l'information enregistrée de cette manière est réglée par l'article 8 de l'AR du 22 mars 1993. La caisse d'allocations familiales qui a parcouru toutes les procédures juridiques pour l'agrément de l'archivage électronique des pièces reçues satisfait à toutes les conditions légales.
Les informations enregistrées, conservées ou reproduites sur la base de ces procédures agréées ainsi que les copies ont force probante en matière de sécurité sociale, jusqu'à preuve du contraire.
Sur cette base, il faut conclure que par exemple une copie de l'attestation de naissance qui est archivée par la caisse d'allocations familiales a une force probante légale et peut donc servir de base pour la régularisation de paiements.
Déclaration aux organismes assureurs pour l'enfant atteint d'une affection
Il est rappelé aux caisses d'allocations familiales que la déclaration destinée aux mutualités doit être envoyée à temps (cf. circulaire du ministre CM 595 du 1er juillet 2006). Les caisses sont priées de conserver dans le dossier un duplicata de l'envoi du document ou de le stocker sous forme électronique.
Révision de l'incapacité - Nouvel élément
A la demande du SPF Sécurité sociale, nous rappelons que lorsque la caisse d'allocations familiales est informée d'éléments qui peuvent indiquer que les conditions réglementaires ne seraient plus remplies pour avoir droit au supplément d'allocations (art. 47 - 63 des lois coordonnées), cet élément doit être communiqué automatiquement au médecin compétent.
Une occupation, l'admission aux allocations de chômage, une inscription comme demandeur d'emploi (par ex. dans l'enseignement à temps partiel) etc. font partie des éléments qui peuvent indiquer qu'une modification est intervenue dans la situation médicale ou médico-sociale de l'intéressé.
Vous trouverez en annexe les tableaux avec les procédures adaptées de contrôle et d'utilisation des formulaires pour 2008.
Annexes
