1. Instructions relatives à la collecte d'informations au moyen de formulaires et de supports électroniques
Compte tenu des changements sociaux et de l'évolution de la réglementation qui en résulte, de la création de nouveaux flux de données électroniques et de l'accès élargi aux banques de données électroniques, l'Office actualise chaque année l' inventaire de toutes les données sociales (à caractère personnel) qui sont nécessaires pour établir rapidement et correctement le droit aux prestations familiales et assurer les paiements sans interruption.
Dans le cadre de l'adaptation annuelle des instructions relatives à la collecte d'informations, j'ai l'honneur de vous communiquer les procédures de travail actualisées à ce sujet.
Les instructions qui suivent sont valables à partir du 1er juillet 2002.
2. Formulaires de demande
2.1. Généralités
Le projet de rationalisation de l'utilisation des formulaires met l'accent sur deux aspects:
1. l'octroi d'avantages sociaux avec le moins de formalités administratives possible, par ex. la limitation au strict nécessaire du nombre de formulaires que l'assuré social doit remplir pour obtenir un avantage social ;
2. l'échange de données entre les organismes de sécurité sociale et le Registre national, de sorte que la demande d'informations à l'assuré social puisse se limiter à des données qui sont indispensables parce qu'elles ne peuvent pas encore être obtenues auprès d'une autre source (authentique).
2.2. Définition d'une demande " valable "
Principe :
Selon la pratique administrative en vigueur, tout avantage social doit être formellement demandé au moyen d'un " formulaire " spécifique. Jusqu'à présent, cette formalité était considérée comme essentielle pour établir un droit et valider le paiement.
Or, d'une part, la charte de l'assuré social encourage les organismes de sécurité sociale à octroyer d'office les avantages sociaux, et d'autre part, les tribunaux estiment que le formulaire n'est qu'un outil servant à obtenir des renseignements.
En conséquence, d'autres documents ou messages (électroniques) doivent désormais servir de base à l'examen automatique d'un droit, sans que l'on attende encore que l'assuré social demande explicitement cet avantage au moyen d'un formulaire. D'autres documents et signaux (électroniques) remplacent de plus en plus le formulaire et doivent également être considérés comme des " demandes " valables.
Ce n'est que lorsque des informations qui sont indispensables pour obtenir un avantage social dans le régime des allocations familiales ne peuvent être obtenues qu'auprès de l'assuré social que les organismes d'allocations familiales les demandent encore par formulaire ou par lettre.
Par conséquent, lorsqu'en raison de toutes les informations contenues dans le dossier il n'existe aucun doute à propos de qui sont les acteurs (attributaire, allocataire et enfants) et en quoi consiste l'avantage demandé, un formulaire est superflu pour octroyer l'avantage social.
Quelques exemples illustrent ce principe:
- l' avis de décès entraîne automatiquement l'examen d'un droit aux allocations d'orphelins ;
- la déclaration d'un médecin entraîne automatiquement l'examen du droit à l'allocation de naissance ;
- la réception de l' " attestation spéciale pour obtenir l'allocation de naissance ", qui est remise par l'administration communale lors de la déclaration d'une naissance entraîne l'examen du droit à l'allocation de naissance et aux allocations familiales ;
- le signal (électronique) d'une situation professionnelle entraîne automatiquement l'examen d'un droit aux allocations familiales ou à l'allocation de naissance en tant qu'attributaire dans le régime des travailleurs salariés.
2.3. Analyse des situations visées
2.3.1. L'avis de décès entraîne automatiquement l'examen du droit aux allocations d'orphelins
L'organisme d'allocations familiales reçoit un message électronique ou une attestation de décès d'un des parents (ou de l'adoptant, qui est assimilé au parent).
Les situations suivantes se présentent:
(a) un des parents, attributaire actuel, est décédé;
(b) un des parents, allocataire actuel, est décédé;
(c) le parent qui n'est actuellement ni l'attributaire ni l'allocataire est décédé.
Selon la situation, dans un des cas on dispose déjà avec l'avis de décès de tous les éléments requis centralisés dans le dossier et le droit aux allocations d'orphelins peut être établi (situation a), tandis que dans les autres cas il manque généralement encore un certain nombre d'éléments qui doivent être obtenus auprès de diverses instances afin de constituer un dossier complet (situations b et c).
Désormais, l'introduction d'une demande d'allocations d'orphelins au moyen d'un formulaire (mod. B) ne doit plus être considérée comme une condition de base pour l'établissement du droit aux allocations d'orphelins en Belgique.
Toutes les autres informations manquantes qui sont indispensables pour procéder au paiement sont recueillies par la caisse d'allocations familiales même:
TABLEAU NON DISPONIBLE
Les caisses d'allocations familiales s'engagent à recueillir d'office les informations manquantes à la source compétente.
Hormis lorsque les parents formaient un ménage de fait au moment du décès auquel cas on attend par respect jusqu'au prochain envoi général le 15 janvier de chaque année, le formulaire P16 (droit aux allocations d'orphelins) doit être envoyé immédiatement à l'allocataire survivant lorsque, selon les informations recueillies au du Registre national, cet attributaire est isolé. En cas de présomption d'abandon, le formulaire P16com est envoyé aussitôt à la personne ou à l'institution qui élève l'enfant (cf. Annexes).
Il est demandé aux caisses d'allocations familiales de respecter strictement le calendrier du contrôle au moyen de visites aux familles qui ont droit aux allocations d'orphelins majorées (cf. CO 1238 du 20 décembre 1990).
2.3.2. La déclaration d'un médecin entraîne automatiquement l'examen du droit à l'allocation de naissance
Souvent, les caisses reçoivent des attestations (par ex. les attestations préimprimées de Kind en Gezin) qui sont complétées par un médecin en vue d'obtenir le paiement anticipé de l'allocation de naissance, mais qui ne sont pas accompagnées d'une demande formelle sous la forme du formulaire E (demande d'allocation de naissance).
Ces attestations, complétées par le médecin, contiennent des données qualifiées et constituent ainsi une base suffisante pour que le droit à l'allocation de naissance soit automatiquement examiné et établi.
Toutes les autres informations manquantes nécessaires pour procéder au paiement de l'allocation de naissance sont recueillies par la caisse d'allocations familiales même :
TABLEAU NON DISPONIBLE
Les caisses d'allocations familiales s'engagent à recueillir désormais d'office les informations nécessaires lors de la réception d'une telle attestation, afin de payer l'allocation de naissance à temps. Le formulaire de demande (mod. E) est superflu.
Avant de procéder au paiement de l'allocation de naissance, l'attributaire et l'allocataire sont intégrés dans le RNAF ou dans le RIO, de sorte que tout paiement ultérieur d'une allocation de naissance pour la même grossesse soit exclu.
A ce sujet, soulignons que conformément à la circulaire de l'Office CO 1326 du 19 janvier 2001, l'organisme d'allocations familiales qui a négligé de consulter et d'alimenter le RIO est responsable de la récupération de l'allocation de naissance en cas de double paiement. A des fins de contrôle, il est demandé aux caisses de conserver une copie imprimée des données de l'écran dans le dossier.
2.3.3. La réception de " l'attestation pour obtenir l'allocation de naissance " remise par l'administration communale à l'occasion de la déclaration d'une naissance entraîne automatiquement l'examen du droit à l'allocation de naissance et aux allocations familiales
En vue d'obtenir l'allocation de naissance et les allocations familiales, certains assurés sociaux envoient aux organismes d'allocations familiales des attestations de naissance officielles d'un enfant, sans que celles-ci soient accompagnées d'une demande formelle sous la forme d'un formulaire.
Cette attestation destinée à obtenir l'allocation de naissance est remise une seule fois par l'administration de la commune où la naissance d'un enfant est déclarée.
Lesdites attestations indiquent de façon authentique le fait d'une naissance. Par conséquent, elles équivalent à une demande valable.
Toutes les autres informations manquantes nécessaires pour procéder au paiement sont recueillies par la caisse d'allocations familiales même:
TABLEAU NON DISPONIBLE
Afin d'éviter les retards de paiement, les caisses d'allocations familiales s'engagent à recueillir désormais d'office les informations manquantes pour procéder au paiement de l'allocation de naissance ou des allocations familiales. Il est inutile de compléter un formulaire de demande supplémentaire.
Avant de procéder au paiement de l'allocation de naissance, l'attributaire et l'allocataire sont intégrés dans le RNAF ou dans le RIO, de sorte que tout paiement ultérieur d'une allocation de naissance pour la même grossesse soit exclu.
A ce sujet, soulignons que conformément à la circulaire de l'Office CO 1326 du 19 janvier 2001, l'organisme d'allocations familiales qui a négligé de consulter et d'alimenter le RIO est responsable de la récupération de l'allocation de naissance en cas de double paiement. A des fins de contrôle, il est demandé aux caisses de conserver une copie imprimée des données de l'écran dans le dossier.
2.3.4. Un signal (électronique) d'une situation professionnelle entraîne automatiquement l'examen d'un droit aux allocations familiales ou à l'allocation de naissance en tant qu'attributaire dans le régime des travailleurs salariés
Un organisme d'allocations familiales reçoit par une déclaration de l'employeur (DIMONA ou DMFA), en consultant la banque de données LATG ou via un flux, un signal lui indiquant qu'après une période d'inactivité, une activité indépendante ou un séjour à l'étranger, l'assuré social est redevenu travailleur salarié, chômeur, est à nouveau atteint d'une incapacité de travail, etc.
Les organismes d'allocations familiales qui reçoivent un tel signal (électronique) s'engagent à recueillir d'office les informations qui leur manquent encore, afin de procéder au paiement des allocations familiales sans exiger un nouveau formulaire de demande.
Toutes les autres informations manquantes nécessaires pour procéder au paiement sont recueillies par la caisse d'allocations familiales même:
TABLEAU NON DISPONIBLE
Lorsqu'une autre caisse d'allocations familiales est devenue compétente par suite de l'interruption de la carrière professionnelle, les organismes d'allocations familiales échangent les informations à l'aide du mod. Y " brevet d'attributaire ".
En complément à la CO 1330 du 21 mai 2001, p. 4, on notera qu'un formulaire de demande AA n'est plus nécessaire que lorsque la personne qui devient attributaire prioritaire (" nouvel attributaire ") n'est pas connue comme acteur " attributaire " dans le RNAF.
3. Les formulaires de contrôle
3.1. La suppression des formulaires P12 " Situation familiale et professionnelle " et P4 " Allocations familiales pour les frères et les soeurs "
L'article 64 des lois coordonnées définit un ordre de priorité pour demander le droit aux allocations familiales. En premier lieu c'est le père légal qui entre en ligne de compte pour être attributaire, ensuite la mère, le beau-père, la belle-mère, et lorsqu'aucun de ces attributaires potentiels ne peut ouvrir un droit, c'est le travailleur salarié le plus âgé qui est l'attributaire prioritaire, par exemple la personne (homme ou femme) avec laquelle le père ou la mère forme éventuellement un ménage de fait, un des grands-parents, un (demi-)frère ou une (demi-)s1/2ur.
Lorsque le demandeur des allocations familiales n'occupe pas la place la plus élevée dans l'ordre de priorité (par ex. la mère), mais est quand même l'attributaire prioritaire parce que celui qui se trouve au dessus d'elle (le père) ne peut ouvrir aucun droit dans le régime des allocations familiales pour travailleurs salariés, les organismes d'allocations familiales sont tenus de suivre aussi la carrière de la personne placée plus haut (en l'occurrence, le père).
En vue de détecter un droit prioritaire interne (au sein du régime des travailleurs salariés) ou externe (dans un autre régime d'allocations familiales ou à l'étranger), les organismes d'allocations familiales utilisent deux formulaires:
1° Le formulaire P4 est envoyé jusqu'à présent pour demander des renseignements concernant la situation professionnelle des membres du ménage et des personnes apparentées qui n'en font pas partie, afin de contrôler la validité du droit établi dans le chef d'un (demi-)frère ou d'une (demi-)s1/2ur en Belgique. Compte tenu des règles particulières qui sont applicables dans ce contexte, un formulaire spécial a été créé.
2° Le formulaire P12 est envoyé jusqu'à présent afin d'obtenir dans tous les autres cas des renseignements concernant la situation professionnelle des membres du ménage.
A l'heure actuelle, tous les canaux d'information électroniques sont disponibles pour suivre la carrière professionnelle de tous les assurés sociaux en Belgique. C'est pourquoi les caisses d'allocations familiales n'enverront désormais plus de formulaires P12 et P4.
A partir du 1er juillet 2002, ces formulaires disparaissent pour les familles résidant en Belgique.
Ces formulaires sont encore envoyés le cas échéant aux allocataires qui résident à l'étranger.
Aperçu de la façon alternative dont les informations nécessaires sont obtenues
Suite à la création effective de(s) attributaire(s) prioritaire(s) potentiel(s) comme " acteur(s) " dans le répertoire des dossiers à l'examen (RIO) et à la consultation de la banque de données LATG au nom de cet (ces) attributaire(s) potentiel(s), les caisses d'allocations familiales disposent désormais de tous les renseignements nécessaires concernant la situation professionnelle des personnes concernées.
Attention : la procédure dépend entièrement de l'introduction de tous les attributaires prioritaires potentiels dans le RIO.
Présentation schématique
TABLEAU NON DISPONIBLE
3.2. Dispositions pratiques
Les caisses d'allocations familiales sont priées d'effectuer dans le courant du second semestre 2002 les intégrations nécessaires dans le RIO. La consultation de la banque LATG concernant l'année 2002 (période : du 1er janvier au 31 décembre) se fera au cours du mois d'avril 2003.
De cette manière, toutes les obligations de contrôle pour l'ensemble de l'année 2002 (premier et second semestres) seront remplies. A des fins de contrôle, il est demandé de conserver une copie imprimée des données de l'écran correspondant, après intégration dan le RIO ou consultation de celui-ci.
A partir de l'année 2003, la consultation de la banque LATG sera remplacée par les messages DIMONA.
Exemples
1° La mère est travailleuse salariée à mi-temps au moins et le père est travailleur indépendant. La caisse d'allocations familiales de la mère est compétente. Cette caisse doit suivre la carrière du père pour rester compétente, parce que si le père devient travailleur salarié ou fonctionnaire, c'est lui qui devient attributaire prioritaire. C'est pourquoi le père est intégré comme attributaire X dans le RIO. Grâce à cette intégration dans le RIO, les modifications de la situation familiale et professionnelle sont communiquées par flux.
2° Les parents sont divorcés et élèvent les enfants sous le régime de la coparenté. Le beau-père est attributaire parce que le père est travailleur indépendant et que la mère est sans profession. Le père et la mère ont un droit prioritaire par rapport au beau-père. La caisse d'allocations familiales du beau-père doit suivre la carrière du père et de la mère. A cet effet, le père et la mère sont intégrés dans le RIO comme attributaires X.
4. Calendrier de l'expédition annuelle et du rappel des formulaires
4.1. Double rappel des formulaires manquants
Par la circulaire CO 1330 du 21 mai 2001, un calendrier a été communiqué pour l'envoi des formulaires, à savoir le 5 septembre pour les formulaires relatifs aux enfants bénéficiaires (P2, P3, P5, P7 et P9) et le 15 janvier pour les formulaires de contrôle des situations familiales et professionnelles et destinés à l'obtention de suppléments (P4, P12, P16, P16com et P19, P19bis). Pour les formulaires relatifs aux jeunes inscrits comme demandeurs d'emploi (P20), il existe des instructions particulières (cf. annexes).
Les formulaires P4 et P12 ne sont désormais plus envoyés.
Dans ladite circulaire, une procédure de rappel a été instaurée, laquelle consiste à prévoir deux rappels pour chaque formulaire : le premier, un mois après le premier envoi, et le second, un mois plus tard. Les dates d'envoi et de rappel ont été choisies de telle manière que le formulaire manquant puisse être rappelé deux fois aux ménages, qui disposent encore de suffisamment de temps pour les renvoyer avant que le paiement des allocations familiales ne soit totalement interrompu ou que le paiement d'un supplément ne soit bloqué et que les allocations payées indûment ne soient récupérées.
4.2. Dérogation au principe du double rappel : le formulaire P7 (droit aux allocations familiales après l'obligation scolaire)
Le formulaire P7 pour les étudiants âgés de plus de 18 ans est adressé aux familles le 5 septembre.
Conformément à l'article 9 de l'arrêté royal du 12 juin 1989 portant exécution de l'article 71, § 2, des lois coordonnées, l'organisme continue de payer les allocations familiales à titre provisionnel pour le mois civil suivant celui au cours duquel il a demandé des formulaires périodiques devant confirmer la qualité d'enfant bénéficiaire, d'allocataire ou d'attributaire.
Par conséquent, les allocations familiales en faveurs des étudiants qui sont dues pour octobre, et qui sont donc payables au plus tard le 10 novembre, sont encore payées sans formulaire. Par contre, les allocations familiales dues pour novembre, payables au plus tard le 10 décembre, ne peuvent plus être versées sans la preuve de l'inscription comme étudiant qui est remise par la direction de l'école ou les instances académiques.
Selon les instructions actuelles, le formulaire P7 manquant est suivi d'un premier rappel le 15 octobre et d'un second le 15 novembre.
On a signalé que pour toute une série de raisons, il n'est pas possible pour tous les étudiants de l'enseignement universitaire de renvoyer le formulaire P7 avant le 15 octobre, parce qu'ils n'ont pas encore l'attestation d'inscription comme étudiant ou qu'ils l'ont reçue trop récemment pour la renvoyer à temps.
Comme raisons, on mentionne:
- le début de l'année académique dans l'enseignement supérieur fin septembre - début octobre;
- l'inscription après la deuxième session de l'étudiant dans l'enseignement supérieur;
- le retard des services administratifs dans les universités;
- l'envoi de l'attestation d'inscription après le paiement ou le traitement des droits d'inscription.
Pour ces raisons, il n'est ni efficient, ni économique de maintenir le premier rappel du formulaire P7 à la date du 15 octobre.
Désormais, les formulaires P7 manquants ne seront rappelés qu'une seule fois, le 5 novembre.
A cette date, l'assuré social sera averti par lettre que:
- si le formulaire n'est pas renvoyé avant le....... (date), le paiement sera suspendu à partir du mois de novembre, payable au plus tard le 10 décembre ;
- les allocations familiales déjà payées seront récupérées;
- un seul rappel leur sera adressé.
4.3. Paiement fractionné des droits d'inscription
Certaines universités admettent que les droits d'inscriptions soient payés en plusieurs fois. Des problèmes peuvent se poser pour le paiement régulier des allocations familiales, lorsqu'on constate que certaines refusent de délivrer l'attestation d'inscription avant que la dernière tranche ait été payée. LOffice s'est adressé aux universités concernées pour leur demander de délivrer immédiatement une attestation d'inscription pour les cas de paiement fractionné des droits d'inscription aussi. Les caisses sont priées d'avertir aussitôt l'Office si des problèmes se posent encore.
Vous trouverez ci-après(*) un aperçu des modifications apportées à la circulaire CO 1330 et une version entièrement actualisée qui remplace les annexes correspondantes de la CO 1330. Les modifications apportés par rapport à la version précédente sont clairement indiquées (soulignées et en gras). Pour la partie relative aux allocataires (partie B, p. 14 à 18), aucune marque n'a été ajoutée, étant donné qu'elle est entièrement nouvelle.
