1. Techniques de collecte des informations
1.1. Considérations d'ordre général
Chaque année, l'Office dresse un inventaire de toutes les données sociales (à caractère personnel) qui sont indispensables pour établir rapidement et correctement le droit aux allocations familiales et assurer les paiements sans interruption. De cette manière, les procédures administratives peuvent suivre de près les évolutions rapides de la réglementation.
On s'efforce sans cesse de simplifier la gestion des dossiers en allant chercher les données qualifiées de nature sociale à la source authentique et en les mettant directement par voie électronique " mailbox ou flux " à la disposition des services chargés de l'exécution des paiements.
La présente circulaire fournit, pour le second semestre de l'année 2001 et le premier semestre de l'année 2002, des instructions concernant les informations à recueillir afin que la gestion des dossiers puisse se dérouler le plus aisément possible.
1.2. Répartition des informations en différents groupes
Les informations qui sont indispensables pour pouvoir établir rapidement et payer correctement le droit aux allocations familiales sont réparties en trois groupes :
- des données concernant la personne physique : l'identité de la personne, la composition du ménage, le séjour sur le territoire,...
- des données concernant la situation socioprofessionnelle : travail et situations assimilées au travail (chômage, maladie,...)
- des données concernant les statuts spéciaux : handicapé, étudiant,...
Les différentes techniques par lesquelles ces informations sont obtenues sont les suivantes :
- par un message électronique (flux) ;
- par la consultation individuelle d'une banque de données (interactive/en ligne) ;
- au moyen de formulaires périodiques ;
- par une déclaration ou une attestation d'une instance compétente.
Alors qu'il est déjà possible dans certains cas individuels d'obtenir et/ou de vérifier en ligne des informations auprès d'une banque de données, la récolte des informations qualifiées au moyen de supports de papier reste néanmoins nécessaire, si en raison de l'état de la technologie elles ne peuvent encore être obtenues d'une source authentique d'une manière systématique au moyen d'un flux à des moments déterminés.
On trouvera ci-après les différentes données qui sont nécessaires pour la gestion des dossiers et la façon dont cette information est recueillie.
Faits pour lesquels une information est nécessaire - Canaux d'information
1. L'employeur est en règle avec la sécurité sociale des travailleurs salariés. Dans certains cas, il est nécessaire de disposer de données concernant la nature de l'occupation. Formulaire/en ligne
2. L'attributaire a été assujetti à la sécurité sociale des travailleurs salariés durant la dernière année avant son décès, sa mise à la retraite, sa maladie, son invalidité. Formulaire/en ligne
3. L'attributaire est en repos de maternité. Flux
4. L'attributaire est en incapacité de travail ou est invalide. Flux
5. L'attributaire est chômeur. Flux
6. L'attributaire est pensionné. Attestation/déclaration
7. L'attributaire est détenu. Attestation/déclaration
8. L'attributaire est en interruption de carrière. Flux
9. Le montant des revenus de remplacement des attributaires chômeurs, malades, invalides, pensionnés et handicapés en fonction de l'obtention d'un supplément social. Formulaire
10. Le montant de tous les revenus du partenaire ou du conjoint (ou ex-conjoint) des attributaires chômeurs, malades, invalides, pensionnés et handicapés en fonction de l'obtention d'un supplément social. Formulaire
11. L'attributaire, un partenaire ou un membre du ménage est travailleur indépendant. Flux
12. L'organisme qui a payé les allocations familiales en dernier lieu. En ligne
13. La caisse d'allocations familiales à laquelle l'employeur est affilié. En ligne
14. L'attributaire bénéficie d'une aide du CPAS. Attestation/déclaration
15. Données d'identification (nom, prénom, adresse, nationalité, sexe, date de naissance, numéro national ou numéro NISS). En ligne
16. Le ménage réside en Belgique. En ligne
17. Le lien de parenté. En ligne
18. Le (nouveau) mariage. Flux/en ligne
19. La naissance d'un enfant. Flux/en ligne
20. L'adoption ordinaire ou l'adoption plénière. Flux/en ligne
21. La séparation/le divorce. Flux/en ligne
22. Le changement d'adresse. Flux/en ligne
23. Le ménage de fait (cohabitation). Flux/en ligne
24. La composition du ménage a changé. Flux/en ligne
25. L'enfant est étudiant ou prépare une thèse. Attestation/déclaration
26. L'enfant reçoit des indemnités d'attente ou de maladie. Flux
27. Le montant du revenu du jeune demandeur d'emploi/du stagiaire/de l'enfant qui suit l'enseignement à temps partiel. Formulaire
28. L'enfant est placé. Attestation/formulaire
29. L'enfant travaille, et nature de l'occupation. Formulaire/en ligne
30. L'enfant est lié par un contrat (un engagement) d'apprentissage. Formulaire
31. L'abandon de l'orphelin ou la disparition. Formulaire
32. L'enfant a disparu. Déclaration
33. L'enfant est inscrit comme demandeur d'emploi (jeune demandeur d'emploi). Flux
34. Le handicap de l'attributaire ou de l'enfant. Attestation/déclaration
35. La qualité de stagiaire pour pouvoir être nommé à une charge publique (notaire, huissier de justice). Déclaration
36. Le régime de parenté applicable. Jugement/arrêt
37. L'attributaire a disparu (abandon du ménage). Attestation/déclaration
38. Le compte sur lequel les allocations familiales doivent être versées. Formulaire
2. Inventaire des formulaires
En demandant des données superflues ou des données dont un organisme de paiement dispose déjà, le délai requis pour prendre une décision concernant une demande est allongé inutilement. Par conséquent, il est nécessaire de donner, à la lumière des évolutions récentes, un aperçu de tous les formu-laires qui sont utilisés pour recueillir l'information auprès des assurés sociaux et de l'employeur (les formulaires de demande et de contrôle), fournir des indications d'utilisation et préciser la signification et les conséquences du formulaire et sa périodicité.
Les caisses d'allocations familiales trouveront ci-après l'inventaire de ces formulaires. La dénomination du formulaire figure entre parenthèses.
3. Adaptation des schémas
Vous trouverez en annexe les schémas adaptés. Les modifications apportées par rapport à la version précédente sont marquées très clairement (en caractères gras soulignés).
Les circulaires CO 1310 du 20 juin 1997 et 1317 du 9 novembre 1998 sont abrogées par la présente circulaire.
