PREMIERE PARTIE: Réforme du Répertoire National des Attributaires
Le Répertoire National des Attributaires a été constitué en 1989 en vertu de la circulaire C.O. 838 du 19 août 1968, sur base des données communiquées individuellement en l'état des moyens de l'époque.
Compte tenu de la quasi généralisation de l'informatique dans les caisses d'allocations familiales et des nouvelles techniques de transmission des données, l'Office envisage de renouveler ce répertoire en actualisant ses éléments et en le dotant d'une mise à jour régulière et intensive.
On peut considérer que le Répertoire national des attributaires pourra ainsi recouvrer entièrement les fonctions de consultation et de contrôle qu'il doit assumer dans:
- l'identification de la Caisse compétente;
- le dépistage des cumuls;
- la généralisation du paiement provisionnel des allocations familiales.
Considérant les enjeux et les coûts de gestion que l'actualisation du Répertoire national des attributaires implique, il est essentiel d'éviter une communication tardive ou incomplète des données.
Il en résulte en effet des chevauchements de dates et une confusion constante quant à la caisse véritablement compétente, ce qui compromet la fiabilité du répertoire et suscite un très important contentieux administratif onéreux et non fondé.
Aussi, nous invitons les Caisses à suivre scrupuleusement les instructions suivantes dont la réalisation effective sera contrôlée au fur et à mesure de l'avancement des opérations.
L'Office a décidé que pour la mi-octobre 1989, le Répertoire national des attributaires sera parfaitement opérationnel en prenant comme base l'effectif des attributaires actifs au 1er octobre 1989.
Deux phases doivent être menées:
- actualisation du Répertoire national des attributaires;
- mise à jour du Répertoire national des attributaires.
1. Actualisation du Répertoire national des attributaires
Le rapport discordant constaté entre le nombre de cas repris dans le Répertoire et le nombre d'attributaires du régime (une différence de l'ordre de 40 %) doit disparaître.
Ainsi, pour que l'Office puisse constituer un fichier des attributaires actualisé, les Caisses sont invitées à adresser à l'Office - Direction du contrôle, avant le 6 octobre 1989, une bande magnétique ou une disquette (au choix) qui reprendra leurs attributaires actifs au 1er octobre 1989, et qui portera explicitement la mention: "Caisse n°... - RNA - Effectif au 1/10/1989, nombre de cas:..."
Parallèlement, une enquête a révélé que certaines caisses rencontreront une difficulté particulière, à savoir, la transmission d'un fichier, où le nom et le prénom de l'attributaire sont enregistrés dans des zones différentes.
Cette séparation du nom et du prénom est non seulement indispensable au bon déroulement de l'actualisation du Répertoire national des attributaires mais également à la reprise massive du numéro d'identification unique des personnes physiques, opération qui devra être terminée pour le 1er janvier 1990 au plus tard.
En effet, le Registre National des personnes physiques, lors de la recherche phonétique, n'utilise que des supports magnétiques contenant des noms et prénoms dans des zones séparées.
Les caisses qui ne répondront pas à cette exigence ne pourront communiquer avec le Registre National.
Cette séparation peut être effectuée de trois manières:
- si le numéro du registre national d'une partie ou de la totalité de l'effectif des attributaires est connu, une bande magnétique peut être envoyée aussitôt que possible à la Banque Sociale Carrefour (via l'Office - Direction du Contrôle) qui se chargera d'effectuer la séparation.
- les Caisses qui en auront fait la demande écrite peuvent transmettre un support magnétique à l'Office qui se chargerait d'y enregistrer l'effectif de leurs attributaires tel qu'il est actuellement repris au Répertoire National des Attributaires car les zones du nom et du prénom y sont séparées.
- dans les autres cas, la Caisse doit prévoir un programme chargé de séparer automatiquement le nom et le prénom.
Une bande test, envoyée au plus tard le 31 août 1989 sera la preuve que toutes les instructions auront bien été respectées car aucune dérogation ne sera acceptée. Celle-ci, sera adressée à l'Office, Direction du Contrôle en indiquant "Caisse n°... - test R.N.A., nombre de cas repris :...".
Les directives techniques précises vous parviendront en temps utile.
En conclusion, il est important que les caisses concernées se chargent, dès aujourd'hui, par quelque moyen que ce soit, de séparer les noms et prénoms de leurs nouveaux attributaires (en insérant une virgule par exemple).
2. La mise à jour du Répertoire national des attributaires
La transmission des informations se fera au choix, sur bande magnétique ou disquette, communiquée au Répertoire national des attributaires.
Les caisses seront donc tenues d'envoyer une fois par semaine, le vendredi, les informations, arrêtées la veille, à l'Office - Direction du Contrôle en indiquant la mention suivante - "Caisse n°... - RNA - mise à jour n°... - Semaine du... au..., nombre d'ouvertures :... et nombre d'extinctions :...".
A noter cependant que les dates d'ouverture et d'extinction de droit doivent correspondre aux dates de début et de fin de paiement.
Ces informations seront enregistrées et disponibles dans le Répertoire national des attributaires à la fin de la semaine suivante. La consultation continuera à se faire par téléphone ou par écrit tant pour les cas actifs que pour l'historique.
DEUXIEME PARTIE: Reprise massive du numéro d'identification national unique du Registre national des personnes physiques (R.N.)
En réunion du 20 juin 1989, le Comité de Gestion de l'Office a marqué son accord pour la création d'une base de données axée sur le numéro d'identifi cation national des personnes physiques et qui reprendrait toutes les personnes concernées par l'octroi d'allocations familiales (attributaires, allocataires, enfants). Ce Répertoire National des Allocations Familiales (R.N.A.F.) offrira comme avantages:
- permettre une consultation optimale du Registre National car son accès n'est autorisé que s'il est prouvé qu'une relation existe entre l'organisme demandeur et l'assuré social concerné;
- augmenter les possibilités de la recherche de la Caisse compétente pour appliquer la nouvelle réglementation des paiements provisionnels en se basant sur le droit des enfants et des allocataires;
- empêcher toute consultation non fondée au sujet d'un assuré social desservi par une autre Caisse;
- obtenir automatiquement, à l'initiative de la Banque Sociale Carrefour, toute modification qui concerne un assuré social (changement d'adresse, décès, naissance,...) lorsque le réseau de communication sera totalement opérationnel;
- détecter tous les cumuls.
La création de ce Répertoire des Allocations familiales nécessite, comme opération préalable, la reprise massive du numéro unique du Répertoire National, phase légalement obligatoire car, à partir du 1er janvier 1990, les échanges d'informations entre les citoyens et la sécurité sociale ne pourront se faire qu'à partir de cet identifiant unique.
Trois étapes seront nécessaires:
1ère étape : Reprise massive à partir de l'attributaire
Grâce à la constitution, au 1er octobre 1989, d'un Répertoire National des Attributaires actualisé et régulièrement mis à jour, l'Office pourra remettre à chaque caisse une bande magnétique reprenant la composition de ménage (recherchée donc à partir de l'attributaire) ainsi que tous les numéros nationaux des membres du ménage.
Le traitement de cette bande s'effectuera par la Caisse (pour ses attributaires propres).
2e étape : Reprise massive à partir de l'enfant
Cette seconde bande remise à l'Office permettra de traiter la plus grande partie des "résidus" c'est-à-dire les enfants pour lesquels le numéro national n'a pas été trouvé à partir de l'attributaire. Cette recherche phonétique devant s'effectuer à partir de données fiables, cette deuxième opération nécessitera l'utilisation du nom, du prénom et de la date de naissance de l'enfant. Le numéro national des membres du ménage à partir de l'enfant est alors recherché.
Un nouveau traitement de la bande devra alors être effectué par chaque Caisse et le résultat déterminera l'ampleur de la troisième étape.
3e étape : Reprise massive à partir de l'allocataire
Cette ultime étape devra s'envisager pour traiter le résidu : le numéro national des membres du ménage de l'allocataire sera alors obtenu par le même procédé qu'utilisé à l'étape précédente, fournissant les données relatives à l'allocataire.
Des instructions spéciales vous parviendront en temps utiles au fur et à mesure du déroulement des opérations.
Mais, il est essentiel que, dès à présent, les Caisses prévoient dans leurs fichiers un espace réservé au numéro d'identification national, et ce, aussi bien pour l'attributaire, que pour l'allocataire et l'enfant bénéficiaire.
Enfin, les Caisses qui ne sauront pas utiliser de supports magnétiques doivent se faire connaître à l'Office - Direction du Contrôle, afin que des dispositions particulières soient prises.
(Les circulaires en rapport avec le traitement de données en général et les garanties légales qui s'y attachent, sont reproduites sous le présent article)
