997/52 du 7 avril 2003 - Cadastre des allocations familiales en remplacement du Répertoire national des allocations familiales (RNAF) et du RIO

Le Répertoire national des allocations familiales (RNAF) a été créé en juillet 1993. Il est rapidement devenu un outil indispensable de gestion courante et, depuis 1995, il sert de vecteur d'informations " électroniques " destinées aux caisses d'allocations familiales, en provenance des Registres nationaux (RNPP et Registre de la BCSS) ou d'autres secteurs de la sécurité sociale. Quant au Répertoire des dossiers à l'instruction (RIO) qui est pleinement opérationnel, il aura permis d'intégrer au réseau les dossiers à l'examen et de réduire encore le nombre de formulaires utilisés dans le régime. Les plates-formes informatiques véhiculent actuellement plus de 9 millions d'informations " électroniques " par an, que ce soit par le biais de consultations on line ou d'attestations transmises aux caisses d'allocations familiales.

Mes services et moi-même sommes toutefois conscients du fait que les modes de télécommunications qui guident l'alimentation et la consultation de ces deux répertoires ne répondent plus aux besoins ni aux attentes des organismes d'allocations familiales qui les utilisent quotidiennement. C'est la raison pour laquelle dès avril 2001, un groupe de travail a été constitué au sein de l'Office afin de se pencher sur cette problématique et de formuler des propositions de refonte fondamentale du Répertoire national des allocations familiales. Le groupe de travail a par la suite été élargi à des représentants des caisses d'allocations familiales et du Département Familles de l'Office. Ce groupe a, avec le CTI de l'Office et l'apport d'un consultant extérieur, établi un projet de remplacement des RNAF et RIO par un nouveau Répertoire : le Cadastre des Allocations Familiales.

Vous trouverez ci-après une présentation du projet, une description détaillée des zones et des principes qui guideront son alimentation et son utilisation.

I. INTRODUCTION

Dès la mise en production du Cadastre des allocations familiales à une date exacte qui vous sera communiquée ultérieurement, le Répertoire national des allocations familiales (RNAF) et le Répertoire des dossiers à l'instruction (RIO) cesseront d'exister. Ils ne seront plus consultables et seront entièrement remplacés par le nouveau répertoire. Le fonctionnement de ce dernier sera axé sur quatre fonctionnalités essentielles :

• servir d' outil de gestion courante grâce à ses écrans de consultation on line, via un système d'application à application ou en différé ;
• être un vecteur de l'information électronique grâce à l'intégration des données d'identification des acteurs de dossiers au Répertoire des personnes de la Banque-carrefour de la sécurité sociale ;
• devenir un instrument de prévention des cumuls ;
• permettre la consultation de ses données, on line ou en différé, par des organismes tiers.

Etant donné que l'année 2003 verra un accroissement considérable des volumes d'informations " électroniques " transmises au secteur des allocations familiales (mise en production des attestations " Dimona " et " déclaration multifonctionnelle "), il est apparu indispensable de tenir compte de cette évolution, sur quatre plans spécifiques :
a) en mettant à disposition des caisses d'allocations familiales des instruments de télécommunication adaptés aux besoins (interfaces, file transfer...) ;
b) en prévoyant d'intégrer dans le nouveau répertoire, outre les acteurs traditionnels, toutes les personnes dont la situation familiale ou socioprofessionnelle est susceptible d'influencer le droit aux prestations familiales, dans le régime ou en concurrence avec d'autres régimes ;
c) en mettant en place une procédure garantissant un taux d'intégration maximal des données d'identification du cadastre des allocations familiales au Répertoire des personnes de la BCSS afin d'optimaliser les flux électroniques et de réduire au strict minimum le nombre de messages non transmis aux caisses d'allocations familiales, en dépit de leur pertinence ;
d) en laissant toute liberté aux organismes d'allocations familiales de moduler la présentation sur écran et le design des messages en fonction de leurs besoins spécifiques ou de leur work-flow.

Une telle ambition suppose également que les organismes d'allocations familiales associés au réseau articulé autour du nouveau Cadastre (caisses libres et spéciales d'allocations familiales, organismes autonomes et organismes tiers) et qui bénéficient de ce fait de la possibilité d'obtenir par voie électronique des informations des Registres nationaux et des autres secteurs de la sécurité sociale, se soumettent à des règles communes d'utilisation du système.

Une documentation technique a déjà été mise à votre disposition. L'information contenue dans la présente concerne donc uniquement les zones utilisées, les commentaires et les mécanismes de fonctionnement du nouveau Cadastre.

II. ALIMENTATION ET CONTENU

Le Cadastre des allocations familiales, qui combine les fonctionnalités de l'ancien RNAF et du RIO, devra être alimenté journellement durant les heures d'ouverture du système, de 7 h 30 à 17 h 30 (on line, par file transfer, soit en mode synchrone ou asynchrone), ou en dehors des heures d'ouverture (par file transfer, en différé, soit en mode asynchrone).

Il présente toutefois des différences essentielles par rapport à l'ancien RNAF. Ainsi :

• il permet d'intégrer un acteur " tiers ", c'est-à-dire un acteur qui n'est ni attributaire, ni allocataire, ni enfant bénéficiaire, et dont la situation familiale ou socioprofessionnelle est susceptible d'influencer le taux payé ou le droit aux prestations familiales ; il peut aussi s'agir d'une personne dont la qualité de personne de référence peut avoir une incidence sur l'information relative aux personnes entrant dans ou sortant de son ménage ;
• il rend obligatoire l'insertion de données relatives au paiement de l'allocation de naissance et de la prime d'adoption ;
• il scinde deux fonctionnalités (le transfert d'informations " électroniques " et la prévention du cumul) et crée deux champs distincts : l'un porte sur une période d'intégration, l'autre sur une période de paiement valide ;
• il supprime la référence à l'enfant placé et la notion de dossier archivé.

Le Cadastre des allocations familiales comprendra les données suivantes :

A ZONES D'IDENTIFICATION DE L'ACTEUR CONCERNE :

1. Données d'identification du dossier (numéro matricule)

Chaque acteur au Cadastre est identifié par un numéro matricule unique pour chaque caisse, attribué en fonction de l'attributaire. La structure du numéro matricule unique est constituée du :

• numéro de caisse
• numéro de bureau
• numéro de dossier

Exemple : 00X/00/B0000000 000023, où 00X représente le numéro de caisse, 00 le numéro de bureau et B0000000 000023 représente le numéro de dossier de l'attributaire auprès de la caisse 00X.

Par caisse, il ne peut y avoir au Cadastre qu'un seul numéro de dossier par attributaire ; par contre, des caisses ou organismes différents peuvent avoir pour la même personne attributaire chacune un numéro matricule unique pour leur dossier.

Exemples :
00X/00/B00004 et 00Y/00/237234 : est permis (00X et 00Y représentant deux caisses différentes).
00X/00/B00004 et 00X/01/H104506 : n'est pas permis selon le principe qu'une caisse ne peut avoir qu'un seul dossier (= numéro de dossier) par attributaire au Cadastre.
Si toutefois, la caisse souhaite modifier le numéro matricule unique repris dans le Cadastre, elle peut le faire. La modification d'un numéro de dossier unique entraîne l'écrasement au Cadastre de celui précédemment connu et aucun historique de ces numéros n'est conservé. Seul le dernier numéro de dossier connu au Cadastre permet de consulter les données et de reconstituer la situation historique.

Pour les dossiers d'orphelins dans lesquels, par tradition, apparaissait comme attributaire, soit l'auteur décédé soit l'auteur survivant, en fonction de la situation socioprofessionnelle de la personne désignée comme attributaire (principe des 6 forfaits), il est prévu qu'à partir des créations transmises lors du " chargement " initial du cadastre :

• les cas anciens ne présentant pas de doublons de numéros de dossier ne seront pas modifiés. Les personnes ayant initialement été reprises comme attributaires peuvent le rester ;
• pour les cas d'orphelins présentant un doublon (attributaire ayant 2 ou 3 dossiers au sein de la même caisse, dont l'un est un dossier d'orphelins), l'auteur décédé sera systématiquement renseigné comme attributaire;
• pour les cas de création de dossiers d'orphelins postérieurs au " chargement " initial, la personne décédée apparaîtra systématiquement comme attributaire.

2. Données relatives à l'identification légale des acteurs

• NISS
• nom
• prénom
• date de naissance

Un historique du NISS sera conservé, reprenant toutes les occurrences et indiquant pour chaque NISS attribué précédemment la date de fin de validité.

Remarques :
Le NISS (numéro d'identification de sécurité sociale c'est-à-dire soit le numéro national ou le numéro attribué par le Registre de la BCSS) sera l'unique clé d'intégration au Cadastre en ce qui concerne les acteurs de dossiers d'allocations familiales. Les numéros fictifs ne seront plus acceptés, ce qui implique que tout acteur d'un dossier d'allocations familiales, dont l'intégration au Cadastre est obligatoire, devra être doté soit d'un numéro national soit d'un numéro du Registre de la BCSS, préalablement à la soumission d'intégration. A cet égard d'ailleurs, l'Office proposera une nouvelle application de mise à jour du Registre de la Banque carrefour (numéros bis).

En ce qui concerne les données signalétiques (NISS, nom, éventuellement prénoms, date de naissance), que les organismes intégreront dans le Cadastre, l'Office, appellera automatiquement les données légales des Registres (RNPP/Registre Bis) et vérifiera leur conformité par rapport aux données soumises au Cadastre. Les données non conformes verront leur intégration dans le Cadastre refusée et une mention de la raison sera indiquée dans le message en retour. D'autre part, lorsque l'Office recevra des mutations en provenance du RNPP ou du Registre BCSS, il adaptera en premier lieu lui-même les données figurant au Cadastre avant de les transmettre à l'organisme concerné. Pour les prénoms composés, le Répertoire contiendra le(s) prénom(s), tel(s) qu'il(s) est (sont) repris dans les données légales.

Pour le prénom, comme par le passé, le contrôle de cohérence ne portera que sur la première lettre. Il est cependant demandé aux caisses et organismes d'allocations familiales de communiquer systématiquement le prénom dans son intégralité.

3. Rôles

Seuls les rôles et codes suivants seront d'application :
101 : Attributaire
102 : Allocataire Type 1 : uniquement attestations du RNPP et du Registre BCSS
103 : Allocataire Type 2 : toutes les attestations
104 : Enfant bénéficiaire
105 : Tiers Type 1 : uniquement attestations du RNPP et du Registre BCSS
106 : Tiers Type 2 : toutes les attestations.

Remarques :

• Pour l'allocataire, le code 102 désigne l'allocataire " traditionnel ", c'est-à-dire qui perçoit les allocations familiales et pour lequel seules les informations électroniques en provenance des Registres (RNPP/Registre BCSS) sont nécessaires. Ce code donne également accès à tous les types de consultation qui le concernent. Le code 103 désignera aussi l'allocataire véritable mais dont le statut socioprofessionnel, s'il devait être modifié, entraînerait une révision de l'ordre de priorité ou du droit aux allocations familiales et pour qui donc, outre les informations " électroniques " en provenance des Registres (RNPP/Registre BCSS), toutes les attestations électroniques en provenance des autres secteurs de la sécurité sociale s'avèrent indispensables (chômage, Dimona, déclaration multifonctionnelle, maladie, etc.). L'accès aux consultations est également autorisé pour ce code. Pour illustrer la différence d'approche, voici deux exemples : (1) un père légal vit avec la mère légale et les enfants du couple, la mère est allocataire, elle sera donc une " allocataire traditionnelle " (code 102). (2) La mère des enfants n'exerce aucune profession et vit avec le beau-père qui ouvre le droit aux prestations familiales pour les enfants de son épouse. La mère est allocataire et comme elle est susceptible de devenir attributaire prioritaire en cas d'exercice d'une activité professionnelle ou d'une autre situation (chômage, maladie, crédit-temps), elle apparaît au Cadastre sous le rôle d'allocataire " tiers " (code 103).
• Par convention, l'allocataire qui a droit à une allocation forfaitaire en cas de
  placement dans une famille d'accueil (application de l'article 70ter, L.C.) sera repris au Cadastre
  soit sous le code 102 ou 103 selon les besoins d'informations électroniques qui concerne ce type
  de situation.
• Pour les tiers, le code 105 désignera la personne pour laquelle seules les données des Registres nationaux (RNPP/Registre BCSS) sont nécessaires ; le code 106 désignera la personne pour laquelle tant les données des Registres nationaux (RNPP/Registre BCSS) que les données socioprofessionnelles en provenance d'autres secteurs de la sécurité sociale s'avèrent primordiales pour la conduite du droit aux prestations familiales. Les deux codes donnent accès à tous les types de consultation

Par tiers il faut comprendre toute personne qui est acteur potentiel dans un dossier d'allocations familiales et qui n'est ni l'attributaire, ni l'allocataire code 102 ou 103, ni un enfant bénéficiaire, et dont la situation familiale ou socioprofessionnelle impose que l'organisme qui gère le dossier de prestations familiales reçoive automatiquement une information lors d'une quelconque modification susceptible d'entraîner un réexamen du droit ou une révision du dossier. L'insertion de tiers, code 105 ou 106, dans le Cadastre permet également d'appliquer de manière correcte les dispositions ayant trait à la co-parenté, de mieux contrôler les situations de ménages où l'attributaire prioritaire est travailleur indépendant, ainsi que toutes les situations reprises dans les Circulaires de l'Office CO 1330 du 21 mai 2001 et 1340 du 24 juillet 2002.

B LES ZONES " INTEGRATION " ET " PAIEMENT VALIDE "

Le Cadastre des allocations familiales comprend deux zones spécifiques qui permettent de différencier, au niveau de l'enfant bénéficiaire et de l'allocataire uniquement, d'une part des données qui ont trait à des paiements, et d'autre part des données qui correspondent à un besoin d'informations électroniques en provenance de la Banque carrefour de la sécurité sociale. Il s'agit des zones suivantes :

• Date(s) de début et de fin d'intégration
• Date(s) de début et de fin de paiement valide.

1. Zone date(s) de début et de fin d'intégration

Par intégration il faut comprendre l'intégration pendant une période déterminée des données signalétiques (NISS, nom, prénom et date de naissance) et des codes-qualité (rôle) au Répertoire des personnes de la Banque carrefour de la sécurité sociale. Cette intégration permet aux organismes d'allocations familiales (1) d'obtenir les données légales et/ou socioprofessionnelles à partir de la date de début indiquée dans le Cadastre, (2) de consulter les bases de données externes (LATG, Dimona, L609, L036, etc.) pour tout ou partie de la période reprise à la BCSS.

Ces zones (date de début obligatoire, date de fin facultative) doivent être complétées lors de toute création d'un acteur de dossier d'allocations familiales.

Règles de fonctionnement :

Date de début d'intégration : date obligatoirement complétée lors d'une création. Elle ne peut être postérieure à la date-système de l'organisme qui l'encode dans sa propre base de données interne. En cas de mise à jour de cette date, la date initiale ou la dernière date connue peut être modifiée et remplacée uniquement par une date antérieure.
Date de fin d'intégration : Cette date est facultative. Lorsque cette zone est complétée, la date de clôture ne peut être antérieure à la date-système de l'organisme qui l'encode dans sa propre base de données interne (cette règle générale vaut pour tous les rôles : 101, 102, 103, 104, 105, 106). La seule exception à la règle générale a trait aux modifications de rôle 102 en 103 (et vice versa) et 105 en 106 (et vice versa) : une date de clôture située antérieurement à la date-système est admise dans la mesure où la date introduite correspond bien à un besoin d'information effectif (par exemple une caisse qui paie dans le chef d'un père, travailleur salarié, s'aperçoit le 17 mars 2003, qu'elle a besoin des attestations A011 à partir du 1er mars 2003 dans le chef de la mère chômeuse, pour une question de modification de priorité ; elle peut donc, dans ce cas de figure, le 17 mars 2003, clôturer le rôle 102 à la date du 28 février 2003 et introduire la même personne sous le rôle 103 à la date du 1er mars 2003). Une date située dans le futur correspondant à un besoin d'informations électroniques est permise (par exemple : date-butoir pour un enfant qui effectue des études supérieures ou un apprentissage).

Ces zones (date de début obligatoire, date de fin facultative), obligatoirement complétées dès qu'un acteur est intégré au Cadastre, ne pourront en aucun cas faire l'objet d'une annulation. Cette zone servira notamment à l'établissement de listes de dossiers dans le cadre du contrôle annuel des caisses d'allocations familiales et de leurs bureaux décentralisés.

2. Zone date de début et de fin de paiement valide

Cette zone qui concerne les paiements valides n'est complété qu'au niveau de l'enfant et de l'allocataire.

Par paiement valide, il faut comprendre le paiement des allocations familiales (en ce compris les prestations familiales garanties), étant entendu que l'organisme qui paie le taux de base a aussi l'obligation de payer les suppléments qui seraient dus durant toute la période de son intervention, qu'il s'agisse de paiements provisionnels, de paiements définitifs ou de paiements sujets à remboursement à charge d'autres secteurs. Ceci évite que deux organismes apparaissent au Cadastre pour la même période et le même enfant, l'une ayant payé le taux de base et l'autre uniquement un supplément. Par conséquent, une caisse ayant payé pour une période d'un an par exemple et qui a intégré les données de cette période (zone dates de début et de fin de paiement valide) dans le Cadastre, qui constate qu'elle a payé à tort pour les quatre derniers mois, corrigera les données dans le cadastre, afin que cette zone reflète la réalité des paiements valides effectués. Exemple : la caisse A a payé les allocations familiales à l'allocataire X du 1er août 2001 au 31 juillet 2002 et a indiqué ces dates au Cadastre. Elle s'aperçoit par la suite que les allocations pour les mois d'avril à juillet 2002 inclus ont été payées à tort et notifie un indu à l'allocataire. Au Cadastre des allocations familiales, après correction, la zone " paiement valide " indiquera : du 1er août 2001 au 31 mars 2002. Le même raisonnement s'applique aux cas d'erreurs matérielles, un gestionnaire ayant par exemple indiqué une clôture de paiement valide au 30 septembre 2002 alors qu'en fait le droit s'éteignait le 31 août 2002. Si une caisse, par contre, s'aperçoit, alors qu'elle a payé les allocations familiales du 1er janvier 2003 au 31 mars 2003, qu'elle n'était pas du tout compétente, elle supprime la totalité de la période de paiement valide initialement communiquée au Cadastre via une mise à jour.

Tenant compte des dispositions de la Circulaire de l'Office CO 1315 du 10 avril 1998 et de la lettre circulaire II/C/996/25 du 4 juin 2002, il paraît évident que le Cadastre ne reprendra pas dans cette zone de " paiement valide " les périodes de paiements faisant l'objet d'un remboursement à charge d'un autre régime ou secteur, puisque la notion de paiement valide ne s'applique qu'aux périodes de paiement faits en fonction des règles de compétence. Les paiements provisionnels effectués à l'intérieur de la Répartition nationale par une caisse, même en dépit de l'arrêté des compétences, sont à considérer comme paiement valides pour le Cadastre tant qu'ils ne donnent pas lieu à une régularisation entre organismes. Pour les dossiers confiés à l'Office par d'autres organismes publics ou en vertu d'arrêtés royaux (enseignement, VDAB, etc.), les dates normales ayant trait aux paiement que l'Office effectue pour le compte d'organismes tiers apparaîtront bien dans cette zone, comme actuellement dans le RNAF, puisque ces dossiers sont considérés comme
des dossiers de l'Office. Enfin, pour ce qui concerne les paiements " par différence ", la caisse qui paie le taux de base encode les données d'intégration et de paiement, tandis que celle qui paie par différence se contente d'encoder uniquement les données d'intégration des acteurs du dossiers.

C DONNEES SPECIFIQUES AUX DIFFERENTS ROLES :

1. Données relatives à l'acteur attributaire (code 101)

Tout dossier répertorié au Cadastre doit obligatoirement comprendre au minimum un attributaire et au minimum 1 ou plusieurs périodes d'intégration. Les périodes d'intégration de l'attributaire ne doivent pas nécessairement être identiques aux périodes d'intégration des autres acteurs du dossier.

2. Données relatives à l'acteur allocataire (codes 102 et103)

Remarque préliminaire :
L'allocataire dont les données d'identification sont transmises au Cadastre est la personne connue comme allocataire légal au sens où l'entend l'article 69 des lois coordonnées. Les personnes qui perçoivent les allocations familiales à la suite d'une décision judiciaire (administrateurs provisoires, créanciers de sommes, médiateurs de dettes) ne seront donc pas reprises au Cadastre sous le rôle " allocataire ".

Les zones suivantes doivent être complétées :

• Période(s) d'intégration. Par période d'intégration reprise au Cadastre, il ne peut y avoir qu'un seul type d'allocataire (donc 102 ou 103). Toute modification au niveau du type d'allocataire oblige l'organisme à introduire une fin d'intégration avant que la modification à ce niveau puisse être acceptée.
• Période(s) de paiement valide s'il s'agit d'un dossier d'allocations familiales qui fait (a fait) l'objet de paiements valides. Les dates de paiement doivent être comprises dans les périodes d'intégration (elles ne peuvent donc être antérieures ou postérieures à une période d'intégration)
• Types d'allocataires (voir sous " rôles " ci-dessus).
• Données relatives à l'allocation de naissance : Date de paiement et Rang : ces deux données doivent obligatoirement figurer au Cadastre (1) quand le paiement de l'allocation de naissance a été réalisé à titre anticipé ou (2) après la naissance de l'enfant. L'organisme d'allocations familiales qui a payé le montant initial intégrera les données dans le Cadastre et aura l'obligation de payer un supplément de rang ou de saut d'index s'il y a lieu.

Remarque : En cas de naissances multiples, l'organisme d'allocations familiales ne mentionnera dans la zone appropriée qu'une seule date globale si toutes les allocations de naissance ont été payées à la même date. Par contre, si des paiements sont effectués à des dates différentes, chaque date de paiement sera renseignée séparément.

3. Données relatives à l'acteur enfant (code 104)

Les zones suivantes doivent être complétées

• Période(s) d'intégration
• Périodes de paiement valide s'il s'agit d'un enfant qui fait (a fait) l'objet de paiements valides. Les dates de paiement doivent être comprises dans les périodes d'intégration (elles ne peuvent donc être antérieures ou postérieures à une période d'intégration)
• Date de paiement d'une prime d'adoption. L'organisme d'allocations familiales qui a payé le montant initial intégrera les données dans le Cadastre et aura l'obligation de payer un supplément dû à un saut d'index s'il y a lieu

4. Données relatives à l'acteur " tiers " (codes 105 et 106)

Les zones suivantes doivent être complétées :

• Période(s) d'intégration
• Type de tiers ; par période d'intégration reprise au Cadastre, il ne peut y avoir qu'un seul type de tiers (donc 105 ou 106). Toute modification au niveau du type de tiers oblige l'organisme à introduire une fin d'intégration avant que la modification à ce niveau puisse être acceptée.

III. DIVERS

A. PLANNING

La mise en production du Cadastre des allocations familiales est prévue au cours du premier semestre 2003. Un calendrier détaillé des opérations de " déchargement " des données existantes (RNAF et RIO), de chargement des données tests dans une base de données tests, des tests de consultation et du chargement initial vous sera transmis incessamment.

B. LE RNAF ET LE RIO

Ces deux répertoires seront supprimés dès la mise en production du Cadastre des allocations familiales. L'Office n'assurera pas automatiquement de transfert des données de ces deux répertoires vers le nouveau Cadastre des allocations familiales. Toutefois, afin de vous faciliter la tâche pour la reprise des données du RNAF et de celles du RIO qui restent pertinentes pour la gestion de vos dossiers, l'Office se propose de mettre à votre disposition un " déchargement " séparé des données de votre caisse (organisme) d'allocations familiales, telles qu'elles sont connues au RNAF d'une part, au RIO de l'autre. Il vous appartiendra de " charger " les données devant être intégrées dans le nouveau Cadastre, selon la syntaxe et les zones prescrites.
Remarque : Le RNAF et le RIO serviront de répertoires de référence pour le routage de toutes les attestations électroniques en provenance de la Banque carrefour (y compris Dimona) tant que le Cadastre ne sera pas révélateur des données de l'ensemble des Caisses d'allocations familiales.

C. TYPES DE DOSSIERS A INTEGRER AU REPERTOIRE

Tout organisme qui crée un dossier en vue de l'examen du droit à l'une des prestations familiales (allocations familiales, allocation de naissance, prime d'adoption, prestations familiales garanties) a l'obligation d'intégrer les données d'identification des acteurs connus (au minimum, l'attributaire) ainsi que les données relatives aux zones obligatoires, dans le Cadastre. Si le dossier n'a pas encore donné lieu à paiement (allocations familiales, allocation de naissance, prime d'adoption, prestations familiales garanties), seules les zones " Date de Début/de Fin d'Intégration " seront complétées en fonction du moment à partir duquel l'organisme gérant le dossier a besoin de données électroniques en provenance des Registres nationaux ou des institutions de sécurité sociale.
Exemple : une caisse reçoit une demande d'allocation de naissance anticipée pour une naissance prévue le 8 juin 2003. Elle crée un dossier dans sa propre base de données et autorise le paiement anticipé de l'allocation de naissance, en date du 11 avril 2003 ; conformément aux principes exposés en page 7 sous le point 'Règles de fonctionnement', la caisse introduira la date du 1er avril 2003 comme début de période d'intégration du dossier.

En intégrant dans le répertoire tous les dossiers créés dans les caisses et organismes d'allocations familiales, le Cadastre assurera le reflet exact de la totalité des droits à l'examen, refusés, en paiement, ou en débit, repris dans les bases de données propres des organismes. Il est d'ores et déjà prévu, dans un souci de transparence, que les dossiers des services de Médiation (nationale et internationale) de l'Office soient également intégrés au Cadastre.

Remarque : Il est entendu qu'une caisse d'allocations familiales ne peut procéder à un paiement de prestations familiales (allocations familiales, allocations de naissance, primes d'adoption) que pour des dossiers qui sont intégrés dans sa propre base de données. Il doit donc toujours y avoir une parfaite adéquation entre les données consignées dans les bases de données " internes " des caisses d'allocations familiales et celles reprises au Cadastre. Une procédure de contrôle sera mise en place afin de vérifier au niveau des caisses d'allocations familiales si toute création de dossier dans sa propre base de données génère automatiquement un mouvement d'alimentation du Cadastre.

D. DOSSIERS D'ORIENTATION

Un dossier d'orientation est un dossier qui est constitué sur la base d'une demande de prestations familiales ou d'un autre document d'examen du droit aux allocations familiales (au sens large du terme) et qui nécessite des recherches plus approfondies (LATG, RNE, base de données Dimona, DMFA, etc.) parce que les données permettant de déterminer l'organisme ou r égime compétent manquent ou ne sont pas suffisantes.

Etant donné que toute consultation de bases de données " externes " nécessite une intégration d'un acteur au moins (attributaire) dans le Cadastre (cfr. point G ci-dessous), la procédure suivante est de mise: une caisse/un bureau de paiement qui réceptionne un document et qui ne peut, ni d'emblée, ni via une information de l'assuré social, déterminer l'organisme compétent :
(1) consultera en premier lieu sa propre base de données afin de déterminer si la personne (attributaire ou éventuellement la personne qui a introduit la demande si l'attributaire prioritaire n'est pas connu) n'est pas déjà reprise en tant qu'acteur dans son propre registre interne ;
(2) consultera le Cadastre des allocations familiales afin de vérifier si un autre organisme n'a pas déjà intégré sous un rôle quelconque les données de la personne visée ;
(3) en l'absence de tout renseignement écrit ou obtenu verbalement permettant d'identifier l'employeur et, partant, la caisse compétente, la caisse/le bureau de paiement transmettra le courrier non identifié au Département Contrôle, service Orientation, qui effectuera les consultations et démarches nécessaires en vue d'identifier l'organisme compétent et de lui transmettre immédiatement le courrier en question.

A cet effet, une caisse " fictive " sera créée ainsi que des références d'identification permettant d'identifier les données de la (des) personne(s) faisant l'objet d'une recherche de compétence, au Cadastre. Une information sera transmise aux caisses et bureaux de paiement de l'Office dès que la structure de gestion de ce type de dossiers d'orientation aura été mise en place.

E. MISES A JOUR

Le Cadastre des allocations familiales sera axé sur les besoins des utilisateurs. C'est ainsi que les mises à jour (incluant les créations et les modifications) pourront être effectuées de manière synchrone (on line et par échanges de données de système informatique à système informatique) ou asynchrone (file transfer). Le nouveau Répertoire acceptera évidemment des mises à jour journalières, durant et en dehors des plages horaires fixes traditionnelles pour ce qui concerne les mises à jour " asynchrones ". Les mises à jour " synchrones " resteront tributaires des heures d'accessibilité du système informatique de l'Office et de la Banque carrefour de la sécurité sociale, fixées entre 7 h 30 et 17 h 30, les jours ouvrables.

Quatre principes essentiels guideront les mises à jour :

• hormis le " chargement " initial, le système n'acceptera aucun rechargement ;
• les caisses auront l'obligation d'effectuer des mises à jours journalières ;
• une période " intégration " introduite au Cadastre ne pourra en aucun cas être radiée ou raccourcie ;
• tout acteur introduit au Cadastre, même par erreur ne pourra être radié.

Un logging et un système de " monitoring " permettront d'identifier les organismes qui au cours d'un mois spécifique auraient été en défaut de mises à jour.

F. LA PREVENTION DU CUMUL DES ALLOCATIONS FAMILIALES/LES DOUBLES PAIEMENTS

L'ancien système de gestion des listes de cumuls s'étant avéré trop lourd et peu fiable, il a été décidé que le nouveau Cadastre rendra tout cumul impossible au plan de l'enfant bénéficiaire. Par cumul, il faut entendre deux ou plusieurs périodes de paiement valides qui se chevauchent pour un même enfant bénéficiaire dans plusieurs dossiers différents.

Le système rejettera automatiquement tout essai d'encodage d'une période de paiement valide lorsque cette période est déjà, serait-ce partiellement, enregistrée pour le même enfant.

Pour gérer la prévention des cumuls, la procédure administrative suivante sera instaurée :
a) Tout organisme subséquent appelé à intervenir à partir d'une date convenue (cfr. brevet d'attributaire) ne pourra introduire une date de début de " paiem ent valide " liée à sa propre compétence - au niveau de l'enfant - que si la caisse d'origine a introduit une date de clôture du paiement valide pour l'enfant concerné. Toute date de fin de paiement valide laissée " ouverte " par l'organisme d'origine ou tout chevauchement d'un ou de plusieurs mois pour l'enfant concerné donnera lieu à un refus d'acceptation de date de début de paiement valide pour l'organisme subséquent.
Exemples : La caisse A envoie le brevet définitif et indique comme date de fin de paiement valide, le 30 avril 2003, la caisse B devant intervenir à partir du 1er mai 2003. La caisse A omet de clôturer la période de paiement valide : -> refus d'acceptation de la date du 1er mai 2003 introduite par l'organisme B.
Pour le même scénario, la caisse A a encodé par erreur la date du 30 juin 2003 comme date de clôture du paiement valide, alors qu'elle devait en fait indiquer la date du 30 avril 2003. La caisse B soumet la date de début de paiement valide du 1er mai 2003 à l'intégration : -> cette soumission fait l'objet d'un rejet.

b) Afin d'arriver à un règlement immédiat des rejets pour cause de cumul, l'organisme subséquent contactera l'organisme d'origine et lui demandera d'introduire sans délai la date (cfr. brevet d'attributaire) de fin de paiement valide dans le Cadastre. Etant donné la synchronisation dorénavant systématique entre les bases de données des caisses et les mises à jour transmises au Cadastre, la modification apportée devrait être reflétée au niveau du cadastre dans un délai très court et permettre à l'organisme subséquent d'introduire à son tour les données de son dossier au Répertoire.
c) Toute impossibilité - ou refus - de l'organisme d'origine de donner une suite rapide à la demande de l'organisme subséquent sera signalée au Service Monitoring qui interviendra auprès de l'organisme en défaut et assurera le suivi jusqu'au règlement.
Remarques :
Afin d'éviter des différends liés à un simple défaut de synchronisation entre deux organismes (celui d'origine et l'organisme subséquent) appelés à introduire des données relatives aux dates d'ouverture et de clôture des paiements valides :

• l'organisme d'origine qui envoie un brevet d'attributaire dûment complété encode dans sa propre base de données la date de fin de paiement valide (identique à celle reprise dans le brevet) au plus tard le jour de l'envoi du brevet;
• l'organisme subséquent tient compte du fait qu'il peut y avoir un délai de traitement de quelques jours entre le moment où l'organisme d'origine a encodé la date de fin de paiement valide dans son propre système informatique et la mise en adéquation du Cadastre.

Charge de l'erreur et du débit en ce qui concerne les éventuels doubles paiement
Si, en dépit des instruments de consultation et de prévention du cumul qui ont été insérés dans le Cadastre des allocations familiales, il devait s'avérer que deux prestations familiales de même type (allocation de naissance, allocations familiales, prime d'adoption), portant sur la même période ou le même droit, ont été payées pour le même enfant, l'organisme qui a omis d'en encoder à temps les données dans le Cadastre supportera la charge de l'erreur et le débit qui en résulte. A cet égard, les dates d'introduction des données dans le Cadastre feront foi.

G. LES CONSULTATIONS

Les règles générales suivantes seront appliquées pour les consultations, qu'elles soient faites on line ou en différé :
a) Les recherches phonétiques et l'attribution d'un numéro du Registre de la BC SS (numéro bis) sont autorisées sans intégration préalable ni inscription provisoire ;
b) Un nombre limité de données légales (nom, prénom, date de naissance) sont consultables sur la base du NISS, sans intégration préalable au Cadastre (seule une inscription provisoire, par ailleurs automatique, est requise).
c) Toutes les autres consultations (compositions de ménage, données socioprofessionnelles, etc.) exigent une intégration préalable d'un dossier dans le Cadastre. Chaque caisse est autorisée à consulter les données des personnes pour lesquelles elle a déjà introduit - sous son numéro propre - les données dans le Cadastre (et partant à la BCSS). Une consultation pour une personne non encore intégrée dans un dossier de la caisse qui consulte passe obligatoirement par l'intégration de l'acteur via un dossier de la caisse.

Il est à remarquer qu'une consultation RNPP portant sur les historiques est possible sur la base d'une intégration (par exemple : le mois en cours), sans que ladite intégration ne doive nécessairement porter sur l'ensemble de la période d'historique à consulter.

Remarque :
a) L'Office tiendra à disposition des gestionnaires de dossier une table comprenant les attestations reçues (A011, A014, A200, A015, A020), comme il le fait déjà actuellement. Dorénavant, ces attestations seront toutes consultables durant une période de six mois. Il est conseillé aux gestionnaires de dossiers de consulter systématiquement cette table des attestations reçues avant d'introduire une demande d'attestation " manquante ".
b) Comme par le passé, l'Office conservera un logging des consultations effectuées, tant externes (Registre national des personnes physiques, Registre BCSS, bases de données d'organismes tiers) qu'internes (Cadastre).

H. LA CONSERVATION DES DONNEES

J'attire votre attention sur le fait que les données " électroniques " (mutations en provenance des Registres (national et BCSS) de même que les attes tations en provenance d'autres secteurs de la sécurité sociale, font partie intégrante d'un dossier et doivent être conservées au même titre que des documents " papier " (cfr. CO 399/C.20.927 du 18 mai 1951 qui a fixé les délais de conservation des documents pour le secteur des allocations familiales). Les caisses d'allocations familiales ont évidemment le choix du support de conservation des messages " électroniques ".

I. CHARGEMENT INITIAL

Les règles suivantes sont d'application pour le " chargement " initial dans le Cadastre de la totalité des dossiers des caisses d'allocations familiales et des autres organismes coopérant :

Dossiers d'allocations familiales
a) Les caisses et organismes d'allocations familiales " chargent " tous leurs dossiers dans le Cadastre, c'est-à-dire les dossiers actifs et les dossiers clôturés. Les dossiers archivés ou clôturés
à une date antérieure au 1er janvier 1996 ne doivent en aucun cas être chargés dans le Cadastre. Pour les dossiers actifs et les dossiers clôturés après le 31 décembre 1995, les caisses/organismes indiqueront les mêmes dates de début - et éventuellement de fin pour les cas clôturés -, dans les deux zones : " intégration " et " paiements valides ".
b) Les règles d'interdiction de cumul ne jouent que pour les dossiers actifs au moment du " chargement " (pas pour les dossiers clôturés).
Exemple : la caisse A a réalisé l'intégration de ses dossiers le 15 mai 2003 et a introduit pour le cas de l'enfant X une date de paiement valide à partir du 1er octobre 2001, le dossier étant actif au moment du chargement initial. La caisse B réalise quant à elle l'intégration de ses dossiers le 19 avril 2003 et a, quant à elle, introduit pour le même enfant X une date de début de paiement valide au 1er décembre 2002. Cette circonstance entraîne un refus de la création par la caisse B pour motif de cumul. La caisse B devra prendre contact avec la caisse A afin de résoudre le problème par concertation, selon la procédure décrite sous le point F ci-dessus.

Allocations de naissance et primes d'adoption
L'alimentation des zones prévues pour l'allocation de naissance et la prime d'adoption se fera systématiquement dès le moment où le Cadastre aura été mis en production.

J. REMARQUES FINALES

Toutes les caisses d'allocations familiales, libres ou spéciales, sont tenues au respect du planning qui sera sous peu établi et communiqué à tous les organismes. Quant aux organismes associés (organismes publics, organismes autonomes, organismes fédéraux, régionaux, communautaires, etc.), leur participation au réseau télématique articulé autour du Cadastre des allocations familiales engendrera automatiquement pour eux l'obligation de se soumettre aux mécanismes de collaboration.

Il est entendu que l'application des nouveaux processus liés à la " déclaration multifonctionnelle " (DMFA) et à la déclaration immédiate de l'emploi (DIMONA), tels qu'exposés dans la CO 1337 du 15 mai 2002, ainsi que l'utilisation du nouveau brevet, telle qu'annoncée dans la lettre circulaire II/C/996/25 du 4 juin 2002, entreront en vigueur en même temps que le Cadastre devient opérationnel.

Je vous remercie pour la part active que vous avez prise dans l'élaboration des nouveaux processus et pour la discipline dont vous ne manquerez pas de faire preuve lors de l'implémentation du Cadastre.

Mes services restent à l'évidence à votre entière disposition.