Depuis le 1er octobre 2008, l'échange de données entre les organismes d'allocations familiales et le Service Public Fédéral Sécurité sociale (SPF), qu'il s'agisse de demande de constatations médicales ou de communication de décisions médicales, s'opère par voie des messages électroniques A651 et A652 (T001 et T002 dans la terminologie du Cadastre), appelés communément 'Handichild'.
Le contenu et le contexte de mise en production de ces messages ont fait l'objet de la lettre circulaire II/B/997/72/VIM JOB-WAM du 10/09/2008. Celle-ci est complétée par la présente lettre circulaire dont l'objectif est d'y apporter des précisions et adaptations eu égard aux constatations qui ont été opérées depuis la mise en production des messages électroniques.
Ainsi, dans un certain nombre de cas, les T001 ont été rejetés par le SPF, alors qu'ils avaient été acceptés par l'Office et la Banque-Carrefour de la sécurité sociale (BCSS).
Ces rejets provenaient du fait que lors de la mise en production des messages électroniques 'Handichild', le SPF a mis en place des codes d'erreurs sur les messages T001 ne correspondant pas parfaitement aux codes d'erreurs mis en place par l'Office.
Cela a eu pour conséquence que certains messages T001 ont été rejetés par le SPF sans que ni la BCSS, ni l'Office, ni l'organisme d'allocations familiales en aient été avertis. Les demandes de constatations médicales contenues dans ces messages T001 n'ont fait l'objet d'aucun traitement par le SPF, alors que les organismes d'allocations familiales les croyaient en cours d'examen.
1. Les messages T001 rejetés par le SPF
Le SPF a transmis la liste définitive des messages T001 rejetés et donc non traités par ses soins. L'analyse de cette liste par l'Office mène à la constatation que certains messages T001 ont été rejetés à tort alors que d'autres l'ont été à bon escient.
Les messages T001 qui ont été rejetés à tort par le SPF avaient pourtant été correctement créés par les organismes d'allocations familiales. Ces messages T001 ont été identifiés et renvoyés au SPF, auquel il appartient de les réencoder tels qu'ils avaient correctement été libellés par les organismes d'allocations familiales.
Les messages T001 qui ont été rejetés à bon escient par le SPF contenaient des erreurs ou anomalies.
Les principales erreurs et anomalies constatées ayant fait l'objet d'un blocage par les contrôles internes mis en place par le SPF sont les suivantes:
- 2 messages T001 distincts pour une même demande de constatation médicale alors qu'un seul T001 devait être créé avec 2 séquences dans la demande
- la 'Date de début' ne respecte pas les 5 ans d'effet rétroactif prévus dans l'art. 120 LC
- l'incapacité totale d'exercer une profession est sélectionnée pour des enfants de moins de 21 ans
- l'impossibilité de suivre régulièrement les cours est sélectionnée pour des enfants encore en droit inconditionnel (art. 62, §1 LC)
- un message T001 d'information est envoyé au SPF alors que l'enfant est inscrit comme demandeur d'emploi (plus prévu depuis le 01/05/2009).
Les messages T001 rejetés par le SPF à bon escient ont été identifiés et il convient pour les organismes d'allocations familiales de les annuler et d'en créer de nouveaux correctement libellés.
Chaque organisme d'allocations familiales recevra par courrier séparé les messages T001 à corriger par ses soins. Compte tenu de la quantité des messages T001 à annuler, il n'était pas possible de procéder à des annotations particulières en vue de leur correction sur chacun d'eux.
L'Office estime dès lors qu'il est nécessaire d'attirer l'attention des organismes d'allocations familiales sur les règles d'encodage des messages T001 de manière à ce que les organismes libellent correctement leurs demandes de constatations médicales.
2. Règles à suivre pour l'encodage correct d'un message T001
Pour encoder un message T001, l'organisme d'allocations familiales doit co mpléter une partie 'Données' et une partie 'Demande'.
L'Office attire votre attention sur les points suivants:
A. Partie 'Données'
- Date de demande: date d'introduction de la demande par la famille auprès de l'organisme d'allocations familiales. Cette date est la date de référence pour l'application de l'art. 120 LC.
- Scénario: 3 valeurs possibles:
01: première demande
02: révision à la demande d'un parent ou d'un tiers
03: information fournie par l'organisme d'allocations familiales
Remarques:
Aucune information ne peut être transmise au SPF si l'enfant s'inscrit comme demandeur d'emploi ou bénéficie d'allocations d'attente ou de chômage.
Aucune information ne peut être transmise au SPF avant le 31 août de l'année au cours de laquelle l'enfant atteint l'âge de 18 ans .
Aucune information ne peut être transmise au SPF si l'enfant exerce une activité qui ne donne pas lieu à assujettissement à la sécurité sociale (par exemple, une formation professionnelle en entreprise, renseignée avec le code 'IBO' sur la RIP-in), une occupation en atelier protégé, ou le fait de bénéficier de prestations sociales qui résultent de telles occupations.
Après avoir complété les différentes rubriques à l'écran, cliquez sur " Ajouter". Vous visualisez alors les éléments de la partie 'Données' que vous venez d'encoder, et que vous pouvez modifier en cliquant sur le bouton prévu à cet effet.
B. Partie 'Demande'
- Date de début = à fixer conformément à l'art. 120 LC, en se référant à la date d'introduction de la demande par la famille auprès de son organisme d'allocations familiales ('Date de demande' de la partie 'Données').
Exemples:
- naissance le 15/06/2007, date de demande le 08/07/2010 et date de début le 06/2007.
- naissance le 26/11/1992, date de demande le 25/06/2010 et date de début le 04/2005.
Remarques:
On peut remonter au-delà de la période de 5 ans prévue à l'art. 120 LC uniquement si le dossier
contient des éléments permettant de casser la prescription.
S'il est possible de débuter la reconnaissance à la naissance de l'enfant, soit parce qu'il a moins de 5 ans, soit parce que les éléments du dossier permettent de casser la prescription, alors la 'Date de début' doit correspondre au mois de la naissance de l'enfant.
o Date de fin = à fixer en fonction de l'évaluation demandée.
Si l'évaluation est demandée suivant l'ancienne réglementation:
- enfant né avant le 01/01/1993, la date de fin = 04/2009
- enfant né à partir du 01/01/1993, la date de fin = 04/2003
ET/OU
Si l'évaluation est demandée suivant la nouvelle échelle médico-sociale: pas de date de fin.
o Evaluation médicale
Si l'évaluation est demandée suivant l'ancienne réglementation:
| incapacité physique ou mentale |
oui |
| manque d'autonomie |
oui |
| incapacité d'exercer une profession |
oui/non |
| impossibilité de suivre régulièrement les cours |
oui/non |
| législation AR 28/03/2003 |
non |
Si l'évaluation est demandée suivant la nouvelle échelle médico-sociale:
| incapacité physique ou mentale |
non |
| manque d'autonomie |
non |
| incapacité d'exercer une profession |
oui/non |
| impossibilité de suivre régulièrement les cours |
oui/non |
| législation AR 28/03/2003 |
oui |
Après avoir complété les différentes rubriques à l'écran, cliquez sur " Ajouter". Vous visualisez alors les éléments de la partie 'Données' + la première partie 'Demande' que vous venez d'encoder, et que vous pouvez modifier en cliquant sur le bouton prévu à cet effet.
Pour introduire une deuxième séquence, c'est-à-dire une deuxième demande d'évaluation pour le même NISS, suivant une autre échelle et pour une autre période, cliquer sur "Ajouter".
Après l'encodage de la deuxième partie de la demande, cliquer sur "Ajouter" pour valider l'encodage. Après vérification de la partie 'Données' et des parties 'Demandes', cliquez sur 'Créer' pour lancer la création de l'attestation.
Il n'est pas permis de créer deux T001 pour un même NISS, un pour chaque type d'évaluation. Ainsi, lorsque la constatation médicale doit être demandée suivant deux échelles d'évaluation différentes, pour des périodes différentes et pour le même NISS, deux séquences DOIVENT être demandées et elles DOIVENT faire partie du même T001, composé de deux demandes distinctes.
C. Impossibilité de suivre les cours
1. Principes réglementaires
L'art. 7 de l'AR du 30/12/1975 fixant les conditions auxquelles les allocations familiales sont accordées en faveur de l'enfant qui suit des cours, prévoit que 'les cours doivent être suivis régulièrement'. Une absence de l'enfant pour maladie ne préjudicie pas à la régularité de la fréquentation scolaire. Le point IX de la CM 335 du 08/06/1976 précise qu'en cas d'interruption de la fréquentation scolaire suite à la maladie de l'enfant, les allocations familiales restent dues jusqu'à la fin des vacances d'été de l'année scolaire suivant celle au cours de laquelle la maladie a débuté. Lorsque la maladie se prolonge au-delà d'une période ininterrompue de 6 mois et entame une nouvelle année scolaire, la persistance de l'incapacité à partir du 7ème mois est constatée par un médecin du SPF.
L'AR du 30/12/1975 est abrogé par l'AR du 10/08/2005. La condition de fréquentation scolaire prédécrite est reprise en son article 5, afférent à l'enseignement non supérieur. Tel n'est cependant pas le cas pour les enseignements supérieur et universitaire, pour lesquels il est uniquement question d'une inscription pour un certain nombre de crédits. Le mécanisme de maintien du droit en cas de maladie prévu dans la CM 335 du 08/06/1976, pour l'année en cours et la suivante, moyennant reconnaissance par les services médicaux du SPF de l'impossibilité de suivre les cours, n'est donc désormais plus d'application que pour les étudiants suivant un enseignement non supérieur.
2. Application de la CM 335 du 08/06/1976
Lorsqu'un étudiant est malade, les paiements peuvent se poursuivre durant les 6 premiers mois de la maladie sur base d'une attestation du médecin traitant.
Afin d'éviter toute interruption dans les paiements, dès le 4ème mois (soit 2 mois avant l'expiration du terme initial de 6 mois), les organismes d'allocations familiales demandent au SPF la constatation de l'incapacité de suivre les cours via un message T001 en respectant les consignes d'encodage exposées ci-après (principes découlant des programmations du SPF).
A partir du 7ème mois:
o Soit le 7ème mois se situe dans une nouvelle année scolaire: dans ce cas, la validation par le médecin du SPF est nécessaire pour poursuivre les paiements. En cas de confirmation de l'incapacité par le médecin du SPF, les paiements se poursuivent jusqu'à la fin des vacances d'été de la nouvelle année scolaire.
o Soit le 7ème mois se situe dans la même année scolaire que le début de l'incapacité: dans ce cas, on peut poursuivre les paiements jusqu'à la fin de cette année scolaire (y compris les vacances d'été) sur base de l'attestation du médecin traitant. La validation par le médecin du SPF demandée au 4ème mois ne sort ses effets qu'à partir du début de l'année scolaire suivante.
Si le médecin du SPF confirme l'incapacité de suivre les cours, le droit existe jusqu'à la fin des vacances d'été suivant l'année scolaire au cours de laquelle l'incapacité de suivre les cours a débuté.
Si le médecin du SPF ne confirme pas l'incapacité de suivre les cours, y compris pour les 6 premiers mois:
o Les 6 premiers mois restent acquis, même s'ils sont à cheval sur 2 années scolaires.
o Si le 7ème mois se situe dans l'année scolaire du début de l'incapacité, une attestation du médecin traitant permet de poursuivre le paiement jusqu'à la fin des vacances d'été de l'année scolaire au cours de laquelle l'incapacité a débuté.
Remarques:
Les règles précitées sont appliquées peu importe que l'incapacité ait commencé durant l'année scolaire ou les vacances d'été qui s'y rapportent.
Si l'enfant n'a pas pu s'inscrire comme étudiant au début d'une année scolaire en raison de sa maladie, les règles précitées s'appliquent pour autant que la volonté de l'enfant de poursuivre sa scolarité soit établie, par exemple par une déclaration sur l'honneur . Dans ce cas, pour savoir si l'application de la procédure prédécrite est ou non pertinente, il y a lieu de se référer au type d'enseignement suivi au cours de l'année scolaire précédente. S'il s'agissait d'un enseignement non supérieur, la procédure est d'application. S'il s'agissait d'un enseignement supérieur, la procédure est sans objet.
En cas de confirmation de l'incapacité par le médecin du SPF au 7ème mois, le droit peut être maintenu:
- Jusqu'à la fin des vacances d'été de l'année scolaire suivant celle au cours de laquelle l'enfant n'a pas pu s'inscrire en raison de la maladie si la maladie a commencé au début de l'année scolaire (par exemple le 1er septembre).
- Jusqu'à la fin des vacances d'été de l'année scolaire de l'année au cours de laquelle l'enfant aurait voulu mais n'a pas pu s'inscrire en raison de la maladie si la maladie a commencé avant le début de l'année scolaire (par exemple le 1er août).
Si la confirmation du médecin du SPF remonte à une période antérieure au 7ème mois de maladie tel qu'établi par l'organisme d'allocations familiales, il n'en est pas tenu compte pour la détermination du début de la maladie dans le cadre de l'application de la procédure décrite dans la CM 335.
Si l'incapacité de suivre les cours décidée par le médecin du SPF s'accompagne d'une évaluation médicale suffisante pour ouvrir un droit au supplément pour enfant atteint d'une affection, cette décision médicale est applicable intégralement et permet d'accorder un droit inconditionnel au taux de base pour toute la durée de la reconnaissance et jusqu'à l'âge de 21 ans au maximum.
3. Principes découlant des programmations du SPF
Une demande peut comporter maximum 2 séquences.
Quand une demande comporte 2 séquences, il en faut 1 dans l'ancienne réglementation et 1 dans la nouvelle échelle.
=> On ne peut pas avoir 1 séquence ancienne réglementation + 1 séquence impossibilité de suivre les cours sans évaluation médicale nouvelle échelle dans cette même séquence.
=> On ne peut pas avoir 1 séquence nouvelle échelle + 1 séquence impossibilité de suivre les cours sans évaluation médicale ancienne réglementation dans cette même séquence.
L'impossibilité de suivre les cours ne peut être demandée seule dans 1 séquence. Elle doit toujours être insérée dans 1 séquence avec l'évaluation médicale. De ce fait, une rétroactivité de 5 ans doit également être appliquée, même si elle remonte à une date à laquelle le bénéficiaire répondait encore aux conditions de l'article 62, §1 LC.
Compte tenu du fait que l'impossibilité de suivre les cours ne peut être sélectionnée seule, il est demandé, dans un souci d'harmonisation des procédures, de respecter une seule et même logique pour la création des T001, indépendamment de l'âge de l'enfant, du contexte de la demande ou du statut de l'enfant. Ainsi, il n'appartient pas aux organismes d'allocations familiales d'apprécier l'opportunité de l'envoi du T001 à la réception de la demande de la famille, ni l'opportunité d'appliquer une évaluation médicale pour telle ou telle période. La création du T001 doit se faire de façon mécanique, dans le respect des dispositions de l'art. 120 LC et de l'AR du 28/03/2003.
Les exemples ci-dessous illustrent les T001 à créer dans diverses situations:
Exemple 1: Enfant en droit inconditionnel
- Enfant né le 12/12/1994
- Date de demande = 10/09/2010
Une seule séquence:
Date de début = 01/07/2005
Date de fin =
Evaluation médicale
| incapacité physique ou mentale |
non |
| manque d'autonomie |
non |
| incapacité d'exercer une profession |
non |
| impossibilité de suivre les cours |
non |
| législation AR 28/03/2003 |
oui |
Ajouter
Exemple 2: Enfant de plus de 18 ans scolarisé dans l'enseignement supérieur pour + de 27 crédits
- Enfant né le 23/01/1988
- Date de demande = 10/09/2010
Première séquence:
Date de début = 01/07/2005
Date de fin =
Evaluation médicale :
| incapacité physique ou mentale |
oui |
| manque d'autonomie |
oui |
| incapacité d'exercer une profession |
non |
| impossibilité de suivre les cours |
non |
| législation AR 28/03/2003 |
non |
Ajouter
Deuxième séquence:
Date de début = 01/05/2009
Date de fin =
Evaluation médicale
| incapacité physique ou mentale |
non |
| manque d'autonomie |
non |
| incapacité d'exercer une profession |
non |
| impossibilité de suivre les cours |
non |
| législation AR 28/03/2003 |
oui |
Ajouter
Exemple 3: Enfant de plus de 18 ans scolarisé dans l'enseignement non supérieur
- Enfant né le 23/01/1988
- Date de demande d'impossibilité de suivre les cours = 10/09/2010
Première séquence:
- Date de début = 01/07/2005
- Date de fin = 30/04/2009
- Evaluation médicale:
| incapacité physique ou mentale |
oui |
| manque d'autonomie |
oui |
| incapacité d'exercer une profession |
non |
| impossibilité de suivre les cours |
non |
| législation AR 28/03/2003 |
non |
Ajouter
Deuxième séquence:
- Date de début = 01/05/2009
- Date de fin =
- Evaluation médicale :
| incapacité physique ou mentale |
non |
| manque d'autonomie |
non |
| incapacité d'exercer une profession |
non |
| impossibilité de suivre les cours |
oui |
| législation AR 28/03/2003 |
oui |
Ajouter
3. Les codes d'erreur sur les messages T001
L'Office a obtenu du SPF qu'il retire tous les contrôles sur les messages T001 à dater du 15/06/2010.
L'Office a procédé à l'actualisation de ses propres codes d'erreurs, lesquels sont entrés en production le 15/06/2010. Lorsque les messages T001 ne sont pas conformes, le code erreur correspondant à l'anomalie s'affiche immédiatement et le message n'est pas créé.
Un nouveau message corrigé peut être créé sans délai.
Le code d'erreur T00115 est généré lorsqu'un message T001 a déjà été envoyé pour un même NISS, excepté pour les messages T001 à la demande de l'organisme d'allocations familiales (scénario 03).
Le code d'erreur T00132 est redéfini comme suit: 'Enfant né après le 01/07/1966 et avant le 01/01/1993: seule l'ancienne législation peut être appliquée jusqu'au 30/04/2009 inclus quand la date de demande se trouve après le 01/05/2009 inclus'.
Le code d'erreur T00133 est désormais libellé comme suit: 'Enfant né après le 01/07/1966 et avant le 01/01/1993: seule la nouvelle législation peut être appliquée à partir du 01/05/2009 inclus quand la date de demande se trouve après le 01/05/2009 inclus'.
Simultanément, l'Office a mis en production 4 contrôles supplémentaires.
Le code d'erreur T00135 est généré lorsque l'incapacité d'exercer une profession n'est pas demandée avec l'ancienne législation pour des personnes nées avant le 01/07/1966.
Le code d'erreur T00136 est généré lorsque l'incapacité de suivre les cours est demandée pour un enfant de moins de 17 ans.
Le code d'erreur T00137 est généré lorsque pour un enfant de 5 ans et plus, la date de début de la demande n'est pas située 5 ans au moins avant la date de la demande.
Le code d'erreur T00138 est généré lorsque pour un enfant âgé de moins de 5 ans, la date de début de la demande n'est pas située dans le mois de la naissance de l'enfant.
4. Automatisation de la procédure de gestion administrative des dossiers de demande (rappels, refus) par le SPF
Pour tout T001 envoyé, l'organisme d'allocations familiales doit recevoir un premier T002 en réponse dans un délai maximum de 4 mois.
Tel n'a pas été le cas depuis la mise en production d'Handichild. En effet, le SPF a annoncé le 06/12/2010 la mise en production de la gestion automatique des rappels de formulaires d'informations. De ce fait, jusqu'à cette date, seuls les dossiers dans lesquels les familles ont réagi et ont renvoyé leurs formulaires ont été traités.
L'Office a insisté pour recevoir rapidement des T002 'refus administratifs' dans tous les autres cas pour lesquels les dossiers sont restés ouverts et non traités depuis plusieurs mois.
Dès réception du message T002 'refus administratif', les organismes d'allocations familiales notifient la décision à la famille. Si la famille réagit ou envoie les formulaires complétés par la suite, cette démarche doit être considérée comme nouvelle demande et faire l'objet de la création d'un nouveau T001.
5. Consultation des messages électroniques 'Handichild'
L'Office a développé un système complémentaire pour son réseau secondaire afin que les données des messages électroniques Handichild puissent encore être consultées.
Jusqu'au 21/06/2010, tous les messages électroniques T001 et T002 ont été s tockés pour une période d'1 an à dater de leur délivrance à la BCSS et sont restés consultables durant cette période dans l'application du Trivia sous 'Fonctions complémentaires'.
Depuis le 22/06/2010, cette période d'1 an a été élargie à 2 ans.
Lorsque la consultation des données relatives aux enfants bénéficiaires atteints d'une affection sera disponible à la source authentique, le SPF Sécurité sociale, vous en serez informés.
6. Demandes de cartes de stationnement
L'AR du 28/03/2003 prévoit 3 types de révisions d'une décision médicale:
1. la révision d'office qui, à l'exception de mesures transitoires spécifiées dans l'AR, prend effet au premier jour du mois suivant l'échéance de la décision précédente,
2. la révision à la demande de la famille qui sort ses effets au premier jour du mois suivant sa notification à l'organisme d'allocations familiales, et a une portée rétroactive si un montant plus favorable peut être octroyé,
3. la révision à la demande du médecin, notamment sur base d'informations nouvelles communiquées par l'organisme d'allocations familiales compétent. Les effets sont identiques à ceux de la révision à la demande de la famille.
Durant les derniers mois, les organismes d'allocations familiales ont reçu des décisions résultant de démarches initiées par les familles auprès du SPF en vue d'obtenir des cartes de stationnement ou d'autres avantages sociaux ou fiscaux. Ces décisions ont été communiquées à tort via des messages T002 dans le cadre de révisions d'office ou révisions à la demande du médecin.
Le SPF nous a confirmé que ces décisions ne devaient pas avoir d'impact sur l'octroi des suppléments d'allocations familiales. Il s'engageait par ailleurs à modifier sa programmation de sorte que les organismes d'allocations familiales ne reçoivent plus les T002 avec les décisions prises dans ce cadre. Dans son mail du 23/12/2010, le SPF nous a confirmé que le problème était résolu: les décisions médicales prises à la suite d'une demande de stationnement ou d'avantages fiscaux/sociaux ne nous sont plus envoyés par messages T002 depuis janvier 2011.
Les décisions transmises par messages T002, si elles sont prises à la suite de démarche des familles directement auprès du SPF dans le cadre d'une demande autre que l'obtention d'un supplément d'allocations familiales, ne doivent pas être traitées.
Il convient donc de ne pas traiter les T002:
- s'ils ne s'inscrivent pas dans l'un des scénarii suivants des messages T001: première demande, révision sur demande des parents, révision d'office, information fournie par l'organisme d'allocations familiales,
- s'il s'agit d'une révision d'office, mais le T002 est réceptionné 9 mois ou plus avant l'échéance de la décision en cours.
En outre, en cas de doute sur la nature du scénario, c'est-à-dire lorsqu'il indique une révision d'office alors que le T002 est communiqué entre 3 et 9 mois avant l'échéance de la décision en cours, nous préconisons de prendre contact avec le service Monitoring du Département Contrôle.
Vous serez informés de l'évolution de la situation dès qu'elle sera portée à notre connaissance.
Comme à l'accoutumée, toutes les questions techniques et communications d'anomalies peuvent être adressées au service Monitoring du Département Contrôle:
Téléphone: 02-237 23 55 (Fr) - 02-237 23 35 (Nl)
Télécopieur: 02-237 23 09
E-mail: monitoringfr@onafts.be (Fr)
monitoringnl@rkw.be (Nl)
Toutes les questions administratives et réglementaires peuvent être adressées à l'Office, à Anne-Michèle Wauthier du Département Contrôle:
Téléphone: 02-237 23 56
Télécopieur: 02-237 23 09
E-mail: anne-michele.wauthier@onafts.be
Toutes les questions en rapport avec les délais de traitement des dossiers peuvent être adressées au SPF:
E-mail: afm_bkb@minsoc.fed.be
L'Office reste à votre disposition pour tout complément d'informations, questions ou remarques.
