Depuis le 7 septembre 2007, l'Office transmet à son réseau secondaire le message de distribution concernant les données d'inscription de jeunes étudiants qui ne sont plus soumis à l'obligation scolaire dans un établissement d'enseignement secondaire ou supérieur néerlandophone en Flandre ou à Bruxelles (D062 dans la terminologie du Cadastre).
En collaboration avec le ministère flamand de l'Enseignement et de la Formation et la Banque-carrefour de la sécurité sociale (BCSS), l'Office améliore chaque année la qualité de ce message de distribution.
L'objectif de la présente lettre circulaire est de fournir l'aperçu complet des données des étudiants transmises au secteur des allocations familiales à partir du 1er septembre 2009.
1. Généralités
En exécution de l'art. 62 des lois coordonnées, les jeunes qui poursuivent leurs études ou qui suivent une formation après l'obligation scolaire peuvent conserver leur droit aux allocations familiales jusqu'à l'âge de 25 ans. On vérifie chaque année au moyen du formulaire P7 si les jeunes étudient ou suivent effectivement une formation.
Une partie de ce formulaire (P7A) doit être complétée par l'intéressé même, une autre partie (P7B) doit l'être par l(es) établissement(s) d'enseignement où le jeune étudie ou suit une formation.
Les données des établissements d'enseignement secondaire ou supérieur néerlandophone en Flandre ou à Bruxelles qui sont communiquées aux organismes d'allocations familiales par la Communauté flamande sont échangées de façon électronique grâce au message électronique D062.
2. Echange avec la Communauté flamande
Comme par le passé, pour l'année scolaire/académique 2009-2010, les organismes d'allocations familiales ne reçoivent au moyen de ces attestations électroniques que des données concernant l'inscription et la désinscription des enfants bénéficiaires non soumis à l'obligation scolaire dans l'enseignement néerlandophone en Flandre et à Bruxelles.
Les attestations électroniques sont donc envoyées uniquement pour les enfants bénéficiaires non soumis à l'obligation scolaire inscrits dans les écoles et universités qui sont subsidiées, financées ou reconnues par le ministère flamand de l'Enseignement et de la Formation.
Aucune attestation électronique n'est toutefois envoyée pour les étudiants qui sont inscrits dans un des types d'enseignement ou d'établissements d'enseignement suivants :
- les centres de formation des Classes moyennes (Syntra)
- les écoles internationales
- les écoles privées
- les établissements d'aide spéciale à la jeunesse
- les " centra voor levensvorming "
- les écoles reconnues mais non subsidiées
- les écoles européennes
- les institutions d'aide spéciale à la jeunesse
- les centres de formations reconnues
- les institutions pour les jeunes non scolarisés
- l'enseignement à domicile
- les jeunes dispensés temporairement et définitivement
- les étudiants inscrits à l'étranger
- l'enseignement de promotion sociale (tant secondaire que supérieur).
Provisoirement, cet échange de données électronique ne permet pas encore d'échanger des données concernant les enfants bénéficiaires inscrits dans des établissements d'enseignement subsidiés, financés ou reconnus par les Communautés française ou germanophone.
3. Fréquence du message électronique D062
Au cours des deux dernières années scolaires/académiques 2007-2008 et 2008-2009, les organismes d'allocations familiales recevaient quotidiennement les messages électroniques D062.
En comparaison avec ce qui avait été reçu pour l'année académique 2007-2008, le secteur des allocations familiales a reçu beaucoup plus d'attestations électr oniques par étudiant au cours de la dernière année académique 2008-2009. Cette augmentation significative du nombre des attestations a entraîné un accroissement des tâches pour les gestionnaires de dossiers alors qu'après vérifications, ces attestations ont rarement eu pour suite un recouvrement ou un supplément d'allocations familiales.
Pour contrer cet effet de l'augmentation significative du nombre d'attestations, la Communauté flamande a, sur l'insistance de l'Office, modifié la fréquence du message électronique D062.
A partir du 1er septembre 2009, les messages électroniques D062 ne seront plus transmis chaque jour mais mensuellement. Au lieu d'envoyer un message quotidien d'inscription, de modification, de désinscription et d'annulation, la Communauté flamande va, à partir du 1er septembre 2009, au début de chaque mois calendrier, envoyer un message électronique D062 par inscription avec la dernière situation du mois précédent pour autant que celle-ci soit différente de la situation connue jusqu'alors. Concrètement, cela signifie que le secteur des allocations familiales recevra en principe, au début de chaque mois calendrier, la dernière situation connue de l'étudiant. Mais lorsqu'il n'y a pas de modification durant un ou plusieurs mois calendriers, aucune attestation ne sera envoyée pour cet étudiant au début du ou des mois suivants.
4. Partie des données
Pour l'année académique 2009-2010, les données disponibles pour les gestionnaires de dossiers des organismes d'allocations familiales par le biais du message de distribution D062 sont identiques à celles disponibles au cours de l'année académique 2008-2009.
a. Aperçu
Les données suivantes sont disponibles pour les gestionnaires de dossiers :
A) CertificateIdentification : il s'agit des données relatives à l'identification de l'attestation:
- CertificateNr : numéro d'identification unique de l'attestation.
- CertificateStatus : indique le statut de l'attestation, il existe deux valeurs possibles :
- 1: original
- 3: annulation.
- CertificateType : indique le type de l'attestation, il existe 3 valeurs possibles :
- 1: inscription
- 2: modification
- 3: désinscription.
- CertificateSituationNbr : indique de la quantième attestation il s'agit pour cette personne durant une même année scolaire.
- CertificateCreationDate : la date à laquelle l'attestation a été établie (date à laquelle l'attestation est transmise à la BCSS).
- SchoolYear : cette zone contient une indication de l'année scolaire, p. ex. 2009-2010
- PersonINSS : le numéro d'identification de la sécurité sociale (NISS) de la personne à laquelle cette attestation se rapporte.
B) InstitutionIdentification : il s'agit des éléments relatifs à l'identification de l'établissement d'enseignement :
- InstitutionID : numéro d'identification unique de l'établissement d'enseignement, une liste complète de tous les numéros d'identification est disponible via Instellingsnummers.
- MainStructure : cette zone définit le type d'enseignement, les valeurs suivantes sont possibles :
- 311: secondaire général à temps plein
- 312: secondaire à temps partiel professionnel
- 313: secondaire général à temps partiel pêche en mer
- 321: secondaire spécial à temps plein
- 411: enseignement supérieur à temps plein
- 511: enseignement universitaire à temps plein.
- InstitutionBranchID : numéro d'identification unique de la section de l'établissement d'enseignement, une liste complète de tous les numéros d'identification est disponible via Instellingsnummers.
- AdministrativeGroupID : identification du groupe administratif d'étudiants pour lequel cette attestation est valable, une liste complète de tous les groupes administratifs est disponible via Instellingsnummers ou Administratieve groepen.
La zone AdministrativeGroupId contient la valeur 0 lorsque la zone ContractType contient la valeur 02 ou 05.
C) EducationIdentification : il s'agit des données relatives à la formation suivie. Les données concernent soit l'enseignement secondaire, soit l'enseignement supérieur.
1) Secondary : lorsque l'intéressé est inscrit dans l'enseignement secondaire :
- ReferentialDate : date effective d'inscription ou de désinscription du jeune dans un établissement d'enseignement secondaire.
- EducationType : indique le type d'enseignement, il existe deux possibilités :
- 1: enseignement général
- 2: enseignement spécial.
- EducationRegime : indique la forme d'enseignement, il existe 6 possibilités :
- 1: ASO (enseignement secondaire général)
- 2: TSO (enseignement secondaire technique)
- 3: BSO (enseignement secondaire professionnel)
- 4: KSO (enseignement secondaire artistique)
- 5: GSO (enseignement secondaire communautaire)
- 6: 999 (autre).
- FullTime : indique que l'enseignement suivi est reconnu comme enseignement à temps plein (plus de 17 heures) :
- false: moins de 17 heures
- true: 17 heures et plus.
- SpecialSecondaryEducationForm : indique le type de forme d'enseignement lorsque l'étudiant concerné suit l'enseignement spécial (voir la zone EducationType), les valeurs suivantes sont possibles :
- 1: Adaptation sociale : cette forme d'enseignement donne une formation sociale en vue de l'intégration dans un milieu de vie protégé
- 2: Adaptation sociale et professionnelle : cette forme d'enseignement donne une formation générale, sociale et professionnelle en vue de l'intégration dans un milieu de vie et de travail protégé
- 3: Enseignement professionnel : cette forme d'enseignement donne une formation sociale et professionnelle en vue de l'intégration dans un milieu normal de vie et de travail
- 4: Enseignement général, professionnel, artistique et technique : cette forme d'enseignement prépare aux études dans l'enseignement supérieur et à l'intégration dans la vie active.
- Level : indique le degré dans lequel le jeune est inscrit. L'enseignement secondaire est divisé en 3 à 4 degrés. Lorsque cette zone contient la valeur " M ", cela signifie que l'étudiant suit un système modulaire. A partir du 1er septembre 2009, l'enseignement supérieur professionnel dispensé par une école secondaire sera également repris dans la zone Level avec la valeur 4.
- YearInLevel : indique l'année d'études dans laquelle le jeune est inscrit dans ce degré. Seules 3 années d'études sont possibles dans un degré.
2) Higher : lorsque l'intéressé est inscrit dans l'enseignement supérieur ou universitaire :
- AdministrativeDate : date de validité des données.
- RegistrationDate : date à laquelle l'inscription a été effectuée dans le groupe administratif.
- DeregistrationDate : date à laquelle l'étudiant est désinscrit du groupe administratif.
- StudyPoints : nombre de crédits.
- CanAttainDiploma : indique si le diplôme peut être obtenu durant l'année d'études en question : true ou false.
- RegistrationType : indique le type d'inscription, pour l'année scolaire 2009-2010, il existe une seule valeur possible :
- 1: inscription principale.
- ContractType : indique quel type de contrat l'étudiant a choisi, il existe 4 valeurs possibles :
- 01: contrat de diplôme : inscription comme " étudiant à part entière " en vue de l'obtention d'un diplôme ; tous les doctorats sont repris dans ce type de contrat
- 02: contrat de crédit : inscription comme " étudiant libre " en vue de l'obtention d'une ou plusieurs attestations de crédits ; lorsque la valeur 02 est remplie, la zone AdministrativeGroupId contient la valeur 0
- 04 : contrat d'examen diplôme; inscription à un contrat d'examen dans la perspective de l'obtention d'un diplôme
- 05 : contrat d'examen crédit; inscription à un contrat d'examen dans la perspective de l'obtention de la preuve de crédits; lorsque la valeur 05 est remplie, la zone AdministrativeGroupId contient la valeur 0.
b. Remarques
Afin d'interpréter correctement les données qui sont reprises dans l'aperçu, il convient de tenir compte des remarques qui suivent.
1. Zone SchoolYear
En principe, ne sont transmises que des attestations se rapportant à l'année scolaire en cours.
Il est toutefois possible que des attestations portant sur une année scolaire antérieure soient encore transmises après le 1er septembre 2009. De telles attestations, si elles sont transmises après le 1er septembre 2009, suivent la logique de l'envoi mensuel.
2. Zone Level dans l'enseignement secondaire
Dans l'enseignement secondaire, il est possible de suivre des parcours modulaires. Dans ces formations, l'année scolaire est scindée en modules. L'élève obtient un certificat partiel lorsqu'il a achevé un module avec succès. En principe, ces modules se succèdent sans interruption, de sorte qu'ils forment ensemble une année scolaire entière. Ces formations sont indiquées par la valeur M.
Les écoliers non soumis à l'obligation scolaire peuvent décider de ne pas suivre tous les modules d'une année scolaire. Ceci peut toutefois être vérifié au moyen de leurs attestations d'inscription et de désinscription.
Dans l'enseignement secondaire, il est possible de suivre des cours d'enseignement supérieur professionnel. A partir du 1er septembre 2009, l'enseignement supérieur professionnel dispensé par une école secondaire sera également repris dans la zone Level avec la valeur 4.
L'enseignement supérieur professionnel peut aussi être dispensé par une école de promotion sociale. Ces données en provenance d'une école de promotion sociale ne sont actuellement pas transmis par le flux D062.
3. Zone FullTime
La zone FullTime indique si la formation suivie dans l'enseignement secondaire est reconnue comme enseignement à temps plein (soit 17 heures et plus).
Cette zone peut contenir deux valeurs :
- false: moins de 17 heures
- true: 17 heures et plus.
4. Zone StudyPoints
a. Généralités
Comme déjà expliqué dans la CO 1354 du 7 juillet 2005, les étudiants ont la possibilité d'étaler les études le plus largement dans la Communauté flamande. Au moment de l'inscription, les étudiants peuvent choisir entre un parcours type pour un groupe d'étudiants ou un parcours individualisé avec l'autorisation de l'établissement d'enseignement.
Cet étalement flexible des études a pour conséquence que le 15 novembre, le nombre exact de crédits n'est toujours pas établi pour un groupe d'étudiants de plus en plus important chaque année.
Pour cette raison, la Communauté flamande applique la méthode suivante :
- pour toutes les inscriptions pour lesquelles le nombre de crédits n'est pas encore établi fin novembre, la Communauté flamande doit transmettre une attestation dans l'envoi de décembre ;
- dans ces attestations, la Communauté flamande doit indiquer le nombre de crédits prévu ; les cas de figure sont les suivants :
- lorsque l'établissement inscrit l'étudiant mais que celui-ci n'a pas encore fait choix de cours, la Communauté flamande transmet la valeur 1 ; à partir du 1er septembre 2009, la valeur 1 est utilisée uniquement pour indiquer que l'étudiant est inscrit sans cours et que le nombre de crédits est momentanément égal à 0 ;
- lorsque l'établissement s'attend à ce que le nombre de crédits soit inférieur à 27, la Communauté flamande transmet à dater du 1er septembre 2009 le nombre exact des crédits inférieurs à 27 ;
- lorsque l'établissement s'attend à ce que le nombre de crédits soit égal ou supérieur à 27, la Communauté flamande transmet la valeur 2;
- étant donné qu'aucune orientation d'études ne peut comporter moins de 3 crédits, les valeurs 1 et 2 doivent uniquement être interprétées comme des indications du nombre probable de crédits, les valeurs 1 et 2 ne peuvent donc pas être ajoutées au nombre effectif de crédits ;
- dès que le nombre exact de crédits est connu, la Communauté flamande doit le communiquer au moyen d'une attestation de modification (CertificateType 2, vois ci-dessous), autrement dit les valeurs 1 et 2 seront remplacées par le nombre exact de crédits.
b. Décompte des crédits pris par l'étudiant
Pour l'année 2009-2010, la Communauté flamande transmet des attestations mensuelles impliquant la même procédure que celle de l'année 2008-2009 dans le cadre des crédits pris par l'étudiant pour une période déterminée.
Concrètement, cela signifie ce qui suit:
- Il n'est en aucun cas permis de continuer à payer sur la base d'un message de radiation. Il s'agit d'un principe général applicable dans le point 2 ci-dessous.
- Si un nombre exact de crédits est communiqué dans le message de radiation (pas de mention de 001 et 002 comme volume provisoire des études), ces crédits sont conservés, de sorte qu'en cas d'inscription ultérieure dans le courant de l'année académique, ils doivent être ajoutés aux crédits dans le cadre de cette inscription ultérieure. Si cette addition aboutit à 27 crédits au moins, le paiement devrait être repris à partir de la date de l'inscription ultérieure, et ce, en tenant compte de l'article 48, L.C.
En annexe, vous trouverez un tableau reprenant des exemples de computation du nombre de crédits pris par l'étudiant et la manière de déterminer le droit aux allocations familiales lors du traitement des messages d'inscription, de modification ou de désinscription.
5. Attestations de modification et de désinscription
Lors de l'année académique précédente, pour une désinscription, 2 attestations étaient créées.
Le secteur des allocations familiales recevait dans un premier temps une attestation de modification avec entre autres la communication du nombre des crédits pris. Dans un deuxième temps, l'attestation de désinscription était envoyée, à nouveau avec la communication du nombre de crédits pris.
A partir du 1er septembre 2009, le secteur des allocations familiales ne recevra plus qu'une seule attestation en cas de désinscription, en l'occurrence une attestation de désinscription avec la communication du nombre de crédits pris.
Il existe une exception: lorsque l'établissement d'enseignement s'attend à ce que le nombre de crédits d'un étudiant soit égal ou supérieur à 27, la Communauté flamande transmet la valeur 2 dans la zone StudyPoints. Lorsque cet étudiant se désinscrit, la Communauté flamande transmet d'abord une attestation de modification avec le nombre exact des crédits pour lesquels cet étudiant était inscrit et ensuite une attestation de désinscription avec le nombre de crédits pris par cet étudiant.
6. Modalités pratiques
Les données des attestations envoyées ont immédiatement une valeur authentique et elles doivent dès lors être gérées systématiquement.
A ce jour, les données de l'inscription des étudiants qui ne sont plus soumis à l'obligation scolaire dans un établissement d'enseignement néerlandophone ne peuvent être consultées à la source authentique, la Communauté flamande. C'est pour cette raison que l'Office a développé un système complémentaire pour son réseau secondaire afin que les données de ce flux puissent encore être consultées pendant une durée d'un an (à partir de la réception de l'attestation par l'Office). Cet outil est disponible dans l'application Trivia, sous la rubrique " Consultation des attestations reçues ".
Vous serez informés lorsque les données de l'inscription des étudiants non soumis à l'obligation scolaire dans un établissement d'enseignement néerlandophone pourront être consultées à la source authentique, la Communauté flamande.
Comme à l'accoutumée, toutes les questions techniques et les rapports d'anomalies ou de défauts peuvent être adressés au service Monitoring du Département Contrôle :
Téléphone : 02-237 23 55 (Fr) - 02-237 23 35 (Nl)
Télécopieur : 02-237 23 09
E-mail : monitoringfr@rkw-onafts.fgov.be (Fr)
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