Per rondschrijven 997/8 dd. 2 oktober 1990 zijn U nieuwe richtlijnen verstrekt aangaande het bijwerken van het Nationaal Repertorium van de Rechthebbenden.
Met het oog op het voor de toekomst geplande N.R.K. (Nationaal Repertorium van de Kinderbijslag, waarin de rechthebbenden, de bijslagtrekkenden en de rechtgevende kinderen van de regeling voor werknemers zullen zijn opgenomen), is het nationaal nummer van de rechthebbende het belangrijkste middel geworden om toegang te krijgen tot de informatie van het N.R.R.
Alle rechthebbenden moeten dus in het N.R.R. voorkomen met een nationaal nummer.
Dat kan een reëel dan wel een fictief nummer zijn. Een fictief nummer heeft de vorm FXXXXXXXXYY waarin XXXXXXXX een volgnummer is en YY een controlenummer.
Conform rondscnrijven 997/7 dd. 24 september 1990 heeft de Rijksdienst U de (reële) nationale nummers bezorgd van uw rechthebbenden, zoals die zijn gevonden na verschillende fonetische opvragingen in het N.R.R., met de bedoeling dat ze zouden worden opgenomen in uw bestanden en dat ze zouden worden gebruikt bij de bijwerkingen van het N.R.R.
Voor 29 november 1990 moeten alle kinderbijslagfondsen aan de directie Controle van de Rijksdienst de rijksnummers mededelen die niet in de bestanden kan worden opgenomen, zodat de nationale nummers in het N.R.R. en die in uw bestanden volkomen met elkaar overeenstemmen en om een lijst te verkrijgen van alle rechthebbenden van wie het nationaal nummer nog niet bekend is.
Aan die rechthebbenden zonder nationaal nummer in het N.R.R. moeten nu fictieve nummers worden toegekend, die vervolgens moeten worden ingevoerd in uw bestanden, zodat ze vanaf bijwerking nr. 60 (eerste bijwerking die volgens de nieuwe richtlijnen zal verlopen) kunnen worden gebruikt, net zoals een reëel nationaal nummer.
Er zal een bijzondere werkwijze worden gevolgd, die verschilt van de op p. 3 tot 6 van rondschrijven 997/8 dd. 2 oktober 1990 uiteengezette methode, om die fictieve nummers tegelijkertijd in het N.R.R. en in de bestanden van de fondsen in te voeren.
De aan de rechthebbenden van uw fonds toegekende fictieve nummers zullen op een magnetische drager worden geregistreerd. Daartoe zal de magneetband worden gebruikt die elk fonds naar de Rijksdienst heeft gestuurd om de lijst mede te delen van de reële nationale nummers die niet in de bestanden konden worden ingevoerd.
Om zeker te zijn dat de nationale nummers in het N.R.R. en in de bestanden van de fondsen inderdaad identiek Z1Jn, moet op de magnetische drager de gehele situatie van het fonds in het N.R.R. worden vermeld, d.w.z. :
- het stamnummer (positie 1 tot 21) bestaande uit het nummer van het fonds (3 posities), het nummer van de aangeslotene (7 posities) en het nummer van de rechthebbende (11 posities) ;
- het nationaal nummer (positie 22 tot 32), zijnde het reële nationaal nummer gevonden in het Rijksregister bij de verschillende fonetische opvragingen (cf rondschrijven 997/5 dd. 31 mei 1990), ofwel het door de Rijksdienst toegekende fictieve nummer, of nog het door het fonds zelf met de wekelijkse bewegingen aan het N.R.R. medegedeelde reëel nationaal nummer.
Elk fonds moet dan de twee bestanden (dat van het fonds zelf en dat van het N.R.R.) vergelijken en zo nodig de in het N.R.R. opgeslagen informatie corrigeren.
Het kan namelijk Z1Jn dat bepaalde op de magnetische drager opgenomen nationale nummers niet overeenstemmen met die in uw bestanden. Is dat het geval dan moeten de correcties aan de Rijksdienst doorgegeven worden in de vorm van gewone bewegingen opgenomen in bijwerking nr. 60.
Deze verschillende operaties zullen binnen een zeer korte tijd moeten worden uitgevoerd ; de magnetische dragers zullen bij de Rijksdienst niet beschikbaar zijn voor 14 december 1990 en van 21 december 1990 af moeten de bestanden van de kinderbijslagfondsen met de in het N.R.R. opgeslagen gegevens overeenstemmen.
Daarom worden de fondsen verzocht contact op te nemen met de directie Controle van de Rijksdienst met het oog op het treffen van bijzondere maatregelen voor de verzending van de magnetische dragers op 14 december 1990.
Tot slot gaat hierbij als bijlage de kalender van de bijwerkingen voor het jaar 1991.
