Par la lettre-circulaire 997/8 du 2 octobre 1990, vous avez pris connaissance des nouvelles instructions relatives aux mises à jour du Répertoire National des Attributaires.
En prévision du futur R.N.A.F. (Répertoire National des Allocations Familiales qui reprendra les attributaires, les allocataires et les enfants bénéficiaires du régime des salariés), le numéro national de l'attributaire est devenu la clef d'accès principale aux informations du R.N.A.
Chaque attributaire doit donc être repris au R.N.A. avec un numéro national.
Ce numéro peut être réel ou fictif. S'il est fictif, il sera de la forme " FXXXXXXXXYY" où "XXXXXXXX" est un numéro attribué séquentiellement et "YY" un numéro de contrôle.
Conformément à la lettre-circulaire 997/7 du 24 septembre 1990, l'Office vous a transmis les numéros nationaux (réels) de vos attributaires qui ont été trouvés au Registre National des Personnes Physiques suite à différentes interrogations phonétiques afin qu'ils soient repris dans vos fichiers et utilisés lors des mises à jour du R.N.A.
Avant le 29 novembre 1990, chaque Caisse communiquera à l'Office - Direction du Contrôle, les numéros nationaux qui n'auront pas pu être introduits dans ses fichiers, ce qui permettra d'assurer une concordance parfaite entre les numéros nationaux repris au R.N.A. et dans vos fichiers, et ainsi de connaître la liste des attributaires dont le numéro national est toujours inconnu.
Il s'agit maintenant d'attribuer un numéro fictif à ces attributaires sans numéro national au R.N.A. pour ensuite l'introduire dans vos fichiers afin qu'il puisse être utilisé dès la mise à jour n° 60 (1ère mise à jour communiquée conformément aux nouvelles instructions), au même titre qu'un numéro national réel.
Une procédure exceptionnelle, différente de celle décrite aux pages 3 à 6 de la lettre-circulaire 997/8 du 2 octobre 1990, sera suivie pour injecter simultanément ces numéros fictifs, dans le R.N.A. et dans le fichier de chaque Caisse.
Ainsi, les numéros fictifs qui auront été attribués aux attributaires de votre Caisse seront enregistrés sur un support magnétique. Le support magnétique sera celui que chaque Caisse aura transmis à l'Office pour communiquer la liste des numéros nationaux réels qui n'ont pas pu être introduits dans ses fichiers.
Pour s'assurer que les numéros nationaux repris au R.N.A. et dans les fichiers des caisses sont effectivement identiques, le support magnétique reprendra toute la situation de la Caisse au R.N.A., c'est-à-dire :
- le numéro matricule (positions 1 à 21) composé du numéro de la Caisse (3 positions) du numéro de l'affilié (7 positions) et du numéro de l'attributaire (11 positions) ;
- le numéro national (positions 22 à 32) qui peut être soit le numéro national réel trouvé au Registre National à la suite des différentes interrogations phonétiques (voir lettre-circulaire 997/5 du 31 mai 1990), soit le numéro fictif attribué par 1'Office, soit le numéro national réel communiqué au R.N.A. par la Caisse elle-même, via ses mouvements hebdomadaires.
Chaque Caisse comparera alors les deux fichiers (fichier de la Caisse et R.N.A.) et, si cela s'avère nécessaire, corrigera les informations reprises au R.N.A.
En effet, certains numéros nationaux repris sur ce support magnétique pourraient ne pas correspondre avec ceux repris dans vos fichiers. Dans ce cas, les corrections seront transmises à l'Office, sous forme de mouvements normaux intégrés dans la mise à jour n° 60.
Ces différentes opérations devront être réalisées pendant un laps de temps très court ; les supports magnétiques ne seront pas disponibles à l'Office avant le 14 décembre 1990 et dès le 21 décembre 1990, les fichiers des Caisses devront correspondre aux données reprises au R.N.A.
C'est pourquoi, les Caisses sont invitées à contacter l'Office - Direction du Contrôle afin de prendre des dispositions spéciales concernant l'acheminement des supports magnétiques le 14 décembre 1990.
Enfin, le calendrier des mises à jour prévu pour l'année 1991 est donné en annexe.
