L'Office s'est engagé, dans le cadre de son contrat d'administration, " à actualiser chaque année, de concert avec les caisses d'allocations familiales, les modules de motivation qui aident les organismes de paiement à fournir aux familles une motivation adéquate des décisions prises, conformément aux directives de la Charte de l'assuré social ".
En date du 23 septembre 2002, l'Office diffusait la première actualisation des modules de motivation, accompagnée d'exemples de lettres-types composées au départ de ces modules.
Cette première étape s'était principalement attachée à un travail de fond. Il s'agissait de dresser l'inventaire des décisions et informations à communiquer aux assurés sociaux au regard de la Charte, et de prévoir les modules correspondants.
Au cours de l'année 2003, l'accent a été plus particulièrement placé sur la forme, et plus précisément l'accessibilité des modules. L'attention s'est portée sur la longueur des paragraphes, des phrases et des mots d'une part, et sur la simplification du langage utilisé d'autre part.
Les récentes modifications réglementaires n'ont pas remis en cause la formulation des informations et motivations précédemment rédigées. Pour 2004, la révision annuelle a donc consisté à améliorer ou compléter la collection existante, compte tenu notamment de la demande du Comité de gestion de l'Office de préciser que la personne qui introduit un recours peut être représentée par le délégué d'une organisation syndicale, porteur d'une procuration écrite (art. 728 §3 du code judiciaire). La référence à l'arrêté royal du 26 octobre 2004 (en vigueur à compter du 1er janvier 2005) pour l'octroi ou le refus de payer les suppléments sociaux prévus aux articles 42 bis et 50 ter L.C a également été ajoutée dans deux modules.
Le détail de ces modifications est joint en annexe à la présente. Elles tiennent compte des suggestions ou remarques formulées par les caisses d'allocations familiales, acteurs de terrain, premiers utilisateurs de cet outil.
Pour cette année, le choix s'est porté sur la diffusion d'une version non brochée mais perforée du document, de manière à permettre l'envoi ultérieur des seules mises à jour. La mise en page a été revue dans cet esprit, en laissant de plus grands espaces entre les modules et en reprenant une nouvelle page pour chaque lettre-type.
Je vous rappelle que les modules élaborés sont contraignants quant à leur contenu, mais pas quant à leur forme. L'apport d'éléments de convivialité est toujours laissé à l'initiative de chaque caisse et même vivement encouragée dans l'intérêt de chacun : une meilleure communication s'avère souvent plus efficace dans la gestion des dossiers et permet de gagner du temps.
Mes services restent à votre disposition pour tout complément d'informations ou pour d'éventuelles remarques.
Annexe
