Il ressort des informations qui sont parvenues à l'Office, que l'attitude des caisses est disparate en matière de demandes d'accès aux informations concernant les dossiers d'allocations familiales. Il semble que le parent attributaire, allocataire ou tiers, dispose ou non d'une information donnée suivant qu'il s'adresse à l'une ou à l'autre caisse.
Cette lettre circulaire a pour objectif de rappeler les règles applicables et d'apporter certaines précisions quant à l'attitude qu'il convient d'adopter lors du traitement de ce type de demande.
1. Rappel des règles applicables
Les dispositions constitutionnelle et légales applicables en matière de communication de données contenues dans les dossiers d'allocations familiales sont les suivantes :
- Constitution (article 22) ;
- Loi du 15 janvier 1990 relative à l'institution et à l'organisation d'un Banque-Carrefour de la sécurité sociale ;
- Loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel ;
- Loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l'administration
Les instructions en vigueur sont :
- La CO 1282 du 22 décembre 1994 relative à la publicité de l'administration ;
- La CO 1292 du 16 janvier 1996 relative à la communication par les institutions de sécurité sociale de données sociales à caractère personnel, hors du réseau de la sécurité sociale, à des personnes ou des associations agissant en qualité de mandataires d'assurés sociaux ;
- La CO 1293 du 16 janvier 1996, relative à la communication de données sociales à caractère personnel par les caisses d'allocations familiales et l'Office national d'allocations familiales pour travailleurs salariés, à certaines sociétés ou entités juridiques, dans et hors du réseau de la sécurité sociale ;
- La CO 1302 du 24 décembre 1996 Délibération n° 96/65 du 10 septembre 1996 relative à une recommandation de la banque-carrefour de la sécurité sociale (B.C.S.S.) visant à autoriser les institutions de sécurité sociale à communiquer des données sociales à caractère personnel à certains mandataires privés et autorités publiques extérieurs au réseau de la sécurité sociale, qui en ont besoin dans le cadre de leurs missions légales ;
- La CO 1316 du 10 juillet 1998 relative à la communication de données sociales à caractère personnel. Précisions apportées aux CO 1292 du 16 janvier 1996 et 1302 du 24 décembre 1996, compte tenu des décisions du 12 mai 1998 du comité de surveillance près la banque-carrefour de la sécurité sociale (B.C.S.S.) en matière de communication de données sociales à caractère personnel hors réseau ;
- La CO 1322 du 29 novembre 1999 relative aux modifications apportées par le comité de surveillance près la B.C.S.S. à sa délibération n° 96/65 du 10 septembre 1996 - Communication aux caisses d'allocations familiales d'un guide pratique destiné aux gestionnaires de dossiers d'allocations familiales appelés à transmettre des données sociales à caractère personnel à des tiers.
2. Consignes pratiques
2.1. A qui peuvent être communiquées les données ?
D'une manière générale, il est donné instruction de rejeter les demandes formulées par des tiers aux dossiers d'allocations familiales. Est considéré comme tiers, la personne qui n'est ni attributaire, ni allocataire, ni enfant bénéficiaire, ou la personne qui ne représente pas légalement la personne ayant l'une de ces qualités. Cette interdiction demeure.
Les données peuvent dès lors être communiquées :
- à l'attributaire ;
- à l'allocataire ;
- à l'enfant bénéficiaire ;
- aux représentants légaux (notamment ceux de l'enfant bénéficiaire, si cet enfant est mineur d'âge).
Pour les mandataires de ces quatre catégories concernées, l'attitude à adopter reste conforme à ce qui figure dans la CO 1292.
2.2. Quelles sont les données qui peuvent être communiquées ?
Le principe du respect de la vie privée ne sera respecté que si l'information donnée par les caisses est proportionnée à la qualité du demandeur de cette information.
Pour chacune des catégories, l'étendue des informations délivrées pourra ainsi être différente :
l'attributaire : il aura accès aux informations détenues par la caisse quant à sa qualité d'attributaire, au rang de l'enfant, ainsi qu'au montant dont bénéficie l'enfant. Il ne pourra cependant être question de préciser si ce montant est intégralement et effectivement versé à l'allocataire. Pour rappel, ne peuvent également être communiqués à l'attributaire, l'adresse de l'allocataire, l'identité de son employeur, ses revenus, sa composition de ménage, ou les coordonnées de l'école fréquentée par les enfants, etc. ;
l'allocataire : il aura accès aux données lui permettant d'évaluer le montant qu'il perçoit ou qu'une autre personne perçoit en ses lieu et place. L'allocataire peut ainsi avoir pleine connaissance des motifs qui justifient les retenues effectuées, ainsi que de l'existence de modalités particulières de paiement (règlement collectif de dettes, paiement à un représentant légal, délégation de somme). Il pourra connaître l'identité de l'attributaire ainsi que la base légale d'ouverture du droit. Pour le surplus, l'adresse de l'attributaire, l'identité de son employeur, ses revenus, sa composition de ménage, etc. ne peuvent être communiqués ;
l'enfant bénéficiaire : il aura accès à toutes les données lui permettant d'évaluer l'exactitude du montant auquel il peut prétendre légalement. Comme précisé pour l'attributaitre, il ne pourra être question de dire si ce montant est intégralement et effectivement versé à l'allocataire.
