Première partie : Répertoire National des Attributaires
Tous les attributaires repris au Répertoire National des attributaires (R.N.A.) sont identifiés par un numéro national ou un numéro fictif s'y substituant momentanément.
Ces numéros fictifs doivent être maintenant remplacés par les numéros nationaux trouvés au Registre National des Personnes Physiques (R.N.P.P.).
L'0ffice a donc envoyé au R.N.P.P., via la Banque-Carrefour de la Sécurité sociale (B.C.S.S.), les bandes magnétiques contenant les interrogations phonétiques des attributaires repris, le vendredi 19 juillet 1991, avec un numéro fictif, au R.N.A.
Pour rappel, les interrogations phonétiques donnent lieu à trois types de réponses :
- les individus identifiés de manière unique au R.N.P.P;
- les individus identifiés de manière non unique : questions qui ont donné lieu à plusieurs réponses concernant des individus synonymes déterminés selon les règles de phonétisation du R.N.P.P. ;
- les individus non identifiés au R.N.P.P.
Trois envois (ou "trains d'interrogation") ont été effectués :
1er train d'interrogation : les informations transmises au R.N.P.P. correspondent exactement à celles reprises au R.N.A. (nom, prénom et date de naissance), sauf pour les attributaires dont le prénom ne comporte que 0, 1 ou 2 caractères alphabétiques. Pour ces cas, l'Office a transmis un prénom à blanc. Les réponses ont été du type a), b), ou c).
2ème train d'interrogation : tous les cas non trouvés au 1er train d'interrogation (type c)) ont été transmis sans premier prénom de l'attributaire.
L' "enregistrement-question" reprenait donc uniquement le nom et la date de naissance de l'attributaire, tels qu'ils sont repris au R.N.A. Les réponses ont été de type a-bis) et b-bis) - cas identifiés de manière unique ou non -, et du type c-bis) - cas non identifiés -.
3e train d'interrogation : tous les cas non trouvés au 2e train d'inter- rogation-(type-c bis) ont été transmis sans le prénom de l'attributaire et avec une tolérance de 5 ans sur la date de naissance. Les réponses ont été du type (a-ter et b-ter) - cas identifiés de manière unique ou non -, et de type c-ter) - cas non identifiés -. Ces derniers resteront au R.N.A. avec un numéro fictif.
La procédure utilisée pour que chaque caisse puisse introduire les numéros nationaux de ses attributaires dans ses propres fichiers sera semblable à celle utilisée lors de la première reprise massive réalisée en 1990.
1. Les listes de synonymes
la Caisse recevra :
- une liste papier reprenant, pour chaque réponse de type b) - 1er train d'interrogation -, tous les synonymes ;
- une liste papier reprenant toutes les réponses de type a bis) et b-bis) - 2e train d'interrogation ;
- une liste papier reprenant toutes les réponses de type a-ter) et b-ter) - 3e train d'interrogation.
Ces 3 1istes papier reprendront 1es informations qui vous permettront de déterminer le numéro national de l'attributaire de votre caisse, à savoir :
- une ligne contenant l'"enregistrement-question" reprenant les données suivantes : le nom, le 1er prénom, le 2e prénom (cette zone n'est utilisée que pour y indiquer la 2e partie d'un prénom composé), le numéro de la Caisse, le numéro de l'affilié et le numéro de l'attributaire, tels qu'ils étaient repris le 19 juillet 1991 au R.N.A. ;
- une ligne par synonyme reprenant les données suivantes :
(i) nrn (i) nom (i) pr 1 (i) pr 2 (i) n° (i) rue(i) cp(i) com(i)
où i = le numéro de séquence du synonyme {1 i 100)
nrn (i) = le numéro national du ième synonyme
nom (i) = le nom du ième synonyme
pr 1 (i) = le premier prénom du ième synonyme
pr 2 {i) = le deuxième prénom du ième synonyme
n° {i) = le numéro d'habitation du ième synonyme
rue (i) = la rue d'habitation du ième synonyme
cp (i) = le code postal de la commune d'habitation du ième synonyme
com (i) = la commune d1 habitation du ième synonyme
2. Traitement des listes de synonymes
La Caisse est invitée ensuite à renvoyer les listes de synonymes à l'0ffice après y avoir coché manuellement les bonnes réponses parmi celles proposées par le R.N.P.P.
Pour trouver le bon numéro national, il faut comparer cette liste de synonymes avec le dossier d'allocations familiales.
L'adresse de l'attributaire (à rechercher dans le dossier) devrait permettre de choisir la bonne réponse. Cette comparaison devra donc se faire manuellement.
Il faut noter que dans les listes relatives aux 2e train d'interrogation (sans le prénom) et 3e train d'interrogation (sans le prénom et sans la date de naissance exacte), la réponse peut être unique. En effet, puisque dans ces trains d'interrogation les questions posées ne reprennent pas les informations telles quelles sont reprises au R.N.A. on ne peut pas valider la réponse de manière automatique {comme c'est le cas pour les réponses de type a)). Donc, même si la réponse est unique, il faut vérifier manuellement par la confrontation avec le dossier d'allocations familiales.
Lors du traitement des listes de synonymes de la première reprise massive des numéros nationaux, réalisée en 1990, l'Office a constaté que les listes n'avaient pas étés correctement traitées.
Exemples :
- pour un "enregistrement-question'' la Caisse choisit plusieurs réponses '
ou encore,
- pour un "enregistrement-question" la Caisse choisit une seule réponse mais modifie une donnée reprise dans la question (par exemple la date de naissance).
Ces types de réponses n'ont pas été et ne seront pas prises en compte car le choix n'est pas clairement indiqué. Il est indispensable, en effet, qu'aucun doute ne puisse apparaître quant au numéro national choisi par la Caisse.
Ces listes doivent rester propres et nettes et seule UNE croix doit figurer devant le synonyme choisi. Si aucun synonyme n'est correct, aucune croix ne doit figurer pour 1'"enregistrement-question".
Grâce aux listes retournées par chaque Caisse, l'Office se chargera de communiquer sur support magnétique, l'ensemble des numéros nationaux trouvés pour la Caisse.
3. Traitement des supports magnétiques
L'Office enverra à la Caisse, sur support magnétique, l'ensemble des numéros nationaux trouvés, c'est-à-dire :
- les réponses de type a)
- les réponses de type b) - 1er train d'interrogation - choisies sur les listes de synonymes
- les.réponses de type a-bis) et b-bis) - 2e train d'interrogation -, choisies sur la liste de synonymes
- les réponses de type a-ter et b-ter) - 3e train d'interrogation -, choisies sur la liste de synonymes.
Les cas toujours non identifiés malgré les 3 trains d'interrogation (réponses de type c-ter) resteront au R.N.A. avec leur numéro fictif.
LA CAISSE NE DOIT DONC PAS INTRODUIRE MANUELLEMENT DANS SES PROPRES FICHIERS LES REPONSES CHOISIES SUR LES LISTES PAPIER
L'Office se chargera d'introduire les numéros nationaux pour les cas archivés du R.N.A.(attributaires repris sous un matricule avec une date de fermeture), alors que la Caisse devra rectifier, au moyen d'un enregistrement de code D, les numéros fictifs de ses attributaires actifs.
Les numéros nationaux des cas archivés de la Caisse, c'est-à-dire ceux que l'Office a introduits au R.N.A., seront transmis sur une liste papier, sauf si la Caisse souhaite qu'ils soient repris sur un support magnétique.
Dans cette éventualité, les Caisses qui utilisent des bandes magnétiques devront transmettre deux supports :
- un destiné à communiquer les actifs ;
- un destiné à communiquer les cas fermés (archivés) au R.N.A.
Pour les Caisses qui utilisent des disquettes, les deux fichiers seront enregistrés sur le même support.
Chaque Caisse est donc invitée à transmettre à l'Office - Direction du Contrôle - avant le lundi 19 août 1991, un (ou deux) support(s) magnétique(s) vierge(s) identique(s) à celui (ceux) utilisé(s) pour les mises à jour du R.N.A. Une lettre devra préciser si les cas archivés doivent être transmis sur support magnétique ou sur support papier.
La syntaxe des enregistrements repris sur ce support magnétique sera la suivante :
Syntaxe des enregistrements
| Position |
Longueur |
Description |
| 1-21 |
21 |
Matricule de l'attributaire au 19 juillet 1991, la syntaxe du matricule étant celle du R.N.A. |
| 22-32 |
11 |
Numéro national |
Chaque Caisse traitera ce (ou ces) fichier(s) de manière à introduire dans ses propres fichiers les numéros nationaux trouvés.
Le support magnétique utilisé sera le même que celui que la Caisse utilise lors des mises à jour du RNA :
1. Pour une bande
densité : 1600 au 6250 bpi (suivant la Caisse)
label: pas de label
format: EBCOIC
recsize: 32 (records de longueur fixe)
bloksize : 6400
2. Pour une disquette
format : 3"1/2 ou 5"1/4 suivant la Caisse
nom du fichier: rn.ccc
format : ASCII
recsize : 32 chaque record étant terminé par un caractère "carriage return"
Il va de l'intérêt de la Caisse d'introduire rapidement tous les numéros nationaux de ses cas actifs car toutes les procédures manuelles et automatiques décrites ci-dessus devront se répéter jusqu'à ce que les numéros fictifs disparaissent du R.N.A.
La Caisse est donc responsable de l'introduction des numéros nationaux au R.N.A. pour tous ses attributaires actifs et veillera à ne pas générer de rectifications pour ses cas archivés. Néanmoins, ces enregistrements du code D ne pourront être transmis au R.N.A. pour les attributaires actifs, qu'APRES l'introduction par l'Office, des numéros nationaux des cas archivés. La date de cette introduction vous sera communiquée ultérieurement.
Deuxième partie : Répertoire National des Allocations Familiales
Lors de la réunion d'information du 15 mai 1991, relative à l'application de la CO 1246 du 19 avril 1991, les Caisses ont été informées des étapes prévues pour la création du Répertoire National des Allocations Familiales (R.N.A.F.} reprenant les attributaires du R.N.A., les allocataires et les enfants bénéficiaires du régime des salariés.
L'0ffice souhaite maintenant établir, en accord avec la Banque-Carrefour de la Sécurité Sociale, son intermédiaire pour consulter le R.N.P.P., le planning de la reprise massive des numéros nationaux des allocataires et des enfants bénéficiaires du régime des salariés.
Dans le but d'estimer le plus précisément possible la charge de travail, chaque Caisse est invitée à remplir soigneusement les tableaux repris en annexe 1.
Chaque question impliquera nécessairement une réponse et celles-ci devront parvenir à l'Office, Direction du Contrôle, pour le lundi 19 août 1991 au plus tard.
