Par lettre du 19 avril dernier, vous avez été avertis du retard et des modifications que le projet "C.3.4." subirait. La présente lettre-circulaire a pour but d'apporter des précisions et des instructions techniques, complémentaires à celles déjà communiquées par la lettre-circulaire 997/27 du 6 février 1996.
A. INTRODUCTION
a. Les deux arrêtés royaux dont il était question à la page 2 de la lettre-circulaire D997/27/BI/FH du 6 février 1996, ont été publiés, à savoir:
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arrêté royal du 19 mars 1996 (M.B. du 30 mars 1996) portant exécution de l'art. 42bis, L.C.A.F.
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arrêté royal du 22 mars 1996 (M.B. du 10 avril 1996) modifiant l'arrêté royal du 12 mars 1990 portant exécution de l'art. 71, §1er bis, L.C.A.F.
La circulaire CO 1297 du 19 avril 1996 et une autre circulaire qui sera bientôt diffusée, expliquent les mécanismes d'application de ces deux nouvelles dispositions réglementaires.
b. Au sein du groupe de travail "C.3.4." institué auprès de la Banque-carrefour, les données nécessaires ont été redéfinies et une nouvelle donnée - le nombre de jours contrôlés - a été introduite. Compte tenu des difficultés, il a été décidé de rendre le système opérationnel au 1er septembre 1996 (données de chômage d'août 1996).
B. DESCRIPTION DU CIRCUIT
a. Circuit
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Le 1er (ou au plus tard le 2e) jour ouvrable suivant le 10 du mois, les organismes de paiement envoient une bande, reprenant pour chaque chômeur les données de chômage du mois précédent, à l'ONEM.
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L'ONEM traite les données dans les 48 heures (week-end compris), expédie les bandes à la B.C.S.S.
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La B.C.S.S. compare les NISS à ceux qui sont intégrés dans son Répertoire des Références et transmet la bande contenant les données de chômage des seuls attributaires intégrés, à l'Office.
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L'Office traite les données dans les 48 heures et les envoie aux caisses concernées, par "taxipost".
b. Périodicité
Un seul envoi mensuel est prévu, à date fixe. Un calendrier détaillé vous parviendra pour le 1er septembre 1996. L'envoi sera dans un premier temps effectué indépendamment de celui des "mailboxes", afin de ne pas perdre de temps.
c. Routage
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Il est prévu que seuls les cas connus comme actifs au RNAF et/ou au R.D.E. pour la période concernée feront l'objet d'une transmission à la caisse compétente. Pour les situations de dossiers éteints, les caisses ne recevront pas de données. Il en va de même si le cas n'est répertorié ni au RNAF ni au R.D.E.
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A l'avenir, la B.C.S.S. envisage que les caisses puissent informer individuellement et de manière informatique la réception et le traitement de chaque enregistrement reçu. Mais, au stade actuel, chaque bande ou disquette sera accompagnée d'un bordereau en deux exemplaires; vous voudrez bien, dès réception, signer l'exemplaire intitulé "bordereau-2" reprenant le nombre d'enregistrements transmis et le renvoyer le plus rapidement possible au Secrétariat du Contrôle, sous les références "C.3.4". Vis-à-vis de la Banque-carrefour, et tant que les caisses ne pourront assurer des retours informatiques, seul l'Office sera responsable des envois qu'il effectue, étant entendu que chaque organisme à l'obligation de traiter les données qu'il reçoit, et que des "records" transmis et reçus par les destinataires ne pourront être dupliqués.
C. INSTRUCTIONS TECHNIQUES
Ci-joint, vous trouverez une annexe technique qui reprend les modifications apportées à la structure des enregistrements par rapport à l'instruction diffusée le 6 février dernier.
Par rapport à cette instruction, il y a trois modifications majeures:
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toutes les zones "non complétées" même non-significatives, apparaîtront dans le message.
Elles seront soit laissées "à blanc" soit complétées par des zéros ;
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la zone "Nombre de jours de vacances" est remplacée par une nouvelle zone "Nombre de jours contrôlés";
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deux zones changent de dénomination, uniquement.
Voici, reprises par zones, les modifications ou informations additionnelles:
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NISS de la personne concernée
Aucune remarque à formuler.
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Nature du chômage
Aucune remarque à formuler.
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Code O.P.
Il est à remarquer qu'en cas de changement d'O.P. ou de section d'O.P., chaque bureau fournira, s'il y a lieu, un "record" séparé.
Par exemple, le chômeur X est indemnisé par la section 1 d'un O.P. jusqu'au 1er mars 1996, ensuite par la section 2 du même O.P. depuis le 29 mars 1996.
L'O.P. transmettra un premier "record" pour la section 1 et un second pour la section 2. Ceci est lié au fait que les O.P. travaillent avec des bases de données décentralisées au niveau des sections (ou bureaux).
Vous recevrez également une liste complète des personnes de contact, de leurs numéros de téléphone, pour chaque O.P. Il doit être bien entendu que les contacts directs doivent autant que possible être limités aux premières ou nouvelles demandes, et aux questions qui seraient causées par la transmission de données illisibles, incomplètes ou incohérentes.
A la demande expresse des O.P. les numéros de téléphone qui vous seront indiqués ne pourront jamais être communiqués à des assurés sociaux; il s'agit de numéros d'appel "confidentiels", utilisables uniquement entre O.P. et C.A.F.
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Année et mois
Un "record" ne peut porter que sur un seul mois. ll est confirmé que si un O.P. liquide des arriérés, chaque mois fera l'objet d'un "record" séparé.
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Nombre de jours contrôlés
Cette nouvelle zone remplace la zone "Nombre de jours de vacances".
Chaque "record" reprendra le nombre de journées "contrôlées". Par journée contrôlée, il faut comprendre :
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une journée indemnisée
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une journée d'exclusion/sanction, donnant ou non droit au paiement des allocations familiales.
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une journée de vacances couverte par un pécule
Cette donnée apparaîtra automatiquement, par nature de chômage, dès qu'un " record" pour un mois spécifique aura été généré. Si pour un même mois et pour un même indice (par exemple 01), un chômeur a bénéficié de journées indemnisés, par exemple 10 e de 16 journées, le total qui apparaîtra dans la zone sera 26, sans distinction entre les deux types de journées contrôlées.
Il est encore à remarquer que pour les indices "nature de chômage" (03, 10, et 14), les chiffres indiqués dans cette zone correspondront en fait à des demi-journées. Ces catégories devront donc échapper aux contrôles de cohérence qui porteraient sur le même mois des journées indemnisables ou contrôlées.
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Code obstacle
A la demande des O.P., cette zone sera complétée par un "0" si aucune valeur permise ("1" ou "2") n'y apparaît. ll est à noter qu'une nature de chômage de " 00" et un "record" pour le mois en question qui mentionnerait 0 dans la zone obstacle seraient incohérents.
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Date de la demande d'allocations de chômage
La définition en est la suivante: "date de prise de cours du barème figurant sur l'autorisation de l'ONEM, le document C 2".
Dans l'instruction D997/27, il avait été dit que si cette zone était complétée, le cas devait être réexaminé.
ll faut nuancer cette affirmation.
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une date de demande apparaît toujours dans les cas suivants:
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première demande
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changement d'O.P.
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changement de section interne à un O.P. (par exemple Mons -> La Louvière, ou Gent -> Aalst)
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une interruption supérieure à 14 jours ouvrables
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certaines situations font l'objet d'une demande, qui, par contre, n'apparaîtra pas dans le "record".
- chômeur indemnisé ou contrôlé sous préfixe 01 qui l'est ensuite en 05, et vice versa
- chômeur indemnisé ou contrôlé sous préfixe 11 qui l'est ensuite en 01, et vice versa.
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certaines chômeurs peuvent introduire une nouvelle demande, par exemple après maladie ou à titre conservatoire en cas d'exclusion ou de sanction.
L'emploi conjugué des zones suivantes permettra de résoudre les problèmes qu'un ou plusieurs "records" pourraient susciter:
- Date de la demande d'allocations de chômage.
- Date de dernier jour contrôlé.
- Code du dernier jour contrôlé.
- Code O.P.
- Nature du chômage.
- Nombre de jours contrôlés.
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Date de dernier jour contrôlé
Cet intitulé remplace l'ancien "Date la plus récente d'indemnisation/de contrôle". ll s'agit du dernier jour indemnisé, de vacances proméritées ou d'exclusion/sanction qui précède une interruption entraînant une nouvelle demande.
Il faut ajouter aux instructions précédentes que cette date n'apparaîtra jamais lorsqu'il y a un changement de compétence de section interne à un O.P., même si ce fait se produit après une interruption supérieure à 14 jours ouvrables.
Par exemple:
le chômeur X dépend du bureau "1000" d'un d'O.P. ll y est indemnisé jusqu'au 1er mars 1996. Ensuite il est sans occupation, puis change d'adresse et effectue une demande auprès du bureau "1100" du même O.P., le 29 mars 1996. Le bureau " 1000" enverra un "record" avec 1 jour dans la zone "nombre de jours contrôlés". Le bureau "1100" enverra un "record" pour mars 1996 avec une date de demande du 29 mars 1996, mais sans date de dernier jour contrôlé.
Le fait qu'il y ait deux "records" pour le même mois, en provenance de deux bureaux différents d'un même O.P., comportant le nombre de jours contrôlés indiqué pour chaque section, doit vous permettre de régler la majeure partie des cas, sans qu'il faille nécessairement déranger le chômeur ou l'O.P.
En ce qui concerne la CAPAC, étant donné que cet organisme démarre avec une nouvelle application informatique, elle ne pourra mentionner, dans un premier temps, que le mois au cours duquel le dernier jour contrôlé s'est situé, et non la journée elle-même.
ll a été demandé que l'ordre chronologique soit respecté dans l'attribution des numéros d'ordre séquentiels. Ce principe ne pourra pas être systématiquement respecté, étant donné que des "ranges" sont attribués à chaque O.P., de manière aléatoire par l'ONEM.
Un contrôle de cohérence à ce niveau ne pourra pas être réalisé. Les organismes devront donc contrôler les zones suivantes afin de détecter les situations successives:
- numéro de l'attestation
- Code O.P.
- nature du chômage
- date de demande
- zones date et code de dernier jour contrôlé
- nombre de jours contrôlés
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Numéro de l'attestation à corriger
Puisqu'on ne travaillera qu'avec des originaux, cette zone sera systémati quement complétée à l'aide de "0".
D. MISE EN APPLICATION DU NOUVEAU SYSTEME
1. Tests
Initialement, il a été prévu que les premiers tests seraient effectués à la mi-mars 1996. A la demande des O.P., cette étape a été légèrement retardée.
Les deux premières phases de tests ne concernent que l'Office. Quant à la troisième phase, elle teste le flux dans son intégralité, depuis les O.P., fournisseurs des données de chômage, jusqu'aux destinataires finaux, les caisses.
En juillet 1996, chaque O.P. sélectionnera + ou - 10.000 NISS de chômeurs réellement desservis par eux et transmettra une bande à l'ONEM, selon le nouveau lay-out et la nouvelle structure de données. Après traitement par l'ONEM et filtrage par la BCSS (=Répertoire des références, pour les seuls cas d'attributaires intégrés pour la période concernée), le C.T.I. réceptionnera renvoi global de la BCSS et fera suivre les données aux caisses, conformément au routage précédemment expliqué.
L'intérêt de cette phase de tests est double:
- contrôler le flux dans un environnement réel, des O.P. jusqu'aux C.A.F.
- permettre de mettre en évidence les incohérences éventuelles du système ou de la programmation.
Nous vous demandons donc d'être particulièrement attentifs, à ce stade-là de la procédure, au contenu des données qui vous seront communiquées. Comme elles se situent dans un environnement réel, et non de test, elles devront être cohérentes, lisibles et intelligibles.
Sans vous demander de contrôler ces données par rapport à celles que vous auriez éventuellement reçues pour les mêmes chômeurs, il vous faudra être attentifs aux aspects suivants (ceux-ci ne sont pas exhaustifs, mais sont indiqués à titre d'exemples):
- Les données doivent être lisibles et intelligibles et permettre rapplication correcte de la législation ;
- Elles doivent être cohérentes par rapport à la situation que rattestation est censée représenter:
exemples:
- un "record" avec un indice 01 dans la zone "Nature du chômage" ne peut avoir ni 1 ni 2 dans la zone "Code obstacle", seul un 0 peut y figurer;
- un "record" avec un indice 00 dans la zone "Nature du chômage" ne peut avoir de 0 dans la zone "Code obstacle", seul un 1 ou un 2 peuvent y figurer ;
- une date de "dernier jour contrôlé" ou "Code de dernier jour contrôlé" ne peut être indiquée que si la zone "date de la demande d'allocations de chômage" l'est;
- deux ou plusieurs "records" pour le même NISS et le même mois, ne peuvent se présenter avec le même indice dans la zone "Nature du chômage", hormis en cas de changement d'O.P. ou de section d'O.P. (voir "Code O.P.");
- en cas de passage d'indice 01 en 05, ou de 11 en 01 ("nature du chômage"), et vice versa, aucune date de demande d'allocations de chômage ne doit apparaître; si c'est le cas, cela peut signifier (1) une interruption de plus de 14 jours, (2) un changement d'O.P., (3) un changement de section d'O.P.;
- hormis pour les indices "03", "10" et "14", le nombre de jours contrôlés ne peut dépasser le nombre de jours indemnisables du mois (par exemple 24 en septembre 1996, 27 en octobre 1996);
- des erreurs peuvent être fortuites ; mais seules des erreurs significatives. ou de même type. ou liées à un seul O.P. ou bureau d'O.P. (cft. code O.P.), ou qui se reproduisent trop souvent sans qu'une quelconque explication puisse en être donnée, devront être signalées.
A ce stade-ci de la procédure, il ne s'agit pas de tester l'application de la législation, mais de contrôler si - techniquement - le flux envisagé fonctionne sans faille(s).
Si vous constatez des incohérences mineures ou majeures, des failles ou des erreurs même incompréhensibles, qui jetteraient le moindre doute sur l'efficaci té du système, vous voudrez bien contacter d'urgence le secrétariat du contrôle. Ce service, seul, centralisera toutes les remarques et les relaiera à la personne de contact de la BCSS. Vous voudrez bien décrire de manière minutieuse le type d'erreur relevé.
2. Travail en parallèle
Comme dit précédemment, à partir de septembre 1996 (données de chômage d'août 1996) et pour une période transitoire de deux mois, le travail s'effectuera en parallèle. L'aspect particulier de cette période de transition est que la date de clôture des opérations des O.P. restera fixée - pour ces mois-là - au 15.
Ceci signifie que vous recevrez en septembre 1996 des bandes/listings/cartes C.3.4., établies avec les données de l'ancien système (= calendrier), qui vous permettront de payer les allocations familiales, comme par le passé. Ensuite vous recevrez ces données présentées selon le nouveau lay-out "C.3.4.", sur support magnétique.
II s'agira donc de deux systèmes différents contenant des données reprises selon des lay-out différents, mais qui devront permettre une application identique de la législation.
Les contrôles que vous devrez exécuter à ce stade-là de la procédure seront d'une importance capitale. L'objectif sera en effet de vérifier, d'une part, si le flux fonctionne de manière adéquate, et, d'autre part, de contrôler si les données qui vous sont transmises via le "nouveau" système sont en parfaite adéquation avec "l'ancien", sont parfaitement lisibles, compréhensibles et cohérentes.
Sans que nos conseils puissent se concevoir comme étant exhaustifs, nous vous recommandons d'être à l'affût des incohérences, ou divergences, de types suivants:
- si un chômeur apparaît dans l'ancien flux et non dans le nouveau ;
- si un chômeur apparaît en "surnombre" dans le "nouveau" flux;
- les données communiquées par l'ancien système, compte tenu de l'application à ces mêmes données de la législation, doivent permettre d'aboutir aux mêmes conclusions quant à l'octroi du taux de base, du supplément 42bis, ou à la suppression de l'un ou l'autre de ces taux ou supplément, en fonction des données communiquées selon le nouveau système.
Par exemple:
- Un chômeur qui apparaîtrait sur la carte C.3.4. ou le listing avec la mention "exclusion, sans obstacle" devra faire l'objet d'un "record" avec l'indice 00 et 1 ou 2 dans la zone "Code obstacle".
- Le nombre de journées indemnisées reprises sur la carte C.3.4. pour un chômeur déterminé devra correspondre à l'unité près au nombre de journées renseignées dans la zone "Nombre de jours contrôlés".
- Si pour un chômeur la carte C.3.4. mentionne 12 jours indemnisés et 14 journées non indemnisées suite à des vacances annuelles, le total repris dans la zone "nombre de jours contrôlés" devra être 26.
En conclusion, tenant compte des particularités du nouveau système, si vous comparez des données comparables et que vous constatez - durant la période de travail en parallèle - des incohérences, des erreurs de type systématique, relevant d'un même O.P., voire d'un même bureau d'O.P., ou des divergences (chômeurs non repris dans l'un des deux systèmes, chômeurs en surnombre dans le nouveau, etc.), veuillez contacter d'urgence le secrétariat du contrôle, Madame I. ou Monsieur B., par téléphone ou par fax. Seul ce service centralisera les remarques et les relaiera à la personne de contact de la BCSS. Ici aussi, vous voudrez bien décrire de manière minutieuse le type d'erreur relevé.
3. Bandes/disquettes
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Le C.T.I. utilisera les bandes magnétiques/disquettes prévues pour le programme "mailboxes" et qui sont en réserve. Afin de ne pas mettre en péril l'expédition des données de chômage à date fixe, et, partant, le paiement des allocations familiales aux chômeurs, vous voudrez bien faire en sorte qu'il y ait toujours une réserve "mailboxes" suffisante de 3 supports au moins.
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Je compte sur votre collaboration tant pour les phases de test et de travail en parallèle que quand le système deviendra tout à fait opérationnel. Une procédure de concertation entre la Banque-carrefour et les différents participants au projet a été mise sur pied.Tous les partenaires du projet sont conscients des immenses responsabilités qu'ils devront assumer et ont la ferme volonté de réussir. ll y va de l'intérêt de 165.000 familles de chômeurs, ce qui n'est pas négligeable.
