Depuis le 15 septembre 1999, vous avez la possibilité de consulter à l'écran toute attestation électronique reçue par le CTI de l'Office, dans le cadre des flux électroniques A011, A200, A014, A015 et A020 (option 4 pour les caisses, 23 pour l'Office).
La présente entend mettre au point un certain nombre de processus complémentaires, dont l'utilisation devrait conduire à une disposition maximale des messages électroniques, dans un cadre qui dépasse celui des attestations provenant du secteur du chômage.
1. CAS DE DOSSIERS TRANSFERES
Exposé du problème
La rotation des dossiers entre organismes d'allocations familiales différents ou au sein du même organisme, est très importante. Certaines caisses clôturent automatiquement le droit recensé au R.N.A.F. lors de toute modification de catégorie de dossier, par exemple lors de conversion d'un dossier "travailleur" en un dossier "chômeur", "malade", "pensionné", etc. Ainsi par le jeu, par exemple lors de la conversion d'un dossier "travailleur" en un dossier "chômeur ", "malade", "pensionné", etc. Ainsi par le jeu des dates de clôture et d'ouverture du droit aux allocations familiales, répercutées au R.N.A.F. via les mises à jour mensuelles, il peut se produire que durant une période de un, deux, voire trois mois, aucun des acteurs concernés ne soit plus "intégré" au Répertoire des personnes de la Banque carrefour de la sécurité sociale.
Le fait que le CTI ne procède aux intégrations dans le Répertoire des personnes de la BCSS qu'après le weekend qui suit le 17 du mois, et que cette intégration se fait par support magnétique, contribue également à des décalages entre l'ouverture effective du droit aux allocations familiales et l'intégration de la donnée dans le répertoire des personnes de la BCSS.
Exemple:
Ouverture de droit au 1er août 1999, envoi des données au RNAF via la "mise à jour 09" le 13 septembre 1999, transmission à la BCSS le 24 septembre 1999, cas traité par la BCSS le 1 octobre 1999. Dans ce classique cas d'espèce, aucune donnée électronique n'a donc pu être transmise entre le 1er août 1999 et le 1er octobre 1999.
Solution
Afin d'apporter une solution immédiate au problème, les organismes de paiement d'allocations de chômage (O.P.) ont accepté d'élargir la plage de temps reprise dans le préfixe du message, lequel est au seul usage du filtre de la Banque carrefour, en y garantissant une période de 3 mois préalable et une période de 3 mois postérieure aux dates que reprend l'attestation proprement dite.
Exemple:
Attestation A011 relative au mois d'octobre 1999; partie préfixe BCSS: 1/7/1999 au 31/1/2000.
Cet élargissement de la période prise en considération pour le filtrage des attestations aura pour premier effet que les attestations aujourd'hui retenues par la BCSS en raison des décalages à l'intégration, seront proposées en lecture dans la table appropriée.
Les organismes d'allocations familiales sont donc invités à consulter avant toute autre démarche la table des attestations reçues, car même si l'attestation A011 ne leur a pas été envoyée, par suite d'une modification du statut socioprofessionnel d'un travailleur, ou comme suite à une modification de catégorie de dossier, l'attestation pourrait être disponible pour consultation à l'écran.
2. DOSSIERS A L'EXAMEN
Exposé du problème
Les attributaires dont les dossiers sont à l'examen ne sont repris dans aucun répertoire. Ils ne sont donc pas intégrés dans le répertoire des personnes de la BCSS et les données sociales qui les concernent ne peuvent faire l'objet d'une transmission automatique.
Ce sont en effet les données signalétiques et les périodes du RNAF "intégrées" dans le Répertoire des personnes de la BCSS qui servent de filtre et de vecteur à l'envoi et au routage des attestations.
Solution
L'Office a implémenté un Répertoire des dossiers à l'examen (RIO). Cette application est disponible sous l'option 3 pour les caisses d'allocations familiales et 22 pour les services de l'Office.
L'introduction des données dans les zones obligatoires du RIO - et la confirmation finale de l'intégration par le gestionnaire qui les a introduites - génère un message de type I605 à destination de la Banque carrefour. L'acteur est donc immédiatement intégré dans le Répertoire de personnes de la BCSS ce qui permet sans délai la transmission des attestations électroniques.
Exemple:
La caisse Z reçoit le 27 octobre 1999 une demande de paiement d'allocation de naissance pour une première naissance survenue le 2 octobre 1999. Le père de l'enfant est chômeur et attributaire prioritaire. La caisse encode les données dans le RIO le 3 novembre 1999. L'attestation de chômage relative au mois d'octobre 1999 est envoyée par l'organisme "source" le 16 novembre, et du fait de l'intégration via le "RIO" parvient à la caisse le 24 novembre 1999.
Le "RIO" présente l'avantage qu'il fonctionne en parfaite harmonie avec les données légales, soit du Registre national des personnes physiques (numéro national), soit du Registre de la Banque carrefour (numéro bis). Dès qu'un gestionnaire introduit le NISS à l'écran, il peut immédiatement comparer les données signalétiques du dossier en sa possession, avec les données légales qui sont affichées à l'écran (cft. écran BSC026, point 1.1.1.1. du "Guide de l'utilisateur").
En attendant la mise au point de technologies plus performantes (file transfert) les organismes d'allocations familiales sont invités à encoder les seules données relatives à l'attributaire dans le Répertoire des dossiers à l'examen (RIO), option 3 pour les caisses et 22 pour les services de l'Office, dans le menu général, pour les catégories de dossiers suivantes:
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premières demandes en ce comprises les demandes de paiement anticipé d'all ocation de naissance.
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demandes reçues après une interruption dans le droit, durant laquelle aucun autre organisme n'était compétent.
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cas de continuation du droit (modèle AB) uniquement au moment où la caisse est sûre de sa compétence (échange de brevet).
- dossiers repris au RNAF mais non intégrés au répertoire des personnes de la BCSS et pour lesquels des attestations électroniques sont nécessaires (pour vérifier si un attributaire est "intégré", cft. point 1.1.1.2., page 5 de la partie "Utilisation du répertoire des intégrations on-line" du guide de l'utilisateur).
Seules les zones suivantes doivent obligatoirement être complétées:
- NUMERO DE DOSSIER (2ème partie de la zone MATRICULE)
- BUREAU
- DATE DE DEMANDE
- DATE DE DEBUT
- ROLE
Zone "date de demande''
Dans l'esprit de la Charte de l'assuré social, cette date doit correspondre à la date de réception de la demande par l'organisme. Pour l'encodage dans le RIO, une date "système" supplée à l'absence d'inscription spécifique. Les organismes qui encoderaient les données dans le RIO en retard par rapport à la date de réception de la demande, pourront donc indiquer la date réelle de réception. Le système refusera par contre toute date postérieure à celle du jour d'encodage.
Zone "date de début"
Doit être indiquée dans cette zone, la date à partir de laquelle un droit aux prestations familiales peut être exercé.
Exemple :
Une naissance est prévue en octobre 1999 (allocations familiales dues à partir de novembre 1999); la caisse indiquera comme date de début le 1er novembre 1999. Cette zone accepte des dates situées postérieurement à la date d'encodage. (exemple: encodage le 27 octobre 1999 pour une naissance prévue le 15 décembre 1999, date de début = 1er janvier 2000).
Le RIO permet non seulement l'encodage et l'intégration online des données (NISS et période) mais également la consultation de l'intégration d'un dossier repris au RNAF Un chapitre séparé du "guide de l'utilisateur" intitulé " 1.1. Utilisation du Répertoire des Intégrations online (RIO)", page 1 à 19 incluses, qui est déjà en possession des caisses, consigne les modalités d'encodage et de consultation. Les organismes devront dorénavant prévoir trois nouveaux rôles, pour la partie "préfixe" des messages électroniques (position 9), à savoir:
5: attributaire, dossier RIO
6: allocataire, dossier RIO
7: enfant bénéficiaire, dossier RIO.
Il est envisagé pour l'an 2000 de réaliser l'alimentation tant du RNAF que du RIO en utilisant la technologie du Répertoire national des employeurs (RNE).
L'utilisation d'une telle technologie permettra de réduire la charge de travail des organismes d'allocations familiales et aura comme conséquence une adéquation immédiate entre les données reprises au RNAF et celles figurant au répertoire des personnes de la Banque carrefour. La technique de "file transfer " permettra aussi de revoir la fréquence de l'alimentation du RNAF en fonction des besoins spécifiques des organismes d'allocations familiales d'une part, et des institutions qui fournissent des données électroniques, d'autre part.
3. ATTESTATIONS MANQUANTES
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La caisse ne connaît pas la situation socio-professionnelle de l'attributaire pour lequel aucun flux n'a fourni une indication quelconque.
La caisse d'allocations familiales prend dans cette hypothèse directement contact avec l'attributaire, à charge pour ce dernier d'obtenir en l'espèce de l'organisme de payement des allocations de chômage qui le dessert une attestation sous forme de papier, qui doit permettre à la caisse d'assurer ses paiements.
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La caisse connaît la situation socio-professionnelle de l'attributaire, mais n'a pas connaissance de l'organisme ou du bureau régional de cet organisme, qui assure le paiement d'allocations de chômage. Même solution que sub a. via l'attributaire - attestation individuelle.
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La caisse connaît le bureau qui octroie les allocations de chômage. En ce cas, elle demande l'attestation manquante via le service Monitoring de l'Office en donnant la preuve d'"intégration" de l'acteur concerné (cft. supra).
Notion d'attestation manquante:
Pour les attestations récurrentes (statut durable), tant pour le flux A011 que pour le flux A020, il faut entendre par attestation manquante: toute donnée relative à un mois spécifique qui n'a pas été réceptionnée à l'expiration du 2ème mois qui suit celui auquel elle se rapporte, ni par le CTI (table des attestations reçues) ni par l'organisme.
Exemple:
Si le 31 décembre 1999 l'attestation relative au mois d'octobre 1999 n'a pas été reçue par l'organisme d'allocations familiales compétent et n'est pas reprise dans la table des attestations reçues, elle est réputée manquante.
4. DIVERS.
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Il est rappelé aux organismes d'allocations familiales alimentant le RNAF via les mises à jour mensuelles que celles-ci doivent parvenir au CTI (via le service monitoring), dès après la clôture du train de paiements du 10 du mois, soit pour le 15 au plus tard.
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Le flux A011 est dorénavant enrichi d'un nouveau code. Il s'agit du code 97 qui concerne le "bénéficiaire d'une pension de survie à charge des Pays-Bas, qui se soumet en Belgique au contrôle du chômage à la seule fin de bénéficier des allocations familiales".
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Il est loisible aux caisses qui le désirent, d'encoder dans le RIO les données des personnes pour lesquelles des attestations électroniques seraient nécessaires, par exemple: "enfants bénéficiaires" pour les flux A015 et A200. Ceci peut évidemment aussi viser des acteurs déjà repris au RNAF qui pour une raison quelconque ne sont pas intégrés au Répertoire des personnes de la Banque carrefour.
Trois mois après l'implémentation de cette nouvelle procédure, l'Office se prêtera à une nouvelle évaluation globale qui tiendra compte de vos remarques et suggestions.
