Deze omzendbrief geeft toelichting bij de beraadslaging nr. 95/58 van 24 oktober 1995 van het Toezichtscomité bij de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid.
Die beslissing, die steunt op artikel 15, 2e alinea van de wet van 15 januari 1990 heeft betrekking op de mededeling van sociale gegevens over personen die geïdentificeerd zijn of kunnen worden, buiten het netwerk van instellingen dat is gevormd rond de genoemde Kruispuntbank aan personen of verenigingen die de belangen van de sociaal verzekerden behartigen.
1. Opmerking vooraf
1.1. De beslissing van het Toezichtscomité die hier wordt toegelicht, geldt voor alle sociale zekerheidssectoren die vertegenwoordigd zijn in het netwerk van de KSZ en vormt aldus een algemene machtiging voor het meedelen van sociale gegevens van persoonlijke aard buiten dat netwerk, op de hierna vermelde voorwaarden. De in deze beslissing vervatte grondregels gelden boven de regels bepaald in de beraadslaging nr. 95/48 van 12 september 1995 die wordt toegelicht in CO 1293 van 16 januari 1996, die specifiek betrekking hebben op de tak van de kinderbijslag en een bijzondere sectoriële machtiging vormen.
2.2. De bestemmelingen van de mededelingen waarvoor machtiging wordt gegeven zijn personen en verenigingen die de belangen van de sociaal verzekerden behartigen, zoals vakbonden, ziekenfondsen, organisaties van zelfstandigen, verenigingen van gehandicapten en gepensioneerden, politieke mandatarissen en familieleden die niet de hoedanigheid hebben van wettelijke vertegenwoordiger.
Deze personen en verenigingen worden genoemd als voorbeeld omdat het onmogelijk is een uitputtende lijst op te stellen van de verschillende interveniënten die belang kunnen stellen in de dossiers van de sociale zekerheidsinstellingen waaronder de kinderbijslagfondsen.
Als bijvoorbeeld een werkgever die handelt voor rekening van een van zijn personeelsleden als zodanig mededeling vraagt van sociale gegevens van persoonlijke aard in een ander kader dan die geregeld door de C.O. 1293, moet hij voldoen aan de hierna uiteengezette voorwaarden.
2. Voorwaarde voor het meedelen van gegevens: een lastgeving van de sociaal verzekerde
Er dient een onderscheid te worden gemaakt naargelang de mededeling van de gegevens wordt gevraagd op basis van een schriftelijke dan wel een impliciete lastgeving.
2.1. Uitdrukkelijke lastgeving
De mededeling van sociale gegevens van persoonlijke aard is toegestaan aan natuurlijke en rechtspersonen en aan verenigingen die het bewijs leveren dat ze van de betrokken sociaal verzekerden een uitdrukkelijke lastgeving hebben ontvangen.
Die lastgeving moet voldoen aan de volgende voorwaarden :
- ze moet schriftelijk verleend zijn
- door de titularis van de gegevens, anders gezegd de sociaal verzekerde, of door zijn wettelijke vertegenwoordiger
- ze identificeert de titularis van de gegevens door de vermelding van zijn naam, voornamen, adres en datum en plaats van geboorte
- ze wordt door de lastgever, dus de sociaal verzekerde, ondertekend en gedateerd
- ze identificeert de lasthebber door de vermelding van zijn naam, voornamen en adres of van de naam, de voornamen en de hoedanigheid van de persoon die de rechtspersoon of de vereniging mag vertegenwoordigen
- ze bepaalt de types van sociale gegevens van persoonlijke aard die de lasthebber kan verkrijgen
- ze bepaalt voor welk doel de lasthebber die gegevens mag gebruiken
- ze bevat de geldigheidsduur van de lastgeving
Op voorlegging van een schriftelijke lastgeving kan de lasthebber van de sociale zekerheidsinstellingen waaronder de kinderbijslagfondsen schriftelijk sociale gegevens van persoonlijke aard over de titularis van die gegevens ontvangen, binnen de perken van de lastgeving.
Een mandataris die vooraf een schriftelijke lastgeving heeft ingediend bij een sociale zekerheidsinstelling, hier een kinderbijslagfonds, kan ook telefonisch bepaalde sociale gegevens van persoonlijke aard over de titularis van die gegevens krijgen op voorwaarde dat hij zijn eigen identiteit en telefoonnummer opgeeft en ook naam, voornamen, adres, geboorteplaats en -datum en het dossiernummer van de sociaal verzekerde. In dit geval mag de sociale zekerheidsinstelling enkel gegevens met betrekking tot de identificatie van de sociaal verzekerde en de stand van zijn dossier meedelen en in voorkomend geval de moeilijkheden vermelden die zijn vastgesteld bij de behandeling van het dossier.
2.2. Impliciete lastgeving
Een impliciete lastgeving kan maar worden vermoed voor vakbonden, ziekenfondsen, organisaties van zelfstandigen en verenigingen van gehandicapten of gepensioneerden, wat hun leden betreft, en ook voor het Paleis van de Koning, voor personen die daaraan een tussenkomst gevraagd hebben.
Een lasthebber die handelt op basis van een impliciete lastgeving kan van de sociale zekerheidsinstellingen, waaronder de kinderbijslagfondsen, schriftelijk of telefonisch sociale gegevens van persoonlijke aard verkrijgen over de titularis op dezelfde voorwaarden als een lasthebber met een geschreven lastgeving en voorzover hij daarnaast:
- het aansluitingsnummer opgeeft van de lastgever/sociaal verzekerde als de lasthebber een vakbond, een ziekenfonds, een organisatie van zelfstandigen of een vereniging van gehandicapten of gepensioneerden is;
- hij een copie bezorgt van de brief van de lastgever/sociaal verzekerde als de lasthebber het Koninklijk Paleis is en de gegevens schriftelijk worden gevraagd.
2.3. In verband met de inhoud van de antwoorden aan de interveniënt moet onderstreept worden - en dat moet voor elk geval apart worden nagegaan - dat alleen die sociale gegevens van persoonlijke aard meegedeeld moeten worden die voor de gestelde vraag relevant zijn. Voor de regeling moet het doel van de vraag strikt verband houden met het recht op kinderbijslag van een bepaalde persoon en moeten de meegedeelde gegevens dus daarmee verband houden.
3. Opmerkingen tot slot
3.1. De beslissing van het Toezichtscomité die in deze omzendbrief is toegelicht, moet in strikte zin geïnterpreteerd worden. Er wordt in het bijzonder de aandacht van de Fondsen op gevestigd dat mededelingen van sociale gegevens van persoonlijke aard die niet beantwoorden aan de hiervoor bepaalde regels aanleiding kunnen geven tot de toepassing van strafbepalingen (artikel 61, 2° van de wet van 15 januari 1990).
3.2. Als niet voldaan is aan de voorwaarden gesteld in verband met de uitdrukkelijke of impliciete lastgeving moeten de kinderbijslagfondsen aan de interveniënt laten weten dat de regels bepaald door het Toezichtscomité op grond van artikel 15, 2e alinea van de wet van 15 januari 1990 niet zijn nageleefd. Overigens moet men aan de interveniënt laten weten dat het antwoord op de vragen waarvoor sociale gegevens van persoonlijke aard meegedeeld moeten worden, rechtstreeks naar de sociaal verzekerde gestuurd worden. Deze procedure voor wanneer de vereiste lastgeving ontbreekt, geldt voor alle interveniënten (politieke mandatarissen, ministers met inbegrip van de toezichthoudende minister, derden, enz.).
3.3. De mededeling van medische gegevens in de strikte zin van het woord waarover de kinderbijslagfondsen beschikken, blijven onderworpen aan de bijzondere beschermingsregeling bepaald in C.O. 1273, p. 4, punt 2.2. van 12 januari 1994.
3.4. De in deze omzendbrief toegelichte beslissing heeft geen betrekking op bestemmelingen die in het kader van hun wettelijke opdracht over bepaalde gegevens moeten beschikken : politiediensten, gerechtshoven en rechtbanken, advocaten, gerechtsdeurwaarders, O.C.M.W.'s, belastingdiensten, enz.
Vóór het onderzoek door het Toezichtscomité is voor deze bijzondere categorie van bestemmelingen een grondiger studie vereist door de Kruispuntbank.
