La présente circulaire commente la délibération n° 95/58 du 24 octobre 1995 du Comité de Surveillance près la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale.
Cette décision, prise en vertu de l'article 15, alinéa 2 de la loi du 15 janvier 1990, concerne les communications de données sociales relatives à des personnes identifiées ou identifiables, hors du réseau des institutions créé autour de ladite Banque Carrefour, au profit de personnes ou associations représentant les intérêts des assurés sociaux.
1. Rémarques liminaires
1.1. La décision du Comité de surveillance commentée, vaut pour l'ensemble des secteurs de la sécurité sociale représentés au sein du réseau de la B.C.S.S. et constitué ainsi une autorisation générale de communication de données sociales à caractère personnel hors dudit réseau, sous les conditions précisées ci-après. Les principes contenus dans cette décision se superposent donc aux règles définies par la décision n° 95/48 du 12 septembre 1995, commentée par la C.O. 1293 du 16 janvier 1996, qui concernent spécifiquement la " branche " des allocations familiales et forment une autorisation particulière, sectorielle.
1.2. Les destinataires des communications d'informations autorisées, sont des personnes ou associations se chargeant de défendre les intérêts des assurés sociaux, tels que les syndicats, les mutualités, les organisations de travailleurs indépendants, les associations de handicapés ou de pensionnés, les mandataires politiques, des membres de la famille n'ayant pas la qualité de représentants légaux.
Les personnes ou associations citées, le sont à titre exemplatif vu qu'il est impossible de dresser une liste exhaustive des différents intervenants s'intéressant à la gestion des dossiers tenus par les institutions de sécurité sociale dont les caisses d'allocations familiales.
Relevons à titre d'exemple, que l'intervention d'un employeur agissant pour le compte d'un membre de son personnel, et demandant ainsi la communication de données sociales à caractère personnel dans un cadre différent de celui réglé par la C.O. 1293, devra répondre aux conditions explicitées ci-après.
2. Condition prealable au transfert des données: existence d'un mandat decerne par l'assure social
Il importe de distinguer selon que la communication de données est demandée en vertu d'un mandat exprès ou d'un mandat tacite.
2.1. Le mandat exprès
La communication de données sociales à caractère personnel est autorisée aux personnes physiques ou morales ou aux associations qui justifient d'un mandat exprès donné par les assurés sociaux concernés.
Ce mandat dont répondre aux conditions suivantes :
- il est donné par écrit ;
- par le titulaire des données, c.-à-d. l'assuré social, ou par son représentant légal ;
- il identifie le titulaire des données par la mention de ses nom, prénoms, adresse, date et lieu de naissance ;
- il est daté et signé par le mandant, c.-à-d. l'assuré social ;
- il identifie le mandataire par ses nom, prénoms et adresse ou par les nom, prénoms et qualité de la personne ayant le pouvoir de représenter la personne morale ou l'association ;
- il définit les types de données sociales à caractère personnel que le mandataire peut obtenir ;
- il détermine les finalités pour lesquelles ces données peuvent être utilisées par le mandataire;
- il fixe la durée de validité du mandat.
Moyennant la production du mandat écrit, le mandataire peut obtenir, par écrit, des institutions de sécurité sociale dont les différentes caisses, des données sociales à caractère personnel relatives au titulaire des données, dans les limites fixées par le mandat.
Le mandataire, dont le mandat écrit a été préalablement communiqué à l'institution de sécurité sociale dont les caisses, peut également obtenir par téléphone certaines données sociales à caractère personnel relatives au titulaire de ces données, à condition de décliner sa propre identité et son numéro de téléphone, ainsi que les nom, prénoms, adresse, lieu et date de naissance et le numéro de dossier de l'assuré social. L'institution de sécurité sociale ne pourra dans ce cas communiquer que les données portant sur l'identification de l'assuré social et sur l'état de son dossier, en indiquant, le cas échéant, la nature des problèmes constatés lors du traitement de ce dossier.
2.2. Le mandat tacite
Un mandat tacite peut d'autre part être présumé dans le chef de syndicats, de mutualités, d'organisations de travailleurs indépendants, d'associations de handicapés ou de pensionnés pour ce qui concerne leurs membres, ou encore, dans le chef du Palais Royal, pour ce qui concerne les personnes qui ont sollicité son intervention.
Le mandataire qui intervient en vertu d'un mandat tacite peut obtenir auprès des institutions de sécurité sociale dont les caisses d'allocations familiales, par écrit ou par téléphone, des données sociales à caractère personnel relatives au titulaire, dans les mêmes conditions que le mandataire porteur d'un mandat écrit, et pour autant qu'en outre :
- il mentionne le numéro d'affiliation du mandant/assuré social, lorsque le mandataire est un syndicat, une mutualité, une organisation de travailleurs indépendants ou une association de handicapés ou de pensionnés ;
- il envoie une copie de la lettre du mandant/assuré social, si le mandataire est le Palais Royal et que les informations sont demandées par écrit.
2.3. En ce qui concerne la teneur des réponses fournies à l'intervenant, il convient de souligner - et ceci relève d'un examen au cas le cas - que seules des données sociales à caractère personnel se révélant pertinentes par rapport à l'objet de la demande, doivent être communiquées. Pour ce qui concerne le régime, la finalité de la demande ne peut être que strictement en rapport avec le droit aux allocations familiales attaché à une personne donnée et, en conséquence, la communication à réaliser se doit d'être proportionnée.
3. Remarques finales
3.1. Les termes de la décision du Comité de surveillance commentée par la présente circulaire sont d'interprétation stricte. L'attention des Caisses est spécialement attirée sur le fait que des communications de données sociales à caractère personnel qui ne respecteraient pas les règles définies ci-avant, peuvent entraîner l'application de sanctions pénales (art. 61, 2°, L. 15/01/1990).
3.2. Dans l'hypothèse où les conditions posées pour la prise en compte des mandats exprès ou tacites ne sont pas remplies, les caisses doivent le signaler à l'intervenant que les règles fixées par le Comité de surveillance en vertu de l'article 15, alinéa 2 de la loi du 15 janvier 1990, ne sont pas rencontrées. Il convient par ailleurs d'informer l'intervenant que l'assuré social recevra directement les réponses aux questions mettant en jeu le transfert de données sociales à caractère personnel. Cette procédure applicable à défaut du mandat requis, vaut pour tout intervenant (mandataire politique, ministre y compris le ministre de tutelle, tiers...).
3.3. La communication de données médicales au sens strict détenues par les caisses d'allocations familiales restent soumises au régime de protection particulier défini par la C.O. 1273, page 4, point 2.2., du 12 janvier 1994.
3.4. La décision commentée par la présente circulaire ne concerne pas des destinataires qui, dans le cadre de l'exercice de leurs missions légales, doivent disposer de certaines données : les services de police, les cours et tribunaux, les avocats, les huissiers de justice, les C.P.A.S., les services du fisc, etc...
Une étude plus approfondie de la B.C.S.S. reste à mener à propos de cette catégorie particulière de destinataires, avant l'examen par le Comité de surveillance.
