De CO 1217 van 25 juli 1989 geeft een overzicht van de verschillende fasen in de hervorming van het Nationaal Repertorium der Rechthebbenden.
De Rijksdienst moet ten laatste tegen 6 oktober 1989 van ieder fonds een magneetband of een diskette ontvangen hebben waarop van zijn actieve rechthebbenden op 1 oktober 1989 vermeld staat.
Het is absoluut noodzakelijk dat de fondsen zich aan de datum van 6 oktober 1989 houden: alle magneetbanden of disketten moeten in ons bezit zijn op donderdag 5 oktober 1989 (voor 16 uur). Alle nodige schikkingen werden getroffen, zelfs voor het inzetten van personeel tijdens het weekeinde van 7 en 8 oktober 1989, opdat de bijwerking van het Nationaal Repertorium der Rechthebbenden volgens plan zou kunnen verlopen. Het Repertorium zal dus pas vanaf dinsdag 10 oktober 1989 geraadpleegd kunnen worden.
Ook moet de aandacht erop gevestigd worden dat de testband voor de bijwerking van het Nationaal Repertorium der Rechthebbenden een volledige of gedeeltelijke weergave moet zijn van het werkelijke bestand van rechthebbenden van het fonds en niet van fictieve gevallen die lauter als voorbeeld dienen.
Zodra de testband aanvaard is, spreekt het vanzelf dat het bestand dat voor de bijwerking wordt doorgezonden, aan dezelfde vereisten moet beantwoorden.
Wij leggen er dus de nadruk op dat de geregistreerde data (geboortedatum, datum van vestiging van recht of datum van beëindiging van recht) absoluut moeten overeenstemmen met een werkelijke datum.
Anderzijds geeft de omzendbrief 11-DIV-9/S.B. van 28 juli 1989 technische richtlijnen voor het gebruik van magneetbanden.
Bepaalde punten vergen nog enige toelichting.
Vroegere gegevens (historiek)
Op 1 oktober 1989 zullen alle gegevens van het huidige Repertorium op magneetband geregistreerd zijn am op die manier plaats te ruimen voor het nieuwe bijgewerkte Nationaal Repertorium der Rechthebbenden.
Bijgevolg zullen de vroegere gegevens (d.w.z. de voor 1 oktober 1989 geregistreerde gegevens) enkel nog op schriftelijke nanvraag kunnen geraadpleegd worden.
Het nummer van de aangeslotene
Sommige fondsen gebruiken een identificatienummer per rechthebbende. Aangezien het nummer van de aangeslotene niet meer nodig is voor het
opzoeken van een dossier van rechthebbende, zullen deze fondsen vanaf 1oktober 1989 het nummer van hun aangeslotenen en alle interne
verschuivingen van hun rechthebbenden niet meer hoeven mede te delen aan het Repertorium.
Deze mogelijkheid wordt hun geboden voor zover de andere gegevens die aanvankelijk in het Repertorium werden geregistreerd, voor hen duidelijk genoeg blijven om een geval te identificeren.
Het aansluitingsnummer dat zij altijd moeten opgeven, is een ''fictief nummer" ("0000000") dat in zone nr. 2 (positie 4 tot 10) moet vermeld worden op de plaats van het bestaand aansluitingsnummer.
De rechtzettingen
De fondsen moeten ons, naast de bijwerkingen, ook alle rechtzettingen meedelen die te wijten zijn aan vergissingen die betrekking hebben op een gedeelte of op het geheel van de in het Nationaal Repertorium der Rechthebbenden opgenomen gegevens.
Soorten rechtzettingen
Het bericht van rechtzetting kan betrekking hebben op twee soorten gegevens:
- de volledige registratiecode of een gedeelte ervan, d.w.z.:
- het nummer van het fonds.
- het nummer van de aangeslotene.
- het nummer van de rechthebbende.
- de naam van de rechthebbende.
- de voornamen van de rechthebbende.
- de geboortedatum van de rechthebbende.
Het is absoluut noodzakelijk dat de fondsen de minste wijziging in één van deze elementen meedelen.
Een bericht van wijziging of beëindiging van recht kan inderdaad pas dan in het Nationaal Repertorium der Rechthebbenden ge- registreerd worden wanneer de registratiecode die erop vermeld staat, op alle punten overeenstemt met de code die reeds eerder in het Repertorium is opgenomen.
Voorbeeld : Een vestiging van recht wordt aan het Nationaal Repertorium der Rechthebbenden gesignaleerd voor een rechthebbende die geboren is op 15 december 1960. Naderhand blijkt dat de werkelijke geboortedatum van deze rechthebbende 14 december 1960 is en niet 15 december 1960. Wanneer het fonds deze wijziging vergeet te melden, zal het bericht van beëindiging van recht betreffende dezelfde rechthebbende (geboren op 14 december 1960) niet geregistreerd kunnen worden en zal aan het fonds hieromtrent uitsluitsel gevraagd worden.
- de datum van vestiging van recht of de datum van beëindiging van recht.
De data van vestiging en beëindiging van recht die opgenomen zijn in het Nationaal Repertorium der Rechthebbenden, moeten exact overeenstemmen met de data van begin en einde van betaling van de fondsen om eventuele dubbele betalingen te kunnen opsporen.
Hoe wordt een rechtzetting overgezonden?
- Wanneer het om een rechtzetting gaat betreffende een gegeven uit de registratiecode, moet men als volgt te werk gaan: het fonds moet het recht beëindigen op de oorspronkelijk gesignaleerde datum van vestiging om daarna opnieuw het recht te vestigen in de juiste toestand net alsof er nooit enige inlichting werd gegeven.
Voor deze vorm van rechtzetting zijn er dus twee berichten nodig (een bericht van beëindiging van recht gevolgd door een bericht van vestiging van recht) die na elkaar moeten verstuurd worden en waarop de letter "M" in zone nr. 12 (positie 88) moet vermeld staan.
- Wanneer het om een rechtzetting gaat betreffende een datum van vestiging of beëindiging van recht en wanneer alle andere gegevens onveranderd blijven, volstaat een enkel bericht het nieuwe gegeven annuleert ambtshalve het vorige. De letter "M" moet eveneens in zone nr. 12 (postie 88) vermeld staan.
Wij herinneren eraan dat een bericht slechts één enkele datum mag bevatten (of de datum van vestiging, of de datum van beëindiging van recht).
Voorbeeld: Op 1 oktober 1989 vestigt het fonds A een recht voor een rechthebbende (datum van vestiging van recht: 1 oktober 1989)
Op 1 november vestigt het fonds B een recht ten gunste van dezelfde rechthebbende (datum van vestiging van recht: 1 oktober 1989).
Het onderzoek wijst uit dat alleen fonds B bevoegd is.
Om de fout recht te zetten en om de rechthebbende uit zijn bestand te schrappen, moet het fonds A als volgt te werk gaan:
- als er reeds een bericht van beëindiging van recht is verzonden waarop een andere datum dan 1 oktober 1989 is vermeld, moet het fonds een tweede bericht van beëindiging verzenden (bericht van rechtzetting) met 1 oktober 1989 als datum van beëindiging en met de letter "M" op positie 88;
- als het geval nog altijd actief is in het N.R.R., is de datum van beëindiging 1 oktober 1989. Positie 88 wordt niet ingevuld.
Testbanden voor de bijwerkingen
De twee vorige punten geven richtlijnen betreffende de wekelijkse bijwerkingen.
Dit gebeurt elke vrijdag d.m.v. een magneetband of een diskette waarop de verschuivingen of wijzigingen van de afgelopen week genoteerd staan.
Wanneer een fonds 's vrijdags vaststelt dat er niets moet gemeld worden aan het Nationaal Repertorium der Rechthebbenden (het fonds heeft geen enkele wijziging bij de rechthebbenden geregistreerd), moet het de begeleidende listing die voor elke bijwerking voorzien is, toch versturen en naast de rubrieken " aantal vestigingen, aantal beëindigingen en totaal aantal wijzigingen" het cijfer 0 plaatsen.
Gebeurt dit niet dan veronderstelt de Rijksdienst dat het om een vergetelheid of om verlies van de magneetband gaat en hij zal dan ook contact opnemen met de directeur van het betrokken fonds.
Om onnodige terugzendingen van magneetbanden of van disketten te voorkomen - wat de bijwerking van het Repertorium zou vertragen -, worden de fondsen verzocht om zodra het mogelijk is en v66r 1 oktober 89,een testband (of een diskette) aan de Rijkdienst te zenden om de overdracht van volgende wijzigingen te controleren:
- bericht van beëindiging.
- rechtzetting van een datum van vestiging van recht.
- rechtzetting van een datum van beëindiging van recht.
- rechtzetting van een gegeven uit de registratiecode.
