La circulaire CO 1217 du 25 juillet 1989 décrit le déroulement des étapes prévues au cours de la réforme du Répertoire National des Attributaires.
Chaque Caisse devra donc faire parvenir à l'Office, pour le 6 octobre 1989 au plus tard, une bande magnétique ou une disquette d'actualisation reprenant l'effectif de ses attributaires actifs au 1er octobre 1989.
Il est impératif que cette date du 6 octobre 1989 soit respectée toutes les bandes magnétiques ou disquettes doivent être en notre possession le jeudi 5 octobre 1989 (avant 16 heures). En effet, toutes les dispositions utiles ont été prises, y compris la mobilisation du personnel durant le week-end des 7 et 8 octobre 1989 afin que l'actualisation du Répertoire National des Attributaires se déroule selon le plan prévu. Toute consultation devra donc être reportée au mardi 10 octobre 1989.
D'autre part, il nous est apparu nécessaire d'insister sur le fait que la bande test d'actualisation du Répertoire National des Attributaires doit reprendre tout ou partie du fichier attributaire réel de la Caisse et non des cas fictifs à titre d'exemple.
Dès le moment où la bande test est acceptée, il va de soi que le fichier qui sera transmis pour l'actualisation répondra aux mêmes exigences. Nous insistons donc sur le fait que les dates qui seront enregistrées (date de naissance, date d'ouverture de droit ou date d'extinction de. droit) doivent absolument correspondre à une date réelle du calendrier.
Par ailleurs, la lettre circulaire 11-DIV-9/S.B. du 28 juillet 1989 communique les informations techniques relatives à l'utilisation de bandes magnétiques.
Certains points demandent encore des précisions.
L'historique
Le 1er octobre 1989, le Répertoire actuel sera déchargé sur des bandes magnétiques pour faire place au nouveau Répertoire national des Attributaires, actualisé.
En conséquence, la consultation de l'historique (c'est-à-dire les informations enregistrées avant le 1er octobre 1989), ne sera accessible que par écrit.
Le numéro de l'affilié
Certaines Caisses utilisent un identifiant unique par attributaire.
Le numéro de l'affilié n' étant plus nécessaire lors de la recherche d'un dossier attributaire, ces Caisses seront dispensées, à partir du 1er octobre
1989, de communiquer au Répertoire, le numéro de leurs affiliés, ainsi que tous les mouvements internes de leurs attributaires.
Cette possibilité est offerte à ces Caisses pour autant que les autres informations enregistrées initialement au Répertoire restent toujours, à elles seules, suffisantes pour identifier un cas.
Le numéro affilié qu'elles devront toujours indiquer, sera un "numéro fictif", le "0000000", inséré dans la zone n° 2 (positions 4 à 10) à la place du numéro d'un affilié réel.
Les rectifications
Lors des mises à jour, les Caisses sont tenues de nous communiquer toutes les rectifications dues à des erreurs qui concernent une partie ou la totalité de l'information contenue au Répertoire National des Attributaires.
Les types de rectifications
L'avis de rectification peut se rapporter à deux types d'information :
- tout ou partie de la clef de l'enregistrement, c'est-à-dire
- le numéro de la Caisse ;
- le numéro de l'affilié ;
- le numéro de l'attributaire le nom de l'attributaire ;
- les prénoms de l'attributaire
- la date de naissance de l'attributaire.
Il est indispensable que les Caisses communiquent la moindre modification d'un seul de ces éléments.
En effet, un avis de modification ou d'extinction de droit ne pourra être enregistré au Répertoire National des Attributaires que si la clef d'enregistrement y figurant est identique, en tous points, à celle déjà reprise au Répertoire National des Attributaires.
Exemple : Une ouverture de droit est signalée au Répertoire National des Attributaires pour un attributaire né le 15 décembre
1960. Par la suite, il s'avère que la date de naissance véritable de cet attributaire est le 14 décembre 1960 et non le 15 décembre 1960. Si la Caisse omet de signaler cette modification, l'avis d'extinction du droit concernant ce même attributaire, né le 14 décembre 1960 ne pourra être enregistré et fera l'objet d'une enquête à laquelle la Caisse devra répondre.
- la date d'ouverture du droit ou la date d'extinction du droit.
Au niveau des dates d'ouverture et d'extinction de droit, les données reprises au Répertoire National des Attributaires doivent correspondre exactement aux dates de début et de fin de paiement de la part des Caisses afin de pouvoir déceler les cumuls éventuels.
Comment transmettre une rectification ?
- Lorsque la rectification concerne une donnée contenue dans la clef de l'enregistrement, il y aura lieu de procéder comme suit la Caisse doit éteindre le droit à la date d'ouverture signalée initialement pour ensuite ouvrir à nouveau le droit en reprenant la situation correcte, comme si aucune information n'avait jamais été donnée.
Ce type de rectification nécessite donc deux avis (un avis d'extinction de droit suivi d'un avis d'ouverture de droit) qui devront être communiqués successivement et sur lesquels la lettre "M" devra figurer en zone n° 12 (position 88).
- Lorsque la rectification concerne une date d'ouverture d'extinction de droit, toute chose étant égale par ailleurs, un seul avis sera suffisant la nouvelle donnée annulera d'office la précédente. La lettre "M" devra également figurer en zone n° 12 (position 88).
Nous rappelons qu'un avis ne peut reprendre qu'une seule date (soit la date d'ouverture, soit la date d'extinction de droit).
Exemple : Le 1er octobre 1989 la Caisse A ouvre un droit pour un attributaire (date d'ouverture du droit, le 1er octobre 1989). Le 1er novembre, la Caisse B ouvre un droit en faveur du même attributaire (date d'ouverture du droit : le 1er octobre 1989). L'enquête révèle que seule la Caisse B est compétente.
La Caisse A, pour rectifier l'erreur et supprimer l'attributaire de son fichier, devra procéder comme suit :
- si le cas avait fait l'objet d'un avis d'extinction de droit à une date autre que celle du 1er octobre 1989, elle transmettra un 2e avis d'extinction (avis de rectification), le 1er octobre 1989 étant la date d'extinction mentionnée et la lettre "M" figurant en position 88;
- si le cas est toujours actif au Répertoire National des Attributaires, la date d'extinction mentionnée sera le 1er octobre 1989, la position 88 restant à blanc.
Bande test de mise à jour
Les deux sections précédentes précisent les instructions relatives aux mises à jour hebdomadaires.
Celles-ci se feront donc chaque vendredi par l'envoi d'une bande magnétique ou d'une disquette reprenant les mouvements ou modifications de la semaine écoulée.
Si une Caisse constate, le vendredi, qu'aucun avis ne doit être signalé au Répertoire National des Attributaires (la Caisse n'ayant enregistré aucun mouvement d'attributaire) elle sera tenue d'envoyer le listing d'accompagnement prévu pour chaque mise à jour, en complétant les rubriques nombre d'ouvertures, nombre d'extinctions et nombre total de mouvements par O.
Dans le cas contraire, l'Office considérera qu'il s'agit d'un oubli ou de la perte du support magnétique et contactera alors le directeur de la Caisse concernée.
Afin d'éviter tout renvoi inutile de bandes magnétiques ou de disquettes, ce qui retarderait la mise à jour du Répertoire, l'Office invite les Caisses à lui transmettre, dès que possible, et avant le 1er octobre 1989, une bande magnétique (ou une disquette) test, destinée à contrôler la transmission de ces modifications :
- avis d'extinction
- rectification d'une date d'ouverture de droit
- rectification d'une date d'extinction de droit
- rectification d'une information contenue dans la clef d'enregistrement.
