De omzendbrieven II/C/997/54/BH van 15 december 2003, II/A/997/55/agy van 22 december 2003 en de omzendbrief van de Rijksdienst CO 1348 van 11 februari 2004 deelden u de algemene principes mee betreffende de nieuwe globale procedures verbonden aan de ingebruikneming van het Kadaster van de kinderbijslag en de " multifunctionele" fluxen.
Conform de beslissingen van het Beheerscomité van 2 december 2003 dient men nu in detail te voorzien hoe en wanneer deze diverse processen moeten toegepast worden.
1. PARALLELLE WERKING
Op maandag 1 maart 2004 begon de fase van de parallelle werking voor de bestaande repertoria van de kinderbijslag.
De kinderbijslagfondsen werden hiervan ingelicht via een e-mail van 24 februari 2004 van het Departement Controle.
In de praktijk betekent dit dat de drie huidige repertoria, enerzijds het NRK en het RIO, en anderzijds het Kadaster, naast elkaar zullen bestaan als basis voor het beheer van de kinderbijslagdossiers, het versturen van elektronische attesten en het raadplegen van de externe gegevensbestanden.
Deze parallelle werking heeft ook tot gevolg dat de kinderbijslagfondsen tijdens de hele periode waarin de drie repertoria naast elkaar bestaan de verplichting hebben het NRK bij te werken en in de mate van het mogelijke het RIO van gegevens te voorzien, terwijl ze tegelijk via file transfer de creaties en bijwerkingen van het Kadaster verzorgen.
Tijdens deze periode zullen de volgende fluxen en raadplegingen tegelijk verspreid of toegankelijk gemaakt worden via de twee systemen:
- Mailboxen afkomstig van het NRK en het Register van de KSZ
- Flux A011
- Flux A014
- Flux A200
- Flux A015
- Flux A020
- Flux A301 + raadpleging van het opvolgingsbestand L301
- Flux A036 + raadpleging van het opvolgingsbestand L036
- Raadpleging LATG
- Raadpleging van het Personenrepertorium van de KSZ.
Te noteren valt dat de "gerouteerde" attesten via het Kadaster via een productie-omgeving zullen gaan.
De opvolgingstabel van de ontvangen attesten (optie 4 voor de fondsen en 23 voor de Rijksdienst in het algemeen menu "Bull") zal via Trivia ter beschikking gesteld worden van de kinderbijslagfondsen voor het verstrijken van de termijn van parallelle werking.
Het doel van deze fase van parallelle werking is het nagaan of de berichten die gerouteerd zijn via het NRK/RIO en de berichten die via het Kadaster gerouteerd zijn identiek zijn qua sectoriële inhoud (dus de gegevens afkomstig van de sector die de bewuste informatie verstuurde). Om te kunnen bepalen of er algemene of bijzondere problemen zijn op het vlak van de programmering of slechte werking, is het van primordiaal belang dat de kinderbijslagfondsen feedback bezorgen aan de Monitoring van het Departement Controle of aan het CIV betreffende belangrijke fouten of onregelmatigheden die werden vastgesteld.
Tijdens de fase van de parallelle werking zal voor alle bestaande fluxen en raadplegingen, en dus gerouteerd via de twee aparte systemen, de bewijskracht van de ontvangen en verwerkte informatie gebaseerd blijven op de gegevens verkregen via de circuits verbonden aan de opname van de dossiers in het NRK en/of het RIO. Punt 2 hierna geeft u de werkingsprincipes voor de gegevens afkomstig van de werkgevers (RIP en DMFA).
Ter herinnering, de nieuwe fluxen RIP en DMFA zullen enkel via het Kadaster worden gerouteerd, aangezien ze enkel via de nieuwe informatica-architectuur van de Rijksdienst werden of worden ontwikkeld.
Dit zal ook het geval zijn voor de toekomstige fluxen van de arbeidsongevallen en de tijdelijke werkloosheid.
Ik heb mijn medewerkers van het Departement Controle belast om in samenwerking met de kinderbijslagfondsen een maandelijkse evaluatie te maken van deze periode van parallelle werking.
Deze periode is voorzien voor drie maanden en zou kunnen ingekort worden indien uit de evaluatie - zie stresstests - blijkt dat de parallelle systemen perfect werken en dat er geen enkel risico bestaat dat de regeling overschakelt naar het Kadaster.
Mocht deze fase van parallelle werking inderdaad ingekort worden, dan wordt u hiervan officieel ingelicht en ontvangt u onderrichtingen en een gedetailleerde planning voor de ingebruikneming.
2. AUTHENTICITEIT VAN DE GEGEVENS VAN DE RIP- EN DMFA-BERICHTEN
2.1. Ter beschikking stellen van de gegevens
Zoals aangekondigd in de eerder vermelde richtlijnen:
- de raadpleging van het personeelsbestand (flux RIP P051) is beschikbaar vanaf 1 januari 2004;
- het RIP-bericht (flux D051) wordt verspreid in productie-omgeving sedert midden januari 2004.
Het DMFA-bericht (flux D054) wordt trouwens verspreid, in productie-omgeving, sedert 1 maart 2004, hoofdzakelijk met betrekking tot de gegevens van het vierde kwartaal van 2003. De kinderbijslagfondsen werden hiervan ingelicht via een e-mail van 24 februari 2004 door het Departement Controle.
Deze ingebruikneming fungeert als test en impliceert geen enkel systematisch beheer van elektronische gegevens.
Het gegevensbestand DMFA werd ter beschikking gesteld van de gebruikers op 4 maart 2004 en de kinderbijslaginstellingen werden hiervan op dezelfde dag per e-mail ingelicht.
2.2. De waarde van de gegevens
De Rijksdienst wil waarborgen krijgen voor de kwaliteit en de kwantiteit van de gegevens vervat in de fluxen RIP en DMFA. Daarom is een parallelle gegevensvergaring (op papier en via de fluxen) noodzakelijk om deze waarborgen te evalueren.
Zolang de beslissing om over te schakelen op het "DMFA-systeem" niet genomen is en de kinderbijslagfondsen hiervan niet op de hoogte zijn gebracht, is de authentieke bron van de arbeidsgegevens dan ook te vinden in de "papieren formulieren", hoofdzakelijk de modellen AB en G.
Er moet een evaluatie gemaakt worden van de kwaliteit en het volume van de " DMFA"-gegevens, maar in afwachting daarvan werd eind februari 2004 reeds een model G verstuurd voor het vergaren van de arbeidsprestaties van de maanden december 2003, januari en februari 2004. Het gebruik van deze modellen (verzending per kwartaal van de modellen G) is dus de algemene regel tot op het moment waarop de kinderbijslagfondsen het bericht zullen ontvangen dat ze moeten overschakelen op elektronische gegevens.
3. DE ACTOREN ANDERE DAN DE RECHTHEBBENDEN EN DE POTENTIËLE VOORRANGSGERECHTIGDEN
3.1 Uitgangspunten
Met de dienstbrief II/C/997/54 van 15 december 2003 en met de CO 1348 van 11 februari 2004 heeft de Rijksdienst de kinderbijslaginstellingen richtlijnen bezorgd voor de verwerking van de RIP-gegevens en de DMFA-flux i.v.m. met de rechthebbenden met de rolcode 101 en de potentiële voorrangsgerechtigden met de rolcode 103 of 106.
Uiteraard dient deze informatie in principe op dezelfde wijze aangewend te worden bij de vaststelling van het recht voor de rechtgevende kinderen en bij de opvolging van het recht op de sociale toeslagen 42bis en 50ter.
In het raam van de progressieve implementatie van deze nieuwe gegevensfluxen, wordt momenteel echter absolute voorrang gegeven aan de vaststelling van de rechthebbende en de voorrang. Voor de andere toepassingsgebieden worden de bestaande processen met formulieren in een overgangsfase ongewijzigd voortgezet.
Omdat de verwerking van deze nieuwe gegevensfluxen zo ingrijpend zal zijn voor het dossierbeheer, is het immers aangewezen een evaluatie van de vooropgestelde processen voor de rechthebbenden en de voorrang af te wachten alvorens ook voor de andere actoren over te schakelen op een systematische en gestructureerde verwerking van de RIP-gegevens en de DMFA-flux.
3.2. De rechtgevende kinderen
In een overgangsfase gebeurt het onderzoek naar de winstgevende activiteit verder op basis van de verklaringen op de formulieren (P2, P5, P7,...). Dit betekent concreet dat de seriële zending, voorzien op 5 september 2004, hoe dan ook nog moet worden uitgevoerd. Deze jaarlijkse controle op de uitoefening van een winstgevende activiteit heeft immers betrekking op het verleden.
De kinderbijslaginstellingen worden uitgenodigd om tegen 1 september 2004 de nodige technische aanpassingen aan de programmatuur uit te voeren, zodat ook gegevens in verband met de winstgevende activiteit van de rechtgevende kinderen (studenten, ingeschreven werkzoekende,...) doorstromen naar de dossierbeheerders en op een systematische en gestructureerde wijze kunnen worden verwerkt.
In afwachting daarvan wordt in de overgangsfase aanvaard dat de RIP-gegevens en de DMFA-flux nog niet op systematische en gestructureerde wijze worden verwerkt. Ze zullen echter in ieder geval worden aangewend in de volgende omstandigheden:
- bij twijfel of onduidelijkheid over de afgelegde verklaringen;
- alvorens een rechtsvordering bij de arbeidsrechtbanken in te stellen om betalingen in te vorderen omdat de sociaal verzekerde heeft verzuimd een controleformulier behoorlijk ingevuld terug te sturen. De Rijksdienst bevestigt wat dat betreft de onderrichtingen gegeven met de CO 1345 van 10 juli 2003.
De Rijksdienst zal er tijdens de volgende maanden permanent op toezien of een bijsturing van de timing noodzakelijk is. Mocht dit het geval zijn, dan zullen de kinderbijslaginstellingen daar tijdig van verwittigd worden.
3.3 De partners van langdurig werklozen, zieken, invaliden, gepensioneerden en gehandicapten
In een overgangsfase gebeurt de vaststelling van het recht op de sociale toeslagen 42bis en 50ter verder op basis van de verklaringen op de formulieren P19 en P19bis. Dit betekent concreet dat de seriële zending, voorzien op 15 januari 2005, hoe dan ook nog moet worden uitgevoerd. Deze controle heeft immers betrekking op het verleden. Om dezelfde redenen dient op 15 januari 2005 eveneens de seriële verzending van de formulieren P19ter te gebeuren.
De Rijksdienst nodigt de kinderbijslaginstellingen uit deze partners uiterlijk op 1 januari 2005 met de juiste rolcode (103 of 106) in het kadaster te integreren, zodat de socio-professionele gegevens, welke het (verder) recht op een sociale toeslag kunnen beïnvloeden, doorstromen. Deze verplichting geldt zowel voor de gevallen waarin effectief een sociale toeslag 42bis of 50ter wordt betaald als voor de gevallen waar enkel de gewone kinderbijslag wordt betaald omdat de rechthebbende de hoedanigheid van " rechthebbende met personen ten laste" niet bezit.
In afwachting daarvan wordt in de overgangsfase aanvaard dat de RIP-gegevens en de DMFA-flux nog niet op systematische en gestructureerde wijze worden verwerkt. Ze zullen echter in ieder geval worden aangewend in de volgende omstandigheden:
- bij twijfel of onduidelijkheid over de afgelegde verklaringen;
- alvorens een rechtsvordering bij de arbeidsrechtbanken in te stellen om betalingen in te vorderen omdat de sociaal verzekerde heeft verzuimd een controleformulier behoorlijk ingevuld terug te sturen. De Rijksdienst bevestigt wat dat betreft de onderrichtingen gegeven met de CO 1345 van 10 juli 2003.
De Rijksdienst zal er tijdens de volgende maanden permanent op toezien of een bijsturing van de timing noodzakelijk is. Mocht dit het geval zijn, dan zullen de kinderbijslaginstellingen daar tijdig van verwittigd worden.
4 FLUX M.B.T. PERIODES VAN ARBEIDSONGESCHIKTHEID TEN GEVOLGE VAN EEN ARBEIDSONGEVAL (FLUX A044)
4.1. Uitgangspunten
Tot 31 december 2003 ontvingen de kinderbijslagfondsen papieren attesten van de verzekeringsmaatschappijen over de arbeidsongeschiktheid ten gevolge van een arbeidsongeval.
Vanaf 1 januari 2004 is de systematische verzending van papieren attesten door de verzekeringsmaatschappijen niet langer gewaarborgd. Zo zullen voor de maand januari 2004 slechts 13 van de 17 verzekeringsmaatschappijen nog papieren attesten doorsturen.
De Rijksdienst streeft ernaar dat de gegevensflux m.b.t. periodes van tijdelijke arbeidsongeschiktheid ten gevolge van een arbeidsongeval op 1 juli 2004 operationeel zou zijn.
4.2. De periode van arbeidsongeschiktheid ten gevolge van een arbeidsongeval was al meegedeeld op 31 december 2003
De gegevens ontvangen tot 31 december 2003 stellen de kinderbijslaginstellingen in staat het recht op kinderbijslag en op sociale toeslag tot 31 maart 2004 vast te stellen.
Uitgaande van het laatst ontvangen attest van tijdelijke arbeidsongeschiktheid mogen de kinderbijslaginstellingen er tot 30 juni 2004 van uit gaan dat de periode van arbeidsgeschiktheid ten gevolge van een arbeidsongeval voortduurt zolang ze geen ander gegeven over de socio-professionele situatie van de rechthebbende ontvangen.
Met een ander gegeven wordt bedoeld: een werkhervatting meegedeeld op het model G of op de DMFA, een RIP-bericht van het afsluiten van een arbeidsovereenkomst, een flux A011 (werkloosheid), een flux A020 (ziekte), een flux A301 (activiteit als zelfstandige) of een flux A036.
Uiteraard wanneer de kinderbijslaginstelling nog papieren attesten van verzekeringsmaatschappij ontvangt, primeren deze gegevens.
Volgens de huidige timing zal vanaf 1 juli 2004 de flux A044 als authentieke bron gelden m.b.t. de gegevens over periodes van tijdelijke arbeidsongeschiktheid ten gevolge van een arbeidsongeval.
4.3 De periode van arbeidsongeschiktheid ten gevolge van een arbeidsongeval vangt aan na 31 december 2003
Wanneer de rechthebbende zich in de referentiemaand in een andere socio-p rofessionele situatie dan arbeidsongeschikt ten gevolge van een arbeidsongeval bevindt, kan op basis van die andere situatie het recht op kinderbijslag worden vastgesteld.
In een beperkt aantal gevallen zullen de gegevens over de arbeidsongeschiktheid ten gevolge van een arbeidsongeval echter bepalend zijn om het recht op de kinderbijslag of om het recht op een sociale toeslag correct te kunnen vaststellen. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de periode van arbeidsongeschiktheid loopt van 29 januari 2004 tot 15 mei 2004. Voor die gevallen geldt van 1 januari 2004 tot 30 juni 2004 een uitzonderingsregel. In die periode kunnen de gegevens over de arbeidsongevallen ook geldig verklaard worden door (1) ofwel een vermelding van de werkgever op het model G, (2) ofwel de indicatieve codes vervat in de DMFA ofwel (3) een verklaring op eer van de sociaal verzekerde dat hij tijdelijk arbeidsongeschikt is ten gevolge van een arbeidsongeval.
Uiteraard wanneer de kinderbijslaginstelling nog papieren attesten van verzekeringsmaatschappij ontvangt, primeren deze gegevens.
Volgens de huidige timing zal vanaf 1 juli 2004 de flux A044 als authentieke bron gelden m.b.t. de gegevens over periodes van tijdelijke arbeidsongeschiktheid ten gevolge van een arbeidsongeval.
BIJLAGEN
Een "gids van de gebruiker" voor de RIP-berichten (reeds bezorgd aan de kinderbijslagfondsen op 24 december 2003) is bij deze omzendbrief gevoegd, voor het beheer van de gegevens voor alle actoren.
Een "gids van de gebruiker" voor de DMFA-berichten (reeds aan de kinderbijslagfondsen bezorgd als werkdocument op 21 januari 2004) is eveneens bij deze omzendbrief gevoegd, voor het beheer van de gegevens van de rechthebbende actoren (actor 101). Andere onderrichtingen worden u later bezorgd voor het beheer van de gegevens voor de andere actoren.
