Les lettres circulaires II/C/997/54/BH du 15 décembre 2003, II/A/997/55/agy du 22 décembre 2003 et la circulaire de l'Office CO 1348, du 11 février 2004, vous ont communiqué les principes généraux relatifs aux nouvelles procédures globales liées à la mise en production du Cadastre des allocations familiales et des flux de la " multifonctionnelle ".
Il convient maintenant, conformément aux décisions du Comité de gestion du 2 décembre 2003, de prévoir en détail comment et quand ces différents processus seront appliqués.
1. TRAVAIL EN PARALLELE
Le lundi 1er mars 2004 a débuté la phase de travail en parallèle en ce qui concerne les répertoires d'allocations familiales existants.
Les caisses d'allocations familiales en ont été averties par un e-mail du 24.02.2004 du Département Contrôle.
Dans la pratique, cela signifie que les trois répertoires actuels, le RNAF, le RIO, d'une part, et le Cadastre d'autre part, coexisteront comme base fondamentale de la gestion des dossiers d'allocations familiales, de l'envoi des attestations électroniques, et de la consultation des bases de données externes.
Ce travail en parallèle a aussi pour conséquence que les caisses d'allocations familiales ont l'obligation, pendant toute la durée de coexistence des trois répertoires, de mettre à jour le RNAF et, dans la mesure du possible d'alimenter le RIO, tout en procédant aux créations et mises à jour du Cadastre via file transfer.
Durant cette période, les flux et consultations suivants seront distribués ou rendus accessibles simultanément via les deux systèmes :
- Mailboxes en provenance des RNPP et Registre BCSS
- Flux A011
- Flux A014
- Flux A200
- Flux A015
- Flux A020
- Flux A301 + consultation du Fichier de suivi L301
- Flux A036 + consultation du Fichier de suivi L036
- Consultation LATG
- Consultation du Répertoire des personnes de la BCSS.
Il est à noter que les attestations " routées " via le Cadastre le seront en environnement production.
La table de suivi des attestations reçues (option 4 pour les caisses et 23 pour l'Office, dans le menu général " Bull ") sera mise à la disposition des caisses d'allocations familiales via le Trivia avant l'expiration du délai de travail en parallèle.
L'objectif de cette phase de travail en parallèle consiste à vérifier si les messages routés via les RNAF/RIO et ceux routés via le Cadastre, sont identiques sur le plan du contenu sectoriel (c'est-à-dire les données en provenance du secteur émetteur de l'information concernée). Afin de pouvoir déterminer s'il y a des problèmes généraux ou particuliers de programmation ou des dysfonctionnements, il est primordial que les caisses d'allocations familiales donnent un feedback au Monitoring du Département contrôle ou au CTI sur les erreurs ou anomalies importantes constatées.
Durant la phase de travail en parallèle pour tous les flux et consultations existants et donc routés via les deux systèmes distincts - la valeur probante des informations reçues et traitées restera fondée sur les données obtenues via les circuits liés à l'intégration des dossiers au RNAF et/ou RIO. Le point 2 ci-dessous vous donnera les principes de fonctionnement pour ce qui concerne les données en provenance des employeurs (RIP et DMFA).
Pour rappel, les nouveaux flux - RIP et DMFA - ne seront " routés que via le Cadastre puisqu'ils ont été ou sont en cours de développement uniquement via la nouvelle architecture informatique de l'Office.
Il en sera de même pour les futurs flux des accidents du travail et du chômage temporaire.
J'ai chargé mes collaborateurs du Département Contrôle de procéder, en collaboration avec les caisses d'allocations familiales, à une évaluation de cette période de travail en parallèle sur une base mensuelle.
Cette période est prévue pour trois mois et pourrait être écourtée si l'évaluation - cf. tests de stress - indique que les systèmes parallèles fonctionnement parfaitement et qu'il n'y a aucun risque pour le régime à basculer vers le Cadastre.
Si cette phase de travail en parallèle devait effectivement être écourtée, vous en serez informés officiellement et vous recevrez des instructions et un planning d'implémentation détaillé.
2. AUTHENTICITÉ DES DONNÉES DES MESSAGES RIP ET DMFA
2.1. La mise à disposition des données
Comme annoncé dans les directives citées plus haut :
- la consultation du Fichier du personnel (flux RIP P051) est accessible depuis le 01.01.2004 ;
- le message RIP (flux D051) est distribué en environnement production depuis la mi-janvier 2004.
Par ailleurs, le message DMFA (flux D054) est distribué - en environnement production - depuis le 01.03.2004, portant essentiellement sur les données du 4ème trimestre 2003. Les caisses d'allocations familiales en ont été averties par un e-mail du 24.02.2004 du Département Contrôle.
Cette mise en production a valeur de test et n'implique aucune gestion systématique des données électroniques.
La base de données DMFA a, quant à elle, été mise à la disposition des utilisateurs en date du 4 mars 2004 et les organismes d'allocations familiales en ont été informés par e-mail le même jour.
2.2. La valeur des données
L'Office est soucieux de recevoir les garanties de qualité et de quantité des données contenues dans les flux RIP et DMFA. C'est pourquoi une récolte des données en parallèle - papier et flux - est indispensable pour évaluer ces garanties.
Dès lors, aussi longtemps que la décision de basculer dans le " système DMFA " n'aura pas été prise et portée à la connaissance des caisses d'allocations familiales, la valeur des données de travail trouve sa source authentique dans les " formulaires papier ", soit essentiellement les modèles AB
et G.
Une évaluation de la qualité et du volume des données " DMFA " doit être faite, mais en attendant, un modèle G a déjà été envoyé fin février 2004 pour la récolte des prestations de travail des mois de décembre 2003, janvier et février 2004. L'utilisation de ces modèles (envoi trimestriel des modèles G) est donc la règle générale, jusqu'au moment où les caisses d'allocations familiales recevront la notification de recourir aux données électroniques.
3. LES ACTEURS AUTRES QUE LES ATTRIBUTAIRES ET LES ATTRIBUTAIRES PRIORITAIRES POTENTIELS
3.1 Principes
Par la lettre circulaire II/C/997/54 du 15 décembre 2003 et la CO 1348 du 11 février 2004, l'Office a fourni aux organismes d'allocations familiales des directives pour le traitement des données RIP et flux DMFA concernant les attributaires ayant le rôle 101 et les attributaires prioritaires potentiels ayant le rôle 103 ou 106.
Cette information doit bien entendu être utilisée en principe de la même manière pour l'établissement du droit pour les enfants bénéficiaires et pour le suivi du droit aux suppléments sociaux 42bis et 50ter.
Dans le cadre de l'implémentation progressive de ces nouveaux flux de données, la priorité absolue est toutefois actuellement accordée à la détermination de l'attributaire et de la priorité. Pour les autres domaines d'application, les processus existants avec formulaires demeurent inchangés dans une phase transitoire.
Etant donné que le traitement de ces nouveaux flux de données aura d'importantes conséquences pour la gestion des dossiers, il s'avère en effet souhaitable d 'attendre une évaluation des processus préconisés pour les attributaires et la priorité avant de passer à un traitement systématique et structuré des données RIP et flux DMFA pour les autres acteurs également.
3.2. Enfants bénéficiaires
Dans une phase transitoire, l'examen de l'activité lucrative continue à s'opérer sur la base des déclarations sur les formulaires (P2, P5, P7...). Ceci signifie concrètement que l'envoi groupé, prévu le 5 septembre 2004, devra de toute façon encore être effectué. Ce contrôle annuel de l'exercice d'une activité lucrative porte en effet sur le passé.
Les organismes d'allocations familiales sont invités à procéder aux adaptations techniques requises du logiciel pour le 1er septembre 2004, de sorte que les données concernant l'activité lucrative des enfants bénéficiaires (étudiants, demandeurs d'emploi inscrits...) soient également transmises aux gestionnaires de dossiers et puissent aussi être traitées d'une manière systématique et structurée.
En attendant, dans la phase transitoire, les données RIP et les flux DMFA peuvent encore être traités d'une manière non systématique et non structurée. Ils seront toutefois utilisés de toute façon dans les cas suivants:
- en cas de doute ou d'ambiguïté concernant les déclarations faites;
- avant d'intenter une action auprès des tribunaux du travail pour réclamer les paiements parce que l'assuré social n'a pas renvoyé un formulaire de contrôle dûment complété. L'Office confirme à cet égard les instructions données dans la CO 1345 du 10 juillet 2003.
Dans les prochains mois, l'Office examinera en permanence si le calendrier doit être adapté. Dans l'affirmative, les organismes d'allocations familiales en seront avertis à temps.
3.3 Partenaires de chômeurs de longue durée, malades, invalides, pensionnés et handicapés
Dans une phase transitoire, l'établissement du droit aux suppléments sociaux 42bis et 50ter continue à s'opérer sur la base des déclarations sur les formulaires P19 et P19bis. Ceci signifie concrètement que l'envoi groupé, prévu le 15 janvier 2005, devra de toute façon encore être effectué. Ce contrôle p orte en effet sur le passé. Pour les mêmes raisons, l'envoi groupé des formulaires P19ter devra également avoir lieu le 15 janvier 2005.
L'Office invite les organismes d'allocations familiales à intégrer ces partenaires dans le cadastre avec le rôle exact(103 ou 106)le 1er janvier 2005 au plus tard, de sorte que les données socioprofessionnelles qui influencent le (maintien du) droit à un supplément social puissent être transmises.
Cette obligation s'applique aussi bien aux cas dans lesquels un supplément social 42bis ou 50ter est effectivement payé qu'aux cas dans lesquels seules les allocations familiales ordinaires sont payées parce que l'attributaire n'a pas la qualité d' " attributaire ayant des personnes à charge ".
En attendant, dans la phase transitoire, les données RIP et les flux DMFA peuvent encore être traitées d'une manière non systématique et non structurée. Ils seront toutefois utilisés de toute façon dans les cas suivants:
- en cas de doute ou d'ambiguïté concernant les déclarations faites;
- avant d'intenter une action auprès des tribunaux du travail pour réclamer les paiements parce que l'assuré social n'a pas renvoyé un formulaire de contrôle dûment complété. L'Office confirme à cet égard les instructions données dans la CO 1345 du 10 juillet 2003.
Dans les prochains mois, l'Office examinera en permanence si le calendrier doit être adapté. Dans l'affirmative, les organismes d'allocations familiales en seront avertis à temps.
4 FLUX CONCERNANT LES PERIODES D'INCAPACITE DE TRAVAIL A LA SUITE D'UN ACCIDENT DU TRAVAIL (FLUX A044)
4.1. Principes
Jusqu'au 31 décembre 2003, les caisses d'allocations familiales recevaient des compagnies d'assurances des attestations sur papier concernant l'incapacité de travail à la suite d'un accident du travail.
Depuis le 1er janvier 2004, l'envoi systématique d'attestations sur papier par les compagnies d'assurances n'est plus garanti. Ainsi, pour le mois de janvier 2004, seules 13 des 17 compagnies d'assurances transmettront encore des attestations sur papier.
L'Office s'efforce de faire en sorte que le flux de données concernant les périodes d'incapacité de travail temporaire à la suite d'un accident du travail soit opérationnel le 1er juillet 2004.
4.2. La période d'incapacité de travail à la suite d'un accident du travail était déjà communiquée le 31 décembre 2003
Les données reçues jusqu'au 31 décembre 2003 permettent aux organismes d'allocations familiales d'établir le droit aux allocations familiales et au supplément social jusqu'au 31 mars 2004.
Sur la base de la dernière attestation d'incapacité de travail temporaire reçue, les organismes d'allocations familiales peuvent considérer jusqu'au 30 juin 2004 que la période d'incapacité de travail à la suite d'un accident du travail persiste aussi longtemps qu'ils ne reçoivent pas d'autres données concernant la situation socioprofessionnelle de l'attributaire.
Par autres données, il faut entendre: une reprise du travail communiquée sur le modèle G ou sur la DMFA, un message RIP concernant la conclusion d'un contrat de travail, un flux A011 (chômage), un flux A020 (maladie), un flux A301 (activité comme indépendant) ou un flux A036.
Lorsque l'organisme d'allocations familiales reçoit encore des attestations sur papier d'une compagnie d'assurances, ces données priment bien entendu.
Selon le calendrier actuel, le flux A044 servira de source authentique pour les données concernant les périodes d'incapacité de travail temporaire à la suite d'un accident du travail, à partir du 1er juillet 2004.
4.3 La période d'incapacité de travail à la suite d'un accident du travail commence à courir après le 31 décembre 2003
Si l'attributaire se trouve dans une situation socioprofessionnelle autre qu'une incapacité de travail à la suite d'un accident du travail durant le mois de référence, le droit aux allocations familiales peut être établi sur la base de cette autre situation.
Dans un nombre limité de cas, les données concernant l'incapacité de travail à la suite d'un accident du travail seront toutefois déterminantes pour pouvoir établir correctement le droit aux allocations familiales ou le droit à un supplément social. Tel est par exemple le cas lorsque la période d'incapacité de travail court du 29 janvier 2004 au 15 mai 2004. Une règle d'exception est applicable à ces cas du 1er janvier 2004 au 30 juin 2004. Durant cette période, les données concernant les accidents du travail peuvent également être déclarées valables soit (1) par une indication de l'employeur sur le modèle G, soit (2) par les codes indicatifs repris dans la DMFA, soit (3) par une déclaration sur l'honneur de l'assuré social selon laquelle il est temporairement en incapacité de travail à la suite d'un accident du travail.
Lorsque l'organisme d'allocations familiales reçoit encore des attestations sur papier de la compagnie d'assurances, ces données priment bien entendu.
Selon le calendrier actuel, le flux A044 servira de source authentique pour les données concernant les périodes d'incapacité de travail temporaire à la suite d'un accident du travail, à partir du 1er juillet 2004.
ANNEXES
Un " guide d'utilisateur " du message RIP (déjà transmis aux caisses d'allocations familiales le 24.12.2003) est joint à la présente lettre circulaire, pour la gestion des données à l'égard de tous les acteurs.
Un " guide d'utilisateur " du message DMFA (déjà transmis comme document de travail aux caisses d'allocations familiales le 21.01.2004) est également joint à la présente lettre circulaire pour la gestion des données à l'égard des acteurs attributaires (acteur 101). D'autres instructions vous seront transmises ultérieurement pour la gestion des données à l'égard des autres acteurs.
